Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 8fed Awst, 2019 14:00

Lleoliad: Ystafelloedd Pwyllgor 2/3 - Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 4WB. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Andrew Rees  Democratic Services Manager

Eitemau
Rhif Eitem

142.

Datganiadau o Fuddiant

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

 

Cofnodion:

Dim.

143.

Derbyn y Cofnodion pdf eicon PDF 85 KB

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 13/06/19

Cofnodion:

PENDERFYNWYD:

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 13

Mehefin 2019 fel rhai gwir a chywir, yn amodol ar enwau Mark Jones a

Samantha Clements o Swyddfa Archwilio Cymru yn cael eu hychwanegu at

y rhestr o'r rhai hynny sy'n bresennol.    

144.

Cofnod Gweithredoedd y Pwyllgor Archwilio pdf eicon PDF 61 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Gofnod Gweithredoedd y Pwyllgor Archwilio wedi ei ddiweddaru. 

 

Holodd y Pwyllgor p'un a fyddai'r argymhellion a geir yn yr Adolygiad Sefydliad Iach – Cynllun Gweithredu, yn cael eu hadrodd i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol wrth y Pwyllgor, fod drafft o'r adroddiad wedi ei dderbyn yn ddiweddar gan Bartneriaeth Archwilio De Cymru, sydd erbyn hyn wedi cael ei rannu â swyddogion.  Dywedodd y byddai'n cadarnhau pryd fyddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD:    Bod y Pwyllgor wrth ystyried y Cynllun Gweithredu, wedi gofyn am gadw archif o weithredoedd a gwblhawyd, y rhai hynny a ddangosir mewn llwyd, a bod statws gweithredoedd 'ar y gweill' yn cael ei ddiweddaru, a bod y Cofnod Gweithredoedd yn cael ei basio ymlaen i gyfarfodydd y dyfodol.

145.

Diweddariad Perfformiad Gwaith Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) pdf eicon PDF 132 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 ar ddiweddariad ynghylch y Gwaith Archwilio Perfformiad gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Mae'r gwaith archwilio perfformiad yn amlinellu'r gwaith a wneir yn y Cyngor a ledled Cymru gan, ac ar ran, yr Archwilydd Cyffredinol fel rhan o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, a Rhannau 2 a 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004. 

 

Amlygodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 statws y gwaith archwilio perfformiad a wnaed yn 2018-19 ac yn 2019-20, a statws astudiaethau llywodraeth leol, a ymgymerwyd â hwy'n genedlaethol yn 2018-19 a 2019-20. 

 

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor, fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi ymgymryd ag adolygiad o Dwyll, a oedd wedi cael ei gyflwyno i Bwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y Cynulliad. Canlyniad hyn oedd cyhoeddi'r adroddiad lleol a chenedlaethol. 

 

Holodd y Pwyllgor i ba flwyddyn yr oedd y cydrannau amrywiol yn perthyn.  Pennaeth Cyllid Dros Dro i gadarnhau â Swyddfa Archwilio Cymru amseroedd y darnau o waith, h.y. Archwiliad Gwella, Archwiliad Perfformiad, AIR ac ARA, a Swyddfa Archwilio Cymru i friffio aelodau yn y Pwyllgor Archwilio nesaf.

 

PENDERFYNWYD:    Bod y Pwyllgor wedi nodi diweddariad Awst 2019 ar raglen Gwaith Archwilio Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru.       

146.

Adroddiad Cronfa Gofal Integredig Swyddfa Archwilio Cymru pdf eicon PDF 69 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynhyrchu adroddiad ar y Gronfa Gofal Integredig, a gynhaliwyd i archwilio a yw'r gronfa yn cael ei defnyddio'n effeithiol i ddarparu gwasanaethau cynaliadwy sy'n sicrhau canlyniadau gwell ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth.  Canolbwyntiodd ar ba un a yw Llywodraeth Cymru'n rheoli'r gronfa'n effeithiol i gyflawni yn erbyn ei bwriadau, yn ogystal â deall a yw'r Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol yn arddangos defnydd effeithiol o'r gronfa.  Ystyriodd hefyd pa brosiectau a gefnogir gan y gronfa sy'n gwneud gwahaniaeth clir ar lefel leol.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 wrth y Pwyllgor, fod yr adroddiad yn amlinellu nifer o argymhellion gyda'r bwriad o helpu i gefnogi Llywodraeth Cymru a RPBs i wella'r trefniadau ar gyfer rheoli'r gronfa.  Nododd y byddai yna adroddiad lleol, law yn llaw â'r adroddiad cenedlaethol, a dynnai ar yr adborth i bob un o'r RPBs a bydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio pan fydd wedi ei gwblhau.

 

Mynegodd y Pwyllgor bryder am y problemau yn y system o ganlyniad i'r ffaith bod y cyllid yn dymor byr ei natur, nad oedd wedi hybu cynllunio strategol, mae'r anhawster hwn wedi cael ei gydnabod gan WAO.  Ystyriodd y Pwyllgor fod angen monitro a mynd i'r afael â natur flynyddol y cyllid ac y dylid ystyried prosiectau arian cyfatebol i alluogi dull mwy strategol.  Gofynnodd y Pwyllgor i Swyddfa Archwilio Cymru awgrymu camau gweithredu a thargedau, y gallai'r Cyngor eu defnyddio i brofi a monitro effeithiolrwydd y Gronfa Gofal Integredig. 

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 wrth y Pwyllgor, y gallai'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant friffio'r Pwyllgor ar y llywodraethu sy'n ymwneud â chyllid nad yw'n cael ei brif ffrydio i'r Cyngor, megis Cyllid ICF a hefyd y Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol.  Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd i sefydlu p'un a yw adroddiad o'r fath ar y Gronfa Gofal Integredig ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu, ac os nad yw, dylid briffio'r Pwyllgor Archwilio ar y Gronfa Gofal Integredig.  

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi Adroddiad Cronfa Gofal Integredig WAO.         

   

147.

Datganiad o Gyfrifon 2018-19 pdf eicon PDF 144 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p Dros Dro adroddiad, er mwyn cyflwyno'r Datganiad o Gyfrifon terfynol ar gyfer 2018-19, a fydd bellach yn cael ei ardystio gan archwilwyr allanol y cyngor, Swyddfa Archwilio Cymru (WAO), a Llythyr Sylwadau cysylltiedig y cyngor.  Dywedodd wrth y Pwyllgor y bydd WAO yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor am eu prif ganfyddiadau o'r archwiliad, yn crynhoi'r gwaith archwilio a gynhaliwyd ar gyfer blwyddyn ariannol 2018-19, ac yn cyflwyno eu Hadroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol, sy'n mynnu bod yr archwilydd penodedig yn adrodd y canfyddiadau allweddol hynny i'r rhai hynny sy'n gyfrifol am lywodraethu. 

 

Adroddodd Prif Gyfrifydd y Rheolwr Gr?p Dros Dro ar nifer o ddiwygiadau sydd angen eu gwneud i'r cyfrifon, gan gynnwys diwygiadau pensiwn o ganlyniad i ddyfarniad achos ar bensiynau'r Goruchaf Lys yn ddiweddar; diwygiadau ail-gategoreiddio a nifer o ddiwygiadau i'r pecyn ymadael.  Nododd y Rheolwr Gr?p Dros Dro hefyd nifer o ddiwygiadau prisio asedau a adnabuwyd yn ystod yr archwiliad dros dro, a oedd eisoes wedi cael eu diwygio yn y Datganiad o Gyfrifon cyn archwiliad, a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Mehefin.    Nododd hefyd nad oedd nifer o'r nodiadau i'r cyfrifon a ddiwygiwyd, yn effeithio ar y datganiadau ariannol craidd na safle ariannol y Cyngor.  Nodwyd manylion am y diwygiadau yn Adroddiad yr Archwilydd.

 

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod Swyddfa Archwilio Cymru am gyhoeddi tystysgrif archwilio lân a diamod, bydd y cyfrifon yn cael eu hardystio ar 13 Awst 2019.  Dywedodd hefyd wrth y Pwyllgor fod safon y cyfrifon yn dda a bod yna lefel dda o ymgysylltiad wedi bod â swyddogion.  Ers i'r Swyddog Ariannol Cyfrifol lofnodi'r Datganiad o Gyfrifon nas archwiliwyd, a'u cyflwyno i'r cyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor Archwilio, mae'r archwiliad allanol wedi cael ei gynnal, gan arwain at nifer o ddiwygiadau yn cael eu gwneud i'r datganiadau terfynol.  Amlygodd argymhellion a gododd yn sgil gwaith archwilio ariannol 2018-19.  Nododd fod Dyfarniad McCloud mewn perthynas â diwygiadau i drefn bensiwn y sector cyhoeddus a arweiniodd at wahaniaethu ar sail oedran uniongyrchol yn cael ei wneud yn anghyfreithlon, wedi arwain at lunio adroddiad actiwari pensiynau diwygiedig, gan olygu bod addasiadau i gost gwasanaethau o fewn y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr o £8.24M yn ofynnol, ynghyd â chynnydd cysylltiedig yn y Rhwymedigaeth Pensiynau a'r Gronfa Wrth Gefn ar gyfer Pensiynau yn y Fantolen.  Mae hyn wedi cael ei adlewyrchu drwy'r Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn, datganiad llif arian a nodiadau cysylltiedig i'r cyfrifon.  Nododd fod Llywodraeth y DU yn edrych ar gyflwyno newidiadau i bensiynau'r sector cyhoeddus.    

 

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Ariannol hefyd am y prosiect cau'n gynnar, sydd, o 2021, yn mynnu bod cyfrifon yn cael eu cymeradwyo gan y Pwyllgor a'r Archwilydd erbyn 31 Gorffennaf.  Gofynnodd am roi ystyriaeth i gynnal Pwyllgor Archwilio ar 30 Gorffennaf 2020.

 

Gofynnodd y Pwyllgor i'r cyfeiriad at Gymru fel tywysogaeth gael ei dynnu o'r naratif o Ben-y-bont ar Ogwr fel Lle.  

 

Diolchodd y Cadeirydd ar ran y Pwyllgor, i'r swyddogion yn yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 147.

148.

Asesiad Risg Corfforaethol pdf eicon PDF 79 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 ar ddiweddariad ynghylch newidiadau i'r Asesiad Risg Corfforaethol, yn unol ag amserlen rheoli risg y Cyngor, a geir ym Mholisi Rheoli Risg y Cyngor.

 

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 wybod i'r Pwyllgor fod yr asesiad risg wedi ei adolygu mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Uwch Dîm Rheoli.  Roedd yn adnabod y prif risgiau sy'n wynebu'r Cyngor, eu cysylltiad â'r themâu blaenoriaeth, yr effaith mae'r rhain yn debygol o'i chael ar wasanaethau'r Cyngor a'r Fwrdeistref Sirol ehangach, beth sy'n cael ei wneud i reoli'r risgiau a phwy sy'n gyfrifol am ymateb y Cyngor.  Gwnaeth y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 grynhoi'r newidiadau i'r risgiau.

 

Mynegodd y Pwyllgor bryder yngl?n â'r newidiadau a wnaed i risgiau, a oedd wedi arwain at nifer o sgoriau yn cael eu lleihau, a chwestiynodd sut y cyfrifwyd yr awydd am risg, a sut y penderfynwyd arno.  Nododd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 fod angen i swyddogion benderfynu ar y lefel briodol o risg i'w nodi ar y gofrestr risg Gorfforaethol, ac mae gan bob Cyfarwyddiaeth gofrestr risg.  Rhoddodd sylw i'r ffaith bod camau lliniaru wedi cael eu gwneud i'r gofrestr risg, a nododd y byddai yn dweud wrth y Bwrdd Rheoli Corfforaethol am bryderon y Pwyllgor, iddo eu hystyried. 

 

Roedd y Pwyllgor hefyd yn dymuno cael sicrhad bod her ddigonol ar draws yr awdurdod wrth adolygu sgoriau risg.  Roedd y Pwyllgor hefyd yn bryderus yngl?n â'r lefel o risg yn cael ei lleihau o 3 i 2 ar gyfer Risg 1, gan fod y Cyngor yn wynebu heriau sylweddol wrth wneud arbedion er mwyn bodloni gofynion y Strategaeth Ariannol Tymor Canol.  Ystyriodd y Pwyllgor fod rhai o'r risgiau yr adroddwyd amdanynt yn cael eu cyflwyno'n rhy gadarnhaol a mynegodd bryder mewn perthynas â'r sgôr yn cael ei lleihau ar gyfer Risg 8, mewn achos lle na all y Cyngor ddenu neu gadw staff gyda'r sgiliau angenrheidiol i fodloni'r galw a osodir ar yr awdurdod a'i wasanaethau. 

 

Gofynnodd y Pwyllgor am ddadansoddiad o risgiau staffio fesul Cyfarwyddiaeth mewn perthynas â Risg 8 - swyddi gwag, staff llanw etc. gyda'r posibilrwydd o salwch yn cynyddu o ganlyniad i'r Cyngor yn methu â denu neu gadw'r gweithlu gyda'r sgiliau angenrheidiol i fodloni'r galw a osodir arno.  

 

PENDERFYNWYD:           Bod y Pwyllgor wedi ystyried y newidiadau i'r Asesiad Risg Corfforaethol ac wedi gofyn am adroddiad arall ym mis Tachwedd 2019 ar y materion uchod gyda chofrestr risg wedi ei diweddaru.       

149.

Adolygiad Twyll Corfforaethol 2018-19 ac Adroddiad Menter Twyll Genedlaethol pdf eicon PDF 82 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio ar grynodeb o sut mae'r Cyngor yn rheoli'r risg o dwyll gyda'r nod o atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac adrodd amdano.  Cyflwynodd hefyd ddiweddariad i'r Fenter Twyll Genedlaethol ddiweddaraf (Ymarfer NFI).

 

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio fod y Cyngor yn gosod safonau uchel i Aelodau a Swyddogion wrth gynnal materion y Cyngor, a'i fod bob amser wedi delio ag unrhyw honiadau neu amheuon o dwyll, llwgrwobrwyaeth a llygredigaeth yn brydlon. Mae ganddo bolisïau, gweithdrefnau a mecanweithiau adrodd ar waith i atal, canfod ac adrodd am dwyll, llwgrwobrwyaeth a llygredigaeth. Mae'r rhain yn cynnwys Strategaeth a Fframwaith Twyll, Polisi Chwythu'r Chwiban, Cod Ymddygiad TGCh a'r Polisi Gwrth-dwyll a Llwgrwobrwyaeth.  Nododd fod y Strategaeth a Fframwaith Twyll ar gyfer y cyfnod 2018/19 hyd at 2020/21 wedi cael ei adolygu a'i adrodd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Ionawr 2019, ac yn parhau i fod yn sail i ymrwymiad y Cyngor i bob ffurf ar lwgrwobrwyaeth a llygredigaeth, p'un a geisir gwneud hynny'n allanol neu'n fewnol.  Nid oes canllawiau newydd wedi cael eu cyflwyno ers y dyddiad hwn ac felly ni chynigir newidiadau i'r strategaeth bresennol. 

 

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio fod y Strategaeth a Fframwaith Twyll yn cynnwys gwaith adweithiol a rhagweithiol.  Cyflwynwyd y gwaith rhagweithiol mewn cynllun gweithredu a oedd wedi cael ei ddiweddaru, ac amlygwyd ei gynnydd gan y Rheolwr Cleientiaid Archwilio, a amlinellodd y datblygiadau mae'r cyngor yn eu cynnig dros y tymor canol, i wella ymhellach ei wytnwch i dwyll a llygredigaeth.  Nododd fod hyfforddiant ymwybyddiaeth o dwyll effeithiol yn cael ei ddatblygu i Aelodau a Swyddogion.  Mae pecyn cymorth gwrth-dwyll i ysgolion wedi cael ei ddrafftio gydag archwiliad iechyd hunanasesu atodol.

 

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 wybod i'r Pwyllgor am ymarfer gorfodi diweddar a ymgymerwyd gan yr awdurdod yn erbyn y camddefnydd o'r cynllun Bathodyn Glas.  Gwnaeth y Cyngor weithio mewn partneriaeth â thîm arbenigol o Gyngor Dinas Portsmouth, a arweiniodd at 68 ymyriad, yr oedd 15 ohonynt yn ddigon difrifol i dderbyn cosb benodol, gyda gweithredu pellach dan ystyriaeth.  Rhoddodd swyddogion gyngor i yrwyr, gan nodi'r defnydd cywir o'r cynllun, fodd bynnag roedd y Cyngor wedi rhybuddio na fyddai camddefnyddio'r gwasanaeth yn cael ei oddef.  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a Swyddog Adran 151 wybod i'r Pwyllgor y gellid derbyn cosb o hyd at £1,000 am gamddefnyddio'r Bathodyn Glas, gyda'r gosb yn cynyddu i fwy na £5,000 mewn achosion o dwyll. 

 

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio fod y Fenter Twyll Genedlaethol wedi cynnal ymarferion paru data yn 2016 a 2018, ac o bwys, roedd y canlyniadau paru ar gyfer unigolion yn derbyn Gostyngiad Unigolyn Sengl.  Nododd fod y parau ar gyfer yr ymarfer paru data mwyaf diweddar a gynhaliwyd yn 2018 wedi cael eu cyhoeddi.  Hyd yn oed, mae 729 o barau wedi cael eu hadolygu gyda chyfanswm o £39,576 wedi cael ei adnabod fel twyll neu gamgymeriad posibl, gyda £15,522 wedi cael ei adennill.                    

 

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad yngl?n â'r rhesymau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 149.

150.

Blaenraglen Waith 2019/20 wedi ei diweddaru pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol ddiweddariad ar Flaenraglen Waith 2019/20.  Nododd, er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i sicrhau bod y Pwyllgor wedi rhoi sylw i bob agwedd ar eu swyddogaethau craidd, fod Blaenraglen Waith wedi ei diweddaru, wedi cael ei chyflwyno. 

 

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol wybod i'r Pwyllgor, y byddai'r Polisi Chwythu'r Chwiban a drefnwyd ar gyfer cyfarfod mis Ionawr, yn cael ei gyflwyno yn hytrach i'r Pwyllgor Safonau.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i symud cyfarfod y Pwyllgor Archwilio o 23 Ionawr 2020 i 30 Ionawr 2020.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro y byddai cyhoeddiad yn cael ei wneud yng nghyfarfod nesaf y Cyngor i newid dyddiad y cyfarfod.   

 

PENDERFYNWYD:    Bod y Pwyllgor wedi nodi Blaenraglen Waith 2019/20 wedi ei diweddaru.      

151.

Eitemau Brys

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

 

 

Cofnodion:

Nid oedd yna unrhyw eitemau brys.