PENDERFYNWYD:   Bod y Cynghorydd CA Green yn cael ei ethol yn Gadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol ar gyfer y Flwyddyn Gyngor.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Gwnaed y Datganiadau o Fuddiant canlynol:

Datganodd y Cynghorydd RMI Shaw fuddiant personol yn eitem 6 ar yr agenda - Enwebiad i Banel Trosolwg a Chraffu’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus fel aelod o Awdurdod Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru.

Datganodd y Cynghorydd JC Spanswick fuddiant personol yn eitem 10 ar yr agenda - Adroddiad Blynyddol y Gwasanaethau Cymdeithasol 2017/18 gan fod ei wraig yn cael ei chyflogi yn y gwasanaeth Gofal Cartref.   

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 21/02/2018, 29/03/2018 a 30/04/2018

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo Cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 21 Chwefror, 29 Mawrth a 30 Ebrill 2018 fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD: Enwebu’r Cynghorydd CA Webster fel yr Hyrwyddwr Rhianta Corfforaethol i gynrychioli'r Pwyllgor yng nghyfarfodydd Pwyllgor y Cabinet ar Rianta Corfforaethol. 

PENDERFYNWYD: Enwebu’r Aelodau canlynol i eistedd ar Banel Trosolwg a Chraffu’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus:

Y Cynghorydd RMI Shaw

Y Cynghorydd JC Spanswick

Y Cynghorydd T Thomas

Cyflwynodd y Swyddog Craffu adroddiad a oedd yn ceisio sefydlu Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd ar gyfer Bargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd (CCRD).  Dywedodd fod Cyd-Gabinet CCRD yn ei gyfarfod ar 20 Tachwedd 2017 wedi ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar gynigion i sefydlu Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd.  Penderfynwyd wedyn mai'r awdurdod hwn fyddai'r Awdurdod Cynnal. 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor am y cefndir a'r wybodaeth am y cynnig ynghyd â'r Cylch Gorchwyl drafft.  Byddai pob un o bwyllgor craffu priodol yr awdurdodau cyfranogol yn ystyried adroddiad sy'n cynnwys manylion y cynnig cyn iddo gael ei gymeradwyo gan y Cyngor yn unol â Chanllawiau Statudol, a gyhoeddwyd o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.  

Ystyriodd y Pwyllgor fod angen sefydlu craffu ac atebolrwydd priodol ac roedd y Pwyllgor yn pryderu nad oedd fawr o wybodaeth wedi'i chyflwyno iddo ynghylch sut y bydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd yn gweithredu.  Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am y broses o wneud penderfyniadau ar gyfer prosiect y Fargen Ddinesig a bod yn rhaid i'r penderfyniadau a wneir gan y Cabinet ar y Cyd fod yn ddarostyngedig i graffu.  Rhoddodd y Pwyllgor gefnogaeth mewn egwyddor i sefydlu Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd, ond roedd  o'r farn y byddai'n hoffi derbyn gwybodaeth bellach am drefniadau'r cyfarfod ac am eglurhad am ei bwerau i alw penderfyniadau i mewn a chyfeirio materion yn ôl i'r Cabinet ar y Cyd, cyn enwebu Aelod i'r Cyngor i gynrychioli'r awdurdod ar Bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd CCRD.  Hefyd, ystyriai’r Pwyllgor ei bod yn ofynnol iddo gael gwybodaeth ynghylch a fyddai craffu cyn penderfynu yn digwydd, a p'un a fyddai'r Trosolwg a Chraffu ar y Cyd yn gallu archwilio penderfyniadau gwariant ar y prosiect.          

Casgliadau

Mae'r Pwyllgor yn cefnogi sefydlu JOSC ar gyfer CCRCD mewn egwyddor, er y gofynnir am eglurhad ar y canlynol cyn y Cyngor ar 18 Gorffennaf 2018 lle gofynnir i'r Pwyllgor enwebu Aelod i gynrychioli'r Awdurdod:

• Pa bwerau fyddai'r JOSC yn eu defnyddio - a fyddai'r Pwyllgor yn cyflawni unrhyw eitemau cyn penderfynu?
• Pa gyfrifoldeb fyddai gan y person enwebedig?

Nododd yr aelodau hefyd na fyddai dau gyfarfod y flwyddyn yn caniatáu Craffu effeithiol ar y CCRCD a mynegwyd eu pryderon mewn perthynas â'r adroddiad yn cadarnhau y byddai Craffu yn gyfyngedig yn y flwyddyn gyntaf, gan fod Aelodau'n ymwybodol bod penderfyniadau eisoes yn cael eu gwneud.              

Cyflwynodd y Swyddog Craffu argymhellion y Pwyllgor hwn, y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ar Bynciau a'r Panel Ymchwil a Gwerthuso Cyllideb ar gyfer 2017-18.  Bydd monitro blynyddol yr holl argymhellion a wneir gan graffu yn manylu ar yr eitemau a godwyd ac a drafodwyd trwy gydol y flwyddyn ac yn rhoi cyfle i'r Aelodau benderfynu pa bynciau y maent am ail-edrych arnynt neu rai sy'n parhau i fod yn destun pryder i ddarparu sylfaen ar gyfer pennu Blaen Raglen Waith 2018 -19. 

Gofynnwyd i'r Pwyllgor adolygu'r canlyniadau a'r effeithiau y mae'r Pwyllgor Craffu wedi eu gwneud yn ystod y flwyddyn flaenorol.

Gofynnodd y Pwyllgor am sicrhau bod pob Pwyllgor yn derbyn yr argymhellion sy'n berthnasol i'w Pwyllgor eu hunain yn unig yn y dyfodol.  Roedd y Pwyllgor yn fodlon ynghylch y fformat a’r amseroldeb o ran sut yr ymatebir i geisiadau am ragor o wybodaeth.

Gofynnodd y Pwyllgor, fel rhan o'r adolygiad o'r broses atgyfeiriadau, fod lefel yr anfodlonrwydd yn y modd y darperir gwasanaethau yn cael ei ystyried gan fod y Pwyllgor yn dymuno gweld mwy o barodrwydd yn y Cynllun Corfforaethol i ymdrin â lefelau anfodlonrwydd wrth ddarparu gwasanaethau ac ystyried a oes yna themâu cyffredin er mwyn gwella'r broses o ddarparu gwasanaethau.  Ystyriai’r Pwyllgor y gellid rhannu'r adroddiadau Diweddariad am Wasanaeth a Pherfformiad a adroddir i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd gyda'r Pwyllgor hwn. 

Ystyriai’r Pwyllgor ei fod yn dymuno gweld y Contract Gwastraff yn cael ei ailystyried fel rhan o'r Rhaglen Waith i'r Dyfodol.              

Casgliadau

Mae'r Pwyllgor yn argymell, wrth gyflwyno argymhellion yn y dyfodol a'u hymatebion, eu bod yn cael eu dyrannu i'r Pwyllgor perthnasol ac yna y caiff unrhyw sylwadau eu coladu a'u bwydo'n ôl i'r Pwyllgor Corfforaethol.

Yn dilyn trafodaeth mewn perthynas ag Atgyfeiriadau gan Aelodau, mae'r Pwyllgor yn argymell y dylid cynnal gwerthusiad cynhwysfawr o'r holl atgyfeiriadau.  Cadarnhaodd yr Aelodau y byddai hyn yn amlygu themâu anfodlonrwydd cyffredin ac yn darparu pynciau allweddol y dylid eu hystyried gan y Pwyllgor Craffu.      

Adroddodd y Swyddog Craffu ar yr eitemau i'w hystyried yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 25 Gorffennaf 2018 a gofynnodd am gadarnhad o'r wybodaeth angenrheidiol ar gyfer y cyfarfod dilynol i'w gynnal ar 17 Medi 2018.  Cyflwynwyd ymatebion i'r Pwyllgor i sylwadau, argymhellion a cheisiadau am wybodaeth ychwanegol o gyfarfod blaenorol y Pwyllgor.  Hefyd, cyflwynwyd rhestr i'r Pwyllgor o eitemau posibl y Flaen Raglen Waith ar gyfer eu blaenoriaethu a’u dyrannu i bob un o'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ar Bynciau.   

Penderfynodd y Pwyllgor y dylid ystyried eitem y Fargen Ddinesig yn y cyfarfod ar 27 Gorffennaf 2018. Yn ogystal â'r gofyniad i'r Prif Weithredwr fod yn bresennol, gwahoddir y Cynghorydd Andrew Morgan, Cadeirydd Cyd-Gabinet Bargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd i fynychu hefyd.  Cydnabu'r Pwyllgor bwysigrwydd gwahaniaethu rhwng rôl y Pwyllgor hwn wrth graffu ar y Fargen Ddinesig o safbwynt Pen-y-bont ar Ogwr gyda beth fydd rôl Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd CCRD o ran craffu ar y prosiect ar draws y rhanbarth. 

Penderfynodd y Pwyllgor ei fod yn dymuno craffu ar Wasanaethau Gwastraff yn ei gyfarfod ar 26 Medi.

Penderfynodd y Pwyllgor hefyd fod eitem ar Gaffael a Chontractau Moesegol yn cael ei dyrannu i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar Bynciau 3 ar 17 Medi 2018 a bod Rheolwr y Gr?p Cyfreithiol a’r Rheolwr Caffael Corfforaethol yn cael eu gwahodd i fynychu.  Hoffai'r Pwyllgor yn y cyfarfod hwnnw gael eglurhad o'r rôl sydd gan y Tîm Caffael Corfforaethol wrth sicrhau cydymffurfiaeth â chontractau ac a yw'r rôl hon wedi'i datganoli i'r Adrannau ar gyfer monitro contractau mawr ac a oes cosbau ariannol yn cael eu gorfodi i gontractwyr nad ydynt yn perfformio. 

Dyrannodd y Pwyllgor Safonau Ysgol i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar Bynciau 1 ar 4 Gorffennaf 2018 a Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr Ddi-Blastig i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar Bynciau 3 ar 23 Gorffennaf 2018.   

Casgliadau

 Cadarnhaodd y Pwyllgor yr eitemau canlynol ar gyfer Blaen Raglen Waith y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol:

• Cytunodd yr Aelodau i dderbyn y Fargen Ddinesig ar 26 Gorffennaf 2018 ac ail-ychwanegu Cydweithredu gyda'r Heddlu at y Flaen Raglen Waith i'w hystyried yn y dyfodol
• Gofynnir i'r Aelodau dderbyn adroddiad ar Gaffael a Chontractau ar 26 Medi 2018.  Mae'r Pwyllgor yn gofyn i'r adroddiad gynnwys:

-       Pa broses fonitro sydd ar waith gyda chontractwyr i sicrhau cydymffurfiaeth?

-       Pwy sydd â rhwymedigaeth i warantu cydymffurfiaeth?

-       Sut y gellir sicrhau atebolrwydd cyhoeddus os yw gwybodaeth o fewn contract wedi'i chyfyngu i Aelodau?

-       A gafodd unrhyw gosbau ariannol eu cyhoeddi o ganlyniad i dorri contract?

-       Dyddiadau terfyn ar gyfer pob prif gontract.

Gofynnodd yr Aelodau am sicrhau bod y swyddogion canlynol yn cael eu gwahodd i fynychu'r canlynol ar gyfer yr eitem Caffael a Chontractau:

-       Rachel Jones, Rheolwr Caffael Corfforaethol

-       Kelly Watson, Rheolwr Gr?p Cyfreithiol

-       Cynrychiolydd o’r Gyfarwyddiaeth Lles

-       Cynrychiolydd o'r Gyfarwyddiaeth Cymunedau

Cadarnhaodd y Pwyllgor yr eitemau canlynol ar gyfer Blaen Rhaglen Waith y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar gyfer Pynciau:

12  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 68.

Gwahoddedigion

Cyng Phil White, Aelod Cabinet – Gwasanaethau Cymdeithasol a Chymorth Cynnar;

Susan Cooper - Cyfarwyddwr Corfforaethol - Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles;

Jacqueline Davies, Pennaeth Gofal Cymdeithasol Oedolion;

Laura Kinsey, Pennaeth Gofal Cymdeithasol Plant

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles Adroddiad Blynyddol drafft y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer 2017/18 am sylwadau, a gofynnodd i'r Pwyllgor nodi'r barnau a fynegwyd yn lleol am wasanaethau gofal cymdeithasol ym Mhen-y-bont ar Ogwr.  Mae'r Adroddiad Blynyddol yn seiliedig ar hunanasesiad yr Awdurdod o berfformiad a chyflwyniad y gwasanaethau gofal cymdeithasol. 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles fod Arolygiaeth Gofal Cymru (CIW) o fis Hydref 2016 wedi newid y ffordd y maent yn arolygu gwasanaethau cymdeithasol plant ac oedolion ac yn dilyn gweithredu Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles (Cymru) 2014, roedd AGC (CIW) wedi datblygu fframwaith newydd sy'n anelu at sicrhau bod awdurdodau'n cael eu harolygu gan ddefnyddio canlyniadau llesiant y Ddeddf.  Nod yr Adroddiad Blynyddol yw rhoi trosolwg o ofal cymdeithasol yn y Fwrdeistref Sirol ac mae'n seiliedig ar dystiolaeth, gyda chyfraniadau gan staff ac mae'n cynnwys adborth gan ddefnyddwyr gwasanaeth.  Dywedodd fod y templed ar gyfer yr adroddiad yn dilyn y chwe safon ansawdd genedlaethol ar gyfer lles.

Hysbysodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles y Pwyllgor fod y blaenoriaethau ar gyfer gwelliant yn adlewyrchu'r dadansoddiad o berfformiad ac yn mynd i'r afael â chyd-destun heriol y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig a'r galw cynyddol ar gyfer y rhai sydd mewn angen.

Gofynnodd y Pwyllgor am fanylion am nifer y plant sy'n derbyn gofal ar hyn o bryd.  Hysbysodd Pennaeth Gofal Cymdeithasol Plant y Pwyllgor mai nifer y plant sy'n derbyn gofal yr wythnos ddiwethaf oedd 374 a bod y ffigur yn newid yn gyson.  Mae'r duedd yn gyffredinol yn gostwng sy'n cyferbynnu â'r darlun yn genedlaethol lle mae niferoedd y plant sy'n derbyn gofal yn cynyddu.  Holodd y Pwyllgor sut roedd hyn yn cymharu â'r darlun yn Lloegr a'r Alban.  Hysbysodd Pennaeth Gofal Cymdeithasol Plant y Pwyllgor fod yna broblemau tebyg yn Lloegr i'r rhai a brofwyd gyda phlant sy'n derbyn gofal yng Nghymru gyda'r niferoedd yn cynyddu.  Dywedodd y gellid ystyried yr arfer a ddefnyddir yn yr Alban i leihau nifer y plant sy'n derbyn gofal. 

Holodd y Pwyllgor y rhesymau dros y gostyngiad yn nifer y plant sy'n derbyn gofal yn y Fwrdeistref Sirol.  Hysbysodd y Pennaeth Gofal Cymdeithasol Plant y Pwyllgor fod yr awdurdod yn gweithio'n rhagweithiol gyda Chymorth Cynnar a Theuluoedd i atal plant rhag bod yn rhai sy’n derbyn gofal ac mae trefniadau ar gyfer gorchmynion gwarcheidiaeth arbennig ar waith hefyd.  Dywedodd fod y Rheoleiddiwr yn fodlon bod gan yr awdurdod y trothwyon cywir ar waith i gadw plant yn byw'n ddiogel gyda'u teuluoedd.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles mai'r elfen bwysicaf mewn lleihau nifer y plant sy'n derbyn gofal yw gwneud hynny yn ddiogel ac mae yna ddull system gyfan o wneud hyn. 

Holodd y Pwyllgor a oes cynlluniau i ddod â phlant sy'n derbyn gofal sydd mewn lleoliadau yn Lloegr yn ôl fel eu bod yn derbyn gofal yn agosach at eu cartrefi.  Dywedodd y Pennaeth Gofal Cymdeithasol Plant wrth y Pwyllgor fod llawer iawn yn cael ei wneud i ymdrin  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 69.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Nid oedd unrhyw eitemau brys.

Nid oedd y Cofnodion sy'n ymwneud â'r eitem canlynol yn cael eu cyhoeddi, gan fod eu bod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraff 16 o Ran 4 a Pharagraff 21 o Ran 5, Atodlen 12A, Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i newidiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Cymru) 2007 (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio).

Os, yn dilyn cymhwyso'r prawf budd y cyhoedd yn y Bwyllgor yn penderfynu yn unol â'r Ddeddf i ystyried yr eitem hyn yn breifat, bydd y cyhoedd yn cael eu gwahardd o'r cyfarfod yn ystod ystyriaeth o'r fath.

PENDERFYNWYD: O dan Adran 100A (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywiad) (Cymru) 2007, dylid gwahardd y cyhoedd o'r cyfarfod wrth ystyried yr eitem fusnes ganlynol gan ei bod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 16 Rhan 4 a Pharagraff 21 o Ran 5 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad i Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007.

Nid oedd yr eitem hon yn destun prawf buddiant y cyhoedd am resymau braint broffesiynol gyfreithiol ac felly dylid ei hystyried yn breifat.  Felly nid oedd buddiant y cyhoedd yn berthnasol o ran yr eitem hon.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion eithrio cyfarfod y 29/03/2018

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo Cofnodion eithriedig cyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol ar 29 Mawrth 2018 fel cofnod gwir a chywir.