PENDERFYNWYD:  Ethol y Cynghorydd A Williams yn gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sy’n dod.

PENDERFYNWYD:  Ethol y Cynghorydd AJ Williams yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sy’n dod.

Cofnodwyd i’r Cynghorydd R Granville bleidleisio yn erbyn enwebu Is-gadeirydd.

Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Datganodd y Cynghorydd TH Beedle fuddiant personol yn eitem agenda 8 – Datganiad Cyfrifon 2017-18 (Heb ei archwilio) fel aelod o gorff llywodraethu Ysgol PFI Maesteg.    

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 26/04/2018

PENDERFYNWYD:           Cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Archwilio ar 26 Ebrill 2018 fel rhai gwir a chywir. 

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y Cylch Gorchwyl diwygiedig i’r Pwyllgor ei nodi, oedd wedi’i gymeradwyo gan y Cyngor yn ei gyfarfod ar 20 Mehefin 2018. 

Holodd y Pwyllgor am effaith y Pwyllgor yn peidio â chymeradwyo Adroddiad Blynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor y byddai’r mater yn cael ei gyfeirio at y Prif Weithredwr pe bai hyn yn digwydd.

Holodd y Pwyllgor a ellir diwygio’r Cylch Gorchwyl fel y gallai’r Pwyllgor graffu ar Strategaeth Reoli’r Trysorlys.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p y byddai angen i iddi gadarnhau a yw hyn yn bosibl o fewn y Canllaw CIPFA ac y byddai’n ymateb i’r Pwyllgor yn unol â hynny.

PENDERFYNWYD:           Bod y Pwyllgor yn nodi’r Cylch Gorchwyl.    

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i’r Pwyllgor ei ystyried gan geisio cymeradwyaeth i’w gynnwys yn y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2017-18. 

Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro fod angen i awdurdod, yn unol â Rheoliad 5(2) Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, wneud, yn rhan o’i drefniadau llywodraethu ar gyfer llywodraethu corfforaethol,  adolygiad blynyddol o lywodraethu ac adrodd ar reoliadau mewnol.  Esboniodd i CIPFA, yn 2016, gyhoeddi ei “Fframwaith Cyflawni Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol”, a wnaeth cyflawni canlyniadau amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd cynaliadwy yn ganolbwynt o’r prosesau a strwythurau llywodraethu.  Ystyriodd y Canllaw ofynion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 gan ymwreiddio’r pum ffordd o weithio yn fframwaith CIPFA.

Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor fod angen i Aelodau a swyddogion ym mhob rhan o’r Cyngor gyfranogi er mwyn cyflawni llywodraethu corfforaethol da a bod y trefniadau hyn yn cael eu hadolygu bob blwyddyn a bod y canfyddiadau’n cael eu defnyddio i diweddaru’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Mae hefyd wedi helpu i sicrhau bod diwylliant llywodraethu corfforaethol y Cyngor yn parhau i wella.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro wrth y Pwyllgor fod cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn y Datganiad Cyfrifon yn rhoi asesiad cyffredinol o drefniadau llywodraethu corfforaethol y Cyngor a gwerthusiad o’r rheoliadau sydd ar waith i reoli prif risgiau’r Cyngor a nodi lle mae angen gwella. 

Holodd y Pwyllgor a yw cynlluniau ar waith i fonitro gorwariant y Gwasanaethau Cymdeithasol.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro wrth y Pwyllgor fod bwrdd project wedi’i sefydlu sydd wedi’i gadeirio gan y Prif Weithredwr ac sy’n cynnwys Cyfarwyddwyr Corfforaethol y Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant ac Addysg a Chymorth i Deuluoedd a Phennaeth Cyllid.  Mae’r Bwrdd Project yn cyfarfod bob 2 wythnos ac wedi llunio cynllun project manwl er mwyn tracio arbedion trwy’r flwyddyn.  Bydd y Bwrdd Project hefyd yn edrych ar arbedion yn 2019/20 a 2019/20. 

Gofynnodd y Pwyllgor fod meysydd blaenoriaeth y gweithlu’n cael eu monitro’n flynyddol.  Dywedodd y pennaeth Cyllid Dros Dro fod rheolwyr yn canolbwyntio ar feysydd blaenoriaeth y gweithlu a bod y Datganiad Cyfrifon yn cael ei newid i adlewyrchu gwaith monitro bob blwyddyn.           

PENDERFYNWYD:       Bod y Pwyllgor yn adolygu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a chymeradwyo ei gynnwys yn y datganiad Cyfrifon 2017-18.

Cyflwynodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p y Datganiad Cyfrifon heb ei archwilio ar gyfer 2017-18 i’w nodi a Datganiad Blynyddol yr Awdurdod Harbwr ar gyfer 2017-18 i’w gymeradwyo.

Roedd Datganiad Cyfrifon y Cyngor ar gyfer y flwyddyn ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth wedi’i baratoi ac roedd yn cynnwys nifer o wahanol ddatganiadau yn ymwneud â pherfformiad ariannol ac arian wrth gefn yn ogystal â datganiad ar drefniadau llywodraethu corfforaethol.  Roedd y Datganiad Blynyddol ar gyfer yr Awdurdod Harbwr hefyd wedi’i atodi i’r adroddiad i gael ei gymeradwyo.

Esboniodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod Datganiad Cyfrifon 2017-18 wedi’i lofnodi gan Swyddog Adran 151 a’i roi i Swyddfa Archwilio Cymru ar 30 mai 2018, mis calendr cyn bod angen iddo gael ei lofnodi yn unol â rheoliadau.  Mae hyn yn dangos ymrwymiad y Cyngor i Gau Cyfrifon yn Gynnar.  Amlinellodd y Datganiadau Ariannol Craidd wedi’u cynnwys yn y Cyfrifon, wedi’u llunio yn unol â Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol (IFRS).

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y lleihad mewn incwm o fewn Gwasanaethau Canolog wedi’i ddangos yn y Datganiad Incwm a Gwariant.  Dywedodd y Rheolwr Ariannol – Rheoli a Chau – wrth y Pwyllgor fod addasiad o £1.1m wedi’i wneud mewn perthynas â system Budd-daliadau Tai Northgate yn 2016/17 ac felly roedd y balans cychwynnol ar gyfer yr Incwm o fewn Gwasanaeth Canolog yn uwch na’r arfer.

Holodd y Pwyllgor am y goblygiadau ar yr awdurdod pe bai mwy o angen i wneud cyfraniadau at y diffyg pensiwn gan ddefnyddio cyllid gwasanaethau’r rheng flaen.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p wrth y Pwyllgor fod yr awdurdod mewn sefyllfa debyg i lawer o awdurdodau leol eraill o ran gorfod rhoi arian i’r gronfa pensiynau ac mae camau rhagweithiol yn cael eu cymryd i leihau’r atebolrwydd diffyg pensiwn hanesyddol trwy wneud taliadau un tro ychwanegol pan fod digon o adnoddau. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor am ariannu projectau, dywedodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro ei fod yn cael ei ddefnyddio i ariannu y projectau amrywiol pwysicaf yn y Gyfarwyddiaeth Cymunedau. 

Gofynnodd y Pwyllgor a yw grantiau a chyfraniadau o £85.7m yn rhai wedi’u rhagdybiedig neu grantiau pendant.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p wrth y Pwyllgor ei fod yn cyfeirio at grantiau wedi’u derbyn a grantiau heb eu derbyn eto.  Ni newidiodd y dyraniad hwn am 10 mlynedd.                       

PENDERFYNWYD:          Bod y Pwyllgor Archwilio yn:

·                    nodi’r Datganiad Cyfrifon heb ei archwilio ar gyfer 2017-18;

cymeradwyo Datganiad Blynyddol yr Awdurdod Harbwr ar gyfer 2017-18.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro adroddiad yn rhoi diweddariad mewn perthynas â defnyddio’r Gronfa Gweithredu yn y Gymuned (CGC) wedi’i chymeradwyo ar 5 Medi 2017. Esboniodd fod y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig 2017-18 a gymeradwywyd gan y Cyngor ar 1 Mawrth 2017 yn cynnwys cyllideb newydd o £285,000 ar gyfer creu Cronfa Gweithredu yn y Gymuned.  Nodau eang y gronfa yw creu cyfleoedd ar gyfer ymyrraeth lleol gan aelodau yn eu hwardiau eu hunain er budd y gymuned. Crëwyd CGC gyda’r nod o leihau costau gweinyddol a rhoi’r cyfrifoldeb ar gyfer cymhwysedd ar gyfer taliadau ar Aelodau Etholedig unigol.  Wedyn byddai sicrwydd yn cael ei roi trwy atebolrwydd cyhoeddus sy’n cynnwys adrodd am daliadau ar wefan y Cyngor ac i’r Pwyllgor Archwilio.

Esboniodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro fod angen i Aelodau Etholedig fynd i hyfforddiant gorfodol cyn iddynt allu cyflwyno ceisiadau ar gyfer taliad ac y gall Aelodau gydymffurfio ag amodau’r cynllun a hunanreoleiddio.

Ar 5 Medi 2018, cymeradwyodd y Cabinet roi’r Gronfa Gweithredu yn y Gymuned.  O ganlyniad i oedi yn gwaith o weithredu’r cynllun, byddai’r cyllid wedi’i ddyrannu ar gyfer y flwyddyn gyntaf yn cael ei drosglwyddo yn y flwyddyn ariannol ganlynol. Rhwng 16 Hydref 2017 a 21 Mehefin 2018, defnyddiwyd £77,198.96 o’r Gronfa Gweithredu yn y Gymuned i ariannu 27 project ledled y Fwrdeistref Sirol.

Amlinellodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y ffordd mae cyllid wedi’i ddefnyddio a’r amrywiaeth o brojectau gan gynnwys ariannu offer ysgol, gwaith adnewyddu a llwybrau diogelach i’r ysgol.

Ystyriodd y Pwyllgor i gynnal mwy o gyfarfodydd rheolaidd o ganlyniad i swm yr adroddiadau Pwyllgor mae angen iddo eu hystyried.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro fod nifer y cyfarfodydd wedi’i bennu i gyflawni’r rhaglen, ond os daw agendau’n anhrefnus, gallai cyfarfodydd Pwyllgor eraill gael eu trefnu.  Byddai swm y busnes ar agendau Pwyllgor yn parhau i gael ei adolygu.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor ar drothwy cyllid fesul aelod a’r fecanwaith sydd ar waith ar gyfer rheoli’r Gronfa Gweithredu yn y Gymuned yn allanol.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor fod £5k wedi’i ddyrannu i bob Aelod a bod y cynllun yn hunanreoliadol, byddai ei ganlyniadau’n cael eu cyhoeddi a’u gwneud ar gael i’r cyhoedd.  Ni fyddai’r cyllid ar gael ar gyfer gwariant ailadroddus ac ni fyddai chwaith yn cymryd lle gwasanaethau craidd.  Dywedodd y Swyddog Adran 15 Dros Dro wrth y Pwyllgor y byddai adroddiad yn adolygu’r Gronfa Gweithredu yn y Gymuned yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet a’r Cyngor.  Hefyd dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor fod angen cyflwyno ceisiadau yn unol â’r canllaw wedi’i roi i’r Aelodau.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p y byddai taliad yn cael ei wneud ar ôl mynd i gostau ac y caiff ceisiadau eu prosesu gan y Tîm Cymorth Busnes.             

PENDERFYNWYD:            Bod y Pwyllgor Archwilio yn:

a)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

b)    Nodi cyhoeddiad gwybodaeth am y Gronfa Gweithredu yn y Gymuned fel y dangosir yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 63.

Cyflwynodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p adroddiad yn diweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa alldro ar gyfer gweithgareddau rheoli’r trysorlys, y Dangosyddion Ariannol a Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2017-18 ac i dynnu sylw at gydymffurfiaeth â pholisïau ac arferion y Cyngor cyn adrodd i’r Cabinet a’r Cyngor.

Esboniodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod y Pwyllgor yn gyfrifol am sicrhau craffu effeithiol ar strategaeth a pholisïau Rheoli’r Trysorlys.  Roedd y Pwyllgor wedi cael hyfforddiant i'w gynorthwyo gyda'r gwaith o graffu ar reoli'r trysorlys a dewisiadau buddsoddi sydd ar gael i'r Cyngor. Ychwanegodd fod Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi Canllaw diwygiedig ar Fuddsoddiadau Awdurdod Lleol ym mis Ebrill 2010 a ofynnodd i’r Cyngor gymeradwyo Strategaeth Fuddsoddi cyn dechrau pob blwyddyn ariannol ac mae hyn wedi'i gynnwys yn y TMS.

Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod y Cyngor wedi cydymffurfio â’i ofynion rheoliadol a deddfwriaethol yn ystod 2017-18. Adroddwyd y TMS ar gyfer 2017-18 a’r Alldro Hanner Blwyddyn i’r Cyngor ar 1 Mawrth 2017 a 1 Tachwedd 2017 yn y drefn honno.  Adroddir Adroddiad Alldro Rheoli’r Trysorlys Blynyddol i’r Cabinet a’r Cyngor ym mis Medi 2018. Cyflwynodd grynodeb o weithgareddau rheoli’r trysorlys ar gyfer 2017-18 ac amlinellodd ddyled allanol a sefyllfa fuddsoddi'r Cyngor ar gyfer 1 Ebrill tan 31 Ebrill 2018. Nid oedd dim benthyca hirdymor yn 2017-18 ac ni aildrefnwyd dyledion gan nad oedd angen gwneud arbedion sylweddol, ond, caiff y portffolio benthyciadau ei adolygu yn ystod 2018-19. Mae llifau arian ffafriol wedi creu cronfeydd dros ben ar gyfer buddsoddi a’r cydbwysedd o ran buddsoddiadau ar 31 Mawrth 2018 oedd £30.40 miliwn (cyfradd llog o 0.62% ar gyfartaledd). 

Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod y Cyngor yn gweithredu o fewn cyfyngiadau’r trysorlys a Dangosyddion Ariannol a Rheoli’r Trysorlys fel y nodir yn y TMS 2017-18 wedi cytuno arno a hefyd yn cydymffurfio â’i Arferion Rheoli’r Trysorlys.  Dywedodd y caiff y swyddogaeth rheoli’r trysorlys ei adolygu gan Archwilwyr Allanol y Cyngor, Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod yr archwiliad blynyddol yn 2017-18 nad yw wedi’i gwblhau eto. Yn ogystal â’r gwaith Archwilio Allanol, gwnaeth Archwilio Mewnol archwilio’r swyddogaeth rheoli’r trysorlys yn ystod 2017-18 a nododd yr archwiliad y daethpwyd i’r casgliad bod effeithiolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol, ar sail asesiad o gryfderau a gwendidau’r ardaloedd wedi’u harchwilio, a thrwy brofi, yn gadarn ac felly gellir rhoi sicrwydd sylweddol ar reoli risgiau”. 

Holodd y Pwyllgor am y rhesymeg o ran cynyddu dylet net tra bod benthyca allanol a buddsoddi mewn cymdeithasau adeiladu wedi gostwng a buddsoddi mewn Llywodraeth (gan gynnwys awdurdodau lleol) wedi cynyddu.  Esboniodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod buddsoddi mewn awdurdodau lleol yn ddiogelach a bod arian wedi’i fenthyca’n fyrdymor ar ddiwedd y flwyddyn.  Dywedodd y byddai’r sefyllfa yn y chwarter nesaf yn wahanol. 

Holodd y Pwyllgor a yw'r lleihad mewn gwariant cyfalaf o ganlyniad i lithriant mewn cynlluniau.  Dywedodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p fod ysgolion newydd yn cael eu hariannu trwy wariant cyfalaf ac y byddai'r gwariant ar Ysgol Gynradd Pencoed yn digwydd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 64.

Cyflwynodd y Swyddog Risg ac Yswiriant adroddiad yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio o'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos gan geisio barn y Pwyllgor ar a ellir gwella'r weithdrefn neu beidio.

Esboniodd y Swyddog Risg ac Yswiriant fod eisoes gan y Cyngor Weithdrefn Damweiniau Iechyd a Diogelwch, Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos.  Gofynnodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio i’r Cyngor ystyried gweithredu Gweithdrefn Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos effeithiol ar gyfer mathau eraill o ddigwyddiadau a digwyddiadau agos.  Gyda’r bwriad o sicrhau, ar ôl digwyddiadau neu ddigwyddiad agos, fod gwersi’n cael eu dysgu a fyddai’n atal digwyddiadau tebyg rhag digwydd eto.

Dywedodd y Swyddog Risg ac Yswiriant fod y weithdrefn yn ceisio creu ymateb cymesur i fathau gwahanol o ddigwyddiadau a digwyddiadau agos yn dibynnu ar eu difrifoldeb.  Ymgynghorwyd â’r Bwrdd Rheoli Corfforaethol ac daethpwyd i’r amlwg bod rhannau o weithgareddau’r Cyngor nad oes ganddynt fecanwaith i adolygu digwyddiadau a digwyddiadau agos nad ydynt yn ymwneud ag iechyd a diogelwch.  Dywedodd yr ymgynghorir yn fwy â Chyfarwyddiaethau i sicrhau eu cefnogaeth am y weithdrefn a’u hymrwymiad i’w rhoi ar waith.  Byddai adroddiad arall yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwn yn dilyn ymgynghoriad, gan gynnwys newidiadau wedi’u hargymell i’r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos a nodwyd.

Canmolodd y Pwyllgor y Swyddog Risg ac Yswiriant am greu'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos gan ofyn i’r Swyddog Risg ac Yswiriant adolygu'r fecanwaith sgorio i osgoi chwyddiant.  Gofynnodd y Pwyllgor fod cyfeiriad yn cael ei wneud yn y Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos at Aelodau etholedig yn cael gwybod am ddigwyddiadau.  Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor ar a oes strategaeth dilyniant busnes ar waith, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod strategaeth o’r fath ar waith ond bod angen ei diweddaru.                    

PENDERFYNWYD:            Bod y Pwyllgor Archwilio yn:

a)    ystyried y Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos a atodir yn atodiad 1 yr adroddiad a rhoi sylwadau.

b)    yn nodi y byddai ymgynghoriad arall â Chyfarwyddiaethau i gwblhau'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos.

Nodi y byddai adroddiad arall yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn dilyn ymgynghoriad â Chyfarwyddiaethau.   

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a’r Swyddog Adran 151 adroddiad yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio am y cynnig i Wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor, sydd eisoes yn rhan o Wasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol a Rennir (RIASS) cyfredol a gynhelir gan Gyngor Bro Morgannwg, ddod yn rhan o gydweithrediad mwy ac i'r Pwyllgor oruchwylio'r gweithredu yn ystod 2018/19.

Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog Adran 151 fod y RIASS cyfredol sydd ar waith rhwng Cynghorau Pen-y-bont ar Ogwr a Bro Morgannwg wedi bod yn gwbl weithredol gan Gytundeb Partneriaeth ers mis Chwefror 2013. Yn ystod yr amser hon, adroddodd y ddau Gyngor fod y RIASS wedi cyflawni’n gyson yn erbyn y cynlluniau ar sail risg blynyddol wedi’u cymeradwyo ac yn gweithredu'n ddigon eang er mwyn cyhoeddi barn archwilio ar sail tystiolaeth cadarn ar ddiwedd y flwyddyn.  Roedd manteisio dod â’r adrannau ynghyd yn cynnwys y defnydd effeithiol o'r adnodd archwilio cyfan, rhannu gwybodaeth a harmoneiddio arferion a systemau gweithio.  Credwyd y byddai manteision busnes i Ben-y-bont pe bai’n dod yn rhan o wasanaeth rhanbarthol mwy.

Amlinellodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 y ffordd ymlaen arfaethedig gan gynnwys dod â'r Cytundeb Partneriaeth cyfredol i ben, drafftio Cytundeb Partneriaeth newydd ar delerau tebyg i'r cytundeb gwreiddiol ond gan gynnwys Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf a Chyngor Bwrdeistref Merthyr Tudful fel partïon newydd.  Byddai Bro Morgannwg yn parhau i gael ei ddynodi’n awdurdod cyflogi unigol a byddai staff y Cyngor wedi’u cyflogi yng Ngwasanaeth Archwilio Mewnol Merthyr a RCT yn destun TUPE a'u symud i Gyngor Bro Morgannwg.  Amlinellodd hefyd y trefniadau llywodraethu, Cynllunio Archwilio Blynyddol a threfniadau staffio.

Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog Adran 151 i'r Cabinet, yn ei gyfarfod ar 26 Mehefin 2018, gymeradwyo'r cynnig ac awdurdodi'r Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog Adran 151, mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro, i wneud unrhyw drefniadau angenrheidiol i CBSP ddod yn rhan o bwnc RIASS uwch yn amodol ar Gontract a Chytundeb Partneriaeth cytunedig.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor hwn oruchwylio gweithredu trefniadau yn ystod 2018/19. 

PENDERFYNWYD:           Bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad ac y gofynnwyd iddo oruchwylio gweithredu trefniadau yn ystod 2018/19 ac y gallai fod angen cynnal cyfarfod arall i’r Pwyllgor ystyried y trefniadau gweithredu.     

