Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 14eg Tachwedd, 2019 14:00

Lleoliad: Ystafelloedd Pwyllgor 2/3 - Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 4WB. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Democratic Services Section 

Eitemau
Rhif Eitem

152.

Datganiadau o fuddiant

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

 

Cofnodion:

Dim 

153.

Llywodraethu'r Gronfa Gofal Integredig pdf eicon PDF 169 KB

Cofnodion:

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant ar drosolwg o'r Gronfa Gofal Integredig (ICF) Genedlaethol ac ar y trefniadau llywodraethu a monitro rhanbarthol a oedd yn gysylltiedig â'r gronfa honno.

 

Hysbysodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant y Pwyllgor fod swyddogion ac aelodau etholedig bellach yn gweithio gyda phartneriaid newydd ac yn sefydlu trefniadau partneriaeth rhanbarthol newydd, yn sgil newid ffiniau'r bwrdd iechyd - a elwir bellach yn rhanbarth Cwm Taf Morgannwg. Roedd hyn yn cynnwys dyrannu, rheoli a dylanwadu ar y Gronfa Gofal Integredig sydd yn parhau i gael ei chymeradwyo gan y Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol.  Tynnodd sylw at y strwythur llywodraethu sy'n goruchwylio proses yr ICF yn rhanbarth Cwm Taf Morgannwg. Mae adolygiad yn cael ei gynnal o'r trefniadau llywodraethu ar hyn o bryd yn sgil newid ffiniau'r Bwrdd Iechyd. Disgwyliwyd y byddai'r adolygiad yn argymell strwythur tair haen tebyg, gyda'r bwriad o'i weithredu o fis Ebrill 2020.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant fod dyraniad Refeniw ICF Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Cwm Taf Morgannwg wedi codi o £5.608m i £12.7m yn ystod 2019/20, yn sgil cynnwys dyraniad ICF Pen-y-bont ar Ogwr.  Er mwyn cynorthwyo Pen-y-bont ar Ogwr i drosglwyddo i'r Rhanbarth newydd, cytunwyd y byddai Pen-y-bont ar Ogwr yn clustnodi ei dyraniad Refeniw blaenorol o £1.988m o'r ICF. Tynnodd sylw at enghreifftiau lle'r oedd peth o Refeniw'r ICF yn cael ei glustnodi i themâu a nodwyd yn flaenoriaethau penodol gan Lywodraeth Cymru er mwyn cyflawni strategaethau cenedlaethol.  Mae'r Gwasanaeth Awtistiaeth Integredig, y Cynllun Gweithredu Dementia a System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru yn enghreifftiau o'r modd y mae dyraniadau penodol o'r ICF yn cael eu clustnodi ym mhob dyraniad rhanbarthol. Dywedodd fod y ceisiadau a oedd wedi'u cwblhau am ddyraniad Refeniw o'r ICF felly'n amrywio rhwng sefydliad unigol a cheisiadau Iechyd a Gofal Cymdeithasol Integredig, yn ogystal ag ymagwedd cydweithredol rhanbarthol a allai gynnwys yr holl awdurdodau lleol neu un awdurdod lleol a'r Bwrdd Iechyd. Mae rhai o geisiadau'r ICF ar gyfer cynlluniau blaenorol neu gynlluniau sy'n bodoli eisoes sy'n parhau o'r naill flwyddyn i'r nesaf, ac mae'r cynlluniau hynny ar hyn o bryd yn ddibynnol ar yr ICF.  Amlinellodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant y broses ar gyfer ceisiadau, lle byddai cynigion yn cael eu cymeradwyo'n lleol a'u cyflwyno i'r Tîm Comisiynu Rhanbarthol sy'n gwasanaethu Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Cwm Taf Morgannwg.   

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant ar ddyraniad cyfalaf yr ICF, sef £5,049,000 ar gyfer y rhanbarth yn 2019/20, gan gynnwys £1,500,000 a drosglwyddwyd o Fae'r Gorllewin i'r rhanbarth newydd.  Amcangyfrifwyd y byddai hyn yn creu cyfanswm o £5,771,000 yn 2020/21.  Dywedodd fod y broses ar gyfer ystyried ceisiadau cyfalaf yr ICF yn debyg i'r broses refeniw. Y gwahaniaeth allweddol rhwng Dyraniad Refeniw'r ICF a Dyraniad Cyfalaf yr ICF yw bod modd rhannu'r dyraniad cyfalaf yn ddwy ran, sef y Brif Raglen Gyfalaf (MCP) ar gyfer cynlluniau dros £100,000 a Chynlluniau Cyfalaf Dewisol (DCP) ar gyfer cynlluniau dan £100,000.  Er nad yw'n ofynnol i ranbarthau gael cynlluniau DCP, mae  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 153.

154.

Cofnod Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio pdf eicon PDF 60 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Cofnod Gweithredu diweddaraf y Pwyllgor Archwilio

 

Mewn perthynas â'r eitem ar Adolygiad Twyll Corfforaethol 2018-19 a'r Fenter Twyll genedlaethol, esboniodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro a'r Swyddog Adran 151 fod dau reswm wrth wraidd y gwahaniaeth rhwng y symiau a nodwyd fel symiau wedi'u gorhawlio ac wedi'u hadennill gan rai sy'n derbyn Gostyngiad Person Sengl.  Y rheswm cyntaf oedd mai amcangyfrif oedd y swm a nodwyd fel swm wedi'i orhawlio, a'r gwahaniaeth amser rhwng nodi a chasglu.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi ystyried y Cofnod Gweithredu.   

155.

Gwasanaethau Iechyd yr Amgylchedd Swyddfa Archwilio Cymru - Adolygiad Dilynol pdf eicon PDF 80 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Ginette Beal o Grant Thornton adolygiad dilynol o Wasanaethau Iechyd yr Amgylchedd. SAC a oedd wedi comisiynu Grant Thornton i gynnal yr adolygiad. Hysbysodd y Pwyllgor fod SAC wedi cyflawni'r darn hwn o waith fel dilyniant i adroddiad cenedlaethol a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2014 o dan y teitl 'Cyflawni â llai - yr effaith ar wasanaethau iechyd yr amgylchedd a dinasyddion'.  Roedd yr adolygiad lleol yn 2019 yn asesu a gafwyd unrhyw newidiadau o ran cyllideb neu staff o fewn gwasanaethau iechyd yr amgylchedd y Cyngor, a'r graddau yr oedd y Cyngor wedi mynd i'r afael â'r argymhellion yn ei hadroddiad cenedlaethol yn 2014. Yn yr adolygiad diweddar canolbwyntiwyd ar gynnydd y Cyngor tuag at ymdrin ag argymhellion 2, 3, 4 a 5, sef:

 

A2      Rhoi’r sgiliau a’r cymorth sydd eu hangen ar gadeiryddion ac aelodau pwyllgorau craffu i graffu ar berfformiad gwasanaethau, cynlluniau arbed ac effaith gostyngiadau cyllidebol a’u herio’n effeithiol.

 

A3        Ymgysylltu’n well â thrigolion lleol ynghylch cynlluniau i dorri cyllidebau a newid gwasanaethau drwy:

        ymgynghori â thrigolion ar newidiadau arfaethedig mewn gwasanaethau a

 defnyddio’r canfyddiadau i lywio penderfyniadau;

        amlinellu pa wasanaethau a gaiff eu torri a sut y bydd y toriadau hyn yn

effeithio ar drigolion; a

        nodi cynlluniau i gynyddu taliadau neu newid safonau

 gwasanaeth.

 

A4      Gwella effeithlonrwydd a gwerth am arian drwy:

 

        Nodi dyletswyddau statudol ac anstatudol gwasanaethau iechyd yr amgylchedd cynghorau;

        Cytuno ar flaenoriaethau iechyd yr amgylchedd ar gyfer y dyfodol a rôl cynghorau wrth gyflawni’r rhain;

        Pennu ‘safon dderbyniol o berfformiad’ ar gyfer gwasanaethau iechyd yr amgylchedd (uchaf ac isaf) a rhoi cyhoeddusrwydd iddynt ymhlith dinasyddion;

         Gwella effeithlonrwydd a chynnal perfformiad ar y lefel y cytunwyd arni drwy wneud y canlynol:

 

?        cydweithio a/neu integreiddio ag eraill er mwyn lleihau costau a/neu wella ansawdd;

 ?       gosod gwasanaethau ar gontractau allanol lle y gellir eu darparu mewn ffordd fwy cost-effeithiol yn unol â’r safonau y cytunwyd arnynt;

 ?       cyflwyno a/neu gynyddu taliadau a chanolbwyntio ar weithgarwch sy’n cynhyrchu incwm;

?      defnyddio grantiau mewn ffordd strategol er mwyn sicrhau’r effaith a’r elw   mwyaf; a

? lleihau gweithgareddau er mwyn canolbwyntio ar flaenoriaethau statudol a strategol craidd.

 

A5        Gwella gwaith cynllunio strategol drwy:

 

     nodi, casglu a dadansoddi data ariannol, data ar berfformiad a data ar alw/angen mewn perthynas â gwasanaethau iechyd yr amgylchedd;

          dadansoddi data a gasglwyd er mwyn llywio a deall y gydberthynas rhwng ‘cost: budd: effaith’ a defnyddio’r wybodaeth hon fel sail i benderfyniadau ar wasanaethau iechyd yr amgylchedd cynghorau yn y dyfodol; a

• chytuno sut y gellir defnyddio gwybodaeth ddigidol i gynllunio a datblygu gwasanaethau iechyd yr amgylchedd yn y dyfodol.

 

Hysbysodd y Pwyllgor fod SAC, ar y cyfan, wedi canfod bod model y Cydwasanaethau Rheoleiddio yn galluogi'r Cyngor i barhau i gyflenwi ei wasanaethau iechyd yr amgylchedd yng nghyd-destun adnoddau sy'n prinhau a'r cyfrifoldebau ychwanegol a osodir arno yn sgil newidiadau parhaus mewn deddfwriaeth. Yr oedd hefyd yn teimlo bod lle i'r Cyngor gryfhau ei drefniadau trosolwg a chraffu ar gyfer gwasanaethau iechyd yr amgylchedd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 155.

156.

Grant Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) - Ymateb i Argymhellion SAC pdf eicon PDF 182 KB

Cofnodion:

Rhoddodd y Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth y newyddion diweddaraf am gynnydd yr argymhellion a wnaed yn adroddiad SAC ar lefelau bodlonrwydd ymgeiswyr Grant Cyfleusterau i'r Anabl ym Mhen-y-bont ar Ogwr. 

 

Hysbysodd y Pwyllgor fod nifer o gamau wedi cael eu gweithredu ers yr adroddiad er mwyn ymateb i argymhellion penodol SAC.  Dangosodd hefyd enghreifftiau o astudiaethau achos a oedd wedi cael eu darparu. Roedd y camau allweddol eraill a gymerwyd yn cynnwys ad-drefnu'r staff; gwaith ymchwil â chysylltu ag awdurdodau lleol eraill er mwyn ymchwilio i fodelau darparu a gweithredol, gan gynnwys Cyngor Dinas Caerdydd a Chyngor Castell-nedd Port Talbot; Adolygiad Syniadaeth Ddarbodus wedi'i gynnal gan Ymgynghorydd Annibynnol er mwyn canfod biwrocratiaeth a rhwystrau diangen; a nifer o newidiadau gweithredol o ddydd i ddydd er mwyn eglurhau a symleiddio prosesau lle bo modd, a mwy o waith monitro ac adolygu.

 

Tynnodd sylw at yr heriau sy'n wynebu'r gwasanaeth, gydag achosion cymhleth sy'n cymryd mwy o amser i'w cyflawni yn effeithio ar gyfartaleddau cyffredinol, Canlyniad hyn oedd cyfartaledd o 270 diwrnod i ddarparu DFG (mae CBSPO yn yr 20fed safle yng Nghymru); 713 o ddiwrnodiau i ddarparu DFG i blant, sydd yn tueddu i fod yn fwy cymhleth, ac achosion mwy a oedd yn aml yn golygu gosod estyniad ar ystafell wely neu ystafell wlyb. Dywedodd fod angen gwaith dylunio a chynllunio manwl ar gyfer y rhain, a'u bod yn cymryd mwy o amser i'w cyflawni nag achosion llai cymhleth; a 244 o ddiwrnodiau i ddarparu DFG oedolyn.  Hysbysodd y Pwyllgor nad oedd y gwariant llawn yn cael ei gyflawni yn y rhan fwyaf o flynyddoedd, a bod llawer o newidynnau o fewn y model darparu cyfredol, yn fewnol ac yn allanol, a oedd wedi arwain at y sefyllfa hon. Roedd yr adolygiad syniadaeth ddarbodus wedi tynnu sylw at y rhain, ac roeddent yn cael eu harchwilio ar hyn o bryd. Dywedodd fod hyn, ynghyd â'r wybodaeth a gasglwyd gan awdurdodau lleol eraill wedi amlygu agweddau allweddol i'w hystyried ymhellach.

 

Adroddodd fod y gwasanaeth DFG mewn cyfnod o newid a bod llawer o waith wedi'i gyflawni i ddatblygu opsiynau ar gyfer model darparu'r dyfodol drwy gamau gweithredu i ddatblygu'r gwasanaeth ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Gan ystyried canfyddiadau ac argymhellion SAC a safonau gwasanaeth LlC, mae ymchwil yn parhau i nodi'r Model mwyaf effeithiol i ddarparu gwasanaeth amserol o ansawdd i ymgeiswyr;  cyflwyno lefel o reolaeth dros faterion perfformiad a diogelu;  sicrhau lefel briodol o adnoddau a sicrhau bod mân waith yn parhau i gael ei gyflawni'n effeithiol. Dywedodd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet ar fodelau cyflenwi a gwybodaeth cost/budd yn gysylltiedig ag opsiynau. 

 

Gofynnodd y Pwyllgor pam bod y gwasanaeth yn yr 20fed safle yng Nghymru o ran perfformiad, a pham ei bod hi wedi cymryd mor hir i gyflwyno gwelliannau ym mherfformiad y gwasanaeth, a beth fyddai'r raddfa amser resymol i adolygu'r gwasanaeth a'i leoli yn gyntaf yng Nghymru. Soniodd y Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth y Pwyllgor am yr heriau o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 156.

157.

Rhaglen Ffocws Buddsoddi Cyrchfan Porthcawl. pdf eicon PDF 86 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Spruce adroddiad terfynol Swyddfa Archwilio Cymru ar archwiliad o Raglen Ffocws Buddsoddi Cyrchfan Porthcawl. Dywedodd fod SAC wedi archwilio'r graddau y mae'r Cyngor yn gweithredu'n unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth Gyflawni Rhaglen Ffocws Buddsoddi Cyrchfan Porthcawl. Nod y Rhaglen honno yw cynyddu gwerth twristiaeth i'r economi, cynyddu cyfleoedd busnes a chyflogaeth a chefnogi ystod o ddigwyddiadau diwylliannol, chwaraeon a busnes. Dywedodd fod SAC wedi canfod agweddau cadarnhaol yn y modd y mae'r Cyngor wedi ystyried yr egwyddor datblygu cynaliadwy yn ei ymagwedd at gyflawni Rhaglen Buddsoddi Cyfalaf Cyrchfan Porthcawl.  Dywedodd fod gan y Cyngor waith pellach i'w gyflawni er mwyn ymwreiddio'r pum ffordd o weithio mewn modd cyson, a rhoddodd amlinelliad o'r ymateb a gafwyd gan y Cyngor. 

 

Hysbysodd Rheolwr Gr?p yr Economi, Adnoddau Naturiol a Chynaliadwyedd y Pwyllgor fod SAC wedi cydnabod gwerth archwilio prosiectau yng nghyd-destun Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.  Dywedodd fod Porthcawl yn y trydydd safle fel cyrchfan ym Mhrifddinas-Ranbarth Caerdydd, ac yn y nawfed safle yng Nghymru'n gyffredinol. 

 

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi nodi adroddiad SAC, "Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol: Archwiliad o gyflawni Rhaglen Ffocws Buddsoddi Tref Porthcawl - Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr'.   

158.

Adroddiad Gwella Blynyddol (AGB) Swyddfa Archwilio Cymru 2018-19 pdf eicon PDF 141 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Spruce sy'n cynrychioli Swyddfa Archwilio Cymru Adroddiad Gwella Blynyddol yr Archwilydd Cyffredinol.  Roedd yr Archwilydd Cyffredinol wedi cynnal asesiad gwella a chyflawni gwaith asesu risg a sicrwydd ochr yn ochr â gwaith yr holl Gynghorau ar Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (cymru) Dywedodd fod yr Adroddiad Gwella Blynyddol yn cynnwys crynodeb o'r astudiaethau cenedlaethol a gynhaliodd SAC yn ystod y flwyddyn, ynghyd ag argymhellion y mae'n ofynnol i'r holl awdurdodau lleol fynd i'r afael â hwy. Mae casgliad cyffredinol yr AGB yn gadarnhaol, ac mae'r Archwilydd Cyffredinol o'r farn fod y Cyngor yn debygol o gydymffurfio â gofynion Mesur Llywodraeth Leol 2009 yn ystod 2019-20. 

 

Adroddodd ar brif ganfyddiadau'r prosiectau a ganlyn lle nodwyd cynigion ar gyfer gwella: 

 

·         Archwiliadau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2005

·         Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaethau ar Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl

·         Iechyd yr Amgylchedd

·         Trefniadau Corfforaethol ar gyfer Diogelu Plant

 

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi nodi Adroddiad Gwella Blynyddol 2018-19 a luniwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru. 

   

159.

Adolygiad Dilynol Swyddfa Archwilio Cymru o Drefniadau Corfforaethol ar gyfer Diogelu Plant pdf eicon PDF 71 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Spruce sy'n cynrychioli Swyddfa Archwilio Cymru adolygiad dilynol o Drefniadau Corfforaethol ar gyfer Diogelu Plant.

 

Dywedodd Ian Phillips o SAC wrth y Pwyllgor fod SAC wedi cyflawni'r gwaith hwn i ddilyn ymlaen o'r adolygiad a gynhaliodd yn 2014.  Cynhaliwyd yr adolygiad dilynol rhwng mis Gorffennaf a mis Medi 2019, ac roedd yn cynnwys cyfweliadau â detholiad o swyddogion ac Aelodau ac adolygiad o ddogfennau. Roedd yr adolygiad dilynol yn 2019 yn ceisio ateb y cwestiwn: A yw'r Cyngor wedi gweithredu'n unol â'r argymhellion a'r cynigion ar gyfer gwella a oedd wedi'u cynnwys yn adroddiadau lleol a chenedlaethol yr Archwilydd Cyffredinol a gyhoeddwyd yn 2014 a 2015? Ar y cyfan, dywedodd fod SAC wedi canfod bod y Cyngor wedi bodloni ei hargymhellion a'i chynigion blaenorol ar gyfer gwella yn llwyr neu'n rhannol. Fodd bynnag, roedd SAC wedi nodi cynigion pellach ar gyfer gwella er mwyn cryfhau agweddau ar drefniadau diogelu corfforaethol y Cyngor. Amlinellodd y naw cynnig ar gyfer gwella a nodwyd yn dilyn yr adolygiad diweddaraf, a dweud wrth y Pwyllgor fod SAC hefyd yn asesu cynnydd yn erbyn yr argymhellion o adroddiad cenedlaethol 2015 ac adroddiad lleol 2014.  O ran yr adroddiad lleol, roedd y rhan fwyaf o'r cynigion ar gyfer gwella wedi'u bodloni, ond roedd un cynnig arall ar gyfer gwella wedi cael ei nodi.  O ran adroddiad cenedlaethol 2015, mae'r Cyngor wedi bodloni'r argymhellion a'r cynigion gwella blaenorol yn llwyr neu'n rhannol. Mae SAC wedi nodi rhai cynigion gwella pellach i gryfhau agweddau ar drefniadau diogelu corfforaethol y Cyngor.

 

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi nodi Adolygiad Dilynol SAC o Drefniadau Corfforaethol ar gyfer Diogelu Plant a bod adroddiad diweddaru ar y camau gweithredu yn cael ei gyflwyno gerbron cyfarfod nesaf y Pwyllgor.     

160.

Y Diweddaraf i'r Pwyllgor Archwilio gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) pdf eicon PDF 70 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Spruce sy'n cynrychioli Swyddfa Archwilio Cymru y newyddion diweddaraf am waith Archwilio Ariannol a Pherfformiad a gyflawnwyd gan SAC yn ystod 2019-20.  Hysbysodd y Pwyllgor fod y rhaglen waith yn cael ei chyflawni er mwyn cynorthwyo'r Archwilydd Cyffredinol i gyflawni dyletswyddau o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 (Deddf 2004) a Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009. Gallai hefyd ddarparu gwybodaeth ar gyfer astudiaeth i wella gwerth am arian o dan adran 41 o Ddeddf 2004, ac/neu archwiliad a gynhelir gan yr Archwilydd Cyffredinol o dan adran 15 o Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.  Ym Mesur Llywodraeth Cymru (Cymru) 2009, mae'n ofynnol hefyd i'r Archwilydd Cyffredinol gynnal Asesiad Gwella blynyddol er mwyn canfod a yw Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn debygol o gydymffurfio â gofynion Rhan 1 o'r Mesur.

 

Dywedodd wrth y Pwyllgor am y gwaith a gyflawnwyd yn y Cyngor gan ac ar ran yr Archwilydd Cyffredinol yn gysylltiedig â chyllid a pherfformiad o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, a Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi diweddariad y Pwyllgor Archwilio i SAC.    

161.

Adroddiad Dilynol Cynllunio Arbedion Swyddfa Archwilio Cymru pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Spruce adolygiad Cynllunio Arbedion yn dilyn ymlaen o waith a gyflawnwyd yn flaenorol, mewn adroddiad a gyflwynwyd i'r Cyngor ym mis Mawrth 2017, gyda'r cynigion a ganlyn ar gyfer gwella er mwyn cryfhau trefniadau cynllunio ariannol:

 

·         sicrhau bod cynigion arbed wedi'u datblygu'n llawn a'u bod yn cynnwys graddfeydd amser realistig i'w cyflawni cyn eu cynnwys yn y gyllideb flynyddol; a

·         nodi cynigion arbed dangosol dros gyfnod y Cynllun Ariannol Tymor Canolig.

 

Hysbysodd y Pwyllgor fod SAC wedi cyflawni gwaith ym mis Mai a mis Mehefin 2019 i asesu cynnydd y Cyngor wrth fynd i'r afael â'r cynigion hyn ar gyfer gwella, ac i ystyried effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor i gyflawni ei gynigion arbed. Ar y cyfan, nododd fod SAC wedi canfod bod gan y Cyngor drefniadau cryfach i ddatblygu a chyflawni cynlluniau arbed, ond bod angen gwneud gwaith pellach i ddatblygu strategaeth ariannol tymor canolig gyflawnadwy, yn enwedig ar gyfer 2020-21 a thu hwnt. Er bod y Cyngor wedi cyflawni'r rhan fwyaf o'i gynlluniau arbed yn 2018-19, roedd angen iddo sicrhau bod y trefniadau cryf newydd yn fodd i barhau â hynny, ac roedd angen i'r graddfeydd amser ar gyfer cyflawni fod mor gywir ag sy'n bosibl.  Nid oedd unrhyw gynigion pellach ar gyfer gwella wedi'u nodi yn yr adolygiad dilynol. Canfu SAC:

 

·         fod y broses ar gyfer datblygu cynigion arbed y gyllideb bellach yn dechrau ynghynt, gan roi mwy o gyfle i swyddogion ac aelodau gael datblygu ac ymgysylltu ar gynigion, gan gyfeirio'n benodol at rôl Panel Ymchwil a Gwerthuso'r Gyllideb (PYGG);

·         bod swyddogion cyllid yn chwarae mwy o ran yn natblygiad cynigion ac yn herio cywirdeb a chyflawnadwyedd amserlenni cyflawni;

·         lle'r oedd arbedion yn cael eu bodloni'n rhannol roedd hynny'n aml oherwydd nad oedd digon o amser wedi'i ganiatáu i ymgynghori â'r cyhoedd neu negodi contractau â phartneriaid.

·         nad oes achosion busnes â chostau llawn a chynlluniau cyflawni i gefnogi'r holl gynigion arbed.

 

Dywedodd y bydd swyddogion yn ystyried y sylwadau manwl a amlinellwyd yn yr adroddiad, ac yn gweithio i gryfhau'r prosesau sydd wedi'u sefydlu.  Bydd SAC yn adolygu cynaliadwyedd ariannol holl Gynghorau Cymru yn rhan o'i waith archwilio perfformiad. Bydd hyn yn cynnwys strategaethau ariannol tymor canolig a thymor hwy, rheoli cyllidebau, rheoli pwysau o ran costau, effeithlonrwydd a chynlluniau arbed, a lefelau'r cronfeydd a'r defnydd ohonynt. Yn ddiweddar, dywedodd fod y Cyngor wedi cwblhau a chyflwyno hunanasesiad fel rhan annatod o'r prosiect hwn.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor fod swyddogion yn gweithio'n galed i gyflawni'r arbedion sy'n ofynnol yn y SATC, a chanmol rôl PYGG yn hyn o beth. Dywedodd yr hoffai weld SATC 4 blynedd yn datblygu, ond nid oedd y setliad yn hysbys. Dywedodd wrth y Pwyllgor ei bod hi'n troi'n fwyfwy anodd canfod arbedion, a bod angen arbed £34 miliwn dros y 4 blynedd nesaf.

 

Tynnodd Samantha Spruce o SAC sylw'r Pwyllgor at ddarn o waith y mae SAC yn ei gyflawni ar hyn o bryd ar gynaliadwyedd ariannol awdurdodau lleol ledled Cymru  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 161.

162.

Llythyr Archwilio Blynyddol 2018-19 pdf eicon PDF 67 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd yr Arweinydd Tîm Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru, Lythyr Archwilio Blynyddol 2018-19 yr Archwilydd Penodedig. Roedd y llythyr yn cadarnhau bod barn archwilio ddiamod wedi'i rhoi ar y datganiadau cyfrifyddu, a oedd yn cadarnhau eu bod yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol a thrafodion y Cyngor.  Roedd y llythyr hefyd yn cadarnhau bod yr Archwilydd Penodedig yn fodlon bod y Cyngor wedi gwneud trefniadau priodol i sicrhau darbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio ei adnoddau. Roedd yr Archwilydd Penodedig, yn unol â Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, yn cyflwyno tystysgrif i gadarnhau bod gwaith archwilio'r cyfrifon wedi'i gwblhau.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi Llythyr Archwilio Blynyddol 2018-19.       

163.

Rheoli'r Trysorlys - Adroddiad Hanner Blwyddyn 2019-20 pdf eicon PDF 747 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro adroddiad a oedd yn rhoi'r newyddion diweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiad canol blwyddyn a sefyllfa'r alldro hanner blwyddyn ar gyfer gweithgarwch rheoli trysorlys, a dangosyddion rheoli trysorlys ar gyfer 2019-20, a thynnu sylw at gydymffurfiaeth â pholisïau ac arferion y Cyngor yr adroddwyd amdanynt wrth y Cabinet a'r Cyngor. 

 

Esboniodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod y Pwyllgor yn gyfrifol am sicrhau trefniadau effeithiol i graffu ar bolisïau a'r Strategaeth Rheoli Trysorlys. Ychwanegodd fod Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi Canllawiau diwygiedig ar Fuddsoddiadau Llywodraeth Leol ym mis Ebrill 2010 a oedd yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r Cyngor gymeradwyo Strategaeth Fuddsoddi cyn dechrau pob blwyddyn ariannol, ac roedd hyn wedi'i gynnwys yn y Strategaeth Rheoli Trysorlys.

 

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod y Cyngor wedi cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol a rheoleiddio yn ystod hanner cyntaf 2019-20.  Adroddwyd wrth y Cyngor am Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019-20 ar 20 Chwefror a'r Alldro Hanner Blwyddyn ar 23 Hydref 2019. Yn ogystal â hyn, cyflwynwyd adroddiad monitro chwarterol i'r Cabinet ym mis Gorffennaf 2019. Cyflwynodd grynodeb o weithgareddau rheoli trysorlys ar gyfer hanner cyntaf 2019-20. Nid oedd y Cyngor wedi cymryd unrhyw fenthyciadau hirdymor ers mis Mawrth 2012, ac ni ddisgwyliwyd y byddai angen unrhyw fenthyciadau hirdymor yn 2019-20.  Roedd llifoedd arian parod ffafriol wedi creu arian dros ben i'w fuddsoddi, a balans y buddsoddiadau ar 30 Medi 2019 oedd £43.75 miliwn, gyda chyfradd llog gyfartalog o 0.85%.   

 

Hysbysodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro y Pwyllgor ei bod hi'n ofynnol yn y Cod Rheoli Trysorlys i'r Cyngor bennu ac adrodd ar nifer o Ddangosyddion Rheoli Trysorlys, sydd naill ai'n rhoi crynodeb o'r gweithgarwch a ddisgwylir neu sy'n gosod terfynau ar y gweithgarwch. Dywedodd fod y Cyngor yn diffinio ansawdd credyd uchel fel sefydliadau a sicrwydd a chanddynt sgôr credyd A- neu'n uwch. Mae'n ofynnol i bob awdurdod lleol gynnal adolygiad canol blwyddyn o'i bolisïau, ei arferion a'i weithgarwch rheoli trysorlys, ac mai canlyniad yr adolygiad hwnnw yw nad oes angen unrhyw newidiadau i'r Strategaeth Rheoli Trysorlys ar hyn o bryd.

 

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor pam bod y Cyngor wedi mabwysiadu'r strategaeth hon, ac a ellid archwilio strategaethau eraill. Hysbysodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro y Pwyllgor fod y strategaeth yn seiliedig ar egwyddorion sicrwydd, hylifedd ac arenilion, yn y drefn honno.  Hysbysodd y Pwyllgor fod rhai cynghorau wedi symud tuag at fasnacheiddio, ac esboniodd fod gan Awdurdodau Lloegr b?er cymhwysedd cyffredinol. Yr oedd cynnig i gyflwyno hyn ar gyfer awdurdodau lleol Cymru. Byddai angen i'r Cyngor gymeradwyo unrhyw gynigion a fyddai'n newid y Strategaeth Rheoli Trysorlys.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi gweithgareddau rheoli'r trysorlys ar gyfer 2019-20 am y cyfnod 1 Ebrill 2019 hyd 30 Medi 2019 a'r Dangosyddion Rheoli Trysorlys a Darbodus a ragwelir ar gyfer 2019-20, yr adroddwyd arnynt oll gerbron y Cyngor ar 23 Hydref 2019.

 

164.

Polisi Cydranoli pdf eicon PDF 226 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro adroddiad er mwyn i'r Pwyllgor gael ystyried a chymeradwyo Polisi Cyfrifyddu Cydranoli'r Cyngor ar gyfer Eiddo, Peiriannau a Chyfarpar, a gweithrediad y polisi ar gyfer Datganiad Cyfrifon 2019-20 a thu hwnt.

 

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro ei bod hi'n ofynnol, yn rhan o'r Cod Ymarfer ar gyfer Cadw Cyfrifon Awdurdod Lleol yn y Deyrnas Unedig, cydranoli asedau, lle bo'r cydrannau'n cynrychioli elfen sylweddol o gyfanswm cost ased, a lle bo gwahaniaeth sylweddol rhwng oes ased y cydrannau hynny a hyd oes yr ased cyfan. Dywedodd fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi codi sawl pwynt yn gysylltiedig â gwaith cydranoli asedau'r Cyngor yn archwiliadau'r ddwy flynedd ddiwethaf, gan nodi nad oedd y Cyngor wedi cymhwyso ei bolisi cydranoli i nifer o asedau, ac y dylid cynnal adolygiad ffurfiol o'r polisi bob blwyddyn.  Dywedodd wrth y Pwyllgor y byddai adolygiad ffurfiol o'r polisi fel arfer yn cael ei gynnal gan y Swyddog Adran 151 neu swyddog arall priodol, ond ystyriwyd ei bod hi'n briodol cyflwyno'r polisi diwygiedig arfaethedig i'r Pwyllgor Archwilio i'w gymeradwyo ar yr achlysur hwn, yn dilyn argymhellion SAC.  Roedd trafodaethau wedi cael eu cynnal â SAC i roi mwy o fanylion ac egluro dull y Cyngor o gydranoli asedau.

 

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro hefyd fod y Cod yn disgrifio cyfrifoldeb y Prif Swyddog Cyllid (PSC) i sefydlu lefelau de minimis o arwyddocâd ar gyfer cydnabod cydrannau, ar sail asesiadau o effeithiau perthnasol posibl ar y datganiadau ariannol. Bydd yn rhaid i'r PSC gynnal asesiad o eitemau unigol o eiddo, peiriannau a chyfarpar, neu grwpiau o asedau tebyg sydd yn is na'r lefelau de minimis, ac y gellir eu hanwybyddu wrth gydranoli.  Bydd angen dadansoddi eitemau unigol sy'n uwch na'r terfyn de minimis i weld a oes ganddynt gydrannau sylweddol sy'n amrywio o ran eu hoes ddefnyddiol neu batrymau dibrisiant. Dywedodd fod yr holl asedau'n cael eu hailbrisio ar raglen dreigl tair blynedd, ac y bydd yr angen i gydranoli asedau yn cael ei ystyried bob tro wrth ailbrisio. Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro y Polisi Cyfrifyddu Cydrannau ar gyfer Eiddo, Peiriannau a Chyfarpar.  Mae'r Cefndir a'r Rhagarweiniad wedi cael eu symleiddio a'r fethodoleg ar gyfer sefydlu de minimis wedi'i egluro. Mae'r polisi hefyd yn cadarnhau'r asedau hynny na fyddant yn cael eu hystyried ar gyfer cydranoli ac, ar gyfer yr asedau sy'n weddill, natur y cydrannau a ystyrir. 

 

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried a chymeradwyo'r Polisi Cydranoli a gweithredu'r polisi hwn ar gyfer Datganiad Cyfrifon 2019-20 a thu hwnt.

165.

Asesiad Risg Corfforaethol pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro y newyddion diweddaraf am newidiadau i'r Asesiad Risg Corfforaethol, a wnaed yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 8 Awst 2019.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth y Pwyllgor fod y Bwrdd Rheoli Corfforaethol wedi ailystyried y sgoriau ar gyfer Risg 1 a Risg 8 fel a ganlyn:

 

                          Risg 1 - Ceir risg na fydd y Cyngor yn gallu gwneud penderfyniadau cadarn tymor canolig i dymor hir lle mae angen newid gwasanaethau.

 

Cynigiwyd y dylid codi'r sgôr tebygolrwydd o 2 (yn annhebygol o ddigwydd) i 3 (gallai ddigwydd) a phennu sgôr risg diwygiedig o 15.  Y rheswm am hyn yw ansicrwydd ynghylch cyllid Llywodraeth Cymru yn y dyfodol, gyda setliadau'n cael eu cytuno o'r naill flwyddyn i'r nesaf. Mae hynny'n golygu ei bod hi'n fwy o her blaengynllunio.

 

                          Risg 8 - Ceir risg na fydd y Cyngor yn gallu denu neu gadw gweithlu a chanddo'r sgiliau angenrheidiol i fodloni'r gofynion ar yr awdurdod a'i wasanaethau

 

Cynigiwyd y dylid codi'r sgôr tebygolrwydd o 2 (yn annhebygol o ddigwydd) i 3 (gallai ddigwydd) a phennu sgôr risg diwygiedig o 12.   Y rheswm am hyn yw bod y Cyngor yn parhau i'w chael hi'n anodd cadw a recriwtio cyflogeion mewn rhai mathau o broffesiynau, gan gynnwys eiddo, cynllunio, materion cyfreithiol a chyllid. 

          

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro hefyd wrth y Pwyllgor fod yr awdurdod wedi penodi swyddog profiadol yn ddiweddar yn lle'r Swyddog Rheoli Risg ac Yswiriant blaenorol a oedd wedi gadael yr awdurdod yn ddiweddar.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi ystyried y newidiadau i'r Asesiad Risg Corfforaethol ac y bydd yn derbyn adroddiad pellach ym mis Ionawr 2020 ar Asesiad Risg Corfforaethol 2020-21 ac adolygiad o'r Polisi Rheoli Risg Corfforaethol.

166.

Adolygiad o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 pdf eicon PDF 69 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro ar y newyddion diweddaraf ynghylch y Cynllun Gweithredu a oedd yn cyd-fynd â Datganiad Llywodraethu Blynyddol terfynol 2018-19 yn Natganiad Cyfrifon 2018-19.

 

Adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod angen sicrhau cyfranogiad gweithgar Aelodau a swyddogion ar draws y Cyngor er mwyn sicrhau llywodraethu corfforaethol da. Caiff trefniadau llywodraethu eu hadolygu'n flynyddol, a defnyddir y canfyddiadau i ddiweddaru'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sy'n helpu i sicrhau gwelliant parhaus yn niwylliant llywodraethu corfforaethol y Cyngor.  Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhoi asesiad cyffredinol o drefniadau llywodraethu corfforaethol y Cyngor ac arfarniad o'r rheolaethau sydd ar waith i reoli risgiau allweddol y Cyngor. Y mae hefyd yn nodi lle mae angen gwelliannau.  Ers cyflwyno'r adroddiad gerbron y Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin 2019, dywedodd ei fod wedi cael ei ddiwygio i adlewyrchu canlyniad Arolygiad Estyn.

 

Er mwyn cychwyn proses gynhyrchu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019-20, adroddodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod angen adolygu'r Cynllun Gweithredu a oedd yn gysylltiedig â DLlB 2018-19. Tynnodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro sylw at gynnydd pob mater llywodraethu o bwys yn erbyn y Cynllun.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor:

 

1)            Wedi nodi Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig 2018-19;

Wedi ystyried Cynllun Gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19.     

167.

Cyflwyniad ar rôl yr Adran Archwilio Mewnol a'r newyddion diweddaraf am y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol pdf eicon PDF 66 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Pwyllgor gyflwyniad oddi wrth Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar rôl yr Adran Archwilio Mewnol, a'r newyddion diweddaraf am y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol.

 

Dywedodd wrth y Pwyllgor am y cynnydd a wnaed gyda'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol newydd a oedd wedi'i ehangu, ac a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2019. Tynnodd sylw at yr amcanion a nodwyd; cyfleoedd / manteision; cyflawniadau a blaenoriaethau uniongyrchol i'r gwasanaeth; y blaenoriaethau ar gyfer y 12 mis cyntaf, a chynnig i ddatblygu ymagwedd fasnachol.  Tynnodd sylw hefyd at rôl y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, a'r math o farn ac argymhellion a fyddai wedi'u cynnwys yn adroddiadau'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi cynnwys y cyflwyniad.     

168.

Cynnydd yn erbyn y Cynllun Seiliedig ar Risg Archwilio (1 Ebrill 2019 hyd 30 Medi 2019) pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Rheolwr Cleient Archwilio ar gynnydd a wnaed yn erbyn y gwaith archwilio a oedd wedi'i gynnwys a'i gymeradwyo yng Nghynllun Seiliedig ar Risg Blynyddol yr Adran Archwilio Mewnol 2019-20.

 

Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y Cynllun yn darparu cyfanswm o 1,101 o ddiwrnodiau archwilio i gynnwys y cyfnod o fis Ebrill 2019 hyd fis Mawrth 2020, wedi'u rhannu i'r adolygiadau hynny a ystyriwyd yn Flaenoriaeth Un a Blaenoriaeth Dau, gyda'r nod o gwblhau'r cynllun cyfan erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.  Pan gymeradwywyd y Cynllun, dywedodd fod 2019/20 yn flwyddyn drosiannol i'r gwasanaeth estynedig newydd, a bod angen rhywfaint o hyblygrwydd i ymdrin â gofynion ychwanegol wrth sefydlu'r gwasanaeth newydd.

 

Adroddodd y Rheolwr Cleient Archwilio ar gynnydd gwirioneddol yn erbyn chwarter 1 a chwarter 2 Cynllun Seiliedig ar Risg 2019/20, gan fanylu ar statws pob adolygiad a oedd wedi'i gynllunio, y farn archwilio a faint o argymhellion uchel neu ganolig a wnaed er mwyn gwella'r amgylchedd rheoli. Ar 30 Medi 2019, roedd 10 o adolygiadau archwilio wedi cael eu cwblhau, 4 o adolygiadau eraill wedi'u cynnal ac adroddiadau drafft wedi'u cyhoeddi ac yn disgwyl adborth gan Adrannau Gwasanaeth.  Ar sail asesiad o gryfderau a gwendidau'r meysydd a gafodd eu harchwilio drwy brofi effeithiolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol, rhoddwyd barn archwilio sicrwydd sylweddol i 1 adolygiad a barn sicrwydd rhesymol i 9 o adolygiadau. Gwnaed 11 o argymhellion tymor canolig i wella amgylchedd rheoli mewnol y meysydd a adolygwyd, a byddai'r broses o weithredu'r argymhellion hyn yn cael ei monitro er mwyn sicrhau bod gwelliannau'n digwydd. Dywedodd fod y cynllun yn seiliedig ar strwythur staff llawn, ond bod y gwasanaeth yn dal i gynnwys swyddi gwag tra bo strwythur y Gwasanaeth Rhanbarthol yn cael ei ddatblygu.  Roedd Partneriaeth Archwilio'r De Orllewin (SWAP) wedi cael ei chomisiynu i ymdrin yn rhannol â'r bwlch yn nifer y diwrnodiau yr oedd eu hangen i gwblhau'r cynllun.

 

Gofynnodd y Pwyllgor a ragwelwyd y byddai'r holl ddiwrnodiau archwilio yn cael eu cwblhau, ac a ellid comisiynu mwy o adolygiadau i SWAP. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol wrth y Pwyllgor fod 6 swydd wag tu fewn yr Adran Archwilio Mewnol yn chwarter 2, ond bod gwaith recriwtio ar y gweill. Roedd cymorth wedi cael ei gomisiynu gan SWAP, a'r Adran Archwilio Mewnol oedd yn penderfynu pa adolygiadau a fyddai'n cael eu comisiynu.  Dywedodd na fyddai y cynllun i gyd yn cael ei gyflawni, ond bod hynny'n gyffredin â gwasanaethau archwilio eraill, ond rhoddir sylw digonol i ddarparu barn archwilio i'r Cyngor.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi cynnwys yr adroddiad a'r cynnydd a wnaed.   

169.

Y Diweddaraf am y Fenter Twyll Genedlaethol pdf eicon PDF 77 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddodd y Rheolwr Cleient Archwilio ar gynnydd hyd yma yn gysylltiedig â'r Fenter Twyll Genedlaethol.

 

Dywedodd y Rheolwr Cleient Archwilio wrth y Pwyllgor fod ymarfer echdynnu a pharu data wedi cael ei gynnal ym mis Medi 2018. Rhyddhawyd y parau ym mis Ionawr 2019, gan ddarparu cyfanswm o 8,466 o barau. Yn ddiweddar roedd hyfforddiant wedi cael ei gyflwyno i staff a oedd yn gyfrifol am adolygu'r parau er mwyn sicrhau ymagwedd gyson ar draws y Cyngor.   Cafodd swyddogion ddealltwriaeth well o'r parau data a ddarparwyd a sut i gofnodi'r canfyddiadau'n gywir, ac roedd cyfle hefyd i rwydweithio â meysydd gwasanaeth eraill i drafod unrhyw barau data a oedd yn croesi ar draws y meysydd hynny.  Roedd 4,705 o'r 8,466 o barau (55.6%) wedi cael eu prosesu hyd yma, ac mae gwaith yn parhau o hyd ar y parau sy'n weddill. Nodwyd bod cyfanswm o £59,706 yn cynrychioli twyll neu wall posibl, a bod modd adennill £28,804 o'r arian hwnnw.

 

Adroddodd y Rheolwr Cleient Archwilio mai parau Credydwyr oedd y nifer fwyaf o barau. Roedd y rhain yn nodi copïau dyblyg posibl yn erbyn enw credydwr, cyfeirnod, cyfeiriad a'r cyfeirnod neu'r swm ar yr anfoneb. Wrth gynnal adolygiad cychwynnol o'r parau, gwelwyd bod llawer o'r taliadau'n rhai dilys, a llwyddwyd i gau 50% o'r parau yn yr ymarfer didoli cyntaf hwnnw.  Dywedodd fod yr Adran Archwilio Mewnol wedi cynnal ymarfer i adolygu'r parau credydwr i gyflogai lle'r oedd cyflogai yn gysylltiedig â chredydwr â'r un cyfrif banc neu gyfeiriad, ac mai ad-daliadau arian traul i staff ysgol oedd y rhan fwyaf o'r parau. Bu'r Adran Archwilio Mewnol hefyd yn adolygu'r parau lle'r oedd cyflogai neu Aelod wedi'u rhestru fel cyfarwyddwr cwmni y mae'r Cyngor yn masnachu ag ef. Cafodd llawer o'r parau eu cynhyrchu yn sgil y ffaith bod Cynghorwyr yn dal swyddi cyfarwyddwr mewn cwmnïau yr oedd llawer ohonynt wedi'u lleoli yn y gymuned. Mae'r parau wedi'u cau yn dilyn cadarnhad bod yr Aelod perthnasol wedi datgan buddiant.

 

Adroddodd y Rheolwr Cleient Archwilio hefyd fod angen i wahanol adrannau mewnol gysylltu'r naill a'r llall, neu â sefydliadau eraill, ar gyfer rhai parau NFI, gan fod rhai parau cyflogres yn dangos bod cyflogeion yn cael eu talu gan fwy nag un sefydliad. Dywedodd fod a wnelo un o'r parau â chyflogai yng Nghyngor Pen-y-bont ar Ogwr.  Eglurodd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151 Dros Dro nad oedd unrhyw bryderon pellach.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi diweddariad yr NFI.   

170.

Blaenraglen Waith wedi'i Diweddaru 2019/20 pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ddiweddariad Blaenraglen Waith 2019/20.  Er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i sicrhau bod y Pwyllgor wedi rhoi ystyriaeth ddigonol i bob agwedd ar ei swyddogaethau craidd, dywedodd fod Blaenraglen Waith newydd wedi cael ei chyflwyno. 

 

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor fod angen cynnal cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio ar 11 Mehefin 2020 er mwyn cymeradwyo Ffurflenni a Datganiad Cyfrifon drafft yr Harbwr.

 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi'r Flaenraglen Waith a oedd wedi'i diweddaru ar gyfer 2019/20.      

171.

Eitemau Brys

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

 

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw eitemau brys.  

172.

Cymeradwyo'r Cofnodion pdf eicon PDF 77 KB

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 08/08/2019

Cofnodion:

PENDERFYNWYD:    Cymeradwyo bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 8 Awst 2019 yn wir a chywir, yn amodol ar ychwanegu enw Mrs J Williams at y rhestr o'r rhai a oedd yn bresennol.