Gwahoddedigion

Janine Nightingale, Cyfarwyddwr Corfforaethol - Cymunedau

Cynghorydd Richard Young, Aelod Cabinet Cymunedau

Zak Shell, Pennaeth Gwasanaethau Cymdogaeth

Diolchodd yr Aelod Cabinet – Cymunedau i'r Cadeirydd am y gwahoddiad a'r cyfle i ddangos sut yr oedd y Gyfarwyddiaeth Gymunedau wedi gweithredu yn ystod y pandemig. Roedd yn falch o'r ffordd yr oedd y Gyfarwyddiaeth Gymunedau wedi ymateb, rhyngweithio â'r cyhoedd, a gwneud popeth posibl i barhau, gan gydnabod mai hon oedd y Gyfarwyddiaeth fwyaf gweladwy ar draws y Fwrdeistref Sirol gyfan.  Diolchodd i holl staff y Gyfarwyddiaeth, y Cyfarwyddwr ei hun a'r holl Swyddogion am eu hymdrech aruthrol.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol - Cymunedau at ymateb strategol y Gyfarwyddiaeth i'r Pandemig, gan gydnabod y bu’n flwyddyn eithriadol o anodd i bawb, ac y bu’r ymateb gan y tîm yn rhagorol, yn enwedig gyda gofynion Llywodraeth Cymru yn newid yn gyflym.  Dywedodd y dylid cydnabod hefyd, ochr yn ochr â'r ymdrech a wnaed i ymateb i'r pandemig, fod staff hefyd wedi bod yn datblygu busnes fel arfer. 

Gwnaeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau gyflwyniad i'r Pwyllgor ar effaith Covid-19 ar y Gyfarwyddiaeth a'r ymateb.  Ar ôl hynny, dosbarthwyd y cyflwyniad gan yr Uwch Swyddog Democrataidd – Craffu i'r Aelodau a gwahoddodd y Cadeirydd gwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor.

Gofynnwyd y canlynol gan yr Aelodau:

Cydnabu Aelod mai Cymunedau oedd fwyaf gweladwy i'r cyhoedd o'r holl Gyfarwyddiaethau a'i bod wedi gwneud yn eithriadol o dda ac y dylid trosglwyddo hyn yn ôl i'r tîm cyfan. Yr un broblem oedd y gallai’r Gyfarwyddiaeth ddioddef o’i llwyddiant ei hun. Dywedodd yr Aelod, mewn sgyrsiau â phobl yn ei ward, fod pethau fel casglu sbwriel, glanhau sbwriel, glanhau strydoedd, ac ati, wedi cael eu cymryd mor ganiataol fel pe bai’n fusnes fel arfer, er bod pethau’n bell o fod yn busnes fel arfer. Ychwanegodd y gallai'r tîm Cyfathrebu efallai gyfleu'r hyn sy'n cael ei wneud ac er y gallai gael ei ystyried yn fusnes fel arfer, roedd angen i'r Gyfarwyddiaeth addasu wrth hefyd ymgymryd â swyddogaethau ychwanegol.

Gwerthfawrogwyd sylwadau’r Aelod gan y Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol.  Manteisiodd ar y cyfle i ddisgrifio sut roedd y Gyfarwyddiaeth yn parhau i gael ei effeithio gan Covid-19 a gofynnodd i'r Aelodau am eu hamynedd a'u dealltwriaeth.  Esboniodd fod pob adran yn cael ei heffeithio, ac er bod lefelau salwch pobl sy'n gweithio gartref yn dda, roedd gan bob adran weithredol e.e. priffyrdd, gwastraff ac ati, unigolion nad oeddent mewn gwaith oherwydd Covid-19 felly roeddent yn cael trafferth gyda rhifau gweithredol ac roedd hyn yn her wirioneddol, gan fod y niferoedd yn cynyddu.  Esboniodd fod cynllunio'n mynd rhagddo pe bai'n rhaid cymryd camau i atal rhai gwasanaethau ac i sicrhau bod y rhai hanfodol yn dal i fynd. Dywedodd ei fod yn falch iawn o'r timau, gan fod eu hymateb wedi bod yn rhyfeddol, ond roedd llawer o heriau ar draws y bwrdd.

Diolchodd Aelod i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau am y cyflwyniad cynhwysfawr iawn ac ychwanegodd ei ddiolch. Dywedodd mai'r hyn oedd yn cael ei weld oedd gwasanaeth, nad oedd yn dangos fawr ddim arwyddion o ddirywiad. Gofynnodd yr Aelod a fyddai'r awdurdod lleol yn gosod unrhyw gyfyngiadau lleol o 28 Rhagfyr, fel y gwnaed pan amlygodd y pandemig ei hun am y tro cyntaf, e.e. cau meysydd chwarae, safleoedd trefol yn cau neu unrhyw gyfyngiadau, gan mai dyma'r cwestiynau y byddai aelodau'r cyhoedd yn eu gofyn.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau fod hyn yn rhywbeth yr oedd yr Awdurdod Lleol yn dal i weithio drwyddo. Roedd Llywodraeth Cymru wedi cyfleu'r Haenau a'r cyfyngiadau ym mhob Haen y diwrnod cynt ac roedd angen i'r awdurdod lleol ddeall beth oedd hynny'n ei olygu o ran Haen 4.  Dywedodd, pan wnaeth y Prif Weinidog ei araith y diwrnod cynt, ei fod wedi cyfeirio at rai penderfyniadau'n cael eu gwneud gan awdurdodau lleol a rhai gan Lywodraeth Cymru.  Cafodd alwad yn ddiweddarach yn y dydd, a fyddai, gobeithio, yn cael rhywfaint o eglurhad o beth yn union y gellid ac na ellid ei wneud. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau y byddai'n darparu rhestr gynhwysfawr o'r hyn yr oedd hyn yn ei olygu i'r fwrdeistref sirol i'w dosbarthu i bob Aelod cyn gynted â phosibl.  Byddai'r Uwch Swyddog Democrataidd – Craffu yn anfon y ddolen oddi wrth Lywodraeth Cymru ynghylch cyfyngiadau Haen 4 i Aelodau'r Pwyllgor, ar ôl ei derbyn.

Anfonwyd cwestiwn gan Aelod yn ei absenoldeb a nododd, gan nad oedd pobl bellach yn gweithio gyda'i gilydd yn yr adeilad, pa oruchwyliaeth oedd yno a beth oedd yn cael ei wneud i ddeall sut roedd staff yn teimlo.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau fod llawer yn cael ei wneud yn hyn o beth, nid dim ond cyfathrebu â staff yn rheolaidd.  O fewn y Gyfarwyddiaeth, cafodd y Cyfarwyddwr gyfarfodydd adrannol anffurfiol bob wythnos ar ddydd Iau gyda'i thîm, gyda'r wybodaeth yn cael ei bwydo i fyny ac i lawr, gan nodi mai dyma'r diwrnod ar ôl CCMB, gan sicrhau bod y tîm yn derbyn y wybodaeth yn uniongyrchol.  Cynhaliwyd cyfarfodydd adrannol ffurfiol, a gynhaliwyd bob mis gyda chydweithwyr o Adnoddau Dynol a Chyllid, i gael darlun ar fonitro perfformiad.  Roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau hefyd wedi cyflwyno DMT estynedig, nid yn unig gyda'i hadroddiadau uniongyrchol ond gyda Rheolwyr eraill wedi'u cynnwys wrth edrych ar eitemau corfforaethol. Roedd 1 i 1 rheolaidd hefyd.  Teimlai ei bod yn bwysig cynnal deialog gyda staff a reolir yn uniongyrchol, ac nid oedd hyn yn ymwneud â phobl nad oeddent yn gwneud eu gwaith yn iawn; roedd yn ymwneud â phobl yn gweithio'n rhy galed ac yn rhy hir a'r effaith groes i'r hyn y byddai'r rhan fwyaf o bobl yn ei ddychmygu. Roedd rhai aelodau o staff yn arbennig yn ei chael hi'n anodd iawn gwahaniaethu rhwng y gwaith a'r cartref ac roedd y staff yn cael eu hannog i sicrhau cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith. Roedd hyn yn cael sylw drwy flaenoriaethu gwaith ac annog pobl i gymryd absenoldeb.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau ei bod yn pryderu am les, staff yn cymryd seibiant priodol, yn cymryd eu gwyliau ac yn cael gweddill y seibiant yr oeddent yn ei haeddu.  Dywedodd fod rhai aelodau o staff wedi'u hatgyfeirio at rywfaint o'r hyfforddiant Gofal yn Gyntaf a oedd ar gael ynghylch ymwybyddiaeth ofalgar, sut i gymryd seibiant o'r gwaith, pwysigrwydd bwyta'n dda, gweithgarwch corfforol ac ati. Cydnabu hefyd hyblygrwydd oriau gwaith i rai staff yn ystod y cyfnod hwn.

Eglurodd y Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol fod y ffordd newydd o weithio wedi bod yn her ond bu’n syndod pa mor dda yr oedd gweithio o bell wedi gweithio i ddechrau, fodd bynnag, ar ôl cyfnod o amser, daeth rhai o'r heriau o weithio o bell i'r amlwg. Sylweddolodd gymaint yr oedd yn ymwybodol o’r hyn oedd yn digwydd wrth fod yn y swyddfa, gan ryngweithio mewn sgyrsiau anffurfiol gydag aelodau’r tîm, a sut yr oedd gwasanaethau’n cael eu darparu, beth oedd yn iawn a ble’r oedd problemau.  Esboniodd mai un o'r pethau yr oedd Rheolwyr yn ei wneud oedd ymestyn eu cyfarfodydd tîm, drwy gael cyfarfodydd tîm ffurfiol gydag adroddiadau uniongyrchol ac yna adrodd ar yr hyn sy'n digwydd ym mhob adran.   Byddai hyn yn cynnwys staff Cymorth Busnes na fyddent o reidrwydd yn y cyfarfod, yn rheolaidd, i gael pawb at ei gilydd a gwneud i bawb deimlo eu bod wedi'u cynnwys, neu gallai staff ddechrau teimlo eu bod wedi'u datgysylltu. 

Teimlai'r Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol fod rhai manteision gwirioneddol o'r ffordd yr oedd staff yn gweithio a adlewyrchwyd yn y ffigurau salwch, ond roedd perygl hefyd y gellid colli gwahaniaethu rhwng bod yn y swyddfa ac ymlacio gartref.  Roedd yn rhy hawdd ymateb i e-bost oherwydd bod mynediad cyson at ddyfeisiau a gallai staff gael eu denu i weithio oriau hirach yn hawdd. Dywedodd fod rhai aelodau o staff wedi dechrau dangos straen oherwydd hyn ac felly roedd yn ymwneud â diffinio hunanddisgyblaethau er lles meddyliol pawb. 

Gofynnodd Aelod i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau a oedd hi'n hapus â'r cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran asesu a rhoi grantiau.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau fod ymateb y timau dan sylw wedi bod yn aruthrol gan fod y grantiau wedi bod yn eithriadol o anodd i'w gweinyddu, gyda rhai yn grantiau arian parod uniongyrchol a rhai yn seiliedig ar ardrethi annomestig. Roedd y meini prawf yn anodd, roedd y broses yn feichus ac roedd yn annibynadwy, oherwydd unwaith y byddai pob rownd o grantiau wedi'u dosbarthu, roedd y rownd nesaf wedi'i derbyn i'w phrosesu, ond teimlai’n gyfforddus iawn bod y staff yn barod ac wedi paratoi.  Dywedodd iddi fod yn fedydd tân yn ystod yr ychydig fisoedd cyntaf ond gan wybod pa mor bwysig oedd busnesau’n goroesi, roedd rhai aelodau o staff wedi gohirio gwyliau ar adegau tyngedfennol i weinyddu grantiau. Rhoddwyd llawer o systemau awtomataidd ar waith, a fu’n gymorth mawr ac wrth i rownd 4 o ddosbarthiad grantiau agosáu, roedd cynifer o'r systemau'n fwy llyfn ac yn gyflymach.  Roedd hi wedi gofyn i gydweithwyr yn Llywodraeth Cymru i wneud y grantiau arfaethedig yn symlach, ond cydnabu mai'r hyn yr oedd Llywodraeth Cymru ei eisiau oedd sicrhau bod pobl yn cael yr arian am y rhesymau cywir a'u bod wedi tynhau cymhwysedd i gael grantiau i ddangos yr effaith ar fusnes.  Fodd bynnag, y mwyaf tyn oedd y cyfyngiadau, y mwyaf anodd ydoedd i ddyrannu'r arian a'r mwyaf anodd y daeth y swydd.  Teimlai fod y timau'n barod ar gyfer y rownd nesaf ac yn canmol y tîm hynod ymroddedig hwn a oedd yn edrych ar rota dros wyliau'r Nadolig i alluogi'r arian grant i gyrraedd busnesau.  Er yr hoffai'r Cyfarwyddwr i staff gymryd seibiant, i'r Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol a rhai o'i weithwyr byddai hyn yn golygu cadw mewn cysylltiad er mwyn monitro'r sefyllfa i adrodd i Lywodraeth Cymru wrth symud ymlaen.

Dywedodd yr Aelod Cabinet – Cymunedau fod yr Aelodau bellach yn cael blas ar ymdrechion anhygoel staff i sicrhau bod gwasanaethau'n parhau drwy'r dyddiau tywyllaf. Esboniodd fod hyn i gyd yn cael ei wneud gyda'r staff eu hunain ddim yn ddiogel rhag Covid-19, llawer o aelodau staff yn methu gweithio, a'r aelodau staff hynny sy'n weddill yn cyflenwi hefyd. Bu'n ymdrech aruthrol gan staff y Gyfarwyddiaeth Gymunedau ac roedd yn falch iawn ohonynt.

Diolchodd yr Aelod Cabinet – Cymunedau i'r Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor am gymeradwyo'r sylwadau a wnaeth yn gynharach yn diolch i'r staff. Esboniodd, er bod popeth a drafodwyd heddiw wedi bod mewn perthynas â'r gorffennol, y byddai Cymru ar 28 Rhagfyr yn mynd i gyfnod clo llym unwaith eto ac y byddai'n galw ar staff i wneud yr un ymdrechion i sicrhau bod Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn parhau i fod yn weithredol.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cymunedau drosglwyddo diolch y Pwyllgor yn ôl i bawb yn y Gyfarwyddiaeth.