Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 17eg Ionawr, 2019 14:00

Lleoliad: Ystafelloedd Pwyllgor 2/3 - Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 4WB. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Mark Anthony Galvin  Senior Democratic Services Officer - Committees

Eitemau
Rhif Eitem

106.

Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

 

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd RM Granville.

107.

Datganiadau o Fuddiant

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

 

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorydd JE Lewis fuddiant manteisiol yn eitem 7 yr Agenda, oherwydd y soniwyd am Dechrau'n Deg wrth ddadlau'r adroddiad hwn a bod ei ?yr yn mynychu Dechrau'n Deg. Gadawodd y Cynghorydd Lewis y cyfarfod tra'r oedd yr eitem hon yn cael ei hystyried.

108.

Derbyn y Cofnodion pdf eicon PDF 80 KB

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 13/12/18

Cofnodion:

PENDERFYNWYD:                       I dderbyn Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio â'r dyddiad 13 Rhagfyr 2018 fel cofnod gwir a manwl gywir.

 

Yng nghyswllt y ddau baragraff olaf ond un cyn y datrysiad ar dudalen 7 y cofnodion, bu i'r Cadeirydd ddymuno i'r Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd - Pwyllgorau ymgymryd â'r canlynol y tu allan i'r cyfarfod:-

 

"O ran y polisi cyhoeddi ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a/neu ymatebion i'r rhain, a yw hwn yn cydymffurfio â Deddf yr Iaith Gymraeg, sy'n nodi na ddylai'r iaith Gymraeg gael ei thrin yn llai ffafriol na'r iaith Saesneg? Ac a geisiwyd cyngor gan Gomisiynydd y Gymraeg i sicrhau ein bod yn cydymffurfio, gan os nad ydym, gall hynny ddod â risg ac fel y nodwyd, costau sylweddol i ran y Cyngor?"

109.

Adroddiad yr Archwiliad - Swyddfa Archwilio Cymru - Ymateb Diagnostig i Risg Digidol pdf eicon PDF 126 KB

 

I gael cyflwyniad gan y Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu i Bennaeth Perfformiad a Phartneriaethau gyflwyno adroddiad, yn cynghori Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal gweithgaredd gwaith maes o Fai i Fehefin 2018, i adnabod a deall y risgiau digidol allweddol sy'n wynebu Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr. Roedd y gweithgaredd at ddibenion cynllunio a chyhoeddodd Swyddfa Archwilio Cymru y canfyddiadau allweddol i Aelodau o'r Pwyllgor ar 13 Rhagfyr 2018 (gweler Atodiad 1 yr adroddiad). Roedd yr adroddiad gerbron yr aelodau yn manylu ymateb i ganfyddiadau ac argymhellion allweddol o'r fath.

 

Trwy wybodaeth gefndirol, cyflwynodd dogfen drafodaeth Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor 7 maes allweddol a ymdriniwyd â nhw'n flaenorol, fel a ganlyn:-

 

  1. Strategaeth a Thrawsffurfiad Digidol
  2. Datblygu Gwefan - 'bod yn fwy cysylltiedig'
  3. Gwytnwch yr isadeiledd a phlatfformau TGCh
  4. Sgiliau, capasiti, gallu ac adnoddau TG
  5. Cynllunio Adfer wedi Trychineb (DR) TGCh
  6. Diogelwch a Gwytnwch Seiber
  7. Trefniadau diogelu data a GDPR

 

Yna, cyfeiriodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau at sefyllfa bresennol yr adroddiad, a chadarnhau mai ym Medi 2016 y dechreuodd Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr ar brosiect â'r darparydd digidol Agilisys, i gyflwyno "Platfform Digidol" unigol (Fy Nghyfrif) i gwsmeriaid gael rhyngweithio ar-lein am wasanaethau allweddol. Eglurodd mai ochr yn ochr â datblygiad y platfform digidol, penderfynodd Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr i ddatblygu a mewnosod gwefan ymatebol newydd ym Medi 2017.

 

Yna aeth ymlaen i egluro bod darpariaeth y Platfform Digidol yn cael ei fewnosod dros ddau gam, gyda Cham 1 yn ymwneud â mewnosod y Platfform Digidol yn rhedeg tan Ebrill 2018. Y gwasanaethau a ddarparwyd oedd y Dreth Gyngor a Budd-daliadau Tai, yn ogystal â'r wefan ymatebol newydd.

 

Roedd Cam 2 yn canolbwyntio ar wneud y gwasanaethau canlynol ar gael trwy'r Platfform Digidol erbyn diwedd Mawrth 2019:-

 

·         Y Dreth Gyngor (Gostyngiad Unigolyn Sengl a Gostyngiad T? Gwag)

·         Derbyniadau Ysgolion

·         Cofrestryddion

·         TG adrodd materion (Tipio Anghyfreithlon, Priffyrdd, Baw C?n, Goleuadau Stryd)

 

Mae'r Platfform wedi rhoi'r cyfle i drawsffurfio a chynnig dewis i'r dinesydd ddefnyddio sianel ddigidol. Bellach, gellir ymgymryd â thrafodion ac ymholiadau bob awr o'r dydd, gan leihau'r angen am alwadau ffôn a chyfathrebiadau wyneb yn wyneb.

 

Yna rhoddodd y Pennaeth Partneriaethau a Pherfformiad grynodeb cyffelyb i'r uchod ar sail y Strategaeth a Thrawsffurfiad Digidol, Galluoedd Trafodaethol a Sifft Sianel Gwefannau, Cydymffurfiaeth â GDPR a Chynlluniau Parodrwydd, isadeiledd TG a Chefnogaeth Rhwydwaith y Cyngor, cynllunio Adfer wedi Trychinebau (DR) TGCh a diogelwch a gwytnwch Seiber (Cod Cysylltiad Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus) a Gwendidau a/neu Risgiau Diogelwch ac amserlenni perthnasol ar gyfer y rhain.

 

O ran goblygiadau ariannol yr adroddiad, cadarnhaodd bod cyllid gwreiddiol y Rhaglen Trawsffurfiad Digidol o £2.5m wedi'i rannu i £1m ar gyfer gwariant cyfalaf a £1.5m gwariant refeniw. Roedd yr adran hon o'r adroddiad hefyd yn cynnwys manylion y gwariant hyd yn hyn.

 

Yn ychwanegol at yr adroddiad, darparodd y Pennaeth Partneriaethau a Pherfformiad Gyflwyniad power point i egluro peth o'r gwaith a ymgymerwyd ag o hyd yn hyn a nodau, canlyniadau ac amcanion amrywiol sydd naill ai wedi digwydd neu mae gwaith yn cael ei wneud arnynt.

 

Yna ymatebodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 109.

110.

Asesiad Risg Corfforaethol, Polisi Rheoli Risgiau Corfforaethol a Gweithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael pdf eicon PDF 69 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro adroddiad, a'i ddiben oedd darparu Aelodau â chanlyniad Asesiad Risg Corfforaethol 2019-20 yn Atodiad A yr adroddiad, a rhoi gwybod i'r Pwyllgor o'r newidiadau i Bolisi Rheoli Risg y Cyngor yn Atodiad B a'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael yn Atodiad C.

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu gwybodaeth gefndirol benodol, gan gadarnhau ym mharagraff 3.7 bod y Cyngor yn cytuno ar amserlen rheoli risg bob blwyddyn. Dengys hyn yn Atodiad 2 y Polisi Rheoli Risg Corfforaethol.

 

Aeth yn ei blaen i egluro mai ar y pryd nid oedd gan y Cyngor weithdrefn yn ei lle ar gyfer casglu gwybodaeth yngl?n â digwyddiadau a digwyddiadau cael a chael ac ymchwilio iddynt, er mwyn sicrhau y dysgir gwersi penodol.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro bod Gweithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael arfaethedig wedi'i hadrodd i'r Uwch Dîm Rheoli ar 10 Ebrill 2018 ac yna i'r Pwyllgor Archwilio ar 28 Mehefin 2018. Yn y cyfarfod hwnnw, gofynnodd Aelodau am adolygiad o'r mecanwaith sgorio ac ystyriaeth am rôl uwch i Aelodau. Yna gofynnodd y Bwrdd Rheoli Corfforaethol (CMB) am groesgyfeiriad rhwng y weithdrefn a phrotocolau'r Adran Iechyd a Diogelwch sy'n bodoli eisoes, i sicrhau na fu dyblygiad.

 

Mae'r asesiad risg yn Atodiad A wedi'i adolygu mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Uwch Dîm Rheoli.  Roedd yn adnabod y prif risgiau sy'n wynebu'r Cyngor, eu cysylltiad â'r themâu blaenoriaeth, yr effaith mae'r rhain yn debygol o'i chael ar wasanaethau'r Cyngor a'r Fwrdeistref Sirol ehangach, beth sy'n cael ei wneud i reoli'r risgiau a lle mae'r cyfrifoldeb am ymatebiad y Cyngor.  Mae'r asesiad risg yn gydnaws â'r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig (MTFS).

 

Mae'r Polisi Rheoli Risg Corfforaethol yn Atodiad B wedi'i newid i ymgorffori matrics sgorio risgiau 5 x 5 a fydd yn cael ei ddefnyddio fel arferiad ar draws y Cyngor.

 

Ychwanegodd bod y Polisi wedi'i ddiwygio i ddiffinio'r awydd am risg fel "cyfanswm y risg mae sefydliad yn fodlon ei dderbyn, caniatáu neu fod yn agored iddo cyn gweithredu i ddiogelu ei hun."

           

Mae'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol wedi ystyried y lefel y dylid gosod awydd am risg y Cyngor.  Cytunwyd mai wrth ddefnyddio'r matrics sgorio risgiau 5 x 5, bod y rheiny sydd â sgor o 10 neu uwch yn mynd y tu hwnt i awydd am risg y Cyngor.  Mae'r risgiau hynny sydd wedi'u dynodi fel risg uchel neu ganolig wedi'u lliwio yn goch ac oren yn y matrics sgorio risgiau.

 

Roedd amserlen y Polisi Rheoli Risgiau Corfforaethol yn Atodiad 2 wedi'i diwygio ar gyfer 2019-20 ac mae hon wedi'i chytuno gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol.

 

 

Roedd y Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael yn Atodiad C wedi'i newid i ymgorffori'r matrics sgorio 5 x 5.

 

Cynghorodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro mai unwaith y flwyddyn, cynigiwyd bod y Pwyllgor yn ystyried adroddiad sy'n crynhoi'r digwyddiadau a'r digwyddiadau cael a chael a gofnodwyd a'r hyn a wnaed i atal y rhain/eraill rhag digwydd eto. Fodd bynnag byddai  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 110.

111.

Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019-20 pdf eicon PDF 94 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Rheolwr y Gr?p a'r Prif Gyfrifydd adroddiad, er mwyn rhannu â'r Aelodau y Strategaeth Rheoli Trysorlys arfaethedig ar gyfer 2019-20, a oedd yn cynnwys y canlynol:-

 

  • Strategaeth Fenthyca 2019-20
  • Strategaeth Fuddsoddi 2019-20
  • Dangosyddion Rheoli Trysorlys ar gyfer 2019-20 hyd at 2021-22

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu gwybodaeth gefndirol benodol, ac yn dilyn hynny cynghorodd bod y Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019-20 (Atodiad A yr adroddiad) yn cadarnhau cydymffurfiaeth y Cyngor â'r Cod CIPFA, sy'n gofyn bod amcanion ffurfiol a chynhwysfawr, polisïau a gweithdrefnau, strategaethau a threfniadau adrodd mewn lle ar gyfer rheolaeth effeithiol o weithgareddau rheoli trysorlys, a bod rheolaeth effeithiol a rheoli risg yn brif amcanion y gweithgareddau hyn.

 

Ychwanegodd Rheolwr y Gr?p a'r Prif Gyfrifydd y bydd y Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019-20 yn cael ei chyflwyno i'r Cyngor i'w chymeradwyo yn Chwefror 2019, ac er na fydd prif gorff hon yn newid, gall fod amrywiaethau yn rhai o'r ffigyrau os bydd newidiadau o gwbl (megis y Rhaglen Gyfalaf), i adlewyrchu'r wybodaeth ddiweddaraf.

 

Eglurodd bod y Strategaeth wedi'i hysgrifennu yn unol ag ychwanegiad newydd a oedd bellach yn cynnwys y Dangosyddion Cynghorus yn cael eu hymgorffori yn y Strategaeth.

 

Ychwanegodd Rheolwr y Gr?p a'r Prif Gyfrifydd nad oedd y Strategaeth ar y pryd yn ystyried y Grant Cyfalaf o £1.33m a fyddai'r Cyngor yn ei dderbyn, na'r lefel o gronfeydd cyllid a glustnodwyd wrth gefn ar gyfer Cyfnod 9.

 

Yna, cyfeiriodd at feysydd allweddol penodol y Strategaeth er budd yr Aelodau a dod â'i chyflwyniad i gasgliad, drwy gadarnhau bod y Strategaeth wedi'i hadolygu gan ymgynghorwyr Rheolaeth Tryslorys y Cyngor, sef Arlingclose, a oedd wedi cymeradwyo'r Strategaeth heb awgrymu unrhyw welliannau i'r un peth.

 

PENDERFYNWYD:                           Bod yr Aelodau yn rhoi'r ystyriaeth ddyledus i'r Strategaeth Rheoli Tryslorys 2019-20 (Atodiad A yr adroddiad), gan roi rhagor o gyngor iddi gael ei chyflwyno i'r Cyngor i'w chymeradwyo yn ei gyfarfod yn Chwefror 2019.   

112.

Archwiliad Mewnol - Adroddiad Canlyniad - Ebrill i Ragfyr 2018 pdf eicon PDF 61 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad a'i ddiben oedd rhoi gwybod i'r Pwyllgor o berfformiad gwirioneddol yr Archwiliad Mewnol yn erbyn y Cynllun Archwilio ar gyfer y cyfnod Ebrill i Ragfyr 2018.

 

Trwy wybodaeth gefndirol, cynghorodd yr Aelodau bod y Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 wedi'i gymeradwyo'n flaenorol gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod yn Ebrill 2018, gyda'r Cynllun yn amlinellu'r aseiniadau i'w cynnal a'u blaenoriaethau priodol.

 

Darparodd y Cynllun am gyfanswm o 1,000 o ddyddiau cynhyrchiol o Ebrill 2018 hyd at Fawrth 2019, ar sail Blaenoriaeth 1 a Blaenoriaeth 2.

 

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol Aelodau at Atodiad A yr adroddiad, a oedd yn dangos cynnydd gwirioneddol yn erbyn y Cynllun ar sail Risgiau 2018/19.

 

Roedd Atodiad B yn cynnwys rhagor o wybodaeth gyda manylion yr adolygiadau hynny nad ydynt wedi'u dyrannu yn y chwarterau priodol a'r adolygiadau hynny a ddygwyd ymlaen o chwarteri'r dyfodol.

 

Cynghorodd adran nesaf yr adroddiad mai er bod Adran yr Archwiliad yn cynnwys rhai swyddi gwag ac yn dal i wneud hynny, roedd aelodau newydd penodol o staff a oedd wedi'u recriwtio ar ôl hynny wedi gwneud cynnydd da yn eu rolau, gan arwain at gynnydd yn y Cynllun. Fodd bynnag, er mwyn sicrhau bod cyfran sylweddol o'r Cynllun Blynyddol wedi'i gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, roedd gofyn comisiynu gwasanaethau'r bartneriaeth Archwilio De Orllewin.

 

Er mwyn cynorthwyo â monitro'r cynllun ar sail risg blynyddol yn effeithiol, atodwyd rhagor o wybodaeth yn Atodiad C. Roedd hyn yn dangos yr holl adolygiadau a oedd wedi'u cwblhau yn y cyfnod, ynghyd â'u perfformiad.

 

PENDERFYNWYD:                        Bod yr aelodau yn rhoi ystyriaeth ddyledus i'r Adroddiad Canlyniad Archwiliad Mewnol sy'n mynd i'r afael â'r cyfnod Ebrill i Ragfyr 2018, i sicrhau bod bob agwedd ar eu swyddogaethau creiddiol yn cael eu hadrodd yn ddigonol.

113.

Archwiliad Mewnol - Fframwaith Twyll Corfforaethol pdf eicon PDF 65 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad, a ddarparodd Aelodau â diweddariad ar Fframwaith Twyll Corfforaethol trosfwaol y Cyngor yn unol â swyddogaethau'r Pwyllgor Archwilio, fel yr amlinellir yn eu Cylch Gorchwyl.

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu gwybodaeth gefndirol benodol ac yn cadarnhau mai un o swyddogaethau craidd Pwyllgor Archwilio effeithiol oedd 'ystyried effeithiolrwydd trefniadau Rheoli Risgiau'r Cyngor, yr amgylchedd rheoli a'r trefniadau gwrth-dwyll a llygredigaeth gysylltiedig.'

 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol yr ymgymerwyd ag adolygiad ar sail yr arfer dda a adnabuwyd yn Strategaeth Dwyll y Llywodraeth Leol. Roedd hyn yn cynnwys asesiad ar ba mor dda yr oedd y Cyngor yn cydnabod y risg o dwyll a sut mae'n atal, canfod ac olrhain arian neu asedau a enillwyd drwy dwyll.

 

Wedi'u hatodi fel Atodiadau i'r adroddiad oedd y dogfennau canlynol:-

 

  • Atodiad A - Strategaeth a Fframwaith Twyll 2018/19 hyd at 2020/21 (gyda Chynllun Gweithredu cysylltiedig);
  • Atodiad B - Strategaeth Wrth-Dwyll a Llwgrwobrwyaeth wedi'i Diweddaru (cyn cael ei chyflwyno i'r Cabinet i'w chymeradwyo)
  • Atodiad C - Polisi Gwrth-Wyngalchu Arian (cyn cael ei gyflwyno i'r Cabinet i'w gymeradwyo)

 

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 152 yr adroddiad, paragraff 2.4 ac enghreifftiau o'r gwahanol ffurfiau o Wyngalchu Arian ac o ran y pumed pwynt bwled, ei barn hi oedd y dylid dileu dau air cyntaf y paragraff hwn o'r Polisi, sef 'rhoi gwybod'. Cytunwyd ar hyn mewn egwyddor.

 

PENDERFYNWYD:                           (1) Bod Aelodau yn nodi'r Strategaeth a'r Fframwaith Twyll 2018/19 hyd at 2020/21.

                                                (2) Bod Aelodau yn derbyn cynnwys y Strategaeth Wrth-Dwyll a Llwgrwobrwyaeth fel y nodwyd yn Atodiad B yr adroddiad, a nodi y byddai hwn yn cael ei gyfeirio at y Cabinet i'w gymeradwyo.

                                                 (3) Bod aelodau yn parchu cynnwys y Polisi Gwrth-Wyngalchu Arian fel y nodwyd yn Atodiad C yr adroddiad, a nodi y byddai'n cael ei gyfeirio ar y Cabinet i'w gymeradwyo.

114.

Blaenraglen Waith 2018/19 wedi'i Diweddaru pdf eicon PDF 59 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad, a'i ddiben oedd cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio'r Blaenraglen Waith 2018-19 wedi'i diweddaru, fel sydd ynghlwm â'r adroddiad.

 

PENDERFYNWYD:                        Bod Aelodau yn ystyried ac yn nodi'r Blaenraglen Waith 2018/19 sydd wedi'i diweddaru.

115.

Eitemau Brys

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

 

Cofnodion:

Dim.

116.

Ymddeoliad Y Pennaeth Archwilio Mewnol

Cofnodion:

Cynghorodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog S151 yr Aelodau mai dyma oedd cyfarfod Pwyllgor Archwilio olaf y Prif Archwilydd Mewnol cyn iddi ymddeol.

Cynghorodd ei bod wedi cael y pleser o weithio gyda hi yn ei swydd bresennol ac yn y gorffennol mewn swydd archwilio, a bu iddi ei chymeradwyo am ei phroffesiynoldeb a'i hymroddiad i'w gwaith dros y 28 mlynedd ddiwethaf o lywodraeth leol, a'i bod wedi treulio 10 mlynedd o hwnnw yn Bennaeth Archwilio Mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr a Chyngor Bro Morgannwg.

 

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cynorthwyo'n helaeth gyda'r gwaith o gyfuno a chefnogi'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyfrannol gyda Chyngor Bro Morgannwg, sydd ers hynny wedi'i ehangu ymhellach i gynnwys awdurdodau cyfagos eraill.

 

Ynghyd â'r Cadeirydd ac ar ran yr Aelodau a'r Swyddogion, dymunodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog S151 ymddeoliad hynod hapus ac iach iddi, gan ddiolch iddi am yr ymrwymiad llwyr y mae wedi dangos i'w swydd ers iddi fod ynghlwm â Chyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr ac yn ddiweddarach fel rhan o'r Gwasanaeth Cyfrannol.