Cyflwynodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol adroddiad ar y broses gwyno gorfforaethol a gofynnodd i'r Pwyllgor benderfynu a oedd am wneud unrhyw argymhellion mewn perthynas â gallu'r Awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol. 

Dywedodd fod Polisi Pryderon a Chwynion yr Awdurdod wedi'i gynllunio i ddelio â chwynion corfforaethol, tra bod prosesau ar wahân ar gyfer ymdrin â chwynion gwasanaethau cymdeithasol,  ac mae Aelodau Etholedig yn trin pryderon a chwynion ysgol.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi ennill pwerau newydd mewn perthynas â gweithdrefnau ymdrin â chwynion yn 2019, o dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, a’u bod wedi cyhoeddi Datganiad o Egwyddorion ar gyfer gweithdrefnau ymdrin â chwynion yn ogystal â pholisi ymdrin â chwynion enghreifftiol, ynghyd â chanllawiau cysylltiedig ar weithredu model Polisi Pryderon a Chwynion newydd.

Adroddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol fod yr Ombwdsmon wedi ysgrifennu at bob un o'r 22 awdurdod lleol ym mis Medi 2020 i egluro sut yr oedd Awdurdod Safonau Cwynion yr Ombwdsmon, a grëwyd o fewn Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi ymgysylltu â chynrychiolwyr o bob awdurdod lleol i sefydlu llu o fesurau a gynlluniwyd i gefnogi a gwella'r ffordd y caiff cwynion eu trin.  Roedd y mesurau hyn yn cynnwys hyfforddiant a chymorth pwrpasol a dderbyniwyd gan swyddogion a phroses i bob awdurdod lleol adrodd ystadegau cwynion i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bob chwarter. Anogwyd pob awdurdod lleol i ystyried sut mae eu harferion a'u gweithdrefnau presennol yn cydymffurfio â'r Datganiad o Egwyddorion, y broses enghreifftiol o ymdrin â chwynion, a’r canllawiau a gyhoeddwyd ar wefan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Cynhaliwyd adolygiad o'r Polisi Pryderon a Chwynion ym mis Tachwedd 2020.  Mae gan yr awdurdod Bolisi ar wahân ar gyfer Cwynion Ymddygiad Afresymol neu Flinderus, nad yw'n cael ei ddefnyddio'n aml, ond mae'n rhoi cymorth a chyngor i swyddogion ac Aelodau Etholedig ar reoli sefyllfaoedd pan ystyrir bod gweithredoedd rhywun yn afresymol. 

Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol wrth y pwyllgor mai'r Tîm Gwybodaeth sy'n gyfrifol am reoli proses gwyno gorfforaethol yr Awdurdod a nododd ddata perfformiad mewn perthynas â chwynion corfforaethol ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021.  Dywedodd mai 34 oedd nifer y cwynion yn erbyn yr Awdurdod ar gyfer y cyfnod 2019-2020, o'i gymharu â 33 yn 2018-19, ac ni aeth yr un o'r cwynion ymlaen i gael ymchwiliad. 

Adroddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol fod Adran 115 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn nodi darpariaeth er mwyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio "adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol a gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol".  Cynigiwyd bod y Pwyllgor yn derbyn Adroddiad Blynyddol ar gwynion o dan ei Gylch Gorchwyl.  Rhoddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio sicrwydd i'r Pwyllgor fod cwynion yn cael eu trin yn ddifrifol.

Holodd yr aelod lleyg, os nad yw achwynydd yn hapus â'r canlyniad, a oes cyfle ar ddiwedd y broses i'r achwynydd roi adborth i'r awdurdod.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor nad yw'r awdurdod yn gofyn i'r achwynydd am adborth ar ôl i'r broses gwyno ddod i ben. 

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor a yw nifer y cwynion a dderbyniwyd yn arferol ar gyfer awdurdod o'r maint hwn.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol wrth y Pwyllgor fod yr Ombwdsmon yn darparu data cymharol ar nifer y cwynion a dderbynnir gan bob awdurdod lleol, a bod Pen-y-bont ar Ogwr yn ail yn y rhestr o 22, gyda 34 o gwynion wedi'u derbyn, sy'n cyfateb i 0.23 fesul 1000 o drigolion. 

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor ar ran Cadeirydd y Pwyllgor a oes diffiniad o g?yn.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio fod y diffiniad wedi'i nodi yn y polisi.  Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor a yw atgyfeiriadau Aelodau yn cael eu cofnodi fel cwynion.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor nad yw atgyfeiriadau Aelodau'n cael eu cofnodi fel cwynion, caiff cwyn ei gofnodi os bydd preswylydd yn gofyn iddo gael ei drin fel cwyn. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod o'r Pwyllgor ynghylch y diffyg o 10 achos o’r cyfanswm o 370 achos, dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio y byddai'n gwirio hyn gyda'r Tîm Gwybodaeth.  

Roedd y Pwyllgor o'r farn bod nifer y cwynion a gofnodwyd yn rhy isel, a holodd a oes diwylliant o gofnodi cwynion yn gywir.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor mai cyfrifoldeb preswylwyr oedd penderfynu a ydynt am wneud cwyn trwy’r broses gwyno ffurfiol.  Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor a oedd themâu’r cwynion wedi'u nodi.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor fod y Tîm Gwybodaeth wedi dechrau gweithio ar nodi themâu’r cwynion a dderbyniwyd. 

Dywedodd aelod o'r Pwyllgor, ar ran Cadeirydd y Pwyllgor, y byddai'n croesawu'r cyfle i gwrdd â swyddogion neu i sefydlu gweithgor bach o aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i sicrhau bod yr holl gwynion yn cael eu monitro a'u cofnodi'n gywir, gan fod y Pwyllgor o'r farn bod cwynion yn cael eu tangofnodi.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol y byddai'n fodlon cyfarfod ag Aelodau, ond nid oedd llawer o ryddid yn y maes gan fod ymdrin â chwynion yn swyddogaeth statudol, ac nid oes llawer o le i ddiwygio'r polisi. 

Mynegodd aelod o'r Pwyllgor bryder ei bod yn ymddangos bod ysgolion yn anfon cwynion a dderbyniwyd i'r awdurdod pan ddylent fod yn dilyn yr un canllawiau ac yn delio â'r cwynion eu hunain.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol y byddai'n codi'r mater hwn gyda'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Addysg a Chymorth i Deuluoedd, sef bod ysgolion yn delio â chwynion yn uniongyrchol yn hytrach na thrwy'r broses gwyno.   

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor i’r Cyngor dderbyn adroddiad ar Gwynion Corfforaethol tebyg i’r un a dderbyniodd y Cabinet.  Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol wrth y Pwyllgor bod Cwynion Corfforaethol yn un o swyddogaethau'r Cabinet, ond byddai'n cyflwyno adroddiad gwybodaeth ar Gwynion Corfforaethol i'r Cyngor. 

PENDERFYNIAD:   Bod y Pwyllgor wedi nodi'r adroddiad a phenderfynu ei fod am sefydlu Gweithgor i sicrhau bod pob cwyn yn cael ei monitro a'i chofnodi'n gywir, gan fod y Pwyllgor yn ystyried bod cwynion yn cael eu tangofnodi, a bod adroddiad gwybodaeth ar Gwynion Corfforaethol yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor.