Gwahoddwyr:

Fel uchod ar gyfer Eitem 4

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid Dros Dro yr adroddiad am y Perfformiad yn erbyn yr Amcanion Lles ar gyfer 2020-21. Nododd y byddai rhai Aelodau fel Cadeiryddion Craffu, wedi bod yn bresennol yn Asesiad Perfformiad Corfforaethol Chwarter 4 (APC) a rhoddodd drosolwg byr ar yr adroddiad oedd yn adlewyrchiad o’r flwyddyn yn erbyn Amcanion y Cynllun Corfforaethol, a ddiwygiwyd ar gyfer 2020-21 oherwydd y pandemig a’r effaith a gafodd hynny ar ddarparu gwasanaethau ac a gytunwyd yn y Cyngor ym mis Medi 2020. Roedd y cynllun diwygiedig yn diffinio’r 32 ymrwymiad corfforaethol i ddarparu yn erbyn y 3 amcan lles, ac yn gosod 46 dangosydd oedd yn canolbwyntio ar ddeilliannau i fesur y cynnydd am y flwyddyn. Dilynwyd y broses arferol gyda chynlluniau busnes y Gyfarwyddiaeth, gyda’r holl ddangosyddion oedd yn bwydo i mewn i’r cynllun corfforaethol hwnnw. Amlinellai Atodiadau A i D bob un o ddangosfyrddau diwedd blwyddyn y Gyfarwyddiaeth ac roedd gan COSC swyddogaeth allweddol mewn monitro a chraffu ar gynnydd o ran cyflawni’r amcanion lles hynny.

Dangosai’r data diwedd blwyddyn fod 12 o’r 32 ymrwymiad wedi eu cwblhau, gyda’r 20 arall wedi cyrraedd y rhan fwyaf o’u cerrig milltir, gan nodi bod y flwyddyn hon wedi bod yn unigryw, gyda rhai gwasanaethau na ellid eu darparu, rhai a ddarparwyd yn rhannol a bod angen dod â gwasanaethau newydd i mewn i gynorthwyo’r trigolion oedd yn byw drwy adegau anodd. O’r 440 o ddangosyddion a gasglwyd fel rhan o’r broses gynllunio gorfforaethol, roedd yna 89 gyda thargedau lle roedd y data wedi cael ei gyflwyno, oedd yn adlewyrchiad o’r flwyddyn anodd iawn. Ni allai’r Cyngor gasglu data ar gyfer yr holl ddangosyddion. O’r 89 o ddangosyddion gyda thargedau roedd dros hanner ar y targed, roedd 10 oddi ar y targed o lai na 10% a 32 wedi colli’r targed o fwy na 10%. Roedd yna 51 o ddangosyddion gyda naill ai dim targed neu ddim data diwedd blwyddyn ar gael, a rhoddwyd y manylion yn rhan A o’r atodiad. Roedd yna 79 o ddangosyddion oedd yn cynnwys data tueddiadau, ac o’r rhain roedd 46 yn dangos gwelliant neu’r perfformiad gorau, gyda 10 na ellid eu gwella ymhellach. Roedd un dangosydd yr un fath â’r llynedd, a 32 yn waeth na’r flwyddyn flaenorol.

Gofynnodd Aelodau o’r Pwyllgor y canlynol:

Dywedodd y Cadeirydd y gofynnwyd iddi fel Cadeirydd wneud datganiad agoriadol am y ffordd yr oedd yr adroddiad wedi cael ei osod allan, nad oedd peth o’r wybodaeth yn eglur, bod dryswch gyda’r dangosyddion yn symud i fyny ac i lawr a pheth o’r data wedi cael ei osod allan.

Soniodd Aelod fod Aelodau wedi bod yn gofyn am grynodeb gweithredol oherwydd swm y data yn yr adroddiadau. Roedd hi’n cydnabod yr ymateb diweddar, oedd yn dweud na châi Templed yr Adroddiad Corfforaethol ei adolygu tan y flwyddyn nesaf, ond roedd aelodau wedi bod yn gofyn am grynodebau gweithredol ar gyfer pob adroddiad craffu ers dros 2 flynedd.

Dywedodd Aelod fod y Cadeiryddion wedi cymryd y mater hwn i fyny yng nghyfarfod yr APC gyda data oedd yn anodd ei ddeall mewn rhai achosion. Roedd ef yn ceisio gweld y peth o safbwynt person nad oedd ar y Cyngor ac yn edrych ar y data ac yn gofyn a oedd y Cyngor yn gwneud yn dda neu ddim oddi wrth y targedau, ac nid oedd yn glir iawn i bobl ddeall ar rai pynciau. Nododd fod yna rai oedd yn iawn ond bod rhai yn rhy gymhleth a bod angen bod yn fwy cryno.

Eglurodd Aelod y Cabinet – Cymunedau ei fod ef, fel aelod newydd o’r Cabinet yn ei APC cyntaf wedi codi’r un materion. Cododd y cwestiwn pe bai rhywun o blith y cyhoedd yn edrych ar y dogfennau hyn, a fyddai’n deall y ffordd y cawsant eu cyflwyno? Gallai fod yn ddryslyd oni bai bod pobl yn y gwaith o ddeall perfformiad, nad oedd yn wir am lawer. Daethpwyd â’r mater i sylw Swyddogion yn y cyfarfod APC diweddar a gobeithio y ceid gwelliant yn y rhain.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnal cyfarfod rhwng y tri Chadeirydd i agor trafodaeth ar y ffordd i symleiddio’r adroddiadau ar gyfer craffu ar berfformiad, gan gynnwys yr hyn nad oedd yn ddealladwy, yr hyn oedd yn ddealladwy a sut y dylai’r wybodaeth gael ei symleiddio.

Gofynnodd Aelod a ddylai aelodau etholedig gael asesiadau DSE ar gyfer gweithio o gartref, tebyg i’r Staff.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol bod e-ddysgu ar y DSE ar gael i’r holl staff ac Aelodau. At hynny roedd y Cyngor yn gweithio gyda Phanel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) i weld a oedd yna broblemau yr oedd angen ymdrin â hwy, a oeddent yn dod o fewn paramedrau yr hyn y gellid ei ddarparu dan yr IRPW, ynteu a oedd y Cyngor yn ei wneud o dan rywbeth arall. Os oedd gan Aelodau unigol bryderon, gallent gysylltu â’r Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol ac, yn y cyfamser, gallai Aelodau gael mynediad at yr e-ddysgu ar gyfer ymgymryd ag asesiad y DSE.

Awgrymodd yr Aelod fod e-bost yn cael ei anfon i Aelodau’r Cyngor yn dweud wrthynt am yr e-ddysgu DSE y gallent gael mynediad ato.

Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol fod y wybodaeth wedi cael ei chynnwys mewn neges i bobl

Pen-y-bont ar Ogwr oedd wedi cael ei chylchredeg i’r holl Aelodau, ond cadarnhaodd y câi neges benodol ei hanfon at yr Aelodau.

Gofynnodd Aelod a oedd y staff, oedd wedi cwblhau’r DSE gyda’r bwriad o weithio o gartref am gyfnod cyfyngedig ar ddechrau’r pandemig, wedi cael eu hailasesu, oherwydd tra roedd efallai wedi bod yn briodol iddynt weithio o’r cartref ar fwrdd eu hystafell fwyta am 3 mis, efallai nad oedd ganddynt y gallu mwyach i weithio mewn ffordd fwy ystwyth.

Esboniodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol fod y DSE yn broses oedd yn mynd ymlaen yn barhaus, ac felly y dylai’r staff a’r aelodau fod yn ei ddiweddaru fel yr oeddent yn ystyried yn briodol. Roedd yna arolygon staff ac roedd Rheolwyr hefyd yn cael eu cyfarwyddo, pryd bynnag y byddent yn cynnal sesiynau un i un gyda’u haelodau o staff, eu bod yn eu hatgoffa y dylent ail gwblhau y DSE pe bai yna newidiadau yn eu hamgylchiadau. Roedd y cynnig am yr offer yn gynnig oedd yn parhau ac felly, pryd bynnag y byddai arnynt angen yr offer hwnnw, gellid ei ddarparu.

Dywedodd yr Aelod ei bod wedi cael peth sicrwydd a’i bod yn deall bod angen i staff gymryd peth cyfrifoldeb am gwblhau eu DSE. Gofynnodd beth oedd yn digwydd i’r staff hynny nad oeddent yn cyrraedd y trothwy treth, ac felly eu bod yn gallu hawlio’r lwfans gweithio o gartref, a gofynnodd beth oedd yn cael ei wneud i gefnogi’r Aelodau hynny o’r staff.

Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol fod gwaith parhaus yn cael ei wneud gyda CLlLC ynghylch y trothwy treth a lwfansau gweithio o’r cartref.

Awgrymwyd mewn perthynas â lles yr Aelodau etholedig, y byddai’n gymorth cynnal arolwg o sampl o galendrau, i weld beth oedd amlder a hyd cyfarfodydd i ystyried protocol ar y ffordd yr edrychid ar gyfarfodydd, bylchau rhwng cyfarfodydd ac egwyl gysur o fewn cyfarfodydd.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol mai gan y Cyngor y câi calendr y cyfarfodydd ei benderfynu ac mai hwn oedd y man cychwyn ar gyfer rhoi unrhyw gyfarfodydd eraill i mewn. Yn anffodus, roedd yna adegau pan fyddai yna fwy nag un cyfarfod ar yr un diwrnod. Roedd hyn weithiau yn ymwneud â gofynion statudol o ran pryd y dylid cynnal y cyfarfod neu â dibenion trwyddedu; byddai rhaid i hyn fod pan fyddai ceisiadau yn dod drwy’r drws. Lle roedd modd, byddai’r posibilrwydd o Aelodau’n cael mwy nag un cyfarfod yn cael ei osgoi ond, yn anffodus, dan yr amgylchiadau roedd hyn weithiau’n anochel.

Gofynnodd y Cadeirydd pryd y byddent yn symud yn ôl i’r Siambr ar gyfer cyfarfodydd wyneb-yn-wyneb.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol fod gwaith yn cael ei wneud ar hyn ar y pryd. Yn yr asesiad diwethaf, cyfrifwyd na allai’r Siambr gynnwys mwy na 12 unigolyn, sef y Swyddogion yr oedd eu hangen a dyrannu rhai seddau i Aelodau. Roedd y Tîm Gwasanaethau Democrataidd yn ymweld yn rhithiol â Chyngor Bro Morgannwg, gan fod ganddynt hwy system hybrid yn ei lle. Roedd angen sicrhau y gallai technoleg y Timau gysylltu â’r dechnoleg yn y Siambr, oherwydd, pe na baent yn cydweithio, y gallai fod llawer o eco ac adborth, a allai wneud y cyfarfod yn eithaf anodd ei redeg. Y gobaith oedd y gellid cynnal rhai cyfarfodydd hybrid yn yr Hydref.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y cynnydd mewn salwch yn ymwneud â straen ers mis Ebrill a gofynnodd am i aelodau COSC gael derbyn diweddariadau misol i fonitro’r lefelau.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Rheolaethol y câi’r wybodaeth ei rhoi gan Adnoddau Dynol i Graffu i’w chylchredeg i aelodau’r Pwyllgor ar gyfer monitro.

PENDERFYNWYD:     Bod y Pwyllgor yn nodi Perfformiad Diwedd Blwyddyn y Cyngor a thargedau diwygiedig y Cynllun Corfforaethol i’w cynnwys fel atodiad i Gynllun Corfforaethol 2018-23 a ddiwygiwyd 2021-22.