Cyflwynodd Rheolwr Cleientiaid Archwilio yr Archwiliad Mewnol y Cynllun yr Archwiliad Mewnol Blynyddol yn Seiliedig ar Risgiau ar gyfer 2020-21.

Adroddodd mai yn unol â Safonau Archwiliad Mewnol y Sector Cyhoeddus, rhaid i'r Pennaeth Archwilio Mewnol sefydlu cynlluniau yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau'r gweithgarwch archwilio mewnol, yn unol â nodau'r sefydliad.  Nododd mai er mwyn datblygu'r cynllun yn seiliedig ar risgiau, bydd y Pennaeth Archwilio Mewnol yn ymgynghori â'r uwch reolwyr a'r bwrdd ac yn ennill dealltwriaeth o strategaethau'r sefydliad, amcanion busnes allweddol, risgiau cysylltiedig a phrosesau rheoli risg.  Rhaid i'r Pennaeth Archwilio Mewnol adolygu ac addasu'r cynllun, fel sy'n angenrheidiol, i ymateb i newidiadau ym musnes, risgiau, gweithredoedd, rhaglenni, systemau a rheolyddion y sefydliad.

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio y bydd y cynllun archwilio drafft ar gyfer 2020-21 yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio fis Ebrill 2020 ond bod yr argyfwng COVID19 wedi oedi'r broses gan fod angen ystyried risgiau sylweddol newydd a ffyrdd newydd o weithio i fod yn sail i'r Cynllun.  Rhoddodd wybod i'r Pwyllgor bod penderfyniadau brys ym mis Mawrth 2020 mewn perthynas â sut fyddai angen gweithredu gwasanaethau'r Cyngor yng ngoleuni'r pandemig a rhoddwyd trefniadau brys mewn lle yngl?n â gwneud penderfyniadau a llywodraethiant rhag ofn y byddai eu hangen a byddai cyfarfodydd y Cyngor a'r Pwyllgor yn cael eu gwahardd dros dro.  Nododd mai er mwyn cynnal gwasanaeth parhaus lle bynnag sy'n bosibl, bod y Cyngor wedi symud yn arbennig o gyflym i gyfarparu cymaint â phosibl o'i staff swyddfa gyda thechnoleg symudol i alluogi iddynt weithio gartref o fewn amserlen hynod fer.  Ble'r oedd rolau staff yn lleihau oherwydd llai o waith neu wasanaethau ddim yn cael eu darparu, ceisiwyd yn weithredol a gweithredwyd cyfleoedd

ar gyfer adleoliad dros dro.

Nododd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio mai oherwydd y newidiadau sylweddol i'r ffordd yr oedd y Cyngor yn gweithredu ac yn gweithredu ar hyn o bryd, roedd cynnal ail-werthusiad o'r cynllun drafft gwreiddiol i ddatblygu Cynllun yn Seiliedig ar Risgiau ar gyfer 2020-21 yn angenrheidiol.  Nododd fod yr eitemau sydd wedi'u nodi yn y cynllun gwreiddiol yn dilyn yr amryw gyfarfodydd ymgynghori a gynhaliwyd rhwng mis Ionawr a Mawrth 2020 (cyn COVID 19) wedi'u cynnwys fel sylfaen i'r cynllun diwygiedig hwn ochr yn ochr ag asesiad risg ar y bryd.  Cynhaliwyd asesiad risg wedi'i ddiweddaru hefyd oherwydd COVID 19. 

Rhoddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio wybod i'r Pwyllgor y bydd pwyslais gwahanol oherwydd effaith COVID; risgiau sy'n codi yn sgil COVID, argaeledd staff archwilio a gwasanaeth a heriau yn codi yn sgil gweithio o bell.  Nododd fod y cynllun wedi'i ddiweddaru yn fwy hyblyg na'r arfer er mwyn gallu ymateb i amgylchiadau newidiol a digwyddiadau a all ddigwydd megis ail don/argyfyngau, gallu i gael staff a thystiolaeth neu geisiadau i ymateb i faterion newydd a all amlygu eu hunain.  Bydd y gwaith Archwilio Mewnol yn cael ei gynnal o bell gan ddefnyddio fideo-gynadledda a datrysiadau digidol fel sylfaen ar gyfer cyfarfodydd a rhannu dogfennau a data.

Adroddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio y bydd y cynllun arfaethedig yn cwmpasu digon i allu darparu barn ar ddiwedd 2020/21 gan roi ystyriaeth i'r effaith nad ydym wedi gweld ei thebyg o'r blaen yn sgil y pandemig COVID a bydd y Pwyllgor yn cael diweddariadau yngl?n â sut mae'r cynllun yn cael ei ddarparu ac unrhyw newidiadau a fydd o bosibl eu hangen yng ngoleuni'r profiadau o weithio dan amgylchiadau ac mewn amgylchedd hollol wahanol.

Cwestiynodd aelod o'r Pwyllgor y rheswm pam nad oes awgrym o'r blaenoriaethu a'r rheswm dros amserlennu gwaith.  Rhoddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio wybod i'r Pwyllgor nad oedd blaenoriaethau wedi'u neilltuo yn y cynllun, roedd y cwbl yn cael eu hystyried yn risg uchel neu ganolig ac roedd yn hyderus bod yr holl eitemau ar y cynllun yn gyraeddadwy.  Mae gwaith eisoes wedi dechrau gyda'r gwaith dilysu grantiau yn mynd rhagddo.  Yn ogystal, rhoddodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio wybod i'r Pwyllgor y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y Pwyllgor nesaf yn ymwneud â'r cynnydd a wnaed yn erbyn y cynllun hwn hyd yn hyn a nododd nad oedd meysydd yn peri pryder. 

Gofynnodd y Pwyllgor am fanylion y 12 eitem sydd wedi'u gohirio ac a fyddant yn cael eu hystyried yn y flwyddyn nesaf neu a fydd sicrwydd i'w gael yn rhywle arall.  Ymgymerodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio â'r gwaith i ddarparu'r Pwyllgor â manylion y gwaith a oedd wedi'i ohirio.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at y nifer o swyddi gwag yn y Tîm Archwilio Mewnol a bod Gwasanaethau Archwilio Mewnol SWAP wedi'u defnyddio i ymgymryd â gwaith archwilio dros y 2 flynedd ddiwethaf ac a fyddai darparwyr eraill yn cael eu hystyried.  Dywedodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio wrth y Pwyllgor mai'r bwriad oedd cynnal ymarfer tendro.

PENDERFYNWYD:            Bod:

•           Y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol yn Seiliedig ar Risg Blynyddol a gynigiwyd ar gyfer 2020/21 yn unol â'i Gylch Gorchwyl.

•           Adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor nesaf ar gynnydd gyda'r Cynllun Archwilio Mewnol hyd yn hyn. 

·                     Aelodau yn cael manylion y 12 eitem sydd wedi'u gohirio a'r ffordd y bwriedir ymdrin â nhw yn y dyfodol.