To receive declarations of personal and prejudicial interest (if any) from Members/Officers in accordance with the provisions of the Members’ Code of Conduct adopted by the Council from 1 September 2008.

Dim.

To receive for approval the minutes of a previous meeting of the Democratic Services Committee dated 13 July 2017.

PENDERFYNWYD:   Bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd dyddiedig 13 Gorffennaf 2017 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, a hysbysodd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am Adroddiad Blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW), mewn perthynas â lefel ac ystod y gydnabyddiaeth ariannol y mae'n rhaid i'r Awdurdod ei gwneud ar gael i'w Aelodau ar gyfer blwyddyn 2018/19 y Cyngor.

Rhoddodd yr adroddiad rywfaint o wybodaeth gefndir, a gwybodaeth am Reoliadau'r Awdurdodau Lleol (Lwfansau i Aelodau) (Cymru) 2007 a ddarparwyd i sefydlu'r IRWP, a sut roedd Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ymestyn cyfrifoldebau'r Panel a'i bwerau (o dan Adran 142) i benderfynu ar daliadau i Aelodau o awdurdodau lleol.

Yna esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod cynrychiolwyr yr IRWP yn cynnal ymweliadau â'r holl brif Gynghorau yn 2017, i drafod y fframwaith cydnabyddiaeth ariannol, a sut roedd yn cael ei weithredu ym mhob un o'r awdurdodau lleol yng Nghymru. Ychwanegodd fod 52 o benderfyniadau arfaethedig Adroddiad Blynyddol yr IRWP 2018/19 wedi'[u dangos yn Atodiad 1 i'r adroddiad a'u rhannu yn adrannau priodol er eglurder rolau/taliadau a awgrymir ac ati.

Yna aeth y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ymlaen i amlinellu cynigion CBSP o ran sut roedd yn dymuno penderfynu lwfansau i'r holl Aelodau, gan gynnwys y rhai ar gyfer uwch-gyflogau, y Weithrediaeth, Cadeiryddion Pwyllgorau, Arweinwyr Gr?p yr wrthblaid, uchafswm nifer yr uwch gyflogau ac, yn olaf, ar gyfer cyflogau Dinesig. Amlinellodd gweddill yr adroddiad rywfaint o wybodaeth arall yn ymwneud ag Aelodau lleol fel y cynhwysir ym mhenderfyniadau'r IRWP ar gyfer 2018/19, a rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd grynodeb o bob un o'r rhain er budd y Pwyllgor.

Yna eglurodd i'r Aelodau'r farn gan bob Aelod o'r Awdurdod a gafodd ar benderfyniad yr IRWP, ac roedd y rhain yn gyffredinol fel a ganlyn, ynghyd â'r farn a fynegwyd gan Aelodau'r Pwyllgor eu hunain:-

1.       Cyffredinol

Derbyniodd grwpiau Llafur a Phlaid Cymru ynghyd â rhai o'r aelodau annibynnol benderfyniadau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

2.    Ymweliad gan y Panel

Mae'r Cyngor o'r farn bod ymweliad y Panel â phob Awdurdod Lleol yn gyfle amhrisiadwy i amrywiaeth o Aelodau Etholedig unigol drafod rhai o'u problemau'n ymwneud â'r gydnabyddiaeth yn uniongyrchol ag Aelodau'r Panel.  Ystyriwyd ei bod yn fuddiol i'r arfer hwn barhau o leiaf unwaith yn ystod tymor y swydd.

3.    Cyflog Sylfaenol

Mynegodd y Pwyllgor ei bryderon bod y cynnydd yn y Cyflog Sylfaenol yn fwy na'r cap cyflog o un y cant yn y sector cyhoeddus a'i fod yn trin Aelodau Etholedig yn wahanol i gyflogeion yr Awdurdod Lleol.  Deallwyd y gallai Aelodau Etholedig ddewis ymwrthod â rhywfaint o'u cyflog er mwyn cysoni eu cynnydd cyflog â'r cap cyflog sector cyhoeddus ond ystyriwyd bod y gwahaniaeth mewn cynnydd cyflog yn anfon y neges anghywir am nad oedd y sector cyhoeddus mewn sefyllfa i dderbyn cynnydd uwch mewn cyflog ac yna dewis ymwrthod â rhywfaint o'u cyflog wedyn. 