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol ar berfformiad Archwilio Mewnol yn erbyn dau fis o flwyddyn y Cynllun Archwilio sef mis Ebrill a mis Mai 2018. Esboniodd y cafodd y Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio i’w gymeradwyo ar 26 Ebrill 2018 a bod y Cynllun yn cwmpasu cyfanswm o 1000 o ddiwrnodau cynhyrchiol o fis Ebrill i fis Mawrth 2019. Rhannwyd y diwrnodau yn adolygiadau Blaenoriaeth Un a Blaenoriaeth Dau gyda'r bwriad o gwblhau'r cynllun cyfan erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol ar y cynnydd cyffredinol yn erbyn y Cynllun ar Sail Risg ar gyfer 2018/19 ac amlinellodd ddadansoddiad manwl wedi’i echdynnu o system rheoli gwybodaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a Rennir.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor fod strwythur cyffredinol yr Adran yn parhau i fod ar sail 14 swydd gyfatebol â llawn amser ond roedd nifer o swyddi gwag gan yr Adran.  Dywedodd fod yr ymgyrch recriwtio ddiweddar wedi bod yn eithriadol lwyddiannus gyda’r holl swyddi gwag i archwilwyr ac un o’r swyddi Uwch yn cael eu llenwi.  Roedd gwasanaethau Partneriaeth Archwilio'r De-orllewin wedi'u comisiynu i fynd i'r afael yn rhannol rywfaint o'r diffyg mewn dyddiau sy'n angenrheidiol i gwblhau'r cynllun ac roedd hyn yn debygol o barhau am hanner cyntaf y Flwyddyn Ariannol hon.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol mai dim ond am ddau fis mae'r Cynllun Archwilio newydd wedi bod ar waith ac nid oedd gwendidau yn y system rheoli mewnol wedi'u nodi hyd yn hyn.

PENDERFYNWYD:             Bod y Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol yn ymwneud â’r cyfnod Ebrill i Fai 2018 er mwyn sicrhau bod holl agweddau ar eu swyddogaethau craidd yn cael eu hadrodd yn ddigonol.        

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad archwilio mewn perthynas â’r Adolygiad Sefydliad Iach wedi’i wneud gan Bartneriaeth Archwilio y De-orllewin ar ran Gwasanaeth Archwilio Mewnol a Rennir (IASS) y Cyngor a ffurfiwyd rhan o gynllun archwilio 2017/18 y Cyngor.

Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol mai diben yr Adolygiad Sefydliad Iach yw asesu’n wrthrychol y fframwaith rheoli rheoliadau neu “iechyd” y Cyngor.  Ychwanegodd fod y fframwaith yn cynnwys wyth thema gorfforaethol: Llywodraethu Corfforaethol; Rheoli Ariannol, Rheoli Risgiau; Rheoli Rhaglenni a Phrojectau; Comisiynu a Chaffael; Rheoli Gwybodaeth; ac yn olaf Rheoli Pobl ac Asedau.  Nododd y sicrwydd ar gyfer pum o’r wyth thema wedi'u hadolygu barn Sicrwydd Uchel cyffredinol ond nid oedd SWAP yn gallu dod i gasgliad ar Reoli Gwybodaeth gan na ddarparwyd y dystiolaeth sydd ei hangen i gwblhau’r arolwg hwn ar adeg yr archwiliad. Byddai SWAP yn parhau gyda’r thema hon yn ystod chwarter cyntaf blwyddyn y cynllun yn 2018/19. 

Mynegodd y Pwyllgor bryderon nad oedd wedi bod yn bosibl cael Rheoli Gwybodaeth ar y llwybr iawn.  Canmolodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro y Pwyllgor am greu darn gwych o waith a dywedodd y bydd y Bwrdd Rheoli Corfforaethol yn canolbwyntio ar feysydd risg uchel a fyddai’n cael ei ymgorffori mewn Cynllun Gweithredu. 

PENDERFYNWYD:            Bod y Pwyllgor yn ystyried cynnwys yr Adolygiad Sefydliad Iach a’r camau gweithredu i’w cymryd i fynd i'r afael â'r meysydd hynny y mae angen sylw arnynt.   

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad ar Raglen Waith i Ddod 2018/19.  Dywedodd er mwyn gallu cynorthwyo’r Pwyllgor i sicrhau fod ystyriaeth ddyledus wedi ei roi gan y Pwyllgor i bob agwedd ar eu swyddogaethau craidd bod Rhaglen Waith i ddod wedi ei diweddaru wedi ei chyflwyno.

PENDERFYNWYD:           (1) bod y Pwyllgor yn nodi’r Rhaglen Waith i ddod 2018/19 a ddiweddarwyd;  

 (2)  Bod adroddiadau ar y Weithdrefn Digwyddiadau a Digwyddiadau Agos; yr Adolygiad Sefydliad Iach – Gan gynnwys Adroddiad Rheoli Gwybodaeth Dilynol a Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol a Rennir; yn cael eu hychwanegu at y Rhaglen Waith i gael ei hadrodd i'r Pwyllgor maes o law.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Nid oedd unrhyw faterion brys i’w trafod.