Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 21/06/2018

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad a roddodd wybod i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am y broses a ddilynir i benodi’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. 

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Adran 8 (1) Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn gofyn i’r Awdurdod benodi un o’i swyddogion i gyflawni swyddogaethau’r gwasanaethau democrataidd yn Adran 9 y Mesur, a bod angen felly dynodi person i fod yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor.

Dywedodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd bod y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd blaenorol wedi ymddiswyddo o’i swydd yn ddiweddar. Byddai angen penodi Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd interim er mwyn bodloni’r gofynion statudol, a chynigiwyd y dylid dynodi’r Prif Gyfreithiwr yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd Interim a hynny ar unwaith.  

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn dynodi Prif Gyfreithiwr yr Awdurdod yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd Interim i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd y Cyngor a hynny ar unwaith.

Cyflwynodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad a roddai wybodaeth i Aelodau ynghylch Adroddiad Blynyddol Drafft Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol Cymru mewn perthynas â lefel ac amrediad y gydnabyddiaeth y mae’n rhaid i’r Cyngor ei chynnig i’w Aelodau ar gyfer blwyddyn fwrdeistrefol 2019/20.

Amlinellodd y codiad yng nghyflog Aelodau ar Gyflog Sylfaenol, Uwch Gyflog a Chyflog Dinesig.   

Dywedodd bod y Cyflog Sylfaenol yn £13,600 ar hyn o bryd a bod y Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol yn cynnig codi hyn 1.97%, i £13,868. Nododd bod hawl gan y Cyngor i dalu 18 uwch gyflog ond bod y Cyngor wedi penderfynu talu 15 uwch gyflog.

Mae’r Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol wedi cynnig codiad i Arweinwyr ac aelodau’r Weithrediaeth oherwydd lefel sylweddol y cyfrifoldeb sydd arnynt. Rhestrir yr Uwch Gyflogau presennol isod ynghyd â’r Uwch Gyflogau arfaethedig. 

Mae’r Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol yn cynnig bod y 3 band presennol ar gyfer talu Cyflogau Dinesig yn cael eu dileu a bod taliadau o hyn ymlaen ar un band; byddai’r codiad i’r Maer a’r Dirprwy Faer yn £22,568 a £17,568.

O ran Cymorth i Aelodau, mae’r Panel wedi nodi y dylai pob awdurdod, drwy ei Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, sicrhau bod ei aelodau etholedig yn derbyn cymaint o gymorth ag sy’n angenrheidiol iddynt allu cyflawni eu dyletswyddau’n effeithiol. Dylid sicrhau bod holl aelodau etholedig yn cael ffôn, e-bost a chyfleusterau rhyngrwyd digonol sy’n rhoi mynediad electroneg at wybodaeth briodol.

Ni ddylai’r cymorth hwn gostio dim i’r aelod unigol. Ni ddylai unrhyw awdurdod wneud didyniadau o gyflogau aelodau fel cyfraniad tuag at gost y cymorth y mae’r awdurdod wedi penderfynu ei bod yn angenrheidiol ar gyfer effeithiolrwydd a/neu effeithlonrwydd aelodau.   

Mewn perthynas ag Aelodau Cyfetholedig, mae’r Panel wedi nodi bod yn rhaid i bob awdurdod, drwy ei Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd neu bwyllgor priodol arall, sicrhau bod aelodau cyfetholedig sydd â’r hawl i bleidleisio, yn derbyn cymaint o gymorth ag sy’n angenrheidiol iddynt allu cyflawni eu dyletswyddau’n effeithiol. Ni ddylai’r cymorth hwn gostio dim i’r aelod unigol.

Nid oes unrhyw newidiadau i gostau Teithio a Chynhaliaeth, Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol neu Absenoldeb Teuluol. 

Dywedodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd wrth y Pwyllgor ei fod a’r Cadeirydd yn gynt y diwrnod hwnnw wedi mynychu cyfarfod ymgynghori gyda’r Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol yn Abertawe. Gofynnodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd am sylwadau’r Pwyllgor ynghylch y cynigion a wnaed gan y Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol.  Roedd y Pwyllgor yn teimlo bod angen ystyried canfyddiadau’r cyhoedd a’r ffaith bod cyllidebau yn gostwng yn barhaus wrth sôn am dderbyn codiad cyflog.

Gofynnodd y Pwyllgor am wybodaeth am gyfanswm y codiad yng nghyflogau Aelodau gan gynnwys y rhai sy’n derbyn Uwch Gyflogau. 

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:

(1)    yn nodi cynnwys yr adroddiad ac yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 148.

Cyflwynodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar y sefyllfa/cynnig presennol ar Broses Atgyfeiriadau gan Aelodau. Rhoddodd wybodaeth i Aelodau hefyd ar berfformiad Atgyfeiriadau gan Aelodau i chwarter 1 a chwarter 2 o flwyddyn ariannol 2018-19.

Dywedodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd bod gweithgor swyddogion wedi’i sefydlu i symud ymlaen gydag adolygiad o Broses y Cyngor ar gyfer Atgyfeiriadau gan Aelodau. Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau sy’n cadeirio’r gweithgor. Cynigiwyd bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn enwebu tri Chynghorydd i roi eu mewnbwn i’r gweithgor swyddogion o ran llywio’r Broses Atgyfeiriadau gan Aelodau i’r dyfodol.  

Amlinellodd y perfformiad o chwarter 1 mewn perthynas ag atgyfeiriadau’r gwahanol gyfarwyddiaethau sydd ar y gweill neu rai sydd wedi’u cwblhau, gan nodi bod y perfformiad dros 93% o’r holl atgyfeiriadau a wnaed. Roedd perfformiad yn chwarter 2 yn 71.77%; mae’r ffaith bod lai o adnoddau staffio dros gyfnod yr haf yn debygol o fod yn gyfrifol am y gostyngiad hwn.

PENDERFYNWYD:  (1) Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn enwebu’r Cynghorydd Elaine Venables, y Cynghorydd Malcolm James a’r Cynghorydd Stephen Smith i roi mewnbwn i’r gweithgor swyddogion o ran llywio’r Broses Atgyfeiriadau gan Aelodau,  (2) Yn nodi Perfformiad y Gyfarwyddiaeth a’r Cyngor o ran Atgyfeiriadau gan Aelodau i chwarterau 1 a 2. 

(3) Y dylai Swyddogion reoli disgwyliadau Cynghorwyr a sicrhau eu bod yn rhoi gwybodaeth iddynt am hynt atgyfeiriadau. 

Rhoddodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd wybodaeth a diweddariad ynghylch rhaglen hyfforddi a datblygu Aelodau’r Cyngor a gweithgareddau cysylltiedig.  

Rhoddodd amlinelliad o sesiynau Hyfforddi a Datblygu Aelodau, Sesiynau Hyfforddi’r Pwyllgor Datblygiad a Rheoli a sesiynau briffio Cyn Cyfarfodydd y Cyngor sydd wedi’u darparu ers 1 Ebrill 2018.  

Dywedodd wrth y Pwyllgor y byddai’r Swyddog Monitro’n cynnal Hyfforddiant Cod Ymddygiad yn bennaf i Gynghorwyr Tref a Chymuned ar 29 Hydref, ond bod croeso i holl Aelodau fynychu pe byddent am wneud hynny. 

Amlinellodd y Briffiau Cyn Cyfarfodydd y Cyngor sydd wedi’u trefnu: 

• 24 Hydref: Ymarfer Ymgynghori ynghylch y Gyllideb gyda Chynghorwyr
• 21 Tachwedd: Gofalwyr Ifanc
• 19 Rhagfyr: Gwrth-Gaethiwed a Masnachu Pobl
• 23 Ionawr: Cynllun Datblygu Gwledig
• 20 Chwefror: Ymweld ar Rota

Amlinellodd raglen sesiynau hyfforddi’r Pwyllgor Datblygiad a Rheoli i’r dyfodol:  

• 2 Tachwedd: Hysbysiadau a gweithdrefnau Adran 215
• 3 Ionawr: Adroddiad Perfformiad Diwedd Blwyddyn
• 14 Chwefror: Systemau Draenio Cynaliadwy a Chyrff Cymeradwyo SuDS – y System Newydd
• 28 Mawrth: Cyfraniadau addysg a lleoedd dros ben yn Ysgolion yr 21ain ganrif

Amlinellodd hefyd y Sesiynau Hyfforddi a Datblygu Aelodau/Briffiau Cyn Cyfarfodydd y Cyngor i’w trefnu: 

• Addysg Ddewisol yn y Cartref
• Defnyddio Mapiau Pontydd
• Ymwybyddiaeth o Anghenion Dysgu Ychwanegol ac Awtistiaeth
• Hyfforddiant Craffu – Amrywiol 
• Ffrindiau Dementia – Sesiwn Ail-adrodd
• Gweithio Rhanbarthol/Partneriaeth Cwm Taf

Aeth yna ymlaen i roi manylion am y cyrsiau a ddarparwyd ers dechrau’r tymor etholiadol a nifer yr Aelodau sydd wedi cwblhau bob un o’r cyrsiau hyn. Esboniodd mai 20 Aelod yn unig sydd wedi ymwneud â modiwlau e-ddysgu ers dechrau’r tymor etholiadol a gofynnodd i’r pwyllgor sut y gellir annog Aelodau i wneud mwy o ddefnydd o’r cyfleusterau e-ddysgu sydd ar gael. 

Pwysleisiodd Aelodau’r Pwyllgor bwysigrwydd y modiwlau e-ddysgu gan eu bod yn cael eu darparu fel rhai gorfodol i Gynghorwyr ond nad oes rhwymedigaeth gyfreithiol i’w cwblhau. Roedd y Pwyllgor o’r farn bod rhai Cynghorwyr yn cael trafferth mewngofnodi i’r system er mwyn ymgymryd â’r hyfforddiant. Esboniodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd bod angen i’r Aelodau ddefnyddio eu rhif cyflogres i fewngofnodi i’r porthol e-ddysgu.

Dywedodd hefyd wrth y Pwyllgor bod croeso i’r holl Aelodau fynychu sesiynau hyfforddi Datblygiad a Rheoli ac nad oedd yn rhaid iddynt fod yn aelod o’r Pwyllgor i fynychu’r sesiynau.

Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai modd cael esboniad am y mathau o hyfforddiant a beth fyddent yn ei olygu er mwyn i Gynghorwyr gael darlun gwell cyn penderfynu mynychu.  

Gofynnodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd wrth y pwyllgor a oeddynt am wneud unrhyw sylwadau eraill ynghylch sesiynau hyfforddi. 

Roedd y Pwyllgor yn awyddus i gael yr hyfforddiant Mapiau Pontydd cyn gynted â phosibl gan y byddai’r hyfforddiant hwnnw wedi bod yn ddefnyddiol ar sawl achlysur gan arbed llawer o amser ar atgyfeiriadau. Esboniodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd ei fod yn mynd i gyfarfod â’r Adran TGCh i drafod syniadau a phroses hyfforddi Cynghorwyr ac y byddai’n rhoi gwybod iddynt am unrhyw ddatblygiadau pellach. Gofynnodd a oedd y Pwyllgor eisiau i’r hyfforddiant fod ar ffurf Briffiau Cyn Cyfarfod y Cyngor  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 150.

Cyflwynodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a roddodd ddiweddariad i’r Pwyllgor ynghylch trefniadau ar gyfer gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor, y Cabinet a Phwyllgorau. 

Dywedodd wrth y Pwyllgor bod y Cyngor wedi caffael a chyflwyno gwasanaeth gwe-ddarlledu arloesol a roddwyd ar waith yn 2017/18. Cafodd y gwasanaeth hwn ei ail-gaffael ar gyfer 2018/19 a bu’r un darparwr yn llwyddiannus. Fel rhan o’r broses, aethpwyd ati i gaffael Cyfleuster Dwy Iaith hefyd, a rhoddwyd y cyfleuster hwn ar waith yn Awst 2018. 

Esboniodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd bod y system hon wedi’i rhoi ar waith fel bod y Cyngor yn gallu darparu gwasanaeth Cymraeg pe byddai gofyniad deddfwriaethol yn y dyfodol i we-ddarlledu yn Gymraeg a Saesneg. 

Rhoddodd esboniad o’r ystadegau ar gyfer gwe-ddarlledu yn 2017/18, a hefyd y ffigurau hyd yma ar gyfer 2018/19. Ceir y manylion isod, ynghyd â rhai ffigurau ychwanegol nad oedd ar gael adeg ysgrifennu’r adroddiad. 

Mynegodd Aelodau eu pryder ynghylch y nifer sy’n gwylio gan nodi eu bod yn credu bod angen mynd i’r afael â’r mater. 

Esboniodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd bod y Tîm Gwasanaethau Democrataidd wedi bod yn gweithio gyda’r Tîm Cyfathrebu i roi cyhoeddusrwydd i’r cyfarfodydd sydd wedi’u gwe-ddarlledu yn ddiweddar ar dudalennau Twitter a Facebook y Cyngor. Mae’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd a’r Tîm Cyfathrebu yn bwriadu parhau i wneud hyn fel dull rheolaidd o ymgysylltu â’r cyhoedd yn ogystal â chwilio am ffyrdd eraill i hybu diddordeb. Esboniodd yr Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd wrth y Pwyllgor hefyd ei fod yn cydweithio â’r Tîm Cyfathrebu a darparwyr system Gwe-ddarlledu a Rheoli Pwyllgorau’r Cyngor ynghylch creu dolenni ychwanegol ar wefan y Cyngor fel bod y gwasanaeth gwe-ddarlledu’n fwy amlwg i bawb. 

Roedd y Pwyllgor o’r farn y byddai angen adolygu’r sefyllfa gwe-ddarlledu yn y dyfodol pe na bai niferoedd gwylio cyffredinol yn gwella.  Roedd y Pwyllgor hefyd o’r farn bod angen ymgysylltu’n well â’r cyhoedd fel bod y gwasanaeth gwe-ddarlledu’n fwy amlwg er mwyn annog mwy i wylio. Bu’r Pwyllgor hefyd yn ystyried rôl yr aelodau o ran ymgysylltu â’u hetholwyr ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol ynghylch gwe-ddarlledu cyfarfodydd. 

Cynigir bod y cyfarfodydd canlynol yn cael eu gwe-ddarlledu:  

• Pwyllgor Datblygiad a Rheoli – 22 Tachwedd 2018
• Cabinet – 18 Rhagfyr 2018
• Pwyllgor Craffu Testun 3 – 24 Ionawr 2019 (Trosglwyddo Asedau Cymunedol)
• Pwyllgor Craffu Testun – Adolygu Maethu (i’w drefnu)
• Pwyllgor Craffu Testun – Deilliannau Addysg (i’w drefnu)
• Pwyllgor Craffu Testun – Gwasanaethau Iechyd Meddwl Plant a’r Glasoed (i’w drefnu)
• Cyngor – Dyddiad i’w gadarnhau

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:

(1)   Yn nodi’r diweddariad ynghylch trefniadau ar gyfer gwe-ddarlledu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 151.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim