Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Tom Giffard.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Datganodd y Cynghorydd Janice Lewis fuddiant personol yn Eitem 8 ar yr agenda, gan fod ei w?r yn rhan o’r rhaglen Dechrau'n Deg, sefydliad ar gyfer teuluoedd, y cyfeiriwyd ati yn yr adroddiad.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 28/06/2018

PENDERFYNWYD: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio, dyddiedig 28 Mehefin 2018, fel cofnod gwir a chywir, yn amodol ar y diwygiad canlynol i Gofnod 61, sydd â'r teitl Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18:

Yn y frawddeg olaf cyn y penderfyniad, dylid newid y testun i’r canlynol: 'Datganodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro fod rheolwyr yn canolbwyntio ar feysydd blaenoriaeth y gweithlu a dylid newid y Datganiad o Gyfrifon er mwyn adlewyrchu ei fod yn cael ei fonitro ar sail reolaidd.'

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog S151 adroddiad, er mwyn rhoi diweddariad am y Rhaglen Archwilio Perfformiad ar gyfer 2018/19 gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r aelodau.

Ychwanegwyd yr uchod fel Atodiad A yn yr adroddiad, ac roedd hwn yn cynnwys gwaith a wnaed yn y cyngor gan ac ar ran yr Archwilydd Cyffredinol fel rhan o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, a Rhannau 2 a 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog S151 mai rôl i'r pwyllgor oedd derbyn adroddiadau ar feysydd gwaith a ddangosir yn Atodiad A, ond nid i ymholi a chraffu adroddiadau o'r fath. Yn hytrach, ei rôl yw darparu cynllun archwilio a sicrhau bod unrhyw gamau sydd angen eu cymryd mewn perthynas â meysydd gwaith a gynhwysir yn yr adroddiad yn cael eu cwblhau.

Yna, cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog S151 at oblygiadau ariannol yr adroddiad, gan gadarnhau mai’r ffi flynyddol ar gyfer y Gwaith Archwilio Perfformiad yn 2018/19 oedd £97,356, a bod cyllideb refeniw wedi'i chlustnodi ar gyfer y ffi hon.

Yna, darparodd y Rheolwr Archwilio Ariannol (Swyddfa Archwilio Cymru) grynodeb o’r gwaith a wnaed, gan gynghori’r sawl a oedd yn bresennol fod yr awdurdod mewn sefyllfa iach ac ychwanegu bod lefelau perfformiad sy'n ymwneud â'r elfennau a fanylir yn Atodiad A yr adroddiad naill ai wedi'u datblygu i safon foddhaol neu fod y gwaith ar hyn yn mynd rhagddo. Ychwanegodd fod cwblhau pob un o'r rhain yn elfen bwysig o ran penderfynu i ba raddau y gallai amcanion corfforaethol y cyngor gael eu cyflawni.

Gofynnodd aelod i'r swyddogion ynghylch rôl y pwyllgor wrth ymwneud â'r adroddiad, a gofynnodd hefyd a oedd y pwyllgor yn cael ei ofyn i'w gymeradwyo ac, os felly, a oedd hyn o fewn cylch gwaith y pwyllgor. Gwnaeth hi hefyd ofyn o ble y deilliwyd penawdau testun yr atodiad.

Cynghorodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog S151 mai rôl y pwyllgor oedd cymeradwyo Cynllun Allanol y Pwyllgor Archwilio a bod yn weithredol wrth ei fonitro. Roedd yr aelodau hefyd, fel rhan o'u rôl, yn gallu herio'r cynllun er mwyn sicrhau ei fod yn ddiamser ac yn gywir ac ati, o ran ei fanylion a disgrifyddion. Gwnaeth hi ychwanegu bod y penawdau testun wedi'u deillio o set o feini prawf eithaf cymhleth a osodwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol. Ychwanegodd yn ogystal mai bwriad y rhaglen oedd ategu gwaith rhanddeiliaid eraill a nodi unrhyw beryglon cynhenid, yn ogystal ag edrych am welliant parhaus.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi cytuno i dderbyn y cynnydd a wnaed yn unol â'r Cynllun Archwilio Allanol, gan nodi a chymeradwyo diweddariad Awst 2018 ar raglen Gwaith Archwilio Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru, fel y manylir yn Atodiad A yr adroddiad. 

Gwnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio gyflwyno adroddiad, er mwyn cyflwyno adroddiad terfynol Swyddfa Archwilio Cymru i’r aelodau o ran yr Adolygiad Trosolwg a Chraffu – Addas i'r Dyfodol. 

Rhoddodd hi ychydig o wybodaeth gefndirol er budd aelodau, ac am adolygiad a wnaed yn flaenorol a wnaeth archwilio pa mor 'addas i'r dyfodol' yw swyddogaethau craffu'r awdurdod. Gwnaeth yr adolygiad yn benodol ystyried sut y mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn ymateb i rai heriau newydd cyfredol, gan gynnwys y rheini sydd â natur ddeddfwriaethol.

Yn yr adroddiad, daethpwyd i'r casgliad fod swyddogaeth trosolwg a chraffu Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn cael ei gweithredu'n dda, ond bod angen iddi gael ei haddasu er mwyn wynebu heriau'r dyfodol, yn ogystal g ystyried cyfleoedd penodol er mwyn gweithio'n wahanol. Yn ychwanegol, cynigiwyd meysydd i'w gwella yn yr adroddiad.

Ategwyd copi o'r adroddiad llawn yn Atodiad 1 i'r adroddiad eglurhaol.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio y byddai manylion o'r adolygiad a'r cynigion a ddaw ohono yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol yn ei gyfarfod nesaf ar 26 Medi.

Nododd aelod fod yr Adran Graffu a'r Adran Gwasanaethau Democrataidd yn eu cyfanrwydd wedi gweld lleihad yn niferoedd y bobl yn eu gweithlu yn ystod y blynyddoedd diwethaf, gan gynnwys ar y lefel reoli, yn unol â gostyngiadau i'r gyllideb a gyflwynwyd (ledled yr holl awdurdod) fel rhan o'r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig er mwyn gwneud arbedion gofynnol.  Gofynnodd hi a fyddai hyn yn peryglu'r cynigion ar gyfer gwelliant a gynhwysir yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru mewn unrhyw ffordd.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio nad oedd yr adroddiad hwn yn cyfeirio at unrhyw lefelau staffio yn y gorffennol neu'r presennol a oedd yn effeithio ar y Gwasanaethau Democrataidd, na chwaith p’un a oedd gan yr adran ddiffyg neu ormod o staff. Fodd bynnag, gwnaeth yr adroddiad nodi y gallai gwaith trosolwg a chraffu o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr gael ei brosesu mewn modd sy'n fwy arloesol, a gallai hyn arwain yn ei dro at wella dulliau gwaith a phrotocolau presennol.

Er gwerthfawrogi hyn, gofynnodd aelod sut y gallai gweithio gan ddefnyddio dulliau mwy arloesol na'r hyn a geir yn bresennol gael ei fonitro a'i fesur yn ddigonol er mwyn mesur llwyddiant unrhyw welliannau.

Gwnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio gydnabod y byddai angen rhywfaint o brofi a methu ar y cynnig hwn, er bod dulliau cysylltiedig eraill ar gyfer datblygu'r broses graffu ymhellach – megis, er enghraifft, ymgysylltu mwy â'r cyhoedd, yn ogystal ag yn fewnol â chyfarwyddiaethau ac yn allanol drwy gyrff allanol a/neu sefydliadau eraill. Byddai ehangu testunau allweddol i'w craffu hefyd yn cael ei ystyried.

Yn ychwanegol, cynigiwyd y dylid meincnodi trosolwg a chraffu yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr ochr yn ochr ag awdurdodau cyfagos.

Ychwanegodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y gallai fynd â rhai o'r cynigion ar gyfer gwella i ffwrdd hefyd i weld a allai Swyddfa Archwilio Cymru ddarparu unrhyw  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 75.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd adroddiad, er mwyn cyflwyno'r Datganiad o Gyfrifon terfynol ar gyfer 2017/18, a fydd bellach yn cael ei ardystio gan archwilwyr allanol y cyngor, Swyddfa Archwilio Cymru, a Llythyr Sylwadau cysylltiedig y cyngor. Byddai rhywfaint o adborth o ran hwn yn cael ei gyflwyno ar lafar gan Reolwr Archwilio Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru yn y cyfarfod heddiw.

Amlinellodd yr adroddiad wybodaeth gefndirol benodol, gan gadarnhau bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cwblhau rhan helaeth o'i gwaith archwilio a bod y Datganiad o Gyfrifon yn barod i'w arwyddo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 10 Medi, yn amodol ar gymeradwyaeth o'r cyfrifon gan y Pwyllgor Archwilio.

Dangosodd paragraff 4.2 o'r adroddiad grynodeb ar ffurf tabl o falensau Cronfa'r Cyngor a chronfeydd wrth gefn wedi’u clustnodi fel yr oeddynt ar 31 Mawrth 2018, ac fel y’u cyflwynwyd i'r pwyllgor ym mis Mehefin. Roedd manylion pellach ar gael o ran y wybodaeth hon ar dudalennau 62 i 66 oddi fewn y Datganiad o Gyfrifon.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru na chafwyd unrhyw addasiadau a oedd wedi cael effaith ar y ffigurau diwedd y flwyddyn hyn.

Er gwaethaf yr uchod, ac er nad yw'n effeithio ar sefyllfa ariannol y cyngor, gwnaeth Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru nodi nifer o ddiwygiadau a oedd angen eu gwneud yn y cyfrifon drafft, fel y crynhowyd ym mharagraff 4.4 yr adroddiad.

Darparodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru grynodeb o’r rhain trwy groesgyfeirio at feysydd priodol y Datganiad o Gyfrifon 2017/18, a ategir i Atodiad A yr adroddiad.

Roedd angen Llythyr Sylwadau terfynol oddi wrth y cyngor gan yr Archwilydd Penodedig er mwyn cwblhau'r broses a galluogi i’r cyfrifon gael eu cymeradwyo, a dangoswyd hwn yn Atodiad B yr adroddiad.

Yn unol â Safon Ryngwladol ar Archwilio 260, mae'n ofynnol i’r archwilydd allanol gyfleu materion perthnasol sy'n ymwneud â'r archwiliad o’r datganiadau ariannol i'r rheini sy'n 'gyfrifol am lywodraethu'. Ymgorfforwyd y materion hyn yn yr ‘Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol’ a ddangoswyd yn Atodiad C yr adroddiad. Roedd yr atodiad hefyd yn cynnwys rhestr lawn o'r holl addasiadau a wnaed i'r cyfrifon o ganlyniad i'r archwiliad a ddisgrifir ym mharagraff 4.4 yn ogystal ag ymatebion rheolwyr i’r cynigion a wnaed.

Dymunai cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru bwysleisio bod Datganiad o Gyfrifon y cyngor ar gyfer 2017/18 o ansawdd/safon uchel, a bod yr addasiadau wedi cael eu gwneud.

Gofynnodd yr aelodau nifer o fân gwestiynau i'r swyddogion, a chafwyd ymatebion priodol ganddynt.

Daeth y cadeirydd â’r drafodaeth ar yr adroddiad i ben trwy ddiolch i'r swyddogion cyllid am gynhyrchu cyfrifon gwych mewn modd amserol.

PENDERFYNWYD: Bod y pwyllgor:

(1)  Wedi cymeradwyo'r Datganiad o Gyfrifon 2017/18 a archwiliwyd (Atodiad A yr adroddiad).

(2)  Wedi nodi a chytuno'r Llythyr Sylwadau terfynol at Swyddfa Archwilio Cymru (Atodiad B yn yr adroddiad).

Wedi nodi Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol yr archwilydd penodedig (Atodiad C yr adroddiad).

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog S151 adroddiad ar ran y Prif Weithredwr, at ddiben cyflwyno’r Cynllun Gweithredu gorffenedig i'r aelodau o ran yr Adolygiad Sefydliad Iach a gyflwynwyd i'r pwyllgor yng nghyfarfod y pwyllgor ar 28 Mehefin 2018.

Er mwyn cyfleu rhywfaint o gefndir, fe'i cadarnhaodd hi fod angen comisiynu nifer o adolygiadau i'w gweithredu gan ddarparwr allanol o ganlyniad i faterion cyflenwi adnoddau o fewn y Cydwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18. Cafodd South West Audit Partnership (SWAP) ei gontractio felly i gynnal yr adolygiad uchod ar gyfer pump o wyth swyddogaeth graidd y cyngor.

Canlyniad yr adolygiad a rannwyd yn flaenorol ag aelodau oedd y byddai Bwrdd Rheoli Corfforaethol y cyngor yn canolbwyntio ar feysydd risg uchel yr adolygiad ac y byddai'r rhain wedyn yn cael eu hymgorffori o fewn y cynllun gweithredu. Mae'r cynllun gweithredu hwn bellach wedi'i gynhyrchu a chafodd ei atodi i'r adroddiad yn Atodiad A.

Wrth ymateb i gwestiwn gan aelod, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd y gwaith dilyn ar un o'r pump (o wyth) swyddogaeth graidd, sef Rheoli Gwybodaeth, wedi'i gwblhau eto oherwydd oedi wrth dderbyn yr adroddiad drafft, ac felly byddai canlyniadau hwn yn cael eu cyflwyno i'r aelodau yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor sydd wedi'i drefnu ar 15 Tachwedd 2018.

Sicrhaodd y pwyllgor y byddai'r holl gamau gweithredu yn y cynllun nad oeddynt yn ymddangos fel petaent wedi eu cwblhau yn derbyn sylw mewn modd amserol er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau, ac y byddai cadarnhad o hyn ac unrhyw wybodaeth bellach yngl?n â'r rhain yn cael eu rhannu gyda'r pwyllgor yn unol â hynny.

Roedd aelod hefyd yn teimlo, ar gyfer unrhyw adroddiadau o'r fath yn y dyfodol, y gallai gwybodaeth a gynhwysir yn y cynllun gweithredu fod yn fwy eang, fel ei bod yn cynnwys gwybodaeth fwy eang ynghylch yr eitemau / peryglon / camau gweithredu a gymerwyd ac ati.

PENDERFYNWYD: Bod aelodau wedi ystyried cynnwys Cynllun Gweithredu'r Adolygiad Sefydliad Iach, er mwyn sicrhau ei fod yn mynd i'r afael â'r meysydd allweddol hynny sydd angen sylw, yn amodol ar y sylwadau a wneir uchod, a bod canlyniad yr adolygiad dilynol ar Reoli Gwybodaeth yn cael ei adrodd mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad, at ddiben hysbysu'r Pwyllgor Archwilio am wir berfformiad yn yr archwiliad mewnol yn ystod y cyfnod o fis Ebrill i fis Gorffennaf 2018 yn ystod blwyddyn y Cynllun Archwilio.

Er mwyn cyfleu gwybodaeth gefndirol, dywedodd y cafodd y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19 ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio i’w ystyried a'i gymeradwyo ym mis Ebrill y llynedd. Amlinellodd hwn yr aseiniadau yr oedd angen eu gweithredu a'u blaenoriaethau priodol.

Ychwanegodd hi fod y cynllun yn darparu ar gyfer cyfanswm o dros 1,000 o ddiwrnodau cynhyrchiol er mwyn cwmpasu blwyddyn ariannol 2018/19. Rhannwyd y dyddiau hyn yn adolygiadau yr ystyriwyd eu bod yn brif flaenoriaeth a'r rhai yr ystyriwyd eu bod o flaenoriaeth eilradd, gyda'r bwriad o gwblhau'r holl gynllun erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Ategwyd y gwir gynnydd o'i gymharu â Chynllun Seiliedig ar Risg 2018/19 yn Atodiad A yr adroddiad, tra ychwanegwyd gwybodaeth bellach yn Atodiad B, gan fanylu ar yr adolygiadau hynny nad oeddent wedi eu dyrannu yn y chwarteri priodol eto, a'r adolygiadau hynny a oedd wedi cael eu dwyn ymlaen o chwarteri yn y dyfodol. Nid oedd rhai adolygiadau wedi eu dyrannu eto, oherwydd adnoddau staffio cyfyngedig. Roedd y diffyg yn y fan hon yn gyfatebol â 40 diwrnod gwaith, er y rhagwelid y gellid dal i fyny â'r gwaith hwn cyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Rhoddodd yr adroddiad amlinelliad wedyn o'r cyflenwad staffio yn yr adran Archwilio Mewnol, ac, er bod ymarfer recriwtio llwyddiannus wedi'i gynnal yn ystod y misoedd diweddar, roedd dal nifer o swyddi gwag o fewn yr adran.

Er mwyn cynorthwyo â’r gwaith o fonitro’r cynllun seiliedig ar risg blynyddol yn effeithiol, ategwyd rhagor o wybodaeth yn Atodiad C, a oedd yn manylu ar yr holl adolygiadau hynny sydd wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod a'r perfformiad.

Ychwanegodd y Prif Archwilydd Mewnol yn ogystal mai un adolygiad yn unig yn ystod y cyfnod oedd wedi nodi gwendidau sylweddol yn y system rheoli mewnol hyd yma, a darparwyd rhagor o wybodaeth yn yr atodiad y cyfeiriwyd ato yn union uwchben.

Gofynnodd aelodau cwestiynau am wybodaeth ategol yr adroddiadau, gan gynnwys ar yr archwiliad o feysydd gwaith taliadau uniongyrchol a gofal cartref a ddyrannwyd i SWAP, ac a fyddai angen i SWAP gefnogi gwaith ymhellach yn ymwneud ag archwilio yn y dyfodol ai peidio, oherwydd diffyg adnoddau mewnol.

Cyfeiriodd aelod ar ôl hyn at Atodiad C yn yr adroddiad, a’r adolygiad o’r rhaglen Dechrau'n Deg, a'r sicrwydd cyfyngedig a roddwyd i hon yn dilyn archwiliad o'r maes gwasanaeth a gynhaliwyd yn flaenorol.

Gofynnodd hi a oedd y meysydd gwan a nodwyd yn gysylltiedig, gan ei bod yn ymwybodol ar ôl darllen yr adroddiad fod dau ymchwiliad wedi'u cynnal yn y maes gwaith hwn, a ddechreuwyd o dan bolisi disgyblu'r cyngor, a bod un ohonynt wedi cael ei gyfeirio at yr heddlu. Gofynnodd a oedd yr ymchwiliadau hyn yn gysylltiedig.

Yn dilyn cyngor gan swyddogion, cytunwyd y dylai'r pwyllgor gynnal sesiwn gaeedig fel y gellid rhoi ymateb i'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 78.

The Chief Internal Auditor confirmed that both these incidents were linked and were connected to Flying Start. One was a potential fraud by an Employee and the matter has been referred to the police, who are reviewing the information provided and will follow it through.  The second was a failure to follow procedures that allowed the above to take place.  Both are still subject to an ongoing investigation.

She further added that an exempt report would be submitted to the November meeting of the Audit Committee, and this would further explain the situation regarding the incidents that gave rise to the investigation, including any outcomes from this subject to  the issue being fully resolved by that date.

Following the above question being responded to, the Committee went back into open session and the press and the public were re-admitted to the meeting.

RESOLVED:   That Members gave consideration to the Internal Audit Outturn Report covering the period of April to July 2018, in order to ensure that all aspects of their core functions are being adequately reported.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad, at ddiben cyflwyno diweddariad ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19 i aelodau. Ategir y Flaenraglen Waith yn Atodiad A yr adroddiad.

Roedd aelodau'n ymwybodol o'r nifer o adroddiadau sydd wedi'u hamserlennu ar gyfer y tri chyfarfod pwyllgor nesaf a drefnwyd, yn enwedig y cyfarfod dyddiedig 15 Tachwedd 2018, lle'r oedd deg o eitemau wedi'u rhestru ar yr agenda ar hyn o bryd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro y gellid symud yr eitem o'r enw ‘Adroddiad Monitro Hanner Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 2018/19’ i'r cyfarfod nesaf ar 17 Ionawr 2020.

Roedd aelodau a swyddogion yn teimlo efallai y byddai'n werth cynnal cyfarfod Pwyllgor Archwilio ad hoc pellach, cyn y rheini sydd wedi'u hamserlennu yn Rhaglen Cyfarfodydd 2018/19, er mwyn mynd i'r afael â'r nifer fawr o adroddiadau sydd wedi'u rhestru fel eitemau ar flaenraglen waith y pwyllgor.

PENDERFYNWYD: Bod aelodau yn ystyried ac yn nodi’r Flaenraglen Waith ddiweddaredig ar gyfer 2018/19 fel yr ategwyd yn Atodiad A yn yr adroddiad.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim