Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 30ain Ionawr, 2020 14:00

Lleoliad: Ystafelloedd Pwyllgor 2/3 - Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 4WB. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Andrew Rees 

Eitemau
Rhif Eitem

173.

Datganiadau o fuddiant

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

 

Cofnodion:

Dim

 

174.

Cymeradwyo Cofnodion pdf eicon PDF 132 KB

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 14/11/19

 

Cofnodion:

PENDERFYNWYD: Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod ar 14/11/2019 fel cofnod gwir a chywir yn amodol ar ychwanegu ymddiheuriadau gan y Cyngh. Cheryl Green a’r cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

175.

Cofnod Gweithredu’r Pwyllgor Archwilio pdf eicon PDF 61 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau am Adroddiad Gweithredu’r Pwyllgor Archwilio.

 

Hysbysodd fod yr Adroddiad Gweithredu wedi’i restru yn Atodiad A o’r adroddiad a gofynnodd i’r Aelodau a oedd ganddynt unrhyw gwestiynau neu sylwadau yn ei gylch.

 

Gofynnodd y Cadeirydd am newid lliw’r eitemau yr ymdriniwyd â hwy i lwyd ar y dudalen fel bod y pwyllgor yn gallu cadw gwell golwg ar gamau gweithredu a gwblhawyd.

 

Soniodd Aelod fod ganddi fater diogelu i hysbysu yn ei gylch tra’r oedd ar wibdaith ysgol. Dywedodd nad oedd gweithdrefn glir ar gyfer hysbysu a gofynnodd a ellid gwahodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant i’r cyfarfod er mwyn i’r Aelodau ofyn cwestiynau. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Interim y gallai fod o fudd pe bai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Addysg a Chymorth i Deuluoedd yn bresennol hefyd.

 

PENDERFYNWYD: Y dylai’r Pwyllgor:

1.    Nodi cynnwys y Cofnod Gweithredu a;

2.    Gofyn am wahodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Addysg a Chymorth i Deuluoedd a Chyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Cymdeithasol ill dau i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

 

 

176.

Swyddfa Archwilio Cymru – Trosolwg a Chraffu – Addas i’r Dyfodol pdf eicon PDF 83 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau am yr argymhellion a wnaed yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru a gyflwynwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 6 Rhagfyr 2018 ‘Trosolwg a Chraffu – Addas i’r Dyfodol?’ er mwyn iddynt ei nodi.

 

Eglurodd fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud darn o waith fel rhan o adroddiad cenedlaethol ac wedi archwilio pa mor ‘addas i’r dyfodol’ oedd swyddogaethau craffu yn yr Awdurdod. Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod Swyddogaeth Trosolwg a Chraffu’r Cyngor yn cael ei rhedeg yn dda, ond bod angen iddi addasu i ymateb i heriau’r dyfodol.

 

Fe wnaeth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd amlinellu’r cynnydd a oedd wedi cael ei wneud hyd yma mewn perthynas â chynigion Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd y pum cynnig ar gyfer gwella wedi’u rhestru yn adran 4 o’r adroddiad.

 

Soniodd un o’r Aelodau fod yr adroddiad yn nodi bod y Tîm Craffu yma wedi’i staffio’n llawn. Gofynnodd a oeddem yn hapus gyda phrofiad y staff wrth edrych tua’r dyfodol.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod un o aelodau newydd y Tîm Craffu’n Swyddog Craffu profiadol iawn a oedd nid yn unig yn meddu ar flynyddoedd o brofiad, ond a oedd yn arfer gweithio yma yn CBS Pen-y-bont ar Ogwr hefyd, ac a oedd felly’n gyfarwydd â’r prosesau a’r gweithdrefnau.

 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod y tri Swyddog Craffu blaenorol i gyd yn cael eu cyflogi’n rhan-amser, gyda phob un ohonynt yn cael 1 diwrnod o wyliau yr wythnos; fodd bynnag, roedd y tri Swyddog Craffu a gyflogir yn awr i gyd yn llawn-amser. Ychwanegodd fod un o’r newydd-ddyfodiaid wedi gweithio mewn rhan arall o’r Awdurdod mewn rôl a oedd yn cynnwys ymchwil, yr ystyrid ei fod yn sgil manteisiol i’w gynnig i’r rôl Graffu.

 

PENDERFYNWYD: Fod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad.

 

177.

Asesiad Risg Corfforaethol, Polisi Rheoli Risg Corfforaethol a’r Weithdrefn ar gyfer Hysbysu ynghylch Digwyddiadau Gwirioneddol a Digwyddiadau Trwch Blewyn pdf eicon PDF 74 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Interim adroddiad a oedd yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am ganlyniad Asesiad Risg Corfforaethol 2020-21 yn Atodiad A, yn hysbysu’r Pwyllgor ynghylch y newidiadau i Bolisi Rheoli Risg y Cyngor yn Atodiad B ac yn rhoi diweddariad am Ddigwyddiadau Gwirioneddol a Digwyddiadau Trwch Blewyn yr hysbyswyd yn eu cylch yn Atodiad C.

 

Hysbysodd fod Atodiad A yn yr adroddiad yn cynnwys dyddiadau anghywir, a rhoddodd gopi wedi’i argraffu i’r Pwyllgor o’r fersiwn gyfoes o Asesiad Risg Corfforaethol 2020-21.

 

Holodd un o’r Aelodau yngl?n â’r risg a oedd yn gysylltiedig â chadw a recriwtio staff a beth oedd y prif broblemau. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Interim fod a wnelo’n aml â chyflog ac ansawdd y farchnad. Dywedodd fod y sector preifat o’i gymharu â Llywodraeth Leol yn aml yn cynnig cyflog uwch a mwy o amrywiaeth o swyddi. Ychwanegodd fod nifer o gymhlethdodau pan fo swydd yn cael ei gwerthuso/newid a dywedodd fod un newid bach yn gallu effeithio ar nifer o agweddau eraill.

 

Holodd un o’r Aelodau beth oedd y sefyllfa o ran cyflogi gweithwyr cymdeithasol gan bod anhawster gyda hyn ar un adeg. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Interim fod y sefyllfa’n well nag yr arferai fod ond bod anhawster o hyd gyda’r prinder, a oedd yn wir am nifer o feysydd gan gynnwys syrfewyr a pheirianwyr. Ychwanegodd fod y cyflog isel am wneud nifer o’r swyddi’n golygu ei bod yn anodd apelio at bobl.

 

Mynegodd un o’r Aelodau bryderon ynghylch y ffaith bod y cyfrifoldeb yn cael ei ddangos fel un i’r ‘Bwrdd Rheoli Corfforaethol’ ac awgrymodd fod hyn yn atal perchnogaeth go iawn.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Interim fod y mwyafrif o’r risgiau’n rhai nad ydynt yn berthnasol i un Cyfarwyddwr Corfforaethol yn unig ac felly bod rhannu’r cyfrifoldeb ar draws y Bwrdd Rheoli Corfforaethol i gyd yn golygu bod gan bob un ohonynt gydgyfrifoldeb i sicrhau yr ymdrinnir â’r risgiau. Roedd un o’r Aelodau’n cytuno y byddai dangos un enw’n creu diwylliant o fwrw bai a oedd yn ddiangen.

 

Cynigiodd y Cadeirydd y dylai’r Pwyllgor ddarllen drwy bob un o’r risgiau a oedd wedi’u rhestru yn Atodiad A i sicrhau bod pawb yn hapus gyda’r camau gweithredu.

 

Mynegodd un o’r Aelodau bryderon ynghylch Risg 4 a gofynnodd a oedd ysgolion presennol yn cael eu gwella, h.y. a oedd yr arian ar gael i ysgolion presennol yn ogystal ag ysgolion newydd. Cytunodd y Cadeirydd fod angen bwrw golwg ar ysgolion presennol a dod o hyd i ffyrdd o wella’r lle a ddefnyddir yn ogystal â sicrhau bod plant sy’n byw gerllaw’r ysgol yn gallu mynd yno mewn gwirionedd.

 

Fe wnaeth un o’r Aelodau ailddatgan hyn a dywedodd fod CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn ysgwyddo bil mawr am orfod cludo plant am nifer o filltiroedd mewn tacsi oherwydd y diffyg lleoedd i nifer o blant sy’n byw yn nalgylch ysgol ond nad oeddent yn gallu cael lle.

 

Holodd un o’r Aelodau a oedd y berthynas â’r Byrddau Iechyd cystal ag y gallai fod gan  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 177.

178.

Strategaeth Rheoli Trysorlys 2020-21 pdf eicon PDF 220 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd adroddiad i’r Pwyllgor a oedd yn cynnwys:

 

  • Strategaeth Fenthyca 2020-21
  • Strategaeth Fuddsoddi 2020-21
  • Dangosyddion Rheoli Trysorlys am y cyfnod o 2020-21 i 2022-23

 

Eglurodd fod y Cyngor yn cyflawni ei weithgareddau rheoli trysorlys yn unol â Chod Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar Reoli Trysorlys yn y Gwasanaethau Cyhoeddus (2017) a deddfwriaeth berthnasol, a bod y Pwyllgor Archwilio wedi cael ei enwebu gan y Cyngor i fod yn gyfrifol am sicrhau y creffir yn effeithiol ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys a’r Dangosyddion Darbodus Rheoli Trysorlys.

 

Eglurodd fod y Strategaeth Rheoli Trysorlys 2020-21 yn Atodiad A yn cadarnhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â Chod CIPFA, sy’n ei gwneud yn ofynnol sefydlu amcanion, polisïau ac arferion, strategaethau a threfniadau adrodd ffurfiol a chynhwysfawr ar gyfer rheoli a rheolaeth effeithiol ar weithgareddau rheoli trysorlys ac mai rheoli effeithiol a rheolaeth effeithiol ar risg oedd prif amcanion y gweithgareddau hyn.

 

Dywedodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd fod Tabl 1 yn yr adroddiad yn nodi sefyllfa’r Cyngor o ran ei ddyledion a buddsoddiadau allanol ar 31 Rhagfyr 2019.

 

Ychwanegodd fod Tabl 2 yn darparu crynodeb ar ffurf mantolen a rhagolwg o lefel fenthyca ddisgwyliedig y Cyngor, a oedd yn defnyddio amcangyfrifon o wariant cyfalaf a rhagolwg o gronfeydd wrth gefn defnyddiadwy ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol a’r 3 blynedd nesaf. Nododd y bydd y ffigyrau hyn yn cael eu diweddaru yn unol â’r Rhaglen Gyfalaf ddiwygiedig a gyflwynwyd i’r Cyngor ym mis Chwefror.

 

Eglurodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd fod meincnod Rhwymedigaeth wedi cael ei gyfrifo a oedd yn dangos y lefel fenthyca â’r risg isaf a oedd yn rhagweld y swm isaf o ddyled y gallai’r Cyngor ei ddal pe bai ei adnoddau mewnol yn cael eu defnyddio yn lle benthyca allanol. Roedd hyn yn cael ei ddynodi yn Nhabl 3 yn yr adroddiad. Ychwanegodd fod adran 4 o’r adroddiad yn nodi’r strategaeth fenthyca a bod Tabl 4 yn darparu’r lefel fenthyca ddisgwyliedig yn y dyfodol.

 

Hysbysodd fod manylion pellach yngl?n â’r strategaeth fuddsoddi, partïon i gontract cymeradwy ar gyfer buddsoddi a therfynau, terfynau buddsoddi a therfynau buddsoddi amhenodedig yn cael eu dynodi yn Nhablau 5-9 yn yr adroddiad.

 

PENDEFYNWYD: Fod y Pwyllgor:

 

  • Wedi rhoi ystyriaeth ddyladwy i’r Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2020-21 ac;

Wedi argymell ei bod yn cael ei chyflwyno i’r Cyngor i gael ei chymeradwyo ym mis Chwefror 2020.

179.

Cynnydd Gyda’r Cynllun Archwilio Seiliedig ar Risg 1 Ebrill 2019 i 31 Rhagfyr 2019 pdf eicon PDF 78 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cleient Archwilio adroddiad a oedd yn rhoi datganiad sefyllfa i’r Aelodau ar y cynnydd sy’n cael ei wneud gyda’r gwaith archwilio a oedd wedi’i gynnwys a’i gymeradwyo yng Nghynllun Seiliedig ar Risg Blynyddol y Tîm Archwilio Mewnol 2019-20.

 

Hysbysodd fod y cynllun yn darparu ar gyfer cyfanswm o 1,101 o ddiwrnodau archwilio i gwmpasu’r cyfnod rhwng mis Ebrill 2019 a mis Mawrth 2019. Roedd y diwrnodau hyn wedi’u rhannu’n adolygiadau yr ystyrid eu bod yn rhai Blaenoriaeth Un a’r rhai yr ystyrid eu bod yn rhai Blaenoriaeth Dau gyda’r nod o gwblhau’r cynllun cyfan.

 

Eglurodd fod y cynnydd gwirioneddol yn y cyfnod rhwng chwarter 1af a 3ydd chwarter Cynllun Seiliedig ar Risg 2019/20 wedi’i atodi yn Atodiad A yr adroddiad a oedd yn nodi statws pob adolygiad arfaethedig.

 

Eglurodd y Rheolwr Cleient Archwilio fod Atodiad A yn dangos, o ran y sefyllfa ar 31 Rhagfyr 2019, fod 28 eitem o waith wedi cael eu cwblhau, a bod 23 adolygiad archwilio o blith y rhain wedi arwain at ddarparu barn. Roedd 3 adolygiad arall wedi cael eu cynnal ac adroddiadau drafft wedi cael eu cyhoeddi a oedd yn disgwyl am adborth gan Adrannau Gwasanaeth.

 

Eglurodd y Rheolwr Cleient Archwilio fod y 3 adolygiad archwilio sy’n weddill wedi cael barn archwilio a oedd yn rhoi sicrwydd cyfyngedig, hynny yw dim ond sicrwydd cyfyngedig y gellir ei roi ynghylch y system gyfredol o reolaeth fewnol. Roedd y meysydd hyn fel a ganlyn:

 

  • Ysgol Cwm Ogwr

 

  • System Glirio Awtomataidd y Banciau (BACS)

 

  • Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR)

 

Roedd rhagor o fanylion am y rhain yn adran 4.4 o’r adroddiad.

 

Holodd un o’r Aelodau, mewn perthynas â’r archwiliad gan SWAP o Gludiant rhwng y Cartref a’r Ysgol a oedd yn mynd rhagddo, a oeddent yn rhoi sylw i’r hebryngwyr yn ogystal â gyrwyr y cerbydau. Dywedodd y Rheolwr Cleient Archwilio nad oedd y gwaith wedi dechrau eto ond fe gadarnhaodd fod hyn yn rhywbeth y byddai’r archwilwyr yn bwrw golwg arno.

 

Dywedodd un o’r Aelodau fod rhoi’r gorau i ddefnyddio hebryngwyr yn bwnc trafod mewn cyfarfod Trosolwg a Chraffu diweddar fel maes lle gellid gwneud arbedion. Dywedodd nad oedd hi’n cytuno y dylai hwn fod yn bwnc trafod gan bod llawer o blant ar y bysiau a bod gormod i’r gyrrwr ymdrin ag ef ar ei ben ei hun. 

 

PENDERFYNWYD: Y byddai’r Aelodau’n nodi cynnwys yr adroddiad a’r cynnydd a wnaed yn erbyn Cynllun Archwilio Mewnol Seiliedig ar Risg 2019/20.

 

180.

Blaenraglen Waith Wedi’i Diweddaru 2019/20 pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau am y Flaenraglen Waith ar gyfer 2019/20.

 

Hysbysodd fod nifer o ychwanegiadau newydd i’r Flaenraglen Waith yn ogystal â nifer o adroddiadau a oedd wedi’u gohirio. Roedd y Flaenraglen Waith yn cael ei rhestru yn Atodiad A wrth yr adroddiad. Ychwanegodd fod Adroddiad Hunanasesu’r Pwyllgor Archwilio’n arfer da sy’n galluogi’r Aelodau i hunanasesu a nodi unrhyw fylchau o ran gwybodaeth neu sgiliau y gellid eu gwella gyda hyfforddiant.

 

PENDERFYNWYD: Y byddai’r Aelodau’n nodi’r Flaenraglen Waith wedi’i diweddaru ar gyfer 2019/20.

181.

Eitemau Brys

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

 

Cofnodion:

Dim