Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Datganodd y Cynghorydd R. Shaw fuddiant personol yn eitem 5 o’r Agenda, Swyddfa Archwilio Cymru – Trosolwg a Chraffu – Addas i'r dyfodol? Roedd yn aelod o Banel Trosolwg a Chraffu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ac Awdurdod Tân ac Achub De Cymru.

Datganodd y Cynghorydd T. Giffard fuddiant personol yn eitem 5 yr Agenda, Swyddfa Archwilio Cymru – Trosolwg a Chraffu – Addas i'r dyfodol? Arferai fod yn aelod o'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

Gwnaeth y Swyddog Craffu gyflwyno'r adborth o'r cyfarfod blaenorol, a gofynnodd i'r aelodau gymeradwyo'r ymatebion/sylwadau a nodwyd yn yr adroddiad.

Gofynnodd aelod am ragor o wybodaeth am yr eitem ar y Fargen Ddinesig, a gofynnodd â pha fusnesau y byddai'r Fforwm Busnes Rhanbarthol a'r Partneriaethau Economaidd Rhanbarthol yn ymgysylltu. Gofynnodd hefyd beth oedd y Fforwm a phwy oedd yn ymgysylltu ag ef. Eglurodd yr aelod ei bod yn hanfodol gwybod beth yn union oedd yn digwydd gyda'r Fargen Ddinesig, pan oedd aflonyddwch oherwydd toriadau mewn cymorthdaliadau a gwasanaethau'n cau. Gofynnodd aelodau am adborth o gyfarfodydd craffu'r Fargen Ddinesig yn y dyfodol. 

Gwnaeth aelod ofyn am eglurhad pellach ynghylch yr ymateb i'r eitem Perfformiad Ariannol 2017–18, oherwydd nid oedd gostyngiadau cyllidebol wedi'u cyfrifo'n unigol.  

Cyfeiriodd aelod at adeiladau gwag, a gofynnodd a oedd swyddog wedi'i gyflogi yn y tîm hwnnw a pha gynnydd oedd wedi'i wneud. Eglurodd y Swyddog Craffu ei fod ar y flaenraglen waith fel eitem posibl i'w hailgyflwyno yn y dyfodol.

Cyfeiriodd aelod at yr eitem Perfformiad Ariannol 2017–18, a gofynnodd pa gymorth oedd yn cael ei roi i ysgolion i reoli cyllideb mewn diffyg a pha gymorth oedd yn cael ei roi i ysgolion i'w helpu i gael cyllid ychwanegol ac i'w cyfeirio at gyfleoedd.  

Adroddodd y Swyddog Craffu fod Caffael a Chontractau wedi'u rhestru fel eitemau i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf. Gofynnodd yr aelodau a allai'r adroddiad ganolbwyntio ar gaffael a chyflogaeth foesegol a'r defnydd o becynnau cymorth.      

PENDERFYNWYD:       Gwnaeth y Pwyllgor y canlynol:

1)  Cymeradwyo'r adborth o'r cyfarfod blaenorol a gofyn am ragor o wybodaeth fel y nodwyd uchod.

2)  Nodi gwybodaeth benodol yr oedd y Pwyllgor yn dymuno ei chael o ran yr adroddiad Caffael a Chontractau a oedd i'w ystyried yn y cyfarfod nesaf. 

Gwahoddedigion:

Darren Mepham –Prif Weithredwr

            Martin Morgans – Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth

Phil O’Brien – Grwp Rheolwr - Trawsnewid a Gwasanaethau Cwsmer

Councillor Hywel Williams –  Dirprwy Arweinydd

Rhoddodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau gyflwyniad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar y cynnydd oedd wedi'i wneud ers cyflwyno Cam 1 o’r Rhaglen Trawsnewid Digidol ar 24 Ebrill 2018, ac ar ddatblygiad Cam 2. Amlinellodd y cyflwyniad y prif ystadegau o gam 1, y cynnydd o ran y wefan, ymrwymiadau'r Cynllun Corfforaethol, y cynlluniau Darganfod/Llywio a chynlluniau ailddylunio’r broses busnes ar gyfer cam 2 a'r heriau a'r cyfleoedd ar gyfer y rhaglen. 

Gofynnodd aelod a oedd dadansoddiad wedi'i wneud o geisiadau ar-lein y dreth gyngor er mwyn olrhain meysydd a oedd yn defnyddio'r system ac edrych ar ffyrdd o leihau'r rhwystrau mewn meysydd eraill a hybu'r defnydd o'r wefan. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn cyfyngu'r ffordd yr oedd data'n cael ei drin a'i ddefnyddio, ond roeddent yn edrych am ffyrdd o ddod o hyd i'r rhwystrau ac ymdrin ag allgáu.  O safbwynt y dreth gyngor, roedd 70% o ddeiliaid cyfrifon yn talu drwy ddebyd uniongyrchol ac yn cael ychydig iawn o gyswllt â'r awdurdod, felly nid oedd cymhelliant i ddefnyddio'r system. Roedd yr adran Budd-daliadau Tai yn gweithio gyda phartneriaid i leihau allgáu, ac roedd yn hyderus y gallent gynyddu nifer y defnyddwyr. Mae'r Pwyllgor yn argymell y dylid gwneud dadansoddiad fesul cod post o ardaloedd nad ydynt wedi cofrestru ar-lein ar gyfer y dreth Gyngor.  Gofynnodd yr aelodau am yr wybodaeth hon er mwyn cynorthwyo i ddarparu dealltwriaeth ddemograffig o ardaloedd mae angen canolbwyntio arnynt ar gyfer hysbysebu Fy Nghyfrif.

Nododd y Pwyllgor mai dim ond 49.59% o'r dinasyddion a oedd wedi cofrestru eu cyfrif treth gyngor ar-lein oedd wedi tanysgrifio ar gyfer e-filio.  Esboniodd un aelod ei bod wedi cofrestru i gael biliau di-bapur ar gyfer ei biliau cyfleustodau am fod gostyngiad wedi'i gynnig. Gallai hwn fod yn opsiwn i gynyddu'r cofrestriadau, ond cydnabuwyd y gallai hyd yn oed gostyngiad bychan fod yn heriol yn yr hinsawdd ariannol sydd ohoni. Gwnaeth yr aelodau argymell y dylai'r Cyngor ystyried cynnig gostyngiad bychan fel cymhelliant fel modd o hybu biliau di-bapur.

Cyfeiriodd aelod at y system atgyfeirio aelodau fel system "lletchwith" ac

anodd ei defnyddio. Gofynnodd a oedd modd cynnig mapiau pontio i aelodau eu defnyddio a chynnig sesiwn hyfforddi arnynt. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod gweithgor wedi'i sefydlu i edrych ar atgyfeiriadau aelodau. O ran yr ap o'r enw 'Bridgend Report It' a oedd yn caniatáu i ddinasyddion adrodd ar faterion priffyrdd fel tyllau yn y ffordd a baw c?n, argymhellodd aelodau y dylai'r ap gynnwys y gallu i adrodd ar faterion sy'n ymwneud â thorri glaswellt a biniau sbwriel gorlawn. Gwnaeth y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau hefyd gytuno i edrych ar hyfforddiant i aelodau ar fapiau pontio.

Gofynnodd aelod ai'r opsiwn Chatbot fyddai'r unig opsiwn yn lle defnyddio staff. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau nad oeddent yn ceisio lleihau sianeli, fel y nodwyd yn ei gyflwyniad. Yn hytrach, roeddent eisiau ychwanegu ymarferoldeb. Mae'n bosibl na fyddai'n addas i'r diben ym mhob maes, ond ni  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 83.

Gwahoddedigion:

Kelly Watson -Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol

Gregory Lane - Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

Gwnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor ar adroddiad terfynol Swyddfa Archwilio Cymru o ran yr arolwg Trosolwg a Chraffu – Addas i'r dyfodol. Eglurodd fod yr adolygiad yn archwilio pa mor addas i'r dyfodol oedd swyddogaethau craffu o fewn yr Awdurdod.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio fod yr adolygiad wedi dod i'r casgliad fod swyddogaeth drosolwg a chraffu Pen-y-bont ar Ogwr yn cael ei rheoli'n dda, ond bod angen iddo addasu i wynebu heriau'r dyfodol a dylid ystyried cyfleoedd i weithio'n wahanol. Gwnaeth yr adolygiad gynnig pum maes i'w gwella, fel y nodwyd yn yr adroddiad. Ychwanegodd fod yr adroddiad, gan gynnwys y cynigion ar gyfer gwella a sut y gellid mynd i'r afael â nhw, wedi cael eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio ar 6 Medi 2018. 

Mynegodd aelod bryder fod gan bob un o'r cynigion ar gyfer gwella a'r dulliau o wella gweithgareddau craffu oblygiadau ariannol. Gofynnodd a fyddai arian gan Lywodraeth Cymru i gefnogi'r gweithgareddau, a holodd a oedd Llywodraeth Cymru'n ymwybodol o'r gostyngiadau yn nifer y staff Craffu. Nododd y dirprwy arweinydd ei fod yn pwysleisio'r pwynt hwnnw'n rheolaidd, a byddai unrhyw gyllid ychwanegol yn cael ei groesawu. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio mai hon oedd y sefyllfa, felly roedd yn rhaid i'r awdurdod fod yn fwy arloesol ac effeithiol gyda'r adnoddau oedd ganddo. Derbyniodd yr aelod yr esboniad, ond pe bai'r staff craffu'n cynnal eu cyfarfodydd y tu allan i'r Swyddfeydd Dinesig, byddai'n costio arian i logi lleoliad, cyfieithwyr ac ati. Eglurodd Rheolwr Archwilio Perfformiad Llywodraeth Lleol Swyddfa Archwilio Cymru eu bod wedi bod yn realistig o ran yr adnoddau o fewn yr awdurdod a bod y ffordd draddodiadol o graffu trwy bwyllgor eisoes yn defnyddio llawer o adnoddau. Roeddent wedi canfod bod effaith gwaith craffu traddodiadol yn gyfyngedig ar draws y mwyafrif o awdurdodau. Pe bai'r awdurdod yn meddwl am yr adnoddau oedd ar gael a'r gallu ar draws y sefydliad, gallai ailystyried y ffordd yr oedd yn cyflawni gwaith craffu.

Gwnaeth aelod godi'r mater o graffu at Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a nodi nad oedd hyn wedi cael ei ystyried. Gofynnodd beth oedd y rhesymeg os nad oedd wedi'i gyflawni ers mis Hydref 2017 a sut allai fod yn effeithiol. Gwnaeth y Pwyllgor leisio'u pryderon eu hunain o ran cyn lleied o gyfarfodydd yr oedd Panel Trosolwg a Chraffu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wedi'u cynnal yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, ac argymhellodd y dylid archwilio'r rhesymeg ar gyfer y Panel, a gofynnwyd pam nad oedd y Panel wedi gwneud fawr o gynnydd.

Pwysleisiodd aelod y diffyg synergedd rhwng y Cabinet, y swyddogion a'r aelodau, ac argymhellodd fod y cyfarfodydd chwarterol rhwng y Cabinet, y Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Cadeiryddion Craffu'n cael eu datblygu ymhellach.  Gwnaeth y Pwyllgor hefyd ofyn i ganlyniadau'r cyfarfodydd hyn gael eu rhannu â'r holl aelodau eraill. Ychwanegodd Rheolwr Archwilio Perfformiad Llywodraeth Leol Swyddfa Archwilio Cymru, nad oedd synergedd wedi bod yno yn y gorffennol, ond roedd cyfarfodydd ar waith nawr i hwyluso  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 84.

Gwnaeth y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol dderbyn eitem o wybodaeth a oedd yn nodi'r gweithgareddau a gynhaliwyd yng Ng?yl Dysgu 2018 yn yr wythnos a ddechreuodd ar 25 Mehefin 2018. Diolchodd aelod i'r swyddogion am adroddiad cynhwysfawr iawn ac am ddigwyddiad llwyddiannus iawn. Roedd hi'n falch ei bod wedi mynychu a chwrdd ag athrawon a phlant, a nododd y gallai fod yn ffynhonnell incwm bosibl yn y dyfodol.

Diolchodd y Pwyllgor i'r Cyfarwyddwr am y dull gweithredu arloesol a lefel y brwdfrydedd a fynegwyd ganddo cyn ac yn ystod y digwyddiad.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim