Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Cafwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd E Venables.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y  2/11/2017.

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2017 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Pennaeth Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad yn gofyn i’r Pwyllgor:

• Ystyried cynigion i ddiweddaru’r broses o gynhyrchu Adroddiadau Blynyddol Aelodau Etholedig a’r broses adrodd gysylltiedig;
• Penderfynu cyflwyno’r broses y cytunir arni i’r Cyngor er mwyn ei chymeradwyo;
• Cymeradwyo dynodi hyfforddiant ar gyfer paratoi Adroddiadau Blynyddol fel hyfforddiant a gaiff ‘ei argymell i’r holl Aelodau’.

Eglurodd fod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i bob awdurdod lleol yng Nghymru drefnu i’w Haelodau Etholedig baratoi a chyhoeddi Adroddiad Blynyddol am eu gweithgareddau.

Aeth rhagddo i egluro mai Pen-y-bont ar Ogwr oedd yr awdurdod a oedd yn arwain y ffordd yng Nghymru o ran datblygu a chyflwyno Adroddiadau Blynyddol.

Yna, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod y broses bresennol yng nghyswllt yr uchod wedi’i hadolygu i adlewyrchu’r newidiadau yn y wybodaeth sydd ar gael am Aelodau Etholedig ar wefan y Cyngor ac i gyd-fynd â Safonau’r Gymraeg. Hefyd, meddai, dylid defnyddio cyn lleied o adnoddau â phosibl i greu, gweinyddu a chyhoeddi Adroddiadau Blynyddol Aelodau Etholedig yn ddwyieithog.

Aeth rhagddo i ddweud y byddai adran y Gwasanaethau Democrataidd yn rhoi templed ar ffurf dogfen Word (Atodiad 1 i’r adroddiad) i bob Aelod, bob mis Ebrill, i’w helpu i baratoi Adroddiad.

Cadarnhaodd ymhellach y gallai’r Aelodau Etholedig hynny a oedd yn dymuno paratoi Adroddiad Blynyddol gwblhau’r drafft cychwynnol yn ymwneud â’r cyfnod rhwng 1 Mai y flwyddyn flaenorol tan 30 Ebrill y flwyddyn gyfredol. Ychwanegodd y gallai Aelodau Etholedig ddefnyddio’r canllawiau diwygiedig (Atodiad 3) i gwblhau eu hadroddiadau. Byddai angen anfon yr adroddiadau drafft at y Gwasanaethau Democrataidd erbyn 31 Mai bob blwyddyn. 

Byddai’r adroddiadau a gymeradwyir yn cael eu cyfieithu, a byddai dolenni at y fersiynau Cymraeg a Saesneg yn cael eu cynnwys ar dudalennau proffil yr Aelodau Etholedig ar wefan y Cyngor erbyn 1 Medi bob blwyddyn.

Tanlinellodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod yr Aelodau’n cael dewis cynhyrchu Adroddiad Blynyddol neu beidio - nid oedd yn orfodol. Ychwanegodd, fodd bynnag, y byddai Panel Taliadau Annibynnol Cymru yn cael gwybod faint o Aelodau Etholedig oedd yn gwneud hynny.

Daeth Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd â’i gyflwyniad i ben drwy amlinellu materion yn ymwneud â hyfforddiant ar gyfer cyflwyno Adroddiadau Blynyddol, a’r goblygiadau ariannol.

Gofynnodd un Aelod at ba ddiben y defnyddiwyd y wybodaeth a fyddai’n cael ei chynnwys mewn Adroddiad Blynyddol.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd mai diben paratoi Adroddiad Blynyddol oedd helpu’r cyhoedd i ddeall rôl Cynghorwyr yn well, a’r hyn a oedd ynghlwm wrth y gwaith. Byddai’r Adroddiadau hefyd yn hybu cais yr awdurdod am Freinlen Cynorthwyo a Datblygu Cynghorwyr CLlLC.  

Awgrymodd un Aelod y dylai’r Pwyllgor gael gwybod, erbyn mis Mai nesaf,  faint o Aelodau oedd wedi cyflwyno Adroddiad Blynyddol, a chytunodd y Pwyllgor â’r awgrym hwn.

PENDERFYNWYD:   Y byddai’r Cyngor yn:

(1)  Ystyried y newidiadau i’r broses o baratoi Adroddiadau Blynyddol a’r amserlen arfaethedig ar gyfer cyhoeddi Adroddiadau Blynyddol 2017/18.

(2)  Nodi y byddai’r broses o baratoi Adroddiadau Blynyddol yn cael ei chyflwyno i’r Cyngor ei chymeradwyo erbyn 28 Mawrth 2018.   

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, gan gyflwyno’r cynigion a ganlyn:

(1)   Cyflwyno proses Adolygu Datblygiad Personol (PDR) a fydd ar gael i’r holl Aelodau Etholedig;

(2)  Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r broses Adolygu Datblygiad Personol yn ei gyfarfod ar 28 Mawrth 2018.

Roedd angen i’r Aelodau gofio, meddai, am y rolau a’r cyfrifoldebau amrywiol roedd disgwyl iddynt ymgymryd â nhw, gan ychwanegu y byddai’r broses PDR yn helpu’r Aelodau Etholedig i nodi pa gymorth allai eu cynorthwyo i gyflawni’u rôl yn effeithiol. Drwy sicrhau’r lefel briodol o wybodaeth, sgiliau a phrofiad a nodir fel rhan o’r broses Adolygu Datblygiad Personol, byddent hefyd yn gallu hybu pob un o Flaenoriaethau Corfforaethol y Cyngor, fel y nodir ym mharagraff 2 o’r adroddiad.

Yna, cafwyd rhywfaint o wybodaeth gefndir, yn cadarnhau bod y Cyngor, yn ei gyfarfod ar 6 Medi, wedi cytuno i wneud cais i’r CLlLC am y Freinlen Cynorthwyo a Datblygu Cynghorwyr. Nododd yr adroddiad hwn mai un o’r meini prawf roedd angen eu bodloni oedd yr angen i fabwysiadu proses Adolygu Datblygiad Personol y gellid ei chynnig o’r holl Aelodau, ac y byddai’n rhaid i’r rhai ar gyflogau uwch ei dilyn. Byddai’nddewisol i Aelodau eraill fodd bynnag.

O ran dogfennau PDR, ystyriwyd tri thempled cyfweliadau yn ystod y weinyddiaeth ddiwethaf a chawsant eu hadolygu a’u diweddaru’n ddiweddarach. Y rhain oedd y ddogfen PDR Cynhwysfawr (Atodiad 1 i’r adroddiad); y ddogfen PDR Canolraddol (Atodiad 2) a’r ddogfen PDR Sylfaenol (Atodiad 3).

Cafwyd rhagor o fanylion ynghylch faint o wybodaeth roedd angen ei chynnwys ym mhob un o’r dogfennau hyn. Cafwydbraslun o’r broses y byddai angen ei mabwysiadu i baratoi’r PDR. Byddaihefyd angen cynnig hyfforddiant priodol i’r Aelodau, ac yn enwedig Aelodau newydd, cyn i’r broses PDR ddechrau.

Cynigiwydhefyd y dylai pob gr?p gwleidyddol yn y Cyngor ddewis y rhai a fyddai’n cynnal Adolygiadau.

Ar ddiwedd yr adroddiad, cadarnhawyd yr amserlenni roedd angen cadw atynt o ran cyflwyno’r cais ar gyfer Breinlen CLlLC; o ran cymeradwyo’r broses PDR, ei rhoi ar waith, a chwblhau adolygiadau’r rhai a oedd ar gyflogau uwch (h.y. yr adolygiadau gorfodol).

Gofynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i’r Aelodau ddewis y templed gorau, yn eu barn nhw, ar gyfer y cyfweliadau a chytuno ar un i’w gyflwyno.

Ganei fod yn dymor gwasanaeth newydd a bod nifer o Aelodau newydd, teimlwyd y byddai’n well dewis y templed sylfaenol. Gellid adolygu’r broses eto ymhen 12 mis. 

PENDERFYNWYD:      Y byddai’r Pwyllgor yn:

(1)  Dewis y ddogfen PDR sylfaenol, sydd ynghlwm yn Atodiad 3 i’r adroddiad, i fwrw ymlaen â’r broses yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr.

(2)  Cymeradwyo’r gweithgareddau a’r amserlenni arfaethedig fel y nodir ym mharagraff 4.5.1 o’r adroddiad.

(3)  Cytuno i fwrw ymlaen i adolygu pa mor  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 127.

CyflwynoddPennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i roi gwybod i’r Pwyllgor am y broses Mentora Aelodau, a’r cynnydd a wnaed o ran dewis a hyfforddi Mentoriaid. 

