Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 04/11/2020

PENDERFYNWYD:             Bod Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 04 Tachwedd 2020 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod cywir. 

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, a'i bwrpas oedd diweddaru'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar berfformiad Atgyfeiriadau Aelodau.

Atgoffodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yr Aelodau o'r diffiniad o atgyfeiriad, sef cwyn / cais / ymholiad y mae Cynghorydd wedi'i dderbyn gan hetholwr y mae'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd yn ei anfon ymlaen at yr adran / sefydliad allanol perthnasol i gael sylw.  Gwneir y broses hon fel bod pob rhan o'r broses atgyfeirio yn cael ei chofnodi ac i sicrhau y derbynnir ymateb erbyn dyddiad cau y cytunwyd arno.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at y tabl ym mharagraff 4.2 o'r adroddiad, a oedd yn dangos nifer yr atgyfeiriadau a wnaed bob mis rhwng 1 Mawrth 2020 a 28 Chwefror 2021.

Nodwyd y bu cynnydd sylweddol yn nifer yr atgyfeiriadau a wnaed nag yn y cyfnod cyfatebol ar gyfer y flwyddyn flaenorol (2789 o atgyfeiriadau). 

Roedd y Prif Weithredwr eisoes wedi hysbysu’r Aelodau mewn cyfarfod o'r Cyngor, y bu dros fil yn fwy o atgyfeiriadau aelodau i ddelio â hwy yn ystod y pandemig (Mawrth i Ragfyr 2020). 

Cyfeiriodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y Pwyllgor at y tabl sydd ynghlwm yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn adlewyrchu nifer yr atgyfeiriadau a wnaed rhwng 1 Mawrth 2020 a 28ain Chwefror 2021, fesul Cyfarwyddiaeth. 

Dywedodd fod Bwrdd Prosiect Atgyfeiriadau Aelodau wedi'i sefydlu i ystyried a yw'r system bresennol yn addas at y diben ac i archwilio unrhyw gyfleoedd i wella'r broses atgyfeirio. Yn unol â hyn, mae Porth Cynghorwyr ar-lein sy’n cynnwys proses atgyfeirio aelodau yn cael ei dreialu gydag aelodau o'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd, a bydd wedyn yn cael ei gyflwyno i gr?p peilot o Aelodau.  Bydd Protocol Atgyfeiriadau Aelodau diwygiedig hefyd yn cael ei ddrafftio a'i anfon at yr holl Aelodau yn unol â hynny.  Yn ogystal, er mwyn cefnogi Aelodau i wneud atgyfeiriadau, bydd sesiynau hyfforddi yn cael eu trefnu ac ar gael i'r Aelodau, ychwanegodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd.

Nododd Aelod fod nifer yr atgyfeiriadau wedi cynyddu, ond ni recriwtiwyd unrhyw staff pellach yn y Gwasanaethau Democrataidd, i ymdopi â gwaith pellach o'r fath. Roedd yn teimlo fod hyn yn rhywbeth y gallai fod angen edrych arno.  Ychwanegodd yr Aelod fod Cynghorwyr yn y rheng flaen o ran cefnogi eu hetholwyr ac unrhyw gwynion a wnaethant, gan gynnwys ar ffurf atgyfeiriadau. Felly, roedd yn rhaid iddynt ymateb i'r rhain mewn modd amserol er nad oedd hyn bob amser yn bosibl, gan nad oedd Adrannau'n ymateb i atgyfeiriadau yn ddigon cyflym. Pwysleisiodd, fodd bynnag, nad beirniadaeth a gyfeiriwyd at Wasanaethau Aelodau oedd hon mewn unrhyw ffordd, gan fod staff yno yn prosesu'r atgyfeiriadau drwodd i'r Adrannau priodol mewn modd amserol. Ychwanegodd fod rhai Adrannau yn cymryd misoedd i ymateb i atgyfeiriad, hyd yn oed o ran rhoi cydnabyddiaeth syml, heb sôn am ymateb sylweddol. Teimlai y gellid ystyried cyflwyno systen, lle dylai Adrannau Cyfarwyddiaethau roi llinell amser ar gyfer ymateb a chadw at hyn. Cytunodd Aelodau eraill y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 191.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd adroddiad, a’i bwrpas oedd hyrwyddo penderfyniad Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) mewn perthynas â chyfraniad tuag at Gostau Gofal a Chymorth Personol (CPA) (ar gyfer Aelodau).

Dywedodd fod adroddiad wedi'i gyflwyno i'r Cyngor ar 10 Mawrth 2021 yn amlinellu Adroddiad Blynyddol IRPW a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2021, gydag un o'r Penderfyniadau ar hyn fel a ganlyn:-

“Rhaid i’r holl awdurdodau perthnasol ddarparu taliad tuag at gostau angenrheidiol ar gyfer gofal am blant ac oedolion dibynnol (a roddir gan ofalwyr anffurfiol neu ffurfiol) ac ar gyfer anghenion cymorth personol fel a ganlyn:

•           Costau gofal ffurfiol (wedi cofrestru ag Arolygiaeth Gofal Cymru) i’w talu yn unol â thystiolaeth;

•           Costau gofal anffurfiol (heb gofrestru) i’w talu hyd at gyfradd uchaf sy’n gyfwerth â Chyflog Byw Gwirioneddol y DU ar yr adeg pan aethpwyd i’r costau.

Rhaid i hyn fod am y costau ychwanegol a ysgwyddwyd gan aelodau i’w galluogi i gyflawni busnes swyddogol neu ddyletswyddau cymeradwy.  Rhaid i bob Awdurdod sicrhau bod unrhyw daliadau a wneir yn gysylltiedig â busnes swyddogol neu ddyletswydd gymeradwy, fel sy’n briodol.  Ni ddylid gwneud taliadau nes bydd derbynebau gan y darparwr gofal wedi’u darparu. 

Cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod cyfraniadau tuag at CPA, yn galluogi pobl sydd ag anghenion cymorth personol neu gyfrifoldebau gofalu i gyflawni eu dyletswyddau yn effeithiol fel aelod o'r Awdurdod.

Yn ystod ymweliadau diweddar ag awdurdodau lleol, canfu'r IRPW mai ychydig iawn o Aelodau oedd yn defnyddio'r ddarpariaeth Ad-dalu Costau Gofal yn eu Hadroddiadau Blynyddol, er bod yr IRWP yn annog Aelodau a oedd â chyfrifoldebau gofalu ac yn gymwys ar gyfer yr uchod, i wneud hawliadau o'r fath.

Mae IRPW yn cydnabod y materion yn ymwneud â chyhoeddi'r gost gyfreithlon hon ac felly mae wedi nodi yn ei Adroddiad Blynyddol, y gofyniad i gyhoeddi'r cyfanswm a ad-dalwyd yn ystod y flwyddyn gan yr Awdurdod yn unig ac nid yn erbyn unigolyn. Byddai hyn yn osgoi unrhyw gyhoeddusrwydd niweidiol posibl y gallai hyn ei greu.

Mae'r IRPW hefyd wedi annog Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd i gymryd camau i annog a hwyluso mwy o ddefnydd o'r ddarpariaeth CPA, fel nad yw Aelodau dan anfantais ariannol.

Gorffennodd ei hadroddiad, trwy nodi bod “Ffurflen Hawlio” Costau Gofal a Chymorth Personol wedi'i dylunio sydd â'r nod o wneud y broses yn symlach i'r Aelodau.  Bydd y ffurflen hon ar gael ar gais gan y Tîm Gwasanaethau Democrataidd. 

Roedd Aelod yn teimlo fod hon yn fenter gadarnhaol a’i fod yn credu nad oedd yr holl Aelodau yn gwbl ymwybodol ohoni o hyd. Felly awgrymodd y dylid anfon hysbysiad at yr holl Aelodau yn amlinellu'r ddarpariaeth hon; cytunodd y Pwyllgor y dylid gwneud hynny.

PENDERFYNWYD:                           Bod y Cyd-bwyllgor wedi nodi'r adroddiad.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, er mwyn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar gyflawni Rhaglen Hyfforddi a Datblygu Aelodau’r Cyngor a gweithgareddau cysylltiedig. Gofynnwyd i'r Pwyllgor hefyd nodi pynciau i'w cynnwys ar y Rhaglen Datblygu Aelodau a Sesiynau Briffio Aelodau.

Atgoffodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yr Aelodau fod gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y swyddogaethau canlynol a'i fod yn cael ei gefnogi gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn y rhain, yn ôl yr angen:

                      i.        Adolygu digonolrwydd darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill gan yr Awdurdod i gyflawni swyddogaethau Gwasanaethau Democrataidd, a

                     ii.        Gwneud adroddiadau ac argymhellion i'r Awdurdod mewn perthynas â darpariaeth o'r fath.

Esboniodd fod sylw cynyddol wedi'i roi i Ddatblygu Aelodau Etholedig. Roedd Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn cyfarwyddo y dylai awdurdodau lleol roi mwy o bwyslais ar Ddatblygu Aelodau.  Felly anogwyd aelodau i nodi eu hanghenion datblygu eu hunain a chymryd rhan lawn mewn gweithgareddau dysgu a datblygu.

Roedd paragraffau 4 yr adroddiad yn rhoi manylion y sesiynau Datblygu Aelodau, sesiynau Briffio a sesiynau Hyfforddi'r Pwyllgor Rheoli Datblygu a ddarparwyd ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. Roedd paragraff 4.4 yn rhestru sesiynau o'r fath yn y dyfodol a gynlluniwyd yn y meysydd hyfforddi hyn a/neu Ddatblygu Aelodau.

Yna rhoddodd paragraff 4.7 wybodaeth am gyrsiau E-Ddysgu a oedd ar gael yn yr Awdurdod, a oedd yn cynnwys gwybodaeth am faint o Aelodau sydd wedi cwblhau’r rhain. Roedd y nifer a fanteisiodd ar y rhain wedi bod yn isel, ychwanegodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd.

Yn olaf, dywedodd wrth yr Aelodau nad oedd sesiwn Datblygu Aelodau y gofynnwyd amdani yn flaenorol gan y Pwyllgor ar bwnc Iechyd Meddwl wedi'i threfnu eto, felly byddai hyn yn cael ei drefnu yn y dyfodol.

Roedd Aelod yn teimlo y dylid trefnu sesiynau Datblygu/Hyfforddi Aelodau yn awr ar ddiwrnodau lle nad oedd Aelodau wedi ymrwymo i gyfarfodydd Pwyllgor eraill, er mwyn osgoi treulio gormod o amser sgrin o bell mewn un diwrnod gan fod hynny’n flinedig o gymharu â mynychu cyfarfodydd yn flaenorol yn ystafelloedd y Cyngor.

Roedd Aelod yn teimlo y byddai'n ddefnyddiol pe bai Swyddogion Gwasanaethau Democrataidd yn cysylltu ag Arweinwyr Gr?p ac Aelodau Annibynnol, er mwyn nodi anghenion a gofynion dysgu Aelodau mewn sgyrsiau unigol.

Roedd yr aelodau hefyd o'r farn nad oedd E-Ddysgu yn ffordd ddelfrydol o dderbyn hyfforddiant mewn rhai meysydd, gan ei bod weithiau'n anodd mewngofnodi i'r system a llywio trwy'r cwrs i'w gwblhau'n llawn. Gan nad oedd y rhan fwyaf o hyn yn orfodol, teimlwyd nad oedd Aelodau yn aml yn gwneud amser i gymryd mwy o ran yn y math hwn o hyfforddiant a datblygiad, oherwydd ymrwymiadau parhaus mwy dybryd. Roedd Aelodau’n teimlo nad oedd E-Ddysgu yn hawdd ei ddefnyddio a’i fod yn ddull llai deniadol a phersonol, oherwydd absenoldeb hyfforddwr/darparwr yn cyflwyno’r cwrs yn bersonol.

Ychwanegodd Aelod nad oedd y Cynghorwyr eu hunain weithiau'n gwbl ymwybodol o feysydd yr oedd angen hyfforddiant arnynt, er mwyn gwella eu gwybodaeth am feysydd gwasanaeth llywodraeth leol  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 193.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd adroddiad, a oedd yn rhoi gwybodaeth ynghylch Canllawiau Cod Ymddygiad drafft Pwyllgor Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer aelodau awdurdodau lleol yng Nghymru.

Dywedodd ei bod yn ofynnol i ni, fel awdurdod, fabwysiadu'r Cod ar ffurf y model yn ei gyfanrwydd, ond y gallem ychwanegu at y Cod, ar yr amod bod yr ychwanegiadau hyn yn gyson â'r Model. Bwriad hyn yw rhoi sicrwydd i'r aelodau a'r cyhoedd ynghylch y safonau a ddisgwylir. Ychwanegodd mai rôl Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (PSOW) oedd ystyried a, lle bo hynny'n briodol, cynnal ymchwiliadau annibynnol i gwynion difrifol bod aelodau awdurdodau lleol yng Nghymru wedi torri'r Cod. Wrth benderfynu a ddylid ymchwilio i g?yn neu a ddylid parhau ag ymchwiliad i achos o dorri'r Cod, mae'r PSOW yn defnyddio prawf dau gam.

Esboniodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod y canllawiau drafft diwygiedig (ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad) wedi'u cyhoeddi ym mis Chwefror 2021 a rhoddodd esboniad o’r prawf dau gam diwygiedig a fyddai'n cael ei ystyried a'i ddefnyddio. Roedd hefyd yn cynnwys arweiniad ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol a mynegiant gwleidyddol, a'i nod oedd rhoi cymorth i'r Aelodau o ran eu buddiannau, a oedd yn heriol i rai aelodau.

Dywedodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod Aelodau'n cael cynnig hyfforddiant ar y Cod a bod digwyddiadau hyfforddi gloywi pellach wedi’u cynnal yn ddiweddar ym mis Ionawr 2021. Roedd y PSOW yn disgwyl i'r holl Aelodau fynychu hyfforddiant a derbyn cyngor fel y rhoddwyd, lle/pan gynigiwyd hynny.

PENDERFYNWYD:            Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi nodi'r adroddiad a Chanllawiau Cod Ymddygiad drafft PSOW ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd adroddiad, a'i bwrpas oedd:

• adolygu Strategaeth Dysgu a Datblygu Aelodau Etholedig;

• ystyried Fframweithiau Sefydlu a Datblygu drafft Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC).

Esboniodd fod y Cyngor wedi cymeradwyo’r Strategaeth ym mis Tachwedd 2017 ac ers y dyddiad hwnnw, roedd wedi darparu'r fframwaith ar gyfer darparu a chyflwyno prosesau Datblygu Aelodau ar gyfer Aelodau Etholedig o’u cyfnod sefydlu ac wedi hynny trwy gydol eu tymor yn y swydd.

Esboniodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, gan fod y Strategaeth yn dod i ddiwedd ei hoes bresennol ac wrth baratoi ar gyfer Etholiadau Llywodraeth Leol 2022 ac ymsefydlu aelodau newydd eu hethol wedi hynny, cynhaliwyd adolygiad bwrdd gwaith o'r Strategaeth i sicrhau ei bod yn addas at y diben ac wedi'i diweddaru i adlewyrchu nifer o ffactorau a oedd wedi newid ers cymeradwyo'r Strategaeth wreiddiol. Rhannwyd y strategaeth arfaethedig yn 5 cam a nodwyd ym mharagraff 4.2 o'r adroddiad.

Gofynnodd Rheolwr y Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i'r Pwyllgor ystyried y Strategaeth sydd ynghlwm yn atodiad A a hefyd ystyried a oedd yn cwrdd â'r disgwyliadau a'r canlyniadau fel y nodir ym mharagraff 4.6 o'r adroddiad.

Esboniodd ymhellach, fod Fframwaith Sefydlu drafft WLGA sydd ynghlwm yn Atodiad 2 i'r adroddiad, yn amlinellu'r cwricwlwm ar gyfer sefydlu Aelodau yng Nghymru, yn arwain at ac yn dilyn yr etholiadau lleol yn 2022. Ni ddyluniwyd y fframwaith i fod yn rhagnodol ond yn hytrach i ddarparu arweiniad ar gyfer yr hyn y dylid ei ystyried wrth ddatblygu rhaglenni lleol. Datblygwyd y Fframwaith gan awdurdodau lleol yng Nghymru sy'n gweithio gyda'r CLlLC. Ychwanegodd bod Fframwaith Datblygu drafft CLlC yn Atodiad 3 i’r adroddiad a bod hwn yn amlinellu'r hyn a ddisgwylid gan Aelodau o ran gwybodaeth a'u hymddygiad. Mae rhagor o wybodaeth am y fframweithiau wedi'u cynnwys ym mharagraffau 4.9 a 4.10 o'r adroddiad.

Gofynnodd Aelod, ar ddiwrnod yr etholiad pan gyhoeddwyd y canlyniadau, ei fod yn brofiad dysgu. Gofynnodd a fyddai’n bosibl creu dogfen wybodaeth fer fel y byddai Aelodau etholedig yn gwybod pa ddogfennaeth yr oedd ei hangen arnynt, h.y. manylion cyswllt hanfodol a phecyn Sefydlu Aelodau ynghyd â gwybodaeth allweddol a defnyddiol arall, ac ati.

Dywedodd Rheolwr y Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod pecyn sefydlu yn cael ei ddarparu i Aelodau sydd newydd eu hethol naill ai ar noson yr etholiadau yn y Cyfrif, neu cyn gynted â phosibl wedi hynny. Fodd bynnag, byddai'n edrych i weld pa wybodaeth a ddarparwyd, i weld a ellid gwella neu ychwanegu at hyn.

Esboniodd yr Aelod y gallai papur byr a oedd â gwybodaeth generig ynddo ar gyfer yr holl Aelodau hefyd gael ei ddarparu, er mwyn i Gynghorwyr gael syniad o'r hyn i'w ddisgwyl pan ddaethant yn Aelod CBSPAO, ac y byddai'n ddefnyddiol cyn derbyn y pecyn sefydlu, oherwydd ei bod weithiau yn cymryd nifer o ddyddiau i’w gasglu o'r Gwasanaethau Democrataidd yn achos rhai Aelodau, yn dibynnu ar yr amser yr oedd y Cyfrif wedi gorffen neu pryd y gallent  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 195.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim.