Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Cyng. R Granville.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 14/03/19

PENDERFYNWYD:    I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 14/03/2019 fel rhai gwir a chywir yn amodol ar newid yn cael ei wneud i gofnod rhif 158 - Amseroedd Arolygon y Cyfarfodydd;

(1)   i gynnal ymgynghoriad arall â'r holl Aelodau er mwyn mynegi beth fyddai orau ganddynt o ran cyfarfodydd yn y bore, prynhawn neu gyda'r nos, gan gynnwys dewis dyddiau'r wythnos fesul pwyllgor ar gyfer holl gyfarfodydd y Cyngor;

Os yw'n well gan Aelodau gynnal cyfarfodydd gyda'r nos, y byddai'n rhaid ymgynghori ag Undebau Llafur gan y byddai'n golygu gwneud newidiadau i delerau ac amodau cytundebol Swyddogion.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a hysbysai'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am gais i adolygu elfennau'r Ymgynghoriad a chynnig i sefydlu Gweithgor o Aelodau'r Pwyllgor hwn i gynorthwyo gyda'r adolygiad.

Eglurodd fod y Swyddog Monitro wedi derbyn cais gan Aelod Etholedig am adolygiad o'r Cyfansoddiad. Nodwyd y cynigion canlynol:

(1)  Bod y cyfnod ar gyfer cwestiynau a chynigion yn mynd yn ôl i 5 diwrnod, nawr bod adnoddau addas yn eu lle i ganiatáu cyfieithu amserol i'r Gymraeg;

(2)  Bod, yn dilyn y cyflwyniadau a'r cyhoeddiadau gan aelodau'r Cabinet, yr Arweinydd, a'r Prif Weithredwr, aelodau yn cael gofyn cwestiynau na amserlenwyd am gyfnod o 15 munud;

(3)  Bod y tri gr?p mwyaf sy'n gwrthwynebu, yn cael 3 munud (i'w gymryd o reol 3 munud y Pwyllgor Rheoli Datblygu) i wneud cyhoeddiadau neu gyflwyniadau i'r Cyngor;

(4)  Amseroedd cyfarfodydd y Cyngor.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y cynigwyd ymhellach y dylid adolygu gweithdrefn Alw i Mewn y Cyngor i sicrhau ei bod yn gweithio'n effeithiol o fewn y Strwythur Craffu presennol a byddai'n amser da adolygu'r Weithdrefn Alw i Mewn yr un pryd â'r Cyfansoddiad.

Eglurodd yr argymhellwyd bod y Pwyllgor yn sefydlu gweithgor i adolygu'r elfennau o'r cyfansoddiad gyda chanlyniad yr adolygiad yn cael ei adrodd yn ôl i'r pwyllgor, ac wedi hynny i'r Swyddog Monitro i'w ystyried.

Gofynnodd Aelod mewn perthynas â 4.1 (2) os rhoddir y cyfnod o 15 munud i'r Pwyllgor cyfan neu fesul Aelod.  Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai'r 15 munud i'r Cyngor cyfan ac nid i Aelodau unigol.

Gofynnodd Aelod a fyddai'n bosibl cael Aelod Cabinet ar y Gweithgor, gan y byddai'n rhoi persbectif gwell i'r gr?p ar ystod ehangach o faterion.

PENDERFYNWYD: Y byddai'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:

(1)  Yn sefydlu gweithgor i edrych ar gydrannau amrywiol o'r Cyfansoddiad cyfredol sy'n cynnwys y Cadeirydd, Aelod Cabinet posibl, a'r 5 Aelod a restrir isod;

Cyng. G Thomas

Cyng. G Howells

Cyng. B Segdebeer

Cyng. RM James

Cyng. J Williams

Yn nodi y byddai canfyddiadau'r gweithgor yn cael eu hadrodd i'r pwyllgor gydag ystyriaeth wedi hynny gan y Swyddog Monitro a'r Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i'r Pwyllgor ar gyflwyno Rhaglen Hyfforddi a Datblygu'r Cyngor i Aelodau a gweithgarwch cysylltiedig.

Eglurodd fod gan y Pwyllgor y swyddogaethau canlynol gyda chymorth gan Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn ôl yr angen:

1. Adolygu digonolrwydd y ddarpariaeth gan yr Awdurdod o staff, llety ac adnoddau eraill i gyflawni swyddogaethau'r Gwasanaethau Democrataidd,
2. Gwneud adroddiadau ac argymhellion i'r awdurdod mewn perthynas â darpariaeth o'r fath.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fanylion y sesiynau hyfforddi a datblygu a gynhaliwyd rhwng 30 Ebrill 2018 a 2 Mai 2019 i Aelodau. Eglurodd hefyd Sesiynau Hyfforddi'r Pwyllgor Rheoli Datblygu a Sesiynau Briffio Cyn Cyfarfodydd y Cyngor a ddarparwyd ers y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd diwethaf ar 14 Mawrth 2019.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd wybod am sesiwn hyfforddi arall yn yr arfaeth ar Sgiliau Cadeirio.  Roedd y Pwyllgor o'r farn y byddai hwn yn bwnc gwerthfawr. 

Gofynnodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd i'r Aelodau roi gwybod am unrhyw sesiynau hyfforddi a fyddai o fudd iddynt.

Gofynnodd Aelod a fyddai'n bosibl cael hyfforddiant ar y Systemau Lles a Budd-daliadau. Byddai hyn yn rhoi mwy o ddealltwriaeth i'r holl Aelodau, iddynt allu cyfeirio eu hetholwyr at y mannau cywir. Gofynnodd a fyddai'n bosibl iddo fod yn Fodiwl E-ddysgu a fyddai'n rhoi trosolwg cryno o'r hanfodion.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod hyn yn rhywbeth y gellid ei ddarparu fel sesiwn Datblygu Aelodau neu fel sesiwn Friffio Cyn Cyfarfodydd y Cyngor.  

Gofynnodd aelod a ellid darparu gwybodaeth glir yn ystod yr hyfforddiant ar yr hyn all neu ni all Cynghorydd ei ddweud. Dylai'r hyfforddiant ymwneud mwy â chyfeirio eu hetholwyr yn hytrach na rhoi cyngor iddynt.

Gofynnodd Aelod a ellid darparu hyfforddiant ar gael sgyrsiau anodd â'r cyhoedd fel y gallant fod mewn sefyllfa well i ddelio â sefyllfaoedd ymosodol a sefyllfaoedd sensitif etc.  Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid darparu hyn, gan fod hyfforddiant eisoes ar gael i Swyddogion ar y mater hwn. Eglurodd y byddai'n cysylltu ag AD i weld a ellid teilwra'r hyfforddiant hwn i Aelodau.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn ogystal â hyn, y byddai'n hapus i ddarparu adroddiad i'r pwyllgor nesaf ar Weithio'n Annibynnol a fyddai'n mynd law yn llaw â'r pwnc hwn. 

Gofynnodd Aelod a ellid darparu rhagor o gyfarwyddiadau neu hyfforddiant ar sut i fewngofnodi a defnyddio'r system E-ddysgu gan fod nifer o aelodau yn cael anawsterau wrth fynd at y modiwlau E-ddysgu.   Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n e-bostio'r holl Aelodau i'w hannog i gwblhau'r modiwlau E-ddysgu ac y gallai roi'r holl wybodaeth fewngofnodi ofynnol iddynt.  

Gofynnodd Aelod a ellid darparu hyfforddiant ar y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (LGPS) gan fod nifer o Aelodau yn ei dderbyn ond heb fod yn ymwybodol o'i fanylion. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n edrych i weld a ellid darparu hyfforddiant ar hyn i'r holl Aelodau.

PENDERFYNWYD: Y byddai'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:

(1)   yn nodi cynnwys yr adroddiad;

Yn adnabod meysydd eraill ar gyfer Datblygiad Aelodau yn nhermau'r System Lles a Budd-daliadau;  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 165.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a hysbysai'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am yr eitemau a gynigwyd a fyddai'n cael eu hystyried yn ei gyfarfodydd yn y dyfodol.  Atodwyd yr eitemau a gynigwyd ar gyfer eu cynnwys yn y Flaenraglen Waith i'r adroddiad.

Gofynnodd i Aelodau a ellid cynnal y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer mis Hydref yn gynt fel y gellid cyflwyno'r adolygiad o'r Cyfansoddiad i'r Pwyllgor cyn iddo fynd gerbron y Cyngor ym mis Hydref. Roedd yr Aelodau o'r farn y byddai hyn yn fuddiol.

Gofynnodd Aelod mewn perthynas â'r system atgyfeirio, a oes yna ffordd y gallai Cynghorwyr reoli eu llwyth gwaith eu hunain gan nad yw'r system gyfredol yn caniatáu ar gyfer hyn.

Dywedodd y Cadeirydd y gellid trafod hyn yng nghyfarfod Atgyfeiriadau Aelodau ym mis Gorffennaf.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ystyried y flaenraglen waith a gynigwyd ynghlwm â'r adroddiad hwn ac yn adnabod unrhyw feysydd eraill i'w hystyried mewn cyfarfodydd y pwyllgor yn y dyfodol.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim