To receive declarations of personal and prejudicial interest (if any) from Members/Officers in accordance with the provisions of the Members Code of Conduct adopted by Council from 1 September 2008 (including whipping declarations)

Dim.  

To receive for approval the minutes of a meeting of the Subject Overview and Scrutiny Committee 3 dated 13 September 2017

PENDERFYNWYD: Bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Trosolwg Pwnc a Chraffu 3 ar 13 Medi 2017 i’w cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir.  

Adroddodd y Swyddog Craffu ar eitemau a oedd wedi’u blaenoriaethu gan y Pwyllgor Craffu a Throsolwg Corfforaethol a oedd yn cynnwys yr eitem nesaf a ddirprwywyd i’r Pwyllgor hwn i’w ystyried.  Cyflwynodd restr hefyd o eitemau eraill posibl i nodi sylwadau arnynt a’u blaenoriaethu, a gofynnodd i’r Pwyllgor nodi unrhyw eitemau eraill i’w hystyried gan ddefnyddio’r ffurflen meini prawf gosodedig.

Casgliadau

1. Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r adborth o gyfarfod blaenorol y Pwyllgor hwn, a’i fod wedi nodi’r rhestr o ymatebion gan gynnwys unrhyw rai a oedd yn dal heb eu cyflwyno; ac yn derbyn yr adborth gan Swyddogion ar eu hargymhellion ar gyfer datblygu Pen-y-bont ar Ogwr fel tref i weithio a byw ynddi, ac i ymweld â hi.  Gofynnodd yr Aelodau am fwy o eglurhad i’r pwyntiau canlynol:

·         Y cynnig gan y Cabinet i gaffael cwmni allanol i ymgymryd â’r swyddogaeth o erlyn troseddwyr sy’n gollwng ac yn tipio sbwriel yn anghyfreithlon. 

·         Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch pryd fyddai hyn yn digwydd ac am ragor o wybodaeth, a gofynnwyd a fyddai’n ariannol hyfyw i gadw’r gwasanaeth yn fewnol;

·         Gofynnodd yr Aelodau am adborth ar yr adolygiad ysgafn o’r Cynllun Rheoli Cyrchfan;

2. Bod y Pwyllgor wedi nodi gwybodaeth ychwanegol yr oedd yn dymuno ei dderbyn ar yr eitem nesaf a ddirprwywyd i’r Aelodau yn y Flaenraglen Waith. Penderfynodd hefyd ei fod yn dymuno gwahodd cynrychiolwyr o BAVO a Chyngor Tref Pencoed i ddod i gynorthwyo yn yr ymchwiliad i Drosglwyddo Asedau Cymunedol, a gwahodd cynrychiolwyr o Gyngor Tref Pencoed i ddod i gynorthwyo yn yr ymchwiliad i Adfywio Canol y Dref; 

3. Ystyriodd y pwyllgor y ffurflen meini prawf, wedi’i llenwi, a phenderfynodd yr hoffai ychwanegu at y Flaenraglen Waith effaith gyllidebol Carchar y Parc ar y Cyngor; 

4. Y gofynnir i’r Pwyllgor Craffu a Throsolwg Corfforaethol flaenoriaethu eitemau ar Ofal Dementia; Moderneiddio Ysgolion Band B; Tai Brys ac Atal, Llesiant a Chydgysylltu Cymunedau Lleol, o’r Flaenraglen Waith; 

Bod yr eitem ar Ofal Dementia yn cael ei chyflwyno fel eitem addas ar gyfer gweddarlledu o’r Flaenraglen Waith gyffredinol.   

Invitees:

Mark Shephard – Corporate Director Communities

Zak Shell – Head of Neighbourhood Services

Joanne Norman – Finance Manager

Cllr Hywel Williams – Deputy Leader

Cllr Richard Young – Cabinet Member Communities

Maz Akhtar- Regional Manager Kier

Julian Tranter – Manager Director Kier

Claire Pring – Contract Manager Kier

Cyflwynodd y Swyddog Craffu adroddiad a oedd yn crynhoi’r sefyllfa bresennol o ran y Contract Gwastraff newydd.  Gofynnodd i’r Pwyllgor ystyried gofyn cwestiynau i’r gwahoddedigion yn seiliedig ar y themâu yn yr adroddiad.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol dros Gymunedau wrth y Pwyllgor fod yr adroddiad yn ceisio ateb cwestiynau’r Aelodau ynghylch y Contract Gwastraff, a oedd wedi bod trwy raglen newid sylweddol.  Am gyfnod byr ym mis Mehefin 2017, yn ôl y Cyfarwyddwr, ar ôl gweithredu’r contract newydd, roedd y cleient (y Cyngor) a’r contractwr, Kier, wedi wynebu problemau perfformiad wrth gyflawni gwasanaethau.  Ers hynny bu gwelliant yn narpariaeth y gwasanaeth a byddai angen parhau â’r gwelliant hwn yn y dyfodol.

Cafodd y Pwyllgor gyflwyniad gan Zak Shell, Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaeth a Maz Akhtar, Rheolwr Rhanbarthol Kier ar y gwasanaeth casglu gwastraff.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaeth wrth y Pwyllgor fod y contract gwastraff ar ei drydedd ffurf erbyn hyn, a’r hyn a oedd yn sbarduno’r newid oedd targedau ailgylchu Llywodraeth Cymru sy’n cynyddu drwy’r amser. Mae gwaith wedi’i wneud gyda WRAP Cymru (Rhaglen Weithredu ar Wastraff ac Adnoddau) i gyfyngu ar y gwastraff gweddilliol gan aelwydydd a’i gwneud yn ofynnol i ddidoli eitemau y gellid eu hailgylchu mewn Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref (atal dadleoli), a sicrhau cymaint â phosibl o ailgylchu gan fusnesau masnachol.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod awdurdodau lleol eraill yng Nghymru yn cymryd camau i gyfyngu ar wastraff gweddilliol.  Amlinellodd y camau allweddol a gymerwyd a arweiniodd at ddechrau’r contract newydd ar 1 Ebrill 2017, a gweithredwyd y contract yn llawn ar 5 Mehefin 2017. 

Amlygodd yr heriau ers gweithredu’r contract a arweiniodd at gynnydd yn nifer y ceisiadau am gadi bwyd. Ni ragwelwyd hyn ac roedd wedi achosi baich ychwanegol i Kier. Cafwyd problemau dro ar ôl tro yn y Felin Wyllt a oedd yn benodol i’r lleoliad hwnnw.  Tynnodd sylw hefyd at y llwyddiannau, sef cydymffurfio â’r rheol 2 fag, diwygio’r casgliadau gwastraff gardd, derbyn y newid i Ganolfannau Ailgylchu Cymunedol, a chyfradd o 0.2% yn y casgliadau a fethwyd ar hyn o bryd.  Roedd y perfformiad ailgylchu yng Nghwarter 1 a 2 yn 2017 yn 63.81% a 73.45%.  Nododd mai’r heriau nesaf oedd parhau i wella lefelau gwasanaeth; casgliadau’r Nadolig / y Flwyddyn Newydd; cerbydau newydd ac addasu rowndiau, rheol gadarn 2 fag, gan osod sticer a’i adael a darparu sachau a bagiau bio ar sail dreigl. 

Dywedodd Rheolwr Rhanbarthol Kier wrth y Pwyllgor am y cynlluniau o ran gwella staff sef bod Claire Pring ar hyn o bryd yn Rheolwr Busnes Dros Dro penodedig.  Nododd fod y gwaith o recriwtio Rheolwr Busnes wedi dod i ben ac apwyntiad wedi’i wneud.  Roedd y gwaith o recriwtio Goruchwyliwr wedi dod i ben a’r gwaith o recriwtio staff rheng flaen yn parhau. Roedd staff yn cael eu hyfforddi ar y defnydd o gynorthwywyr digidol personol a lleoli cynwysyddion ailgylchu, ac ym mis Ionawr cynhelir hyfforddiant sefydlu llawn ar gyfer yr holl staff ailgylchu.  Amlinellodd gynlluniau eraill i wella gwasanaethau a byddai cerbydau ailgylchu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 14.

To consider any item(s) of business in respect of which notice has been given in

accordance with Part 4 (paragraph 4) of the Council Procedure Rules and which the person presiding at the meeting is of the opinion should by reason of special circumstances be transacted at the meeting as a matter of urgency.

Nid oedd unrhyw eitemau brys.