Wrthroi cefndir y cynllun, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod mentora’n berthynas wirfoddol a chyfrinachol, sy’n caniatáu i Aelodau newydd fanteisio ar brofiad Aelodau eraill chael arweiniad ganddynt.

Cyn etholiadau Llywodraeth Leol 2012, meddai, roedd yr Awdurdod wedi sefydlu proses Mentora Aelodau, a hyfforddwyd tua 20 o Aelodau i fentora eraill.

Yn dilyn etholiadau Llywodraeth Leol 2017, penderfynodd y Cyngor gyflwyno cais i CLlLC am y Freinlen Cynorthwyo a Datblygu Cynghorwyr. Un o’r meini prawf oedd yr angen i sefydlu proses Mentora Aelodau, a fyddai’n cael ei chynnig i bob Aelod. O ganlyniad, adolygwyd y broses fentora, ynghyd â rôl y mentoriaid, i sicrhau ei bod yn addas i’r diben.

Cafodddisgrifiad o rôl y Mentoriaid (Atodiad 1 i’r adroddiad) ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 20 Rhagfyr 2017.

Roedd rhan nesaf yr adroddiad yn esbonio’r broses fentora ymhellach ac, os caiff ei chwblhau’n llwyddiannus, bydd yn caniatáu i Aelodau ‘dyfu’ yn eu rôl wrth wella’u sgiliau, gwybodaeth, dealltwriaeth ac ymddygiad ymhellach,

Yn yr adroddiad, nodwyd y Cynghorwyr hynny a oedd wedi dangos diddordeb mewn bod yn Fentor, ar sail grwpiau gwleidyddol. Nodwyd yn y cyfarfod y dylid cynnwys y Cynghorwyr Voisey a Giffard yn y tabl, er iddynt gael eu hepgor o’r rhestr hon, a chafodd hyn ei gydnabod gan Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd.

Daeth Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd â’i adroddiad i ben drwy gadarnhau y byddai CLlLC yn darparu hyfforddiant ar 1 Chwefror 2018 am 4.00pm, a  byddai hyn yn seiliedig ar Ganllawiau CLlLC i Fentoriaid Aelodau, fel y nodir yn Atodiad 2 i’r adroddiad. 

Yn olaf, dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai rhagor o Aelodau’n cynnig bod yn Fentoriaid maes o law. 

PENDERFYNWYD:   Nodi’r broses arfaethedig ar gyfer Mentora Aelodau.

CyflwynoddPennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am yr eitemau arfaethedig i’w hystyried yn ei gyfarfodydd fel rhan o Flaenraglen Waith dreigl, sydd ynghlwm yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Teimlai’rAelodau fod angen adroddiad manylach o ran y posibilrwydd o gyflwyno system newydd yn lle system gyfeirio bresennol yr Aelodau, ond cytunwyd y gellid ystyried hyn fel rhan o’r adroddiad rheolaidd yn dwyn y teitl ‘Gwybodaeth ddiweddaraf am wasanaethau’. Mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu  yn ddiweddar, roedd Aelodau wedi gofyn am ragor o waith dadansoddi data yn y dyfodol mewn perthynas â system gyfeirio’r Aelodau, gan ddweud nad oedd modd gwneud hynny drwy’r system bresennol. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y gellid ystyried hyn, ond nid oedd yn hyderus y gellid cyflwyno system newydd yn y dyfodol agos, a hynny oherwydd nad oedd digon o gyllid ar gael e.e. i ddatblygu’r feddalwedd briodol at y diben hwn.  Byddai, fodd bynnag yn ystyried y cais, a rhoi gwybod i’r Aelodau am y goblygiadau o ran y gost o gyflwyno system fwy cynhwysfawr a datblygedig, a hynny fel rhan o adroddiad ar wasanaethau yn y cyfarfod nesaf. 

Byddaigweddill yr eitemau a restrwyd yn y Flaenraglen Waith yn cael eu blaenoriaethu, yn y cyfarfod ym mis Mawrth, i’w cyflwyno mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

Byddai’r eitem, y Wybodaeth Ddiweddaraf am Adroddiadau Blynyddol a’r broses Adolygu Datblygiad Personol, yn cael ei thynnu oddi ar y Flaenraglen Waith, yn dilyn yr hyn a gytunwyd gan yr Aelodau’n gynharach yn y cyfarfod. 

PENDERFYNWYD:    Ystyried y Flaenraglen Waith arfaethedig, yn amodol ar y newidiadau a nodir uchod.             

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim.