Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan yr Aelodau/Swyddogion canlynol:

Y Cyng Alex Williams

Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 20/03/2018

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd

A gynhaliwyd ar 20/03/2018 fel cofnod gwir a chywir.   

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad a roddodd wybod i’r Pwyllgor am y broses a ddilynir i benodi Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ac a geisiodd benodi Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Adran 8 (1) Mesur Llywodraeth Leol  (Cymru) 2011 yn gofyn i'r Awdurdod benodi un o'i swyddogion i gyflawni swyddogaethau'r gwasanaethau democrataidd yn Adran 9 y Mesur.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y byddai’n gadael yr awdurdod ar 30 Mehefin 2018 ac mae’r awdurdod wedi ymgymryd â phroses penodi.  Mae cynnig cyflogaeth wedi'i roi, ond mae’n bosibl y bydd oedi cyn y gall yr ymgeisydd llwyddiannus ddechrau yn y swydd. Mae rhywun wedi’i benodi dros dro i’r swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd er mwyn bodloni gofynion statudol a chynigiwyd bod y Prif Gyfreithiwr yn cael ei benodi fel Pennaeth Dros Dro’r Gwasanaeth Democrataidd o 1 Gorffennaf 2018 ymlaen. 

PENDERFYNWYD: Bod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd:

Yn dynodi swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn Bennaeth statudol y Gwasanaethau Democrataidd at ddibenion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. 

Yn penodi Prif Gyfreithiwr yr Awdurdod fel Pennaeth Dros Dro'r Gwasanaeth Democrataidd i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd y Cyngor o 1 Gorffennaf 2018 tan fod deiliad newydd y swydd yn dechrau.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ddiweddariad r berfformiad y gwasanaethau wedi’u darparu ar gyfer Aelodau Etholedig.

Cyflwynodd ddiweddariad ar nifer yr atygyfeiriadau a dderbyniwyd rhwng 1 Mawrth a 31 Mai 2018, a gyda’r meincnod a osodwyd ym mis Tachwedd 2013 bod tua 45%  atgyfeiriadau wedi’u cwblhau o fewn y cyfnod targed o 10 diwrnod.   Rhoddodd wybod hefyd am nifer yr atgyfeiriadau wedi’u cwblhau rhwng 1 Mehefin 2017 a 31 Mai 2018 ac esboniodd fod y meincnod a osodwyd ym mis Tachwedd 2013 y dylai 90-95% o atgyfeiriadau wedi’u cwblhau o fewn y cyfnod o 3 mis.  Yn ystod y cyfnod, Ionawr 2018 oedd yr unig fis oedd o dan y cyfartaledd hwn gyda 89.05% o atgyfeiriadau’n cael eu cwblhau.

Aeth Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ymlaen i esbonio'r gweithgareddau datblygu aelodau a gynhaliwyd yn rhan o'r Rhaglen Ddatblygu Aelodau, ynghyd â chrynodeb o nifer yr aelodau oedd yn bresennol ar gyfer pob pwnc y rhaglen.   Yna esboniodd bob un o’r pynciau wedi’i drefnu yn rhan o’r Rhaglen Ddatblygu Aelodau gan amlinellu pynciau wedi’u nodi i’w cynnwys yn y Rhaglen Ddatblygu Aelodau.

Gofynnodd Aelod am y RhDDC yn cael ei ddosbarthu’n hanfodol i bob aelod a’r hyn  y gellid ei wneud os nad yw Aelodau'n mynychu.  Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, er bod yr Awdurdod wedi dweud ei fod yn hanfodol, nad oes rhwymedigaeth gyfreithiol i aelodau ei wneud ac felly ni ellir eu cosbi, oni bai bod y Papur Gwyn yn dweud fel arall.

Esboniodd hefyd y newidiadau y mae wedi’u gwneud ar gyfer y sesiwn RhDDC nesaf ar sail y sylwadau wedi’u gwneud gan Aelodau aeth i’r sesiwn gyntaf. Rhoddodd wybod i’r Pwyllgor y bydd y Prif Gyfreithiwr hefyd yn mynd i'r sesiwn i roi eglurder ar rai o'r telerau ar ffurf Atgyfeiriadau Aelodau fel y mae gan Aelodau ddealltwriaeth gliriach o'r RhDDC.

Manylodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ar y pynciau wedi’u trefni ar gyfer Briffiau Cyn Cyfarfodydd y Cyngor yn y Dyfodol. Rhestrwyd y pwnc cyntaf ar y rhestr fel Bryntyrion ond dylai fod wedi'i restru fel Bryncethin - ni fyddai'n digwydd ar 18 Gorffennaf mwyach gan nad oedd modd i gynrychiolwyr Campws Bryncethin fynychu. Cytunodd yr Aelodau i aildrefnu'r sesiwn ar gyfer y Briff Cyn Cyfarfod y Cyngor ar 21 Tachwedd.

Gofynnwyd i’r Aelodau ystyried aildrefnu’r Briffiau Cyn Cyfarfodydd y Cyngor ar Drafnidiaeth Gymunedol ar 18 Gorffennaf ac ar y Cynllun Datblygu Gwledig ar 24 Hydref.  Hefyd ystyriodd y Pwyllgor yr angen i gael Sesiwn Ddatblygu Aelodau ym mis Hydref ar gyfer ‘Sut i Ddefnyddio Mapiau Pontydd’.

Adroddodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ar nifer o fodiwlau e-ddysgu sydd wedi’u cwblhau gan Aelodau Etholedig. 

Hyd yn hyn, nid oes llawer o Aelodau wedi manteisio ar gyfleusterau e-ddysgu a gofynnwyd i’r Aelodau am eu barn ar yr hyn y gellid ei wneud i annog Aelodau Etholedig i wneud defnydd mwy o’r cyfleusterau e-ddysgu sydd ar gael. Dywedodd yr Aelodau fod llawer ohonynt wedi cael problemau gyda chwblhau modiwlau penodol ac y byddai’r bar cynnydd yn rhewi sy’n golygu na allent  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 142.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim