Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adroddiad, a'i bwrpas oedd diweddaru'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar berfformiad Atgyfeiriadau Aelodau.

Atgoffodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yr Aelodau o'r diffiniad o atgyfeiriad, sef cwyn / cais / ymholiad y mae Cynghorydd wedi'i dderbyn gan hetholwr y mae'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd yn ei anfon ymlaen at yr adran / sefydliad allanol perthnasol i gael sylw.  Gwneir y broses hon fel bod pob rhan o'r broses atgyfeirio yn cael ei chofnodi ac i sicrhau y derbynnir ymateb erbyn dyddiad cau y cytunwyd arno.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at y tabl ym mharagraff 4.2 o'r adroddiad, a oedd yn dangos nifer yr atgyfeiriadau a wnaed bob mis rhwng 1 Mawrth 2020 a 28 Chwefror 2021.

Nodwyd y bu cynnydd sylweddol yn nifer yr atgyfeiriadau a wnaed nag yn y cyfnod cyfatebol ar gyfer y flwyddyn flaenorol (2789 o atgyfeiriadau). 

Roedd y Prif Weithredwr eisoes wedi hysbysu’r Aelodau mewn cyfarfod o'r Cyngor, y bu dros fil yn fwy o atgyfeiriadau aelodau i ddelio â hwy yn ystod y pandemig (Mawrth i Ragfyr 2020). 

Cyfeiriodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y Pwyllgor at y tabl sydd ynghlwm yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn adlewyrchu nifer yr atgyfeiriadau a wnaed rhwng 1 Mawrth 2020 a 28ain Chwefror 2021, fesul Cyfarwyddiaeth. 

Dywedodd fod Bwrdd Prosiect Atgyfeiriadau Aelodau wedi'i sefydlu i ystyried a yw'r system bresennol yn addas at y diben ac i archwilio unrhyw gyfleoedd i wella'r broses atgyfeirio. Yn unol â hyn, mae Porth Cynghorwyr ar-lein sy’n cynnwys proses atgyfeirio aelodau yn cael ei dreialu gydag aelodau o'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd, a bydd wedyn yn cael ei gyflwyno i gr?p peilot o Aelodau.  Bydd Protocol Atgyfeiriadau Aelodau diwygiedig hefyd yn cael ei ddrafftio a'i anfon at yr holl Aelodau yn unol â hynny.  Yn ogystal, er mwyn cefnogi Aelodau i wneud atgyfeiriadau, bydd sesiynau hyfforddi yn cael eu trefnu ac ar gael i'r Aelodau, ychwanegodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd.

Nododd Aelod fod nifer yr atgyfeiriadau wedi cynyddu, ond ni recriwtiwyd unrhyw staff pellach yn y Gwasanaethau Democrataidd, i ymdopi â gwaith pellach o'r fath. Roedd yn teimlo fod hyn yn rhywbeth y gallai fod angen edrych arno.  Ychwanegodd yr Aelod fod Cynghorwyr yn y rheng flaen o ran cefnogi eu hetholwyr ac unrhyw gwynion a wnaethant, gan gynnwys ar ffurf atgyfeiriadau. Felly, roedd yn rhaid iddynt ymateb i'r rhain mewn modd amserol er nad oedd hyn bob amser yn bosibl, gan nad oedd Adrannau'n ymateb i atgyfeiriadau yn ddigon cyflym. Pwysleisiodd, fodd bynnag, nad beirniadaeth a gyfeiriwyd at Wasanaethau Aelodau oedd hon mewn unrhyw ffordd, gan fod staff yno yn prosesu'r atgyfeiriadau drwodd i'r Adrannau priodol mewn modd amserol. Ychwanegodd fod rhai Adrannau yn cymryd misoedd i ymateb i atgyfeiriad, hyd yn oed o ran rhoi cydnabyddiaeth syml, heb sôn am ymateb sylweddol. Teimlai y gellid ystyried cyflwyno systen, lle dylai Adrannau Cyfarwyddiaethau roi llinell amser ar gyfer ymateb a chadw at hyn. Cytunodd Aelodau eraill y Pwyllgor â'r sylwadau hyn.

Ychwanegodd Aelod fod y pandemig a'r cyfnod clo wedi arwain at gynnydd mewn cwynion gan etholwyr, rhai ohonynt yn atgyfeiriadau. Enghraifft o hyn oedd mwy o sbwriel ar hyd llwybrau troed wrth i bobl fynd allan am dro yn amlach. Ychwanegodd ei fod wedi derbyn nifer o gwynion yngl?n â hyn.

Nododd y Cadeirydd, o'r data a gynhwyswyd yn yr adroddiad, mai dim ond 65% o'r atgyfeiriadau a ddangoswyd fel rhai wedi'u cwblhau ym mis Mawrth 2020. Gostyngodd hyn i 35% ym mis Ebrill 2020. Roedd hi'n deall pam nad oedd y rhain efallai wedi'u cwblhau yn ystod cyfnod gwaethaf y pandemig, ond roedd hi'n teimlo y dylen nhw fod erbyn hyn.

Dywedodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y byddai'n ymchwilio i hyn ac yn ymateb i'r Aelodau ar yr un peth, y tu allan i'r cyfarfod.

Ychwanegodd, o ran pryderon yr Aelodau ynghylch derbyn ymatebion yn amserol i’r atgyfeiriadau y maent wedi'u gwneud, y byddai hyn yn cael ei ystyried ar y cyd â'r Porth Cynghorwyr ar-lein newydd a oedd yn cael ei dreialu ar hyn o bryd gan staff y Gwasanaethau Democrataidd.

Gofynnodd yr Aelodau a allent hwy, fel Aelodau o'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, hefyd dreialu'r Porth newydd cyn iddo fynd yn fyw, er mwyn sefydlu a oedd yn addas at y diben.

Atebodd y Rheolwr Gr?p Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gellid trefnu hyn ac y gallai Aelodau'r Pwyllgor gymryd rhan mewn hyfforddiant ar sut i ddefnyddio'r Porth, gyda hyfforddiant Atgyfeiriadau Aelodau hefyd yn cael ei gynnwys fel rhan o hyn.       

PENDERFYNWYD:                Bod y Pwyllgor wedi nodi'r adroddiad, yn amodol ar i'r arsylwadau uchod gael eu hystyried wrth symud ymlaen.