Cyflwynodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus adroddiad yn tynnu sylw’r Pwyllgor at faterion a godwyd gan Archwilio Cymru ynghylch monitro, rhannu a defnyddio adroddiadau rheoleiddwyr, ac argymhellion yn codi o’r adroddiadau ac yn cynnig atebion i wella prosesau.

Eglurodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus fod crynodeb lefel uchel o weithgarwch rheoleiddio arfaethedig Archwilio Cymru wedi ei gynnwys yn systematig yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (GAC). Cynigiwyd bod hwn yn cael ei ymestyn i gynnwys yr holl archwiliadau, adolygiadau ac arolygiadau a gwblhawyd, a'r argymhellion penodol a wnaed ganddynt ar gyfer y Cyngor. Byddai hyn yn ffurfio traciwr rheoleiddio ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr a gellid ei ymestyn hefyd i gynnwys yr holl reoleiddwyr (o ran eu harolygiadau eang, corfforaethol neu wasanaeth cyfan), gan gynnwys Estyn, Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) ac Arolygiaethau EM ar gyfer y Gwasanaeth Prawf a Charchardai. Cynigiwyd eu bod yn canolbwyntio'n bennaf ar y ddwy flwyddyn ariannol flaenorol, 2020/21 a 2021/22, yn ychwanegu arolygiadau pellach wrth iddynt gael eu cyhoeddi a thynnu arolygiadau allan yn unig pan fyddai’r holl argymhellion yn eu herbyn wedi cael eu cau. Ychwanegodd nad oedd bwriad i gynnwys arolygiadau gwasanaethau rheoleiddiedig e.e. arolygiadau AGC o gartrefi preswyl, lle roedd nifer o arolygiadau bob blwyddyn, gyda nifer o argymhellion yn erbyn pob un. Gyda golwg ar yr arolygiadau hyn, roedd y cyfrifoldeb yn fwy amlwg ar y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Pwnc priodol. Cynigiwyd bod y traciwr rheoleiddio hwn yn cael ei ystyried yn fanwl yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddwywaith y flwyddyn, ym mis Ionawr a mis Gorffennaf, i gwmpasu cynnydd hanner cyntaf y flwyddyn, ac wedyn yr ail hanner.

Eglurodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus sut y byddai'r traciwr rheoleiddio yn gweithio i sicrhau goruchwyliaeth gorfforaethol a gwleidyddol. Pe câi ei wneud yn effeithiol, byddai hefyd yn arwain at ddealltwriaeth gliriach o ble roedd mewnbwn rheoleiddwyr wedi arwain at newid a gwelliant mewn gwasanaethau.

Gofynnodd Aelod a fyddai modd, o ran y camau gweithredu gofynnol, darparu syniad o amserlen i'r chwarter agosaf. Atebodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus pan fyddai rhagor o wybodaeth yn cael ei darparu ym mis Ionawr, y câi'r bylchau hyn eu llenwi.

Cefnogodd Aelod y cynnig i ganolbwyntio ar y 2 flynedd ariannol flaenorol ac ychwanegodd y dylai'r Pwyllgor ganolbwyntio nid yn unig ar y rhan archwilio ond hefyd ar y risg.  

Eglurodd Aelod ei fod yn meddwl bod hwn yn syniad da. Fodd bynnag, hoffai weld adran yn yr adroddiad yngl?n â chyfathrebu a thryloywder. Gofynnodd hefyd sut y byddai hyn yn cael ei gyfleu'n briodol i'r Aelodau a'r trigolion. Atebodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus fod hwn yn syniad da ac y byddai'n ystyried y ffordd orau o'i gyflawni.

Croesawodd Aelod yr adroddiad ond cododd bryderon ynghylch sut y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei hysbysu am gamau gweithredu blaenoriaeth uchel neu gritigol ac a oedd adroddiad chwe mis yn rhy hir. Atebodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus mai'r syniad oedd y byddai'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn gweithio ar yr argymhellion a'r adroddiadau archwilio yn fwy rheolaidd. Byddai'r traciwr rheoleiddio yn mynd i'r CMB yn fwy rheolaidd ac y gallai ddod i'r Pwyllgor hwn bob chwarter neu gallent gynnwys rhywbeth ar y traciwr i amlygu risg yn fwy effeithiol. Gallai hyn fod yn fater i'w drafod ymhellach yn nes ymlaen.

Eglurodd Aelod (Cadeirydd Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Pwnc 1) ei fod yn credu y byddai hyn yn cael ei godi ar flaenraglenni gwaith y gwahanol bwyllgorau craffu. Cyfeiriodd at y datganiad a wnaed gan Reolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus mai dim ond pan fyddai materion yn cau y byddai arolygiadau'n cael eu dileu. Gofynnodd a oedd hynny'n golygu y byddai'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol yn adolygu'r Adroddiad Alldro ar gyfer 21/22 ynteu, oherwydd ei fod wedi cau, na fyddai'n cael ei adolygu eto. Llongyfarchodd y swyddog am yr adroddiad agored a gonest wrth asesu lle roeddem fel sefydliad. Atebodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus y dylai'r pwyllgorau craffu fod yn hapus gyda hyn yn cael ei gau ac felly na fyddai hi'n cynnig craffu ychwanegol oni bai bod y sefyllfa'n gwaethygu neu'n mynd yn ôl.

Dywedodd Aelod ei fod yn croesawu’r adroddiad agored a thryloyw yn llwyr. Roedd ychydig yn bryderus bod hyn wedi dod o ganlyniad i beidio â gwneud rhywbeth yn y gorffennol. Fodd bynnag, wrth symud ymlaen, roedd yr adroddiad hwn yn gadarnhaol. Gofynnodd am sicrwydd llawn y byddai rhan o'r awdurdod yn craffu ar bob agwedd fel na fyddai dim yn cael ei ollwng na’i fethu. Ychwanegodd y dylent geisio bod yn well nag awdurdodau eraill, nid bod cystal â hwy. Cyfeiriodd at benderfyniad diweddar oedd wedi ei alw i mewn, a arweiniodd at awr a hanner o graffu cadarnhaol ar ran y trigolion. Atebodd Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus fod y pwynt yn ymwneud â'r pwyllgorau craffu wedi'i wneud yn dda a bod angen ei wneud yn rhwydd. O ran arfer da, cytunai fod arnynt eisiau bod ar y blaen nid ychydig ar ei hôl hi ond bod angen iddynt fod yn cyd-redeg cyn y byddent mewn sefyllfa i oddiweddyd.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at baragraff 3.3 yr adroddiad, bod disgwyl i Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio ystyried adroddiadau ac argymhellion perthnasol gan gyrff adolygu allanol, a chael sicrwydd ynghylch y trefniadau ar gyfer eu goruchwylio a'u cyflawni a bod hyn wedi cael ei gynnwys yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor. Roedd yn bryderus fod adroddiadau rheoleiddio yn cael eu hystyried gan bwyllgorau craffu ar sail ad hoc yn hytrach nag fel eitem reolaidd ond nodai y byddai'r pwyllgorau craffu yn edrych ar hyn wrth symud ymlaen. Roedd ar y Pwyllgor angen sicrwydd yr ymdrinnid â hwy gan mai hwy oedd yn gyfrifol am oruchwylio mecanwaith sicrwydd yr awdurdod yn gyffredinol.

Roedd y Cadeirydd yn deall y materion yn ymwneud â'r 2 flynedd ddiwethaf ond roedd ganddo rai pryderon y gallai materion a godwyd ac yr ymdriniwyd â hwy dan Adroddiadau Arolygu blaenorol fynd ar goll. Roedd yn dymuno cael sicrwydd nad oedd yna unrhyw fylchau amlwg y gellid eu beirniadu am beidio â delio â hwy. Ychwanegodd, pan fyddai mater wedi ei atgyfeirio, y dylid rhoi digon o amser i ganiatáu i'r mater gael ei drin gan swyddogion a'r tîm rheoli. Roedd angen i'r camau gweithredu gofynnol fod yn ddoeth ac yn amserol. Cytunai Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus â'r pwyntiau a godwyd a dywedodd y byddai'n mynd i'r afael â'r ddau brif bwynt, sef mecanwaith/sicrwydd ar gyfer atgyfeirio ar gyfer craffu a mater y ddwy flynedd. Roeddent wedi edrych ymhellach yn ôl a gallent roi argymhellion o Arolygiad Estyn yn 2019 yn ôl i mewn pe bai angen.

Cytunai’r Aelod (Cadeirydd Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Pwnc 1) â'r holl bwyntiau a wnaed. Eglurodd ei fod, fel cadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol, yn goruchwylio holl raglenni gwaith y pwyllgorau craffu. Cyflwynai adroddiad i'r Cabinet ar weithgarwch craffu a gallai adrodd yn ôl i'r pwyllgor hwn hefyd i roi sicrwydd pe bai angen. Pe bai adroddiad Estyn 2019 yn dod yn ôl, yna gallai ei SOSC ei ystyried.

Cydnabu Aelod y pwyntiau a godwyd ond roedd hwn yn fater o adnoddau ar adeg pan oedd yr awdurdod eisoes dan bwysau. Credai mai proses raddol ddylai hon fod i ddal i fyny a'i rhannu'n gamau. Atebodd y Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi hynny ond os oedd unrhyw argymhellion gan Reoleiddwyr Statudol nad oeddent wedi mynd i'r afael â hwy, yna bod angen adrodd amdanynt yn rhywle. Roedd yn deall y mater capasiti ac na fyddai'n mynd yn haws. Diolchodd i Reolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus a'i thîm am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried a chymeradwyo’r broses a'r trefniadau arfaethedig ar gyfer traciwr rheoleiddio ar gyfer CBS Pen-y-bont ar Ogwr ac wedi ychwanegu bod y Pwyllgor Craffu i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mewn modd amserol.