Cyflwynwyd adroddiad gan Gyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau, gyda’r bwriad o gynghori Aelodau o’r rheidrwydd i adolygu dros dro Cod Ymarfer y Pwyllgor Rheoli Datblygu gyda golwg ar ymweliadau’r Pwyllgor â safleoedd, yng ngoleuni cyfyngiadau cyfredol Covid-19. 

Cafwyd cyngor gan y Rheolwr Gr?p, Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu, i’r Cod Ymarfer Cynllunio presennol gael ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Rheoli Datblygu yn Ebrill 2017 a bod copi o’r ddogfen hon ynghlwm ag Atodiad 1 o’r adroddiad. Mae Adran 9 yn cyfeirio at ymweliadau safle gan y Pwyllgor ac yn amlinellu’r meini prawf ar gyfer ymgymryd ag ymweliad o’r safle a’r gweithdrefnau i’w dilyn yn ystod ymweliad. Gall ymweliadau safle gan y Pwyllgor fod un ai ar ffurf Panel, h.y. Cadeirydd, Is-gadeirydd a Thrydydd Aelod neu fel ymweliad llawn â safle yn cynnwys holl aeodau’r Pwyllgor Rheoli Datblygu. Gydag unrhyw un o’r ddwy sefyllfa, mae’r Aelod Ward leol, Cynrychiolydd Cyngor Tref/Cymuned ynghyd â gwrthwynebydd a wnaeth gais i siarad, yr ymgeisydd/asiant a’r Swyddogion perthnasol fel arfer yn mynychu. 

Mae’r Cod Ymarfer yn datgan y gall ymweliadau safle’r Pwyllgor Rheoli Datblygu fod yn gostus ac achosi oedi. Gan hynny, mae hi’n bwysig nad ydyn nhw’n cael eu cynnal ond pa fo angen (fel arfer ar y diwrnod cyn y Pwyllgor) a lle bo gwrthwynebiad Cynllunio perthnasol. Nid cyfarfodydd lle gwneir penderfyniadau ydy’r rhain, na ‘chwaith yn gyfarfodydd cyhoeddus ond, yn bennaf, yn ymarferiadau casglu gwybodaeth a gynhelir er budd yr Aelodau, lle gall fod datblygiad arfaethedig yn anodd ei ddychmygu o’r cynlluniau a’r deunydd cymorth. Mae’n bosib y bydden nhw’n angenrheidiol o ran rhoi ystyriaeth gofalus i’r gydberthynas ag eiddo cyfagos neu’r cyffiniau cyffredinol y cynnig oherwydd ei faint neu’r effaith ar Adeilad Cofrestredig neu Ardal Gadwraeth, er enghraifft.    

Aeth ymlaen dan ddatgan fod yn rhaid i gais am ymweliad safle a wneir gan Aelod Ward leol mewn ymateb i ymgynghori ag e/hi ar y datblygiad arfaethedig, gael ei gyflwyno’n ysgrifenedig neu yn electronig o fewn 21 diwrnod i hysbysiad y cais a bod gofyn iddo ddatgan yn glir y rhesymau cynllunio perthnasol am yr ymweliad.  

Fe deimlodd y dylid nodi y bydd Swyddogion yn parhau i ymweld â safleoedd lle be’n ddiogel i wneud hynny a cheisio darparu cymaint o wybodaeth â phosib, gan gynnwys ffotograffau, mapiau, delweddau o’r awyr a deunydd arall perthnasol megis  technoleg ‘gwylio stryd’, i gynorthwyo aelodau i wneud penderfyniadau ar geisiadau Cynllunio. 

Yn wyneb y rheolau presennol ynghylch ymbellhau cymdeithasol, fe fyddai ymweliadau Pwyllgor â safleoedd yn eithriadol o anodd ei gynnal yn ddiogel o dan y gweithdrefnau presennol. Byddai hyn yn bennaf oherwydd y niferoedd o bobl a fyddai’n mynychu, gan arwain wedyn at fethu cadw at bellter cymdeithasol diogel, yn ogystal â’r risg gynyddol o orgyffwrdd â phriffyrdd neu fynd i mewn i gartrefi pobl. Ni ddylai’r Pwyllgor gynnal ymweliad safle heblaw dan amgylchiadau eithriadol.

Hysbysodd y Rheolwr Gr?p – Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu, lle y cytunir gyda’r Cadeirydd y dylid ymweld â safle, y byddai’n angenrheidiol i gyfyngu’r nifer o gyfranogwyr er mwyn cydymffurfio â rheolau ymbellhau cymdeithasol ac y dylai fod ar ffurf panel neu banel estynedig yn cynnwys nifer fach ychwanegol o aelodau’r Pwyllgor Rheoli Datblygu (y gwneuthuriad a’r niferoedd i’w penderfynu). Bydd amodau yn amrywio o safle i safle gyda rhai ardaloedd yn caniatáu mwy o fynychwyr. Mewn unrhyw achos, bydd gofyn cynnal asesiadau risg ar gyfer pob ymweliad. Bydd paneli estynedig yn cynnwys y panel cyffredin (Cadeirydd, Is-gadeirydd a thrydydd Aelod), yn ogystal â hyd at dri aelod ychwanegol, i’w tynnu o garfan o wirfoddolwyr o’r Pwyllgor Rheoli Datblygu. 

 Hysbysodd y Rheolwr Gr?p – Cynllunio, er mwyn mynd i’r afael ag ymweliadau safle yn y dyfodol gan ddefnyddio panel estynedig ymweliad safle, fe ddylid ychwanegu paragraff arall fel yr amlinellwyd ym Mharagraff 5.5. o’r adroddiad hwn at Adran 9.2.1 o’r Cod Ymarfer.

Ystyriwyd y bydd y cynigion a ddisgrifiwyd uchod yn ddigonol i ganiatáu rhai ymweliadau safle i ailddechrau, er ar ffurf gyfyngedig ac o dan amgylchiadau eithriadol. Dylai aelodau nodi, fodd bynnag, y gallai unrhyw newid dilynol i reoliadau neu gyngor ar Covid-19, yn genedlaethol neu’n lleol, effeithio ar y gallu i gynnal ymweliadau safle gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:                      1. Bod Aelodau yn cytuno ar y newid dros dro i’r Cod Ymarfer mewn perthynas ag ymweliadau safle gan y Pwyllgor a chytunwyd ymhellach sefydlu paneli estynedig at ddibenion ymweliadau safle lle bo angen ac awdurdodwyd Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu a Rheolwr Rheoli Datblygu ac Adeiladu i wneud y trefniadau angenrheidiol mewn cydweithrediad â’r Cadeirydd. Gofynnwyd i Aelodau gysylltu â’r Adran Gynllunio os oedd ganddyn nhw ddiddordeb mewn bod yn rhan o baneli estynedig ymweliadau safle.        

                                      2. Y dylai’r newid dros dro fod mewn grym am gyfnod heb fod yn hwy na 12 mis o ddyddiad y penderfyniad neu pan godir cyfyngiadau Covid-19, p’un bynnag sydd gyntaf.