Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad er mwyn rhoi'r Strategaeth Archwilio Mewnol Flynyddol a'r Cynllun Seiliedig ar Risg ar gyfer 2021-22 i Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Eglurodd gefndir hyn trwy ddweud, yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) fod yn rhaid i'r Pennaeth Archwilio Mewnol sefydlu cynlluniau sy'n seiliedig ar risg i bennu blaenoriaethau'r gweithgarwch archwilio mewnol, sy'n gyson â nodau'r sefydliad.

Roedd Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i gynllun archwilio sy'n seiliedig ar risg gael ei lunio i gwmpasu amgylchedd rheoli cyffredinol y Cyngor gan gynnwys risg, llywodraethu a rheolaethau mewnol, cyn belled ag y bo'n ymarferol. 

O ran y newidiadau i'r ffordd yr oedd y Cyngor yn gweithredu ers Covid-19, gan gynnwys unrhyw risgiau newydd o ganlyniad i weithio o bell, roedd y rhain wedi'u hystyried a'u cynnwys yn y cynllun archwilio drafft ar gyfer 2021-22.

Mae dogfen ddrafft y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22 ynghlwm ag Atodiad A i'r adroddiad.  Dangosodd hyn sut y byddai'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddarparu a'i ddatblygu yn unol â Chylch Gorchwyl y Pwyllgor. Byddai'r Strategaeth yn cael ei hadolygu a'i diweddaru'n flynyddol mewn ymgynghoriad â rhanddeiliaid, sef y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Bwrdd Rheoli Corfforaethol, Archwilwyr Allanol ac Uwch Reolwyr.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod drafft y Cynllun Seiliedig ar Risg Blynyddol 2021-22 wedi'i lunio yn unol â'r PSIAS. Roedd y cynllun drafft manwl ynghlwm yn Atodiad B i'r adroddiad.

Byddai'r cynllun arfaethedig yn Atodiad B yn cynnig digon o wybodaeth i allu rhoi barn ar ddiwedd 2021-22. Byddai hefyd yn ystyried risgiau a oedd wedi dod i'r amlwg ac a oedd yn parhau, mewn perthynas â pandemig Covid-19 ymhlith eraill.

Gofynnodd yr Aelod Lleyg a roddwyd ystyriaeth i ddatblygu'r Cynllun Archwilio Blynyddol Seiliedig ar Risg drafft, fel ei fod yn cwmpasu amserlen hirach a mwy strategol y tu hwnt i’r cyfnod blynyddol, a hynny er mwyn cynnwys strategaethau hirach sydd wedi'u hymgorffori yn y Cynllun, e.e. drwy gael Cynllun 3 Blynedd. Gofynnodd hefyd beth oedd perthynas yr Awdurdodau gwasanaeth ar y cyd gydag Archwilio Cymru, yn enwedig o ran monitro perfformiad a gwelliannau, o ystyried mai pedwar Awdurdod, nid un, sy’n rhan o’r Gwasanaeth Rhanbarthol.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol, o ran y berthynas ag Archwilio Cymru, ei bod yn gryf, a bod yr un Archwilwyr Perfformiad yn gweithio ar draws y pedwar Cyngor, er bod gwahanol Archwilwyr Ariannol.  Cafodd gyfarfodydd hefyd â chynrychiolwyr Archwilio Cymru sy'n cwmpasu'r pedwar Cyngor i rannu cynnydd ar waith ac i godi unrhyw faterion.

O ran cael Cynllun tymor hwy, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod hyn wedi digwydd yn y gorffennol, h.y. sefydlu fersiwn 5 neu 3 Blynedd. Fodd bynnag, roedd wedi'i newid i hwyluso dull mwy deinamig yn ystod y blynyddoedd diwethaf, er mwyn ymateb yn gyflym i Risgiau ac ati, gan y gall y rhain newid yn gyflym ac mae’n rhaid ymateb iddynt.  Mae'r Gwasanaeth Rhanbarthol hefyd yn bwriadu edrych ar rai meysydd gwaith cyffredin ar draws y pedwar Cyngor, er enghraifft Seibrddiogelwch, fel y gellir defnyddio dysgu gan wahanol Gynghorau. Hefyd, mabwysiadwyd dull safonol ar gyfer cynnal archwiliadau, fformatau adrodd ac ati.

Nododd y Cadeirydd fod y gwasanaeth yn dal i fod â nifer o swyddi gwag. Gofynnodd a oedd y Gwasanaeth yn bwriadu mabwysiadu dull llwyth ffrynt i gwmpasu gwaith sy'n gysylltiedig ag Archwilio nes i'r rhain gael eu llenwi,  drwy ddefnyddio SWAP neu ddarparwr allanol arall, neu a oedd yn fwriad llwytho'r ôl-lwytho hyd nes y byddai staff addas yn eu swyddi ac wedi'u hyfforddi'n llawn.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod swyddi gwag o fewn y Gwasanaeth o hyd ond bod y strwythur wedi'i gwblhau a'r gobaith oedd y gellid gwneud cynnydd o ran llenwi'r rolau yn yr Hydref. Byddai SWAP, neu ddarparwr allanol arall, yn parhau i gael ei ddefnyddio i gwblhau rhai archwiliadau ynghyd ag Archwilio Mewnol sydd hefyd yn gwneud y gwaith hwn. Felly, y bwriad oedd, nid i lwytho neu ôl-lwytho gwaith, ond i rannu’r gwaith dros y flwyddyn, gan fod angen ystyried argaeledd a phwysau ar staff yr Adran Gwasanaethau hefyd er mwyn gallu neilltuo amser i archwiliadau.  

PENDERFYNIAD:                       Ystyriodd a chymeradwyodd y Pwyllgor y Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft (Atodiad A i'r adroddiad) a'r Cynllun Archwilio Seiliedig ar Risg Blynyddol drafft ar gyfer 2021-22 (yn Atodiad B).