Gwahoddedigion:

Mark Shephard, Prif Weithredwr

Martin Morgans, Pennaeth Gwasanaeth – Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth

Phil O’Brien, Rheolwr Grwp – Trawsnewid a Gwasanaethau Cwsmer

Councillor Hywel Williams, Dirprwy Arweinydd

Cyflwynodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau adroddiad a’i bwrpas oedd cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Trosolwg Corfforaethol a Chraffu am gynnydd y rhaglen Trawsnewid Digidol gorfforaethol. 

Cyflwynodd yr adroddiad rywfaint o wybodaeth gefndir ac wedyn cafwyd crynodeb o’r cynnydd mewn perthynas â’r Llwyfan Fy Nghyfrif, gyda pharagraff 4.1 yr adroddiad yn manylu ar linell amser yn dangos y cynnydd a wnaed yn y maes hwn ers 2016 hyd y presennol.   

Cadarnhaodd bod y gwasanaethau canlynol wedi dod ar gael ers lansio Fy Nghyfrif ym mis Ebrill 2018, drwy gyfrwng y porthol hunanwasanaeth Fy Nghyfrif ar-lein: 

• Treth Gyngor
• Budd-daliadau Tai
• Derbyn i Ysgolion
• Bathodynnau Glas, a
• Trwyddedau Parcio Preswyl 

Ehangodd yr adrannau dilynol yn yr adroddiad ar y meysydd hyn a’u hygyrchedd drwy gyfrwng y gwasanaeth Fy Nghyfrif, ynghyd â manteision posib eraill oedd yn cael eu hystyried lle byddai gwasanaethau ar-lein Fy Nghyfrif yn profi’n fuddiol i’r cyhoedd/trigolion y Fwrdeistref Sirol, o ran defnyddio gwasanaethau.

Wedyn ymhelaethodd yr adroddiad ar Gyfathrebu a Marchnata ac roedd yr adran hon o’r adroddiad yn rhoi sylw i’r meysydd canlynol:-

1.    Gwefan gorfforaethol

2.    Pontio Microsafle 

3.    Strategaeth Cyfathrebu        

4.    Cyfieithiadau Cymraeg

5.    i-Trent – Datrysiad AD mewnol   

6.    Strategaeth Ddigidol          

7.    Digidol yn Gyntaf – Capasiti Sianel

O ran goblygiadau ariannol yr adroddiad, rhannwyd cyllid y Rhaglen Trawsnewid Digidol wreiddiol o £2.5m yn £1m ar gyfer gwariant cyfalaf a £1.5m ar gyfer gwariant refeniw. Y sefyllfa bresennol, ar 1 Ebrill 2019, yw bod £520k o gyllid cyfalaf ac £899,722 o gyllid refeniw ar ôl. Roedd y tabl yn y rhan hon o’r adroddiad yn crynhoi’r gwariant hyd yma ar y rhaglen Trawsnewid Digidol.

Wedyn gwahoddodd y Cadeirydd gwestiynau gan yr Aelodau.

Cyfeiriodd Aelod at filiau’r Dreth Gyngor ar-lein/e-filiau a gofynnodd a oedd unrhyw ystyriaeth wedi cael ei rhoi i ostyngiad i gwsmeriaid am y taliadau maent yn eu gwneud mewn perthynas â’r rhain drwy Fy Nghyfrif, fel cymhelliant i gofrestru ar gyfer hyn. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau na ellid rhoi hwn am yn ôl i bobl sydd eisoes wedi cofrestru gyda’r cynllun ac felly ni fyddai’n deg gwneud hynny gyda chwsmeriaid newydd. Hefyd, pe bai gostyngiad o’r fath yn cael ei roi, gallai’r cwsmeriaid gymryd y gostyngiad ac wedyn optio allan a mynd yn ôl i dderbyn biliau papur. 

Canmolodd Aelod yr adroddiad a’r manylder a’r cyflwyniad llawn gwybodaeth yn cyd-fynd, gan ychwanegu bod maes Trawsnewid Digidol yr Awdurdod, gan gynnwys y fenter Fy Nghyfrif, wedi gwneud cynnydd mawr yn ystod y 12 mis diwethaf, ers iddo gael ei ystyried ddiwethaf gan Drosolwg a Chraffu, pan fynegodd yr Aelodau rai pryderon, yn benodol am awtomatiaeth a cholli swyddi staff yn y dyfodol o bosib. Nododd bod pryderon yn flaenorol bryd hynny ynghylch cyflwyno awtomatiaeth a’r effaith y gallai hyn ei chael yn ei dro ar golli swyddi staff. Gofynnodd a fyddai hyn yn digwydd efallai, oherwydd y datblygiadau mewn Trawsnewid Digidol yn yr Awdurdod. 

Dywedodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau bod arbedion effeithlonrwydd yn ofynnol o dan Strategaeth Ariannol Tymor Canolig (SATC) y Cyngor, wrth symud ymlaen ar draws holl feysydd yr Awdurdod, felly roedd swyddi mewn perygl yn unrhyw rai o Gyfarwyddiaethau ac Adrannau’r Cyngor oherwydd hyn. 

Ychwanegodd y Prif Weithredwr at hyn drwy ddweud bod datblygiadau ym maes Trawsnewid Digidol yn allweddol i’r Awdurdod gan eu bod yn rhoi mwy o ffyrdd i gwsmeriaid ymwneud â’r Awdurdod ar amrywiaeth lawn o faterion pwysig, gan gynnwys trafodion busnes. Ychwanegodd ei fod hefyd wedi cynorthwyo’r cyhoedd/etholwyr i ymwneud yn fwy effeithiol â phroses ymgynghori’r gyllideb ar-lein ac roedd eu hadborth ar SATC y Cyngor yn cael ei ystyried yn bwysig iawn. Ailadroddodd y pwynt bod angen arbedion sylweddol o hyd ar draws pob maes yn y Cyngor ac y byddai hyn, yn anffodus, yn cynnwys colli rhai swyddi. Fel arall, ni fyddai graddfa’r arbedion gofynnol yn cael ei gyflawni.

Gofynnodd Aelod faint fyddai’n ei gostio i’r Awdurdod yn ystod y blynyddoedd nesaf i barhau i ddatblygu’r maes Trawsnewid Digidol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau bod y Cyngor wedi cyflawni ar yr hyn yr oedd wedi talu amdano a bod ganddo gontract ar gyfer hyn o ran ei Raglen Ddigidol ac roedd dyraniad cyllidebol arfaethedig yn ei le i ddatblygu Trawsnewid Digidol ymhellach mewn adrannau eraill a meysydd gwasanaeth y Cyfarwyddiaethau sy’n cynnwys CBSP. 

Canmolodd Aelod y cynnydd sydd wedi’i wneud yn y maes gwaith hwn a theimlai ei fod yn fuddiol o ran bodloni disgwyliadau’r cyhoedd. Ychwanegodd y dylid ystyried monitro sut rydym yn gwneud cynnydd yn y dyfodol mewn perthynas â’r maes gwaith hwn, drwy gasglu data fel nifer yr etholwyr oedd yn cyfathrebu â’r Cyngor drwy gyfryngau fel Oggie, Fy Nghyfrif, Facebook ac ati, ac efallai meincnodi gydag awdurdodau eraill a oedd hefyd yn gwneud datblygiadau yn y maes hwn. Roedd yn teimlo ei bod yn bwysig parhau â chynnydd a datblygiadau pellach wrth symud ymlaen, yn enwedig gan fod hyn yn cael cefnogaeth ariannol gan y Cyngor ar adeg pan oedd toriadau’n cael eu gwneud i gyllidebau meysydd gwasanaeth eraill.

