PENDERFYNWYD:  Mae'r Cynghorydd Lyn Walters wedi'i ethol fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

PENDERFYNWYD:  Mae'r Cynghorydd Alex Williams wedi'i ethol fel Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 18/04/2019

PENDERFYNWYD: Bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 18 Ebrill 2019 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir. 

                                Fel y gofynnwyd yn y cyfarfod blaenorol, adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod diweddariad ar gamau heb eu cymryd ers cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio yn cael ei baratoi. Sicrhawyd y pwyllgor gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai'r wybodaeth hon yn cael ei chyflwyno i'r cyfarfod nesaf ar 8 Awst 2019.

Cyfeiriodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Rhanbarthol at gofnod 123, Archwiliad Mewnol – Adroddiad Alldro Terfynol.  Esboniodd eu bod yn dal i wneud cynnydd ar y darn penodol hwnnw o waith ac y dylai gael ei gwblhau yn ystod y chwe wythnos nesaf.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y Rhaglen Archwilio Perfformiad ar gyfer 2019-20 gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Cafodd diweddariad Mehefin 2019 ar raglen waith archwilio perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru ei atodi fel Atodiad A i'r adroddiad. Roedd yn amlinellu'r gwaith a wnaed yn y Cyngor gan ac ar ran yr Archwilydd Cyffredinol o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 a Rhannau 2 a 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Gwnaeth y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru ddarparu diweddariad ar statws pob eitem, gan gynnwys gwaith a ymgymerwyd a dyddiadau cwblhau disgwyliedig.

Cyfeiriodd un aelod at yr “Adolygiad o Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus ac effeithiolrwydd gwaith partner”, gan ofyn a oedd yr adolygiad yn cynnwys edrych ar ganlyniadau a chyrhaeddiadau’r Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus. Esboniodd y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru fod briff y prosiect wedi cael ei anfon at y Cyngor ac, fel rhan o'r diweddariad nesaf, y byddai hi'n darparu copi. Byddai hi hefyd yn trafod y maes hwn gyda’r Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 er mwyn cael dealltwriaeth well o'r hyn a olygir gan y gwaith.       

Gwnaeth y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 gyfeirio at yr astudiaeth ar “Effaith cyni ar wasanaethau dewisol mewn llywodraethau lleol”, gan esbonio y byddai'n fuddiol cael diffiniad clir o'r term “dewisol” mewn perthynas â gwasanaethau statudol. Atebodd y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru y byddai hi'n adolygu briff y prosiect, ei drafod gyda swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru, ac yna'n adrodd yn ôl. Ychwanegodd y Cadeirydd fod arsylwadau tebyg wedi cael eu gwneud mewn pwyllgorau craffu, lle roedd cynghorau wedi cael eu hysbysu bod yn rhaid iddynt fod yn fwy arloesol wrth gyflenwi gwasanaethau.

PENDERFYNWYD:           Bod yr aelodau yn nodi diweddariad Mehefin 2019 ar raglen waith archwilio perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru.

Gwnaeth y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 gyflwyno Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 i'w gymeradwyo cyn iddo gael ei gynnwys o fewn y datganiad nas archwiliwyd o gyfrifon ar gyfer 2018-19. Roedd hyn yn gyfle i aelodau adolygu a herio'r naratif o fewn y ddogfen, a oedd eisoes wedi derbyn sylw gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol, y Cabinet, a gwasanaethau archwilio mewnol ac allanol. Ychwanegodd hi y byddai cyfle pellach i aelodau wneud sylwadau yn ystod cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Awst.

Adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 at dudalennau 36 i 38 o'r agenda, a oedd yn dangos y cynnydd a wnaed ers datganiad y flwyddyn flaenorol.

Nododd aelod y byddai'n fuddiol gweld yr wybodaeth honno ymlaen llaw a'i bod yn anodd darllen drwy’r ddogfen gyfan i geisio deall yr hyn a oedd wedi newid o'i gymharu â'r llynedd.

