Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 23/02/23.

PENDERFYNWYD:    Cymeradwyo’r cofnodion dyddiedig 23/02/2023 fel cofnod gwir a chywir

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd, oedd yn rhoi’r Adroddiad Blynyddol am y cyfnod o fis Mai 2022 hyd fis Mai 2023 a gwaith y Pwyllgor yn ystod y cyfnod hwnnw.

Disgrifiodd y sefyllfa bresennol, yr aelodaeth a dyddiadau cyfarfodydd y Pwyllgor fel y nodir yn adran 3 yr adroddiad. Tynnodd sylw’r Pwyllgor at adran 3.6 oedd yn amlygu’r gwaith amrywiol a wnaed ers yr etholiadau ym mis Mai 2022, yn enwedig mewn perthynas â’r Gweithgor a sefydlwyd.

Disgrifiodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd strwythur Tîm y Gwasanaethau Democrataidd, oedd wedi gweld rhai newidiadau ers yr adroddiad blynyddol diwethaf. Roedd manylion hyn i'w gweld yn adran 3.14 yr adroddiad.

Gofynnodd Aelod mewn perthynas â 3.6, gan gyfeirio at yr Is-bwyllgor, pa mor aml y byddai'r Is-bwyllgor hwn yn cyfarfod. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd hwn yn bwyllgor a gynhelid yn rheolaidd, ond ei fod yn cael ei gynnal ‘yn ôl yr angen’.

Dywedodd Aelod mewn perthynas â 3.15, gan fod lefel y manylion yn y cofnodion a gadwyd gan y Gwasanaethau Democrataidd wedi gwneud argraff arno, nad oedd arno eisiau i’r tîm gael ei roi dan ormod o bwysau. Gofynnodd i'r tîm edrych ar ffyrdd o liniaru pwysau lle bo'n bosibl ac y gallai hyn olygu cwtogi cofnodion.

Cytunai Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod hyn yn rhywbeth yr oedd angen edrych arno oherwydd yr amser a gymerid i ddrafftio'r cofnodion, ond hefyd costau uchel cyfieithu'r cofnodion.

Ychwanegodd Aelod fod y defnydd o weithgorau wedi troi allan yn effeithiol iawn a'i fod yn gobeithio y byddai hyn yn parhau.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor yn nodi'r Adroddiad Blynyddol i'w gyflwyno i'r Cyngor er gwybodaeth.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad a’i ddiben oedd:  

a)     Rhoi gwybodaeth ynghylch Proses Adroddiadau Blynyddol Aelodau Etholedig; a

b)     Rhoi cyfle i adolygu’r broses a gwneud unrhyw awgrymiadau neu welliannau, yn neilltuol, sut i annog yr Aelodau i gymryd yr adroddiadau terfynol a’u hybu.

Eglurodd nad oedd dyletswydd orfodol ar Aelodau nac Aelodau’r Cabinet i roi Adroddiad Blynyddol ar eu gweithgareddau. Fodd bynnag, gofynnir i bob gr?p gwleidyddol fynd ati i hyrwyddo cwblhau Adroddiadau Blynyddol gan bob un o'u Haelodau.

Tynnodd sylw at Atodiad 1, sef y templed adrodd cyfredol y dylai Aelodau ei ddefnyddio. Rhoddai Atodiad 2 arweiniad ynghylch cwblhau'r adroddiad blynyddol, ac roedd Atodiad 3 yn rhoi enghraifft. Roedd manylion pellach ynghylch cyflwyno adroddiad blynyddol yn adran 3 yr adroddiad.

Gofynnodd y Cadeirydd am gadarnhad erbyn pryd yr oedd angen cwblhau'r adroddiadau blynyddol. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd mai 30 Mehefin 2023 oedd y dyddiad cau.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw ddata ar gael ar faint o'r adroddiadau blynyddol oedd yn cael eu darllen gan y cyhoedd. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd hyn yn arfer cael ei fonitro yn y gorffennol ond y gallai ymchwilio i ffyrdd o fonitro hyn ar gyfer y dyfodol.

Awgrymodd Aelod y dylid cyfeirio at ystadegau presenoldeb yn yr adroddiadau blynyddol gan y gallai hyn fod yn rhywbeth y byddai gan y cyhoedd ddiddordeb ynddo.

Gofynnodd Aelod a oedd nifer yr atgyfeiriadau a gyflwynid gan Aelodau yn wybodaeth y gellid ei chael yn hawdd, gan y byddai hyn hefyd yn rhoi rhywfaint o adborth defnyddiol i'r cyhoedd. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd y system gyfeirio newydd yn darparu ystadegau mor hawdd â'r hen un. Dywedodd y byddai'n edrych i weld sut y gellid darparu'r wybodaeth hon.

Awgrymodd Aelod y gellid hybu adroddiadau blynyddol naill ai drwy'r cyfryngau cymdeithasol neu drwy'r Cynghorau Tref a Chymuned.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor

(1) Wedi ystyried proses yr Adroddiadau Blynyddol a darparu unrhyw sylwadau neu newidiadau a awgrymwyd, 

(2) Wedi ystyried sut i annog Aelodau i gymryd rhan yn y broses a sut i hybu'r adroddiadau terfynol.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad

a)     Rhoddai hwn ddiweddariad i’r Pwyllgor ar Raglen Hyfforddi a Datblygu Aelodau’r Cyngor a gweithgareddau cysylltiedig;

b)     Gofynnodd i’r Pwyllgor nodi unrhyw destunau  pellach i’w cynnwys yn Rhaglen Datblygu’r Aelodau.

Esboniodd fod Atodiad A yn manylu ar y sesiynau hyfforddi a datblygu oedd wedi cael eu cynnal fel rhan o'r Rhaglen Datblygu Aelodau ers yr adroddiad diwethaf i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ar 20 Hydref 2022. Rhoddai Atodiad B gofnod o’r presenoldeb yn y sesiynau.

Tynnodd sylw at Atodiad C oedd yn sôn am yr hyfforddiant a drefnwyd ar gyfer y dyfodol dros y misoedd i ddod a gofynnodd i'r Pwyllgor a oedd unrhyw ofynion hyfforddi pellach.

Holodd y Cadeirydd, gan fod Aelodau'n gallu mynychu hyfforddiant o bell, a oedd modd sicrhau eu bod yn bresennol mewn gwirionedd ac yn ymgysylltu'n llawn. Mae’n bosibl mai canfyddiad y cyhoedd oedd, os oedd yr Aelodau’n diffodd eu camerâu, efallai nad oeddent yn bresennol.

Soniodd y Cadeirydd am yr hyfforddiant yn y dyfodol a chredai ei fod yn gyffrous ac yn llawn gwybodaeth. Ychwanegodd y gallai ystyried pwnc ar les a budd-daliadau fod yn ddefnyddiol iawn i Aelodau er mwyn gallu cyfeirio eu hetholwyr yn y cyfeiriad cywir.

Dywedodd Aelod fod cymorthfeydd y cyfarwyddiaethau yr oedd ef wedi eu mynychu yn arbennig o ddefnyddiol ac addysgiadol. Fodd bynnag, nid oedd llawer yn bresennol ym meddygfa’r gwasanaethau cymdeithasol a chredai fod angen hybu'r rhain yn fwy ymhlith yr Aelodau.

Ychwanegodd Aelod pe bai modd darparu sesiynau hyfforddi ar gyfer y Pwyllgor Rheoli Datblygu a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'r holl Aelodau, y byddai'n ehangu eu gwybodaeth hyd yn oed ymhellach.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor

a)     Yn nodi’r adroddiad a’i atodiadau; ac yn

Nodi unrhyw destunau datblygu aelodau ychwanegol i’w cynnwys yn y Rhaglen Datblygu Aelodau a rhoi blaenoriaeth iddynt yn unol â hynny.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad oedd yn cynnwys y Flaenraglen Waith (FWP) arfaethedig i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ei hystyried a'i datblygu ymhellach.

Ynghlwm yn Atodiad A roedd Blaenraglen waith ddrafft Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer 2023-24. Roedd rhagor o wybodaeth yn adran 3 yr adroddiad.

Gofynnodd y Cadeirydd pe bai’r Aelodau'n dymuno awgrymu newidiadau neu welliannau i'r cyfansoddiad, sut y byddent yn mynd ati i wneud hyn. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai angen iddynt anfon e-bost at y Swyddog Monitro, yna byddai'r rhain yn cael eu hystyried ganddi hi a'r Dirprwy Swyddog Monitro. Pe bai'r rhesymau dros ddiwygiadau yn cwrdd â’r meini prawf cyfreithiol yna câi'r newidiadau hyn eu cyflwyno i'r Cyngor i'w cymeradwyo.

Awgrymodd Aelod, gyda golwg ar hyd sesiynau hyfforddi, a ellid eu cadw rhwng 1 a 2 awr, gan fod mwy na hyn wedi bod yn flinedig i Aelodau i gymryd y wybodaeth i gyd i mewn ac ymgysylltu'n effeithiol â'r hyfforddwr. Roedd hyn yn arbennig o bwysig pan fyddent yn digwydd cyn cyfarfod pwyllgor neu ar ôl cyfarfod.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi ystyried y Flaenraglen Waith  ddrafft arfaethedig ar gyfer Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd oedd ynghlwm yn Atodiad A, a darparu unrhyw sylwadau neu awgrymiadau ar gyfer eitemau pellach i'r Pwyllgor eu hystyried yn ei gyfarfodydd yn y dyfodol.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad. 

Dim