Dywedodd y Rheolwr Trawsnewid, Perfformiad a Gwasanaethau Cwsmeriaid bod y Cyngor yn derbyn nifer sylweddol o ymholiadau dros y ffôn gan y cyhoedd a bod rhai o’r rhain yn diflannu o’r golwg neu nid oeddent yn cael ymateb llawn/dilyniant. Hefyd, ni allai’r adrannau, i raddau helaeth, gadarnhau wrth gwsmeriaid faint o amser y byddai’n ei gymryd i ymateb i ymholiad neu ddod â’r busnes yr oedd yn ymwneud ag ef i gasgliad. Fodd bynnag, roedd modd rhoi llinell amser ar gyfer hyn drwy Oggie, cyfathrebwr (Robot) sgyrsfot y Cyngor. Ychwanegodd, wrth i’r maes Trawsnewid Digidol ddatblygu ymhellach gydag amser, y byddai systemau’n cael eu cyflunio drwy sefydlu sianelau digidol sy’n bodloni disgwyliadau ac anghenion cwsmeriaid.

Ychwanegodd ymhellach bod rhai namau TG wedi bod mewn perthynas â rhieni a gwarcheidwaid ac ati yn cyflwyno Apeliadau Derbyniadau Ysgolion ar-lein drwy gyfrwng porthol hunanwasanaeth Fy Nghyfrif, a arweiniodd at beidio â derbyn llawer o’r rhain. Roedd y rownd gyflwyno nesaf fis Hydref oedd yn dod ac roedd y materion a oedd wedi achosi’r broblem uchod wrthi’n cael eu datrys mewn pryd ar gyfer hyn, felly gobeithio y byddai cyflwyno’r rhai nesaf yn electronig i’r Cyngor yn prosesu’n llai trafferthus. 

Cyfeiriodd Aelod at baragraff 4.8 yr adroddiad mewn perthynas â menter “Report it” – adroddiad Amgylcheddol “Caru Strydoedd Glân” (BBITS), a gofynnodd a oedd Aelodau/Swyddogion yr Awdurdod yn gallu mewngofnodi i’n gwasanaeth mapio mewnol drwy hyn.

Ymatebodd y Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth drwy ddweud ei fod yn edrych ar hyn gyda’r tîm GIS gyda’r bwriad o wella prosesau gyda ‘Fix My Street’, i wneud y ffurf ar gyswllt electronig yn fwy defnyddiwr gyfeillgar nag ydyw ar hyn o bryd.

Gan fod hyn yn dod â’r drafodaeth ar yr eitem benodol hon i ben, diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd wedi’u gwahodd am eu presenoldeb ac wedyn gadawsant y cyfarfod. 

Casgliadau:

Diolchodd y Pwyllgor i’r Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth am ei adroddiad a nodwyd y datblygiadau positif oedd wedi’u gwneud yn ystod y 12 mis diwethaf.

Cydnabu’r Aelodau gyfraniad positif trawsnewid digidol at yr awdurdod ond roeddent yn bryderus am yr effaith ar swyddi, yn enwedig y rhai’n delio â’r cyhoedd.              

Nododd yr Aelodau’r cynnydd mewn derbyniadau ysgolion a gwblhawyd ar-lein yn ystod y flwyddyn academaidd ddiwethaf a gofynnwyd pa newidiadau sy’n mynd i gael eu gwneud i ddatrys unrhyw broblemau TG wrth symud ymlaen.

Nododd yr Aelodau’r trosolwg ariannol o ran cost trawsnewid digidol a nodwyd ymhellach ganddynt y byddai’n ddefnyddiol cael manylion am faint oedd wedi cael ei arbed mewn adroddiadau yn y dyfodol. 

Awgrymodd yr Aelodau fireinio unrhyw adnodd dadansoddol i adnabod unrhyw gysylltiadau sy’n ffonio’r Cyngor a phwrpas eu galwad.