4.    Rhannu Swydd

Roedd y Pwyllgor o'r farn er y gall rhannu swydd fod yn fuddiol i rai unigolion, gallai'r trefniadau rhannu swydd greu anawsterau o ran llywodraethu ac atebolrwydd.  Pe bai trefniadau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 117.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad er mwyn i Aelodau allu ystyried y Strategaeth Dysgu a Datblygu Aelodau Etholedig ddrafft a atodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad, a chynnig diwygiadau priodol i hyn a chymeradwyo ei chyflwyno i'r Cyngor i'w gymeradwyo ar 28 Tachwedd 2017. Byddai hyn yn cyfrannu at waith y Cyngor i ennill statws Siarter CLlLC ar gyfer Cymorth a Datblygu Aelodau

Rhoddodd yr adroddiad rywfaint o wybodaeth gefndir, gan gadarnhau bod y Strategaeth Dysgu a Datblygu Aelodau Etholedig 2012-17 wedi'i chymeradwyo gan y Cyngor yn 2013.

Roedd adolygiad desg o'r Strategaeth wedi'i gynnal yn ddiweddar er mwyn sicrhau ei fod yn addas at y diben a'i ddiweddaru lle y bo angen i adlewyrchu nifer o ffactorau a oedd wedi newid ers cymeradwyo'r Strategaeth Dysgu a Datblygu Aelodau Etholedig wreiddiol.

Rhoddodd adran nesaf yr adroddiad wybodaeth i Aelodau mewn perthynas â'r meysydd canlynol:-

·         Digidoleiddio ac e-ddysgu

·         Cynghorwyr a etholwyd yn 2017

·         Cyfanswm y Cyfleoedd Dysgu a Datblygu

Yna esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod y Strategaeth arfaethedig wedi'i rhannu yn 5 cam, ac roedd manylion y rhain i'w gweld ym mharagraff 4.5 o'r adroddiad.

Yna amlinellodd rhan nesaf yr adroddiad y prosesau Datblygu Aelodau yr oedd yn ofynnol i Gynghorwyr gymryd rhan ynddynt, er mwyn datblygu eu rôl, a dosbarthwyd y rhain fel Hanfodol, Argymhellir a Dewisol.

Yna cynigiodd paragraff 4.9 o'r adroddiad fwy o ddefnydd o gyfleusterau e-ddysgu wrth symud ymlaen, a dulliau lle gallai'r rhain chwarae rhan sylweddol yn y rhaglen gyffredinol ar gyfer Datblygu Aelodau yn y dyfodol.

Gwnaeth Aelod y pwynt y byddai angen i Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol 2015 gael ei hystyried yn ofalus yn y dyfodol ac integreiddio â'r gwaith roedd Aelodau'n ei wneud fel rhan o'u rolau a chyfrifoldebau.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y byddai hon yn gydran allweddol ym mhob adroddiad i Bwyllgorau yn y dyfodol, ac felly byddai'n ymwneud yn uniongyrchol â phrosesau gwneud penderfyniadau'r Cyngor yn y dyfodol.

Gwnaeth Aelodau hefyd annog rôl mentora Cynghorwyr llai profiadol gan yr Aelodau mwy profiadol a sefydledig yn y dyfodol, a phwysigrwydd hyfforddi yn nhymor y swydd bresennol ar gyfer pob Aelod o'r Cyngor.

PENDERFYNWYD:            Bod y Pwyllgor yn:-

(1)  Ystyried y cynigion a gynhwysir yn yr adroddiad a'r Strategaeth Dysgu a Datblygu Aelodau Etholedig a atodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad a chytuno ar y cynigion hyn.

Cymeradwyo'r Strategaeth ar gyfer y cyfnod 2017-22 i'r Cyngor i'w chymeradwyo yn ei gyfarfod a drefnwyd ar gyfer 29 Tachwedd 2017.   

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, a diben yr adroddiad oedd:

·         Cyflwyno’r Disgrifiadau Rôl Aelodau Etholedig i’w hystyried gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

·         Gofyn i'r Pwyllgor gynnig unrhyw ddiwygiadau a all fod yn ofynnol i’r Disgrifiadau Rôl Aelodau Etholedig a chytuno ar y diwygiadau hyn

·         Cymeradwyo cyflwyno’r Disgrifiadau Rolau Aelodau Etholedig y cytunwyd arnynt i’r Cyngor i’w cymeradwyo yn ei gyfarfod a drefnwyd ar gyfer 20 Rhagfyr 2017.

Cyfeiriodd at baragraff 4.1 o’r adroddiad, a bod y priod Ddisgrifiadau Rôl Aelodau Etholedig wedi’u datblygu o’r disgrifiadau rôl enghreifftiol a baratowyd gan CLlLC a’u teilwra i ofynion y rolau a wneir gan Gynghorwyr yn CBSP. Ychwanegodd fod disgrifiadau rôl ychwanegol wedi’u datblygu gan y Swyddogion ym Mhen-y-bont ar Ogwr, ar gyfer Mentor yr Aelod a Llywodraethwr Ysgol yr ALl. Roedd y rhain wedi’u hatodi yn Atodiadau 1 – 19 yn gynhwysol, i’r adroddiad, ac roedd Atodiad 20 yn rhoi manylion disgrifiad rôl generig ar gyfer cynrychiolwyr Cyrff Allanol.

Cyfeiriodd adran nesaf yr adroddiad at rolau Portffolio Unigol, a rhoddodd paragraff 4.3 o’r adroddiad wybodaeth mewn perthynas â Siarter CLlLC ynghylch Cymorth a Datblygu Aelodau a amlinellodd fod aelodau’n cael eu cefnogi gan ddisgrifiadau rôl, fel y dangoswyd ym mharagraff 4.3.1 o’r adroddiad. Byddai’r rhain yn cael eu defnyddio hefyd fel rhan o Adolygiad Datblygu Personol yr Aelod penodol.

O ran goblygiadau ariannol yr adroddiad, cadarnhaodd y byddai angen cyfieithu disgrifiadau rôl yr Aelodau Etholedig am gost fras o £480, gyda'r holl weithgareddau a nodwyd yn yr adroddiad yn cael eu cyllido o'r ddarpariaeth gyllideb bresennol.

Gofynnodd Aelod y gallai fod yn ddefnyddiol os yw'n bosibl fonitro faint o aelodau'r cyhoedd sy'n cyrchu adran Gymraeg gwefan y Cyngor, mewn perthynas â'r wybodaeth a baratoir yn ddwyieithog gan yr Adran Gwasanaethau Democrataidd.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n cysylltu â thîm Bridgenders yn CBSP yngl?n â hyn.

PENDERFYNWYD:         Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn:

(1)  Ystyried yr holl Ddisgrifiadau Rôl Aelodau amrywiol fel yr atodir yn Atodiadau i'r prif adroddiad a chytuno ar y rhain a'u derbyn.

(2)  Nodi'r canllawiau i Gyrff Allanol fel y'u dangosir yn Atodiad 20 i'r adroddiad.

 Cymeradwywyd yn amodol ar 8.1.1 ac 8.1.2 o'r adroddiad, bod y disgrifiadau rôl diwygiedig yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor yn cael eu cymeradwyo ar 20 Rhagfyr 2017

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad er mwyn rhoi'r diweddaraf i'r Pwyllgor ar berfformiad gwasanaethau a ddarperir i Aelodau Etholedig.

Roedd yr adroddiad yn cwmpasu'r meysydd gwasanaeth a nodir isod, a gwnaeth y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ymhelaethu ar y rhain yn ogystal â nodi'r pwyntiau amlwg i'w rhannu ag Aelodau, a oedd yn cynnwys canran presenoldeb Aelodau yn y digwyddiadau hyn:-

• Nifer yr Atgyfeiriadau Aelodau (1 Gorffennaf – 30 Medi 2017);
• Gweithgareddau Sefydlu/Rhaglen Datblygu Aelodau (ers yr etholiadau lleol);
• Gweithdai Aelodau;
• Briffio cyn y Cyngor;

Cadarnhaodd yr adroddiad fod hyfforddiant TGCh unigol wedi'i ddarparu hefyd i'r Aelodau hynny a oedd wedi gofyn am hyn.

Yn atodedig i'r adroddiad yn Atodiad 1, roedd Rhaglen Datblygu Aelodau ddrafft. Nododd hyn y sesiynau Datblygu Aelodau a drefnwyd i'w cyflawni eleni.

Yna rhoddodd Paragraff 4.2.6 o'r adroddiad fanylion am bynciau a gynlluniwyd ar gyfer eu cynnwys yn y Rhaglen Datblygu Aelodau, ac roedd paragraff 4.2.7 yn rhestru eitemau posibl i'w hystyried ar gyfer eu cynnwys yn y Rhaglen Datblygu Aelodau.

O ran y cyntaf, roedd yr Aelodau'n teimlo y dylai'r eitem o ran Hyfforddiant Mentora Aelodau gael ei symud ymlaen o fis Ebrill 2018 i'r mis nesaf neu ddechrau 2018.

Mewn perthynas â'r eitemau a awgrymwyd ar gyfer y Rhaglen Datblygu Aelodau, roedd y Pwyllgor o'r farn y gallai'r tair sesiwn yn ymwneud ag Awtistiaeth gael eu huno yn un sesiwn fwy.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y gallai Aelodau flaenoriaethu'r rhain o ran eu trefnu yn ystod y misoedd nesaf, cyn gynted ag y byddent yn cael rhagor o wybodaeth am y pynciau, yn ogystal â phenderfynu pa eitemau y dylid eu cario ymlaen i Ebrill 2018 – Mawrth 2019. Roedd Aelod o'r farn y byddai'n fuddiol pe gallai eitem ‘Cyflwyniad i Fudd-daliadau Lles’ gael ei hychwanegu at y Rhaglen Datblygu Aelodau yn y dyfodol, a chytunodd yr Aelodau i hyn.

Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y gallai rhai sesiynau hyfforddi/datblygu Aelodau gael eu cynnwys fel rhan o ddigwyddiadau “Gornest Gron”.

Roedd rhan nesaf yr adroddiad yn cynnwys pynciau e-ddysgu a awgrymwyd i'w cynnwys yn y Rhaglen Datblygu Aelodau, yn ogystal ag unrhyw bynciau y gellir eu hystyried yn addas ar y wefan Dysgu a Datblygu neu wefan AWA.

Yna roedd paragraff 4.2.11 o'r adroddiad yn cynnwys pynciau a gynlluniwyd ar gyfer briffiadau cyn y Cyngor sydd ar y gweill, ac roedd yr Aelodau o'r farn y dylai Aelodau Seneddol gael eu lobïo ar yr eitem mewn perthynas â Chredyd Cynhwysol, gan fod hwn yn bwnc hynod bwysig a fyddai'n cael effaith sylweddol ar etholwyr. Roedd Aelod o'r farn y dylai eitem gael ei hychwanegu at yr atodlen hon ar bwnc Cymoedd i'r Arfordir, er mwyn gallu gwahodd Prif Weithredwr newydd y sefydliad hwn a'i gyflwyno i'r Aelodau.

Yna amlygodd Paragraff 4.2.13 o'r adroddiad feysydd Cynllunio lle byddai hyfforddiant i Aelodau'r Pwyllgor Rheoli Datblygu, ond nodwyd y gallai'r holl Aelodau fynd i'r sesiynau hyfforddi hyn pe baent yn dymuno hynny.

Rhoddodd adran nesaf yr adroddiad fanylion am weddarlledu cyfarfodydd Pwyllgor, a chadarnhaodd y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 120.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, er mwyn hysbysu'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am yr eitemau arfaethedig a gaiff eu hystyried yn ei gyfarfodydd dilynol.

Manylwyd ar yr eitemau arfaethedig i'w cynnwys fel rhan o'r flaenraglen waith yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Dangosodd Paragraff 4.5 o'r adroddiad ar ffurf fformat Tabl, amserlenni dros dro y disgwyliwyd eu bodloni ar gyfer yr eitemau ynddynt, yr oedd yn ofynnol eu bodloni er mwyn cyflawni cais yr Awdurdod am Siarter Cymdeithas Llywodraeth Leol (CLlLC) yn 2018.

Roedd yr Aelodau o'r farn y dylai'r eitem o ‘Nodi a hyfforddi Mentoriaid posibl i Aelodau Etholedig,’ a oedd yn ofynnol i'w gyflawni erbyn 30 Ebrill 2018 er mwyn bodloni statws y Siarter, gael ei hystyried mewn cyfarfod ychwanegol o'r Pwyllgor. Roedd yr Aelodau o'r farn y dylai'r cyfarfod hwn gael ei gynnull ym mis Ionawr 2018, fel bod yr holl fusnes a amserlennwyd ar gyfer y Pwyllgor yn y Rhaglen o Gyfarfodydd presennol tan fis Mai 2018, yn cael ei gymhwyso a'i brosesu'n ddigonol, yn enwedig er mwyn i'r Pwyllgor adolygu prosesau ar gyfer yr Adolygiadau Datblygu Personol (PDRs), Adroddiadau Blynyddol, ynghyd â'r cynlluniau ar gyfer Mentora Aelodau. Roedd yr Aelodau o'r farn y dylai'r cyfarfod hwn gael ei ychwanegu at y cylch presennol ym mis Ionawr 2018 neu oddeutu'r adeg honno.

PENDERFYNWYD:     (1) Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ystyried y flaenraglen waith arfaethedig atodedig fel Atodiad i'r adroddiad.

Bod yr Aelodau'n argymell i'r Cyngor bod cyfarfod pellach o'r Pwyllgor yn cael ei gynnull rywbryd ym mis Ionawr 2018, er mwyn ystyried unrhyw eitemau busnes ychwanegol ar hyd y llinellau a nodwyd yn yr adroddiad ac a drafodwyd yn y cyfarfod.

To consider any item(s) of business in respect of which notice has been given in

accordance with Part 4 (paragraph 4) of the Council Procedure Rules and which the person presiding at the meeting is of the opinion should by reason of special circumstances be transacted at the meeting as a matter of urgency.

Dim.