Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y  20/10/2022

PENDERFYNWYD:   

Cymeradwyo cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20/10/2022 fel cofnod gwir a chywir. 

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth gefndir a diweddariad i'r Aelodau ar weithrediad y llwyfan digidol a phorth yr Aelodau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog am yr adroddiad ac am y gwaith rhagorol a wnaed i ddatblygu'r llwyfan a'r porth.

Nododd ymhellach mai un o fanteision y pwyllgor yw ei fod yn cynnwys aelodau a etholwyd cyn 2022 ynghyd â rhai newydd a etholwyd yn 2022 ac felly fod modd dadansoddi datblygiad gwasanaethau digidol CBSP dros gyfnod hir o amser ac o safbwyntiau gwahanol.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn delio â llawer o atgyfeiriadau a bod nifer sylweddol ohonynt yn ymwneud â thai. Fel y cyfryw, roedd yn dyfalu tybed a ystyriwyd ymestyn y porth atgyfeiriadau i bartneriaid allanol megis darparwyr tai cymdeithasol.

Atebodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth drwy nodi bod hynny'n gysyniad diddorol ond nad oes gennym gysylltiad uniongyrchol â sefydliadau o'r fath o ran gweithdrefnau cwyno. Fel y cyfryw, nid oeddem yn gallu rheoli’r broses.

Dywedodd, fodd bynnag, mai'r hyn yr oeddent wedi'i wneud o ran integreiddio’r porth oedd creu rhyngwyneb â’r gwasanaethau rheoleiddio a rennir. Os canfyddir problem fel yr angen i reoli plâu (llygod), mae gennym y gallu i hwyluso'r pwynt cyswllt cyntaf drwy'r ffurflen atgyfeirio.

Roedd angen mynd i'r afael â materion ehangach yngl?n â pherthynas CBSP â sefydliadau allanol fel darparwyr tai cymdeithasol ar lefel strategol. Roedd yn bwysig nodi bod CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn chwilio am gyd-destun agored a thryloyw ond nad oedd yn bosibl rheoli materion yn benodol oherwydd nad oes gan swyddogion yr ymreolaeth.

Soniodd y Cadeirydd am broblem ynghylch anawsterau wrth chwilio am atgyfeiriadau hanesyddol. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth ei bod yn bosibl ymchwilio i bob agwedd ar atgyfeiriad drwy Chwiliad Manwl a nododd y byddai angen datblygu rhywfaint o hyfforddiant efallai a/neu ganllaw i gynorthwyo aelodau gyda'r broses.

Nodwyd y bu dwy fil o atgyfeiriadau yn ymwneud â'r Cynghorwyr na chafodd eu hail-ethol ym mis Mai 2022. Roedd angen dileu rhai o'r atgyfeiriadau hynny o'r system gan na ellid eu trosglwyddo i aelodau oedd newydd gael eu hethol oherwydd materion GDPR. Os oedd yr atgyfeiriadau'n rhai brys, megis ar gyfer gwasanaethau cymdeithasol er enghraifft, roeddent yn cael eu cadw ar agor a'u trosglwyddo i Swyddogion ac yn cael eu trin yn raddol nes y gellid eu cau.

Nododd yr Aelodau fod llawer o bethau cadarnhaol gyda'r system atgyfeirio ac roeddent yn canmol ansawdd y gwasanaeth a'r cymorth y mae'r Aelodau wedi ei gael a gwnaethant y sylw ei bod wedi bod yn braf gweld y datblygiad a'r gwelliant graddol o fis i fis. Dywedodd yr aelodau fod unrhyw ymholiadau neu broblemau wedi cael eu datrys yn gyflym bob tro gan y tîm Profiad a Gwelliant.

Dywedodd yr aelodau ymhellach mai’r adborth gan drigolion oedd eu bod yn hoffi defnyddio’r system ‘Report It’, gan deimlo eu bod wedi eu grymuso drwy allu mynd ar y system i adrodd am eu problem golau stryd neu broblemau eraill o’r fath. Holai’r aelodau oni ellid gwneud mwy i hyrwyddo'r system  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 13.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) adroddiad oedd yn dangos templed corfforaethol diwygiedig arfaethedig ar gyfer adroddiadau a gyflwynir i'r Cyngor, y Cabinet a'u pwyllgorau.

PENDERFYNWYD:

1. Diweddaru’r templed i ymgorffori'r Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol a goblygiadau'r Iaith Gymraeg, dolenni i’r Newid yn yr Hinsawdd a Diogelu yn ogystal â Chrynodeb Gweithredol fel y gall y darllenydd a'r sawl sy’n penderfynu ddod yn gyfarwydd â chynnwys yr adroddiad yn gyflym.

2. Bod y templed arfaethedig hefyd i gynnwys y newidiadau a ganlyn:

•     Cyfuno’r ‘Cysylltiad â’r amcanion Llesiant Corfforaethol’ â ‘goblygiadau Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol’.

•     Symud ‘Effaith ar Fframwaith Polisi a Rheolau Gweithdrefn’ i frig  yr adroddiad.

•     Symud manylion ‘Perchennog yr Adroddiad/Cyfarwyddwr Corfforaethol’ a’r ‘Swyddog Cyfrifol’ i frig yr adroddiad.

3. Bod y templed diwygiedig i gael ei ddefnyddio ar gyfer yr holl adroddiadau a gyflwynir i Bwyllgorau o 18 Mai 2023 yn dilyn Cyfarfod Blynyddol y Cyngor.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) Flaenraglen Waith (FWP) arfaethedig i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ei hystyried a'i datblygu ymhellach.

Eglurodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y bydd adroddiadau megis Adroddiad Blynyddol Drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ac Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor ei hun yn eitemau rheolaidd i’r Pwyllgor eu hystyried bob blwyddyn. Yn yr un modd gyda diweddariadau Datblygu Aelodau. Mater i'r Aelodau oedd ystyried a oedd unrhyw eitemau eraill yr oeddent yn dymuno eu hychwanegu at eu Blaenraglen Waith gan ystyried rôl a chylch gorchwyl y Pwyllgor, a chan gydnabod ei bod yn hyblyg ac y gellid ei diwygio drwy gydol y flwyddyn.

Amlygodd y Cadeirydd yr angen am arweiniad i Aelodau ar arfer da ar gyfer mynychu cyfarfodydd o bell.

Holodd yr aelodau a oedd y Cyfansoddiad yn cael ei adolygu'n flynyddol ynteu bob tymor.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd y Cyfansoddiad fel arfer yn destun adolygiad blynyddol. Cafodd ei adolygu yn 2022 oherwydd bod y model newydd wedi dod allan ledled Cymru, ac o ganlyniad newidiwyd y Cyfansoddiad yn ei gyfanrwydd. Fodd bynnag, o bryd i'w gilydd, gwneir newidiadau a rhoddir eglurhad lle bo angen. Roedd trafodaethau eisoes wedi cael eu cynllunio gydag Arweinwyr Grwpiau ynghylch rhai newidiadau posibl.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n dymuno caniatáu amser i'r Cyfansoddiad ymsefydlu, ond bod yr Aelodau'n rhydd i ysgrifennu ato os oeddent yn teimlo y dylid ailymweld ag ef.

Dywedodd yr Aelodau y byddent yn croesawu adolygiad ac awgrymwyd bod eitemau y dylid bod wedi eu cynnwys yn y Cyfansoddiad a bod angen edrych arnynt, yn enwedig yngl?n â hyd cyfarfodydd, er enghraifft. Nodwyd bod gan Awdurdodau Lleol eraill gymalau sy'n mynd i'r afael â'r mater hwn. Roedd ef yn meddwl y byddai cyfarfod mis Hydref yn gyfle da i gynnal adolygiad.

Mynegodd yr Aelodau bryder hefyd ynghylch goblygiadau unrhyw gynigion newydd gan lywodraeth y DU yn ymwneud â Diwygio Etholiadol (e.e. llun adnabod ar gyfer pleidleisio) ac a oedd angen i’r rhain gael eu hystyried gan y pwyllgor maes o law.

PENDERYNWYD:

1. Y bydd Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd yn cyflwyno Blaenraglen Waith i arwain ei drafodaethau.

2. Yn ogystal â’r eitemau a amlinellwyd yn Atodiad A yr adroddiad, cytunodd yr aelodau i ychwanegu’r eitemau a ganlyn:

•   Ystyried cyflwyno Protocol Arfer Da ar gyfer Mynychu Cyfarfodydd o Bell.

•   Ystyried a allai'r Pwyllgor dderbyn adroddiad blynyddol (yn ei  gyfarfod ym mis Hydref) ar weithrediad y Cyfansoddiad; a,

•   Bod ystyriaeth yn cael ei rhoi i oblygiadau unrhyw gynigion newydd gan lywodraeth y DU megis Diwygio Etholiadol er mwyn penderfynu sut mae'r Awdurdod yn ymateb i hyn.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim