Accessibility links

1
Dewis iaith

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafelloedd Pwyllgor 2/3 - Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 4WB. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Andrew Rees  Seior Democratic Services Officer - Committees

Eitemau
Rhif Eitem

35.

Datgan Buddiannau

Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

 

 

Cofnodion:

Dim

36.

Cymeradwyo Cofnodion pdf eicon PDF 90 KB

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 16/11/17

 

Cofnodion:

PENDERFYNWYD:           Cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Archwilio ar 16 Tachwedd 2017 fel rhai gwir a chywir. 

37.

Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2016-17 - Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr pdf eicon PDF 96 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Sarah-Jane Byrne, rheolwr Llywodraeth Leol Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad gwella Blynyddol yr Archwilydd Cyffredinol. 

 

Hysbysodd Rheolwr Llywodraeth leol SAC y pwyllgor fod gofyn ar i’r Archwilydd Cyffredinol gynnal asesiad gwella blynyddol a chyhoeddi adroddiad gwella blynyddol ar gyfer pob awdurdod gwella yng Nghymru.  Nododd yn gyffredinol fod y Cyngor yn ateb ei ofynion statudol parthed gwelliant parhaus ac yn seiliedig ar y gwaith a wnaed gan SAC a rheoleiddwyr perthnasol, fod y Cyngor yn debygol o gydymffurfio â gofynion y Mesur Llywodraeth Leol. 

 

Adroddodd y Rheolwr Llywodraeth Leol ar benawdau canfyddiadau’r projectau canlynol a wnaed:

 

  • Llywodraethiant Da wrth Bennu Newidiadau Gwasanaeth
  • Llythyr Archwilio Blynyddol 2015-16
  • Cynllunio Arbedion
  • Dilyniant i’r Asesiad Corfforaethol
  • Archwiliad Cynllun Gwella Blynyddol
  • Archwiliad Asesiad Perfformiad Blynyddol

 

Ni wnaeth yr Archwilydd Cyffredinol unrhyw argymhellion ffurfiol na chynigion ar gyfer gwella.  Parthed y project Llywodraethiant Da wrth Bennu Newidadau Gwasanaeth, roedd y Cyngor wedi ymateb yn gadarnhaol i’r materion a godwyd gan SAC ac wedi cymryd camau i fynd i’r afael â phob maes oedd yn galw am welliant.   Canfu SAC fod gan y Cyngor flaenoriaethau clir sy’n siapio’i benderfyniadau ar newid gwasanaeth arwyddocaol a’i fod yn ceisio dysgu a gwella trefniadau, ond mae lle i wella hygyrchedd peth gwybodaeth.  Canfu hefyd, fod y Cyngor yn cael budd o lywodraethiant a threfniadau atebolrwydd cyffredinol eglur a pherthynas waith gadarnhaol rhwng swyddogion ac aelodau.  Yn nodweddiadol mae’r Cyngor yn ystyried ystod o ddewisiadau ar gyfer newidiadau gwasanaeth arwyddocaol sydd wedi eu cefnogi gan wybodaeth eglur, ond nid ydynt yn gyffredinol yn cynnwys gwerthusiad dewisiadau ffurfiol.  Mae trefniadau ymgynghori effeithiol yn gyffredinol gan y Cyngor wrth ystyried newidiadau gwasanaeth arwyddocaol ac mae’n parhau i’w datblygu, er y gellid gwella ar hygyrchedd y wybodaeth.  Mae’r Cyngor yn monitro arbedion ariannol ac effaith rhai newidiadau gwasanaeth arwyddocaol, er y gellid cryfhau hyn drwy ddangos yn eglur y modd y caiff effaith ei fonitro adeg gwneud y penderfyniad.  Mae’r Cyngor yn dysgu trwy ei brofiad i wella ei drefniadau ar gyfer pennu a chyflawni newidiadau gwasanaeth.

 

Adroddodd y Rheolwr Llywodraeth Leol fod argymhellion adrodd cenedlaethol wedi eu gwneud parthed:

 

  • Cadernid Ariannol Awdurdodau Lleol yng Nghymru 2015-16
  • Diogelwch cymunedol yng Nghymru
  • Codi tâl am Wasanaethau a Chynhyrchu Incwm gan Awdurdodau Lleol
  • Ariannu Gwasanaethau Trydydd Sector gan Awdurdodau Lleol

 

Gofynnodd y pwyllgor am fwy o eglurder o’r datganiad a wnaed gan  SAC parthed cynllunio arbedion sef “tra bo fframwaith cynllunio ariannol cadarn gan y Cyngor mae’n bosib na fydd cynlluniau arbed nad sydd wedi eu datblygu’n ddigonol yn gallu cefnogi cadernid ariannol yn y dyfodol yn llawn".  Dywedodd y Rheolwr Llywodraeth leol wrth y Pwyllgor fod SAC wedi canfod yr angen i’r Cyngor gryfhau a bod angen gwaith pellach ar gynllunio arbedion i sicrhau y gall Aelodau wneud penderfyniadau.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p wrth y Pwyllgor fod adroddiadau monitro cyllidebau yn cynnwys adran ar fonitro arbedion a gofynnwyd i Gyfarwyddwyr gynnig cynigion arbedion amgen ar gyfer rhai nad oedd yn profi cynnydd.  Dywedodd y byddai adroddiad ar Fonitro Cyllideb Chwarter 3  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 37.

38.

Llythyr Archwilio Blynyddol 2016-17 pdf eicon PDF 64 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Rheolwr yr Archwiliad Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru, lythyr Archwilio Blynyddol yr Archwilydd Penodedig 2016-17. 

 

Nododd fod yr Archwilydd Penodedig wedi cyhoeddi barn archwilio heb ei chymhwyso ar y datganiadau cyfrifo; cadarnhaodd eu bod yn cynrychioli golwg cywir a theg ar sefyllfa a thrafodion ariannol y Cyngor.  Nododd fod y llythyr hefyd yn cadarnhau fod yr Archwilydd Penodedig yn fodlon fod trefniadau priodol yn eu lle gan y Cyngor er mwyn sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd ar adnoddau.  Cyhoeddodd yr Archwilydd Penodedig, yn unol ag Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, dystysgrif yn cadarnhau fod yr archwiliad ar y cyfrifon wedi eu cadarnhau. 

 

PENDERFYNWYD:           Fod y Pwyllgor yn nodi y llythyr Archwilio Blynyddol 2016-17.         

39.

Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2018-19 pdf eicon PDF 79 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p ar y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2018-19 arfaethedig cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Cyngor ym mis Chwefror i’w gymeradwyo fel rhan o’r Strategaeth Ariannol yn y Tymor Canolig.

 

Adroddodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod cyfrifoldeb wedi ei ddirprwyo gan y Pwyllgor hwn i sicrhau craffu effeithiol ar strategaeth a pholisïau rheoli’r trysorlys.  Mae’r gweithgareddau hyn wedi eu rheoleiddio gan ddeddfwriaeth a chan Godau Ymarfer CIPFA ar reoli trysorlys a’r Cod Darbodusrwydd. Mae’r rhain yn sicrhau fod gwariant cyfalaf y Cyngor yn ddarbodus, fforddiadwy a chynaliadwy a bod arferion ei drysorlys yn arddangos ymagwedd risg isel. Mae’r Strategaeth on yn cyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol sydd ar y Cyngor dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2003 i roi ystyriaeth lawn i God CIPFA a Chanllaw Llywodraeth Cymru.

 

Tanlinellodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p brif bwyntiau’r Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ac amlinellodd nodweddion allweddol Strategaeth Rheoli’r Trysorlys.  

 

PENDERFYNWYD        Bod y Pwyllgor yn rhoi ystyriaeth ddyledus i Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2018-19 cyn ei gyflwyno i’r Cyngor i’w gymeradwyo yn Chwefror 2017 fel rhan o’r Strategaeth Ariannol yn y Tymor Canolig.     

40.

Yr Asesiad Risg Corfforaethol 2018-19 pdf eicon PDF 66 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Swyddog Rheoli Risg ac Yswiriant ar ganlyniad yr Asesiad Risg Corfforaethol a gafodd ei adolygu mewn ymgynghoriad a hysbysodd y Pwyllgor o’r amserlen rheoli risg arfaethedig.  Dywedodd fod yr Uwch Dîm Rheoli wedi gwneud cais i’r adolygiad nesaf gael ei gynnal yn y gwanwyn. 

 

Adroddodd fod y newidiadau wedi arwain at risgiau newydd, cyfuno risgiau a fodolai eisoes neu newid i sgôr risg ar y risgiau canlynol:

 

  • Gwneud y newid diwylliannol angenrheidiol i gyflenwi’r Strategaeth Ariannol yn y Tymor Canolig
  • Cefnogi plant sy’n agored i niwed, pobl ifanc a’u teuluoedd
  • Cynnal Seilwaith
  • Diwygiadau Lles
  • Cefnogi oedolion mewn peryg
  • Patrymau byw iachus
  • Hinsawdd economaidd a llymder
  • Cydweithio aneffeithiol
  • Moderneiddio Ysgolion
  • Cais cyflog NJC Heb ei Ariannu
  • Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Effaith digartrefedd
  • Cyrhaeddiad addysgol
  • Darpariaeth addysgol
  • Iechyd a diogelwch
  • Gwaredu gwastraff
  • Cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg
  • Rhoi Rheoliadau Cyffredinol Diogelu Data ar waith

 

Cydnabu’r Pwyllgor fod nifer y risgiau wedi eu lleihau ond o’r farn y dylai’r adolygiad leihau’r risgiau ymhellach. 

 

Ystyriodd y Pwyllgor y dylai adolygu’r risgiau ar Ddiwygio Lles; gwaredu Eiddo i sicrhau ei fod mewn cyflwr da er mwyn hwyluso Trosglwyddiad Ased Cymunedol.  Ystyriodd y Pwyllgor hefyd y dylai’r Asesiad Risg Corfforaethol gynnwys amserlenni o ran pa bryd y cyflawnid risgiau a’u tynno oddi ar y gofrestr risg. 

 

PENDERFYNWYD      (1) Fod y Pwyllgor yn ystyried yr asesiad risg blynyddol ac amserlen rheoli risg wedi ei ddiweddaru wedi ei gynnwys o fewn y Polisi Rheoli Risg ac y byddai’n adolygu’r Asesiad Risg Corfforaethol yn y Gwanwyn;

 

 (2) Fod y Pwyllgor yn adolygu ymhellach y risgiau ar Ddiwygio Lles a Gwaredu Eiddo i sicrhau ei fod mewn cyflwr da er mwyn hwyluso Trosglwyddiad Ased Cymunedol.   

41.

Archwiliad Mewnol – Adroddiad Alldro – Ebrill i Rhagfyr 2017 pdf eicon PDF 67 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol ar berfformiad gwirioneddol yr Archwiliad Mewnol yn erbyn cyfnod blwyddyn y cynllun archwilio rhwng Ebrill a Rhagfyr 2017. Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y Cynllun yn darparu ar gyfer 1,085 o ddyddiau cynhyrchiol dros y cyfnod Ebrill 2017 i Mawrth 2018, gyda 405 o ddyddiau gwirioneddol wedi eu cyflawni hyd yma, a oedd yn sylweddol is na’r disgwyl. 

 

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol fod strwythur cyffredinol Archwilio Mewnol erbyn hyn yn seiliedig ar 14 o gyflogeion Hafal ag Amser Llawn (FTE); fodd bynnag roedd 6.5 swydd wag ar hyn o bryd.  Nododd ar ddiwedd y cyfnod, fod 24 adolygiad / swydd wedi eu cwblhau a’u cau, 17 a oedd wedi rhoi barn archwilio sylweddol / resymol i’r rheolwyr ar yr amgylchedd reoli mewnol ar gyfer y systemau yr edrychwyd arnynt.  Nododd o blith y 7 adolygiad a oedd yn weddill, bod 5 wedi nodi gwendid i’r fath raddau mai dim ond sicrwydd cyfyngedig y dylid ei roi ar yr amgylchedd rheoli yn gyffredinol.  Roedd y 2 adolygiad a oedd yn weddill wedi eu cau heb fod angen barn oherwydd natur y gwaith a wnaed.  

 

Dywedodd y Prif Archwilydd mewnol wrth y Pwyllgor fod Partenriaeth Archwilio’r De orllewin wedi ei gomisiynu i gynnal 2 adolygiad archwilio a bod y ddau wedi eu cwblhau i safon uchel iawn. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor os dylid cynnwys y Cynllun Archwilio Mewnol yn y gofrestr risg i adlewyrchu’r diffyg adnoddau staffio, dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yna risg ond bod mesurau lliniaru yn cael eu rhoi ar waith.  Nododd fod cynlluniau i edrych ar wasanaeth archwilio rhanbarthol a bod angen penderfyniad ar pa un ai i sefydlu gwasanaeth rhanbarthol i gael ei wneud cyn gosod hysbysebion i lenwi’r swyddi gwag yn y strwythur.  Dywedodd y Swyddog Rheoli Risg ac Yswiriant y byddai’n siarad â’r Pennaeth Cyllid Dros Dro i weld a ddylid cynnwys y Cynllun Archwilio Mewnol ar y gofrestr risg.        

 

PENDERFYNWYD:            I’r Pwyllgor ystyried Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol yn ymwneud â’r cyfnod Ebrill i Rhagfyr 2017 er mwyn sicrhau fod holl agweddau eu swyddogaethau craidd yn cael eu hadrodd yn ddigonol.        

42.

Diweddariad ar Archwiliad y Cynllun Seiliedig ar Risg 2017-18 pdf eicon PDF 62 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ddatganiad sefyllfa ar y gwaith archwilio a gafodd ei gynnwys a’i gymeradwyo o fewn y Cynllun Seiliedig ar Risg Blynyddol Archwilio Mewnol 2017/18. 

 

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol ar ddatganiad sefyllfa a thanlinellu’r adolygiadau hynny a oedd wedi eu cwblhau, y rhai oedd wedi eu neilltuo ar gyfer chwarter 4, y rhai a ymgorfforid o fewn y gwaith a neilltuwyd i Bartneriaeth Archwilio’r De Orllewin a’r rhai hynny na fyddai mwyach yn cael eu cwblhau yn y flwyddyn ariannol hon ond y gellid eu gwthio ymlaen i 2018/19 a/neu lle gellid cael sicrwydd gan reoleiddwyr allanol.  Sicrhaodd hi’r Pwyllgor fod pob peth yn cael ei wneud i sicrhau fod cymaint o’r Cynllun Archwilio Seiliedig ar Risg yn cael ei gwblhau er mwyn iddi allu rhoi barn am y flwyddyn. 

 

Adroddodd y Prif Archwilydd mewnol hefyd fod y gwaith a oedd i’w wneud gan Bartneriaeth Archwilio’r De orllewin yn cwmpasu ymagwedd newydd yn seiliedig ar y Model 3 Llinell Amddiffyn.  Dywedodd mai gwiriad iechyd ar 8 swyddogaeth gorfforaethol hanfodol oedd yn sail i weithgareddau gweithredol o ddydd i ddydd.  Dywedodd wrth y Pwyllgor, mewn ymgynghoriad â’r Prif Weithredwr, y cytunwyd y byddai pedwar maes yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad Sefydliad Iach. 

 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor fod 202 diwrnod ar gael i’r Cyngor hwn gan Wasanaeth a Rennir Archwilio Mewnol ac y cafwyd 313 diwrnod rhwng Ebrill – Hydref 2017, fod 320 diwrnod ar gael rhwng Tachwedd 2017 a Mawrth 2018. Dywedodd y byddid yn edrych ar ffyrdd mwy clyfar o weithio. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor hefyd os oedd digon o adnoddau ar gael y byddai Gwasanaeth a Rennir Archwilio Mewnol a Phartneriaeth Y De Orllewin y gallu cyflawni’r Cynllun. 

 

PENDERFYNWYD:           Bod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad. 

            

43.

Rhaglen Waith i Ddod a Ddiweddarwyd 2017-18. pdf eicon PDF 58 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad ar Raglen Waith i Ddod 2016/17.  Dywedodd er mwyn gallu cynorthwyo’r Pwyllgor i sicrhau fod ystyriaeth ddyledus wedi ei roi gan y Pwyllgor i bob agwedd ar eu swyddogaethau craidd bod Rhaglen Waith I Ddod wedi ei diweddaru wedi ei chyflwyno.

  

PENDERFYNWYD:           (1) fod y Pwyllgor yn nodi’r Rhaglen Waith i ddod 2017/18 a ddiweddarwyd;  

 

 (2) Bod adroddiadau ar Reoli Digwyddiadau a Gweithdrefnau Derbyn Risg yn cael eu hychwanegu i’r Rhaglen Waith i Ddod i’w adrodd i’r Pwyllgor fis Ebrill.   

44.

Eitemau Brys

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

 

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw faterion brys. 

 

Chwilio A i Y

  1. A
  2. B
  3. C
  4. D
  5. E
  6. F
  7. G
  8. H
  9. I
  10. J
  11. K
  12. L
  13. M
  14. N
  15. O
  16. P
  17. Q
  18. R
  19. S
  20. T
  21. U
  22. V
  23. W
  24. X
  25. Y
  26. Z