Nododd y Cadeirydd fod y ddogfen yn haws ei darllen eleni nag oedd y flwyddyn flaenorol.

PENDERFYNWYD:       Bod y Pwyllgor wedi adolygu a chymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 (Atodiad A) i'w gynnwys o fewn y datganiad nas archwiliwyd o gyfrifon ar gyfer 2018-19.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid – Rheoli Ariannol a Chau y datganiad nas archwiliwyd o gyfrifon ar gyfer 2018-19 er gwybodaeth a datganiad blynyddol yr Awdurdod Harbwr ar gyfer 2018-19 i'w gymeradwyo.

Esboniodd fod datganiad o gyfrifon drafft y Cyngor ar gyfer y flwyddyn ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2019 wedi'i atodi fel Atodiad A i’r adroddiad a’i fod yn cynnwys amrywiaeth o ddatganiadau gwahanol sy'n ymwneud â’r perfformiad ariannol a chronfeydd, yn ogystal â datganiad ar y trefniadau llywodraethu corfforaethol.  Roedd y datganiad blynyddol ar gyfer yr Awdurdod Harbwr wedi'i atodi i'r adroddiad hefyd i’w gymeradwyo.

Esboniodd y Rheolwr Cyllid – Rheoli Ariannol a Chau y cafodd y datganiad o gyfrifon ar gyfer 2018/19 ei gymeradwyo gan y Swyddog Adran 151 a'i roi i Swyddfa Archwilio Cymru ar 28 Mai 2019, bythefnos ymlaen llaw i'r dyddiad y gofynnwyd amdano. Roedd hyn yn dangos ymrwymiad y Cyngor i gau’r cyfrifon yn gynharach, fel a wnaed yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf. Amlinellodd y Datganiadau Ariannol Craidd a oedd wedi'u cynnwys yn y cyfrifon, a gynhyrchwyd yn unol â Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol a dangosyddion eraill o ddiddordeb.

Cyfeiriodd un aelod at y nifer fawr o ysgolion a oedd â diffyg yn eu cyllideb, gan holi a oedd y fformiwla ariannu yn gywir. Atebodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod hynny'n gwestiwn diddorol a bod dogfen newydd wedi’i chyflwyno i'r Cyngor yn ddiweddar a oedd yn dangos yr hyn a oedd yn cael eu wneud i reoli'r diffyg. Roedd rhai cynghorau wedi newid y fformiwla ond roedd y cyfanswm wedi aros yr un fath, felly, yn yr achosion hyn, byddai rhai ysgolion a fyddai ar eu hennill a rhai ar eu colled. Fforwm Cyllidebau Ysgolion oedd y corff a fyddai'n ystyried manteision/anfanteision unrhyw newidiadau i'r fformiwla ariannu.

Nododd yr aelod, o ystyried y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig, y byddai'r ysgolion hynny a oedd eisoes â diffyg yn ei chael yn anodd mantoli eu cyllideb. Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 eu bod eisoes yn gweithio'n agos gydag ysgolion i helpu i leihau'r diffygion ac, yn gyffredinol, roedd ysgolion yn y sefyllfa hon am bob math o resymau. Roedd lefel y cymorth wedi'i gynyddu i roi cyfle i ysgolion greu cynllun yn nodi sut byddent yn lleihau'r diffyg ac roedd hi'n bendant eu bod wedi achub y blaen ar y sefyllfa.  Gofynnodd yr aelod sut roedd diffyg mewn cyllideb yn cyd-fynd â chanlyniadau arolygiadau Estyn a sut y gallai'r ysgolion hyn wneud cynnydd.     Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro fod y duedd yr un peth ledled Cymru. Roedd y sefyllfa wedi gwella rhywfaint eleni ond dim ond oherwydd grant munud olaf gan Lywodraeth Cymru. Roedd yn anodd i ysgolion ymdopi pan oedd gwybodaeth am grantiau ar gael ar y funud olaf. Nid oedd grant mawr gan Lywodraeth Cymru wedi cael ei gytuno eto ar gyfer y flwyddyn bresennol ac roedd hyn yn ei gwneud yn anodd iawn i ysgolion reoli eu cyllidebau.  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 134.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 adroddiad yn diweddaru'r Pwyllgor Archwilio ar y sefyllfa alldro ar gyfer gweithgareddau rheoli trysorlys ac ar y dangosyddion darbodus a rheoli trysorlys ar gyfer 2018-19, ac i dynnu sylw at y gydymffurfiaeth â pholisïau ac arferion y Cyngor, cyn iddynt gael eu hadrodd i'r Cabinet a'r Cyngor. 

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod y Cyngor wedi cydymffurfio â’i anghenion deddfwriaethol a rheoliadol yn ystod 2018-19.  Adroddwyd y system rheoli trysorlys ar gyfer 2018-19 a'r alldro hanner blwyddyn i'r Cyngor ar 28 Chwefror 2018 a 24 Hydref 2018 yn y drefn honno.  Byddai’r Adroddiad Alldro Rheoli Trysorlys Blynyddol yn cael ei adrodd i'r Cabinet a'r Cyngor ym mis Medi 2019. Yn ogystal â hyn, byddai adroddiadau monitro chwarterol yn cael eu cyflwyno i'r Cabinet yn ystod 2018-19.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 grynodeb o weithgareddau rheoli trysorlys ar gyfer 2018-19, gan amlinellu dyledion allanol y Cyngor a'i safle buddsoddi ar gyfer 1 Ebrill 2018 hyd at 31 March 2019, fel y'i nodir yn Nhabl 1 yn yr adroddiad. Ni fu benthyca hirdymor yn ystod 2018-19 ac ni fu unrhyw aildrefnu dyledion am nad oedd unrhyw arbedion sylweddol i’w gwneud. Fodd bynnag, byddai'r portffolio yn cael ei adolygu yn ystod 2019-20. Roedd llifau arian ffafriol wedi darparu cronfeydd dros ben ar gyfer buddsoddi ac roedd y balans ar fuddsoddiadau ar 31 Mawrth 2019 yn £27.40 miliwn (gyda chyfradd llog gyfartalog o 0.94%).

Yn 2018-19, gweithredodd y Cyngor o fewn terfynau'r trysorlys a’r dangosyddion darbodus a rheoli trysorlys fel y’u nodwyd yn y system rheoli trysorlys ar gyfer 2018-19 a gwnaeth gydymffurfio hefyd â’i arferion rheoli trysorlys. 

Cyfeiriodd aelod at fenthyciadau rhwng cynghorau, gan ofyn beth oedd y gyfradd llog ar gyfer y rhain. Esboniodd y Rheolwr Cyllid nad oedd yr awdurdod wedi gwneud benthyciadau hirdymor ers mis Mawrth 2012 a dim ond wedi cael benthyciad tymor byr ar ddau achlysur yn ystod 2018-19 at ddibenion llif arian, a byddai’r benthyciadau hyn gan awdurdodau lleol ar gyfraddau llog is.  Fel y disgrifiwyd yn yr adroddiad, roedd y Cyngor wedi cynnal sefyllfa o dan-fenthyca. 

Yn ogystal â'r ddyled tymor hir gan y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus, roedd hefyd benthyciadau Opsiwn Rhoddwr Benthyciadau Opsiwn Cymerwr Benthyciadau (LOBO). Fodd bynnag, roedd yr awdurdod wedi'i ymrwymo i'r rhain ac nid oedd yn gallu gwerthu'r ddyled. 

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y enillion yn net o'r costau a dalwyd i Arlingclose. Atebodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod hyn yn gywir a'i fod yn aml yn cyfarfod ag Arlingclose, a oedd yn rhoi cyngor ynghylch strategaeth.

PENDERFYNWYD: Nododd y Pwyllgor Archwilio'r gweithgareddau rheoli trysorlys ar gyfer 2018-19.               

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 adroddiad yn hysbysu'r Pwyllgor am y gweithgareddau a wnaed rhwng 1 Ebrill 2018 a 31 Mawrth 2019 o ran ymchwiliadau i dwyll yn ymwneud â Gostyngiadau'r Dreth Gyngor. Roedd yr adroddiad hefyd yn crynhoi'r canlyniadau a gafwyd yn 2018/19 o’u cymharu â’r sefyllfa yn 2017/18.

Amlinellodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 y cefndir i'r Gwasanaeth Ymchwilio i Dwyll Sengl, y sefyllfa bresennol (gan gynnwys Gostyngiadau'r Dreth Gyngor), y rhwydwaith cyswllt, atgyfeiriadau twyll, menter rhybuddion Gwirio Enillion a Phensiynau yr Adran Gwaith a Phensiynau, dadansoddiad o'r mathau o gyhuddiadau a atgyfeiriwyd, a'r cosbau a'r dirwyon a gyflwynwyd yn y cyfnod perthnasol.  Ym mis Mai 2019, gwnaeth ymchwiliad i Ostyngiadau'r Dreth Gyngor gan yr Ymchwilydd Twyll arwain at erlyniad llwyddiannus, gan arwain at orchymyn cymunedol o 12 mis a 60 awr o waith di-dâl. Cafodd yr unigolyn ei orchymyn hefyd i dalu costau gwerth £600 a gordal dioddefwr o £80. Y nod oedd y byddai hyn yn rhwystro eraill rhag gwneud yr un peth.

Gofynnodd un aelod faint o bobl a oedd wedi gorfod mynd i'r llys a faint o bobl a oedd wedi derbyn rhybuddion. Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 mai dyma'r achos cyntaf a oedd wedi mynd i'r llys a bod baich profi eithaf sylweddol er mwyn dwyn achos i’r cam hwnnw.

Gofynnodd un aelod sut roedd yr awdurdod yn hawlio gordaliadau yn ôl, yn enwedig pan oedd nifer o'r unigolion mewn sefyllfa ariannol wan. Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 y gallai gymryd amser hir ac y gallent ddefnyddio gorchmynion llys neu atafaelu enillion os oedd angen. Roedd amgylchiadau achosion unigol yn amrywio'n fawr.  

PENDERFYNWYD:             Nododd y Pwyllgor Archwilio'r adroddiad.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 adroddiad i'r Pwyllgor am y newidiadau i’r lefel o adolygiadau rheoli, hyforddiant cynefino ar fudd-dal tai a gweithgareddau hyfforddi a oedd ar waith hyd yn hyn a'r camau gweithredu a oedd ar y gweill ar gyfer 2019/20 i fynd i'r afael â’r materion a nodwyd yn ystod yr archwiliad Cymhorthdal Budd-dal Tai yn 2017/18.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 y cafodd ganlyniad llawer gwell eleni o'i gymharu â 2017/18.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y mater dan sylw ym mharagraff 4.11 yn fater newydd neu yn un yr oeddent eisoes yn gyfarwydd ag ef. Esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 ei fod yn fater yr oeddent eisoes yn gyfarwydd ag ef.

PENDERFYNWYD:               Nododd y Pwyllgor Archwilio'r adroddiad.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Rhanbarthol adroddiad yn hysbysu'r Pwyllgor Archwilio o'r perfformiad archwilio mewnol gwirioneddol ochr yn ochr â dau fis cyntaf y cynllun archwilio ar gyfer blwyddyn ariannol 2019/20.   

Cyflwynwyd Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20 i'r Pwyllgor Archwilio i’w ystyried a'i gymeradwyo ar 18 Ebrill 2019. Roedd y cynllun yn amlinellu'r aseiniadau i’w cynnal a'u blaenoriaethau priodol. Roedd y sefyllfa bresennol yn erbyn Chwarter 1 o gynllun seiliedig ar risg 2019/20 wedi'i hatodi fel Atodiad A i'r adroddiad. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Rhanbarthol, gan eu bod dim ond dau fis i mewn i'r cynllun archwilio newydd, nad oedd unrhyw wendidau sylweddol yn y system rheoli mewnol wedi'u nodi hyd yn hyn.

Gofynnodd un aelod am esboniad o'r wybodaeth a oedd wedi'i chynnwys yn y cynllun. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Rhanbarthol fod y cynllun yn rhoi arwydd o'r sefyllfa gyfredol o ran pob maes arfaethedig sydd wedi’i nodi fel testun adolygiad yn y chwarter cyntaf. Roedd yn gynnar yn y flwyddyn ariannol ac roedd y gwaith archwilio mewn nifer o feysydd a oedd wedi’u nodi ar gyfer adolygiad newydd ddechrau.    

PENDERFYNWYD:   Rhoddodd aelodau sylw dyledus i'r Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol a oedd yn ymdrin â’r cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Mai 2019. 

Cyflwynodd Uwch-archwilydd y Gr?p adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i aelodau o'r Flaenraglen Waith ar gyfer 2019/20. Eglurodd hi y byddai Adroddiad Twyll Corfforaethol 2018/29 yn cael ei gyflwyno i'r cyfarfod ym mis Awst 2019 ac y byddai'n cynnwys diweddariad ar y Fenter Twyll Genedlaethol.

Gofynnodd un aelod a allai'r Polisi Chwythu’r Chwiban gael ei gyflwyno gyda'r Fframwaith Twyll Corfforaethol ar yr un adeg i hwnnw gael ei ystyried.

Gofynnodd un aelod a oedd dyddiad y cyfarfod ym mis Awst yn drefniant dros dro neu’n ddyddiad pendant. Esboniodd Uwch-archwilydd y Gr?p fod angen cynnal y cyfarfod hwnnw i lofnodi'r cyfrifon.

PENDERFYNWYD:   Gwnaeth yr aelodau ystyried a nodi'r Flaenraglen Waith ddiweddaredig ar gyfer 2019/20.

Hysbyswyd yr aelodau gan y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 mai dyma oedd cyfarfod olaf y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y Prif Gyfrifydd, a fyddai’n gadael ym mis Gorffennaf. Soniodd hi fod y Prif Gyfrifydd wedi bod yn aelod ffyddlon iawn o'r staff a'i bod wedi gweithio i Forgannwg Ganol cyn cael swydd ym Mhen-y-bont ar Ogwr pan gymhwysodd yn 1996.

Daeth yn Gyfrifydd Gr?p yn 2004, gan drosglwyddo wedyn i’r Gwasanaethau Archwilio Mewnol cyn dod yn Brif Swyddog yn y gwasanaethau cymdeithasol. Yn ddiweddarach, aeth yn ôl at gyfrifyddiaeth a gwerthfawrogwyd ei chryfderau yn yr ochr dechnegol. Yn 2012, cafodd ei dyrchafu i’r swydd o Brif Gyfrifydd, sef ei swydd bresennol. Roedd y Prif Gyfrifydd yn allweddol wrth gwblhau'r datganiad o gyfrifon cyntaf oll ac yn arbenigwr ym maes rheoli trysorlys gyda gwybodaeth am amrywiaeth helaeth o brosiectau ariannol. Roedd yr adran yn dibynnu ar ei harbenigedd technegol a byddai ei chyfraniad yn cael ei golli'n fawr. Gwnaeth y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 ei chanmol am ei phroffesiynoldeb a'i hymrwymiad i'w gwaith, gan ddiolch iddi, ynghyd â'r Cadeirydd, aelodau a swyddogion, am ei chymorth a dymuno pob dymuniad da iddi i'r dyfodol.

Gwnaeth y Prif Gyfrifydd ddiolch i swyddogion a'r pwyllgor am eu dymuniadau gwresog. Esboniodd y byddai'n gweithio i Heddlu De Cymru ac yn parhau i wneud y gwaith yr oedd wrth ei bodd.

.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.