Cyflwynodd y Prif Swyddog - Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio - adroddiad, a'i bwrpas oedd gofyn am gymeradwyaeth y Cyngor i:

·         nifer o fân welliannau i'r Cyfansoddiad mewn perthynas â selio dogfennau cyfreithiol y Cyngor er mwyn ei gwneud yn bosibl rheoli’r broses gyfreithiol yn fwy effeithlon;

·         diwygio'r Cyfansoddiad i ymgorffori Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Contractau; a

·         diwygio Cynllun Dirprwyo Swyddogaethau'r Cyngor mewn perthynas â swyddogaethau'r Cyngor yn unol ag adran 4.7 o'r Adroddiad hwn.

Esboniodd, fel cefndir, ei bod yn ofynnol cyflawni rhai cytundebau, sef trosglwyddiadau tir a chontractau oedd dros werth ariannol y cytunwyd arno, fel gweithredoedd. Mae hyn yn ei gwneud yn bosibl cychwyn camau gorfodi ar ôl y cyfnod cyfyngedig arferol o amser o 6 blynedd. Mewn achosion o'r fath cwblheir y cytundebau trwy lofnod y Swyddog Awdurdodi a thrwy osod Sêl Gyffredin y Cyngor.

Hefyd, mae'n ofynnol i'r Cyngor adolygu’n rheolaidd Reolau’r Weithdrefn Contractau, sy'n rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

Aeth y Prif Swyddog - Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio - ymlaen drwy nodi bod Erthygl 14.05 o'r Cyfansoddiad yn ei gwneud yn ofynnol bod “gosod y Sêl Gyffredin yn cael ei ardystio naill ai gan y Maer, y Dirprwy Faer, yr Arweinydd neu'r Dirprwy Arweinydd a chan Gyfreithiwr y Cyngor neu berson a awdurdodwyd ganddo ef/hi”.

Mae cynnwys yr Aelodau hyn yn ofyniad hanesyddol ac nid yw'n eglur pa bwrpas y mae'r gofyniad ychwanegol hwn yn ei gyflawni, o ystyried natur gymhleth y dogfennau hyn a'r prosesau llywodraethu a ddilynir cyn i ddogfennau o'r fath gael eu selio. Gellir dadlau bod y logisteg o amgylch y broses gyfredol yn achosi oedi a chost ddiangen ac felly awgrymir dileu’r gofyniad i'r Maer neu'r Dirprwy Faer, yr Arweinydd neu’r Dirprwy Arweinydd ardystio selio dogfennau. Hyn, bellach, yw arfer cyffredin nifer o awdurdodau lleol.

Felly, argymhellwyd y dylid diwygio'r Erthygl hon o'r Cyfansoddiad yn unol â pharagraff 4.2 o'r adroddiad, ar hyd y llinellau a argymhellir uchod.

At hynny, mae Rheol 20.2 o Reolau’r Weithdrefn Contractau (CPRs) yn darparu: “Bydd pob Contract, gan gynnwys fframweithiau sy'n fwy na £500,000, yn cael eu gweithredu o dan Sêl”. Nid gwerth ariannol contract yw'r unig ffactor wrth benderfynu a oes angen gweithredu cytundeb o dan Sêl. Mae angen ystyried gofynion statudol a chyfraith gwlad yn ogystal ag ystyriaethau ymarferol megis cymhlethdod y trefniant. Cynigiwyd, felly, y dylid diwygio Rheolau’r Weithdrefn Contractau yn y Cyfansoddiad i ddarllen, ‘Cyfeirir pob Contract, gan gynnwys fframweithiau sy’n fwy na £500,000 mewn swm neu werth at Gyfreithiwr y Cyngor i’w gymeradwyo.’

Argymhellai paragraff 4.4 o'r adroddiad ymhellach y dylid mewnosod y canlynol yn Erthygl 15.03 i ganiatáu i'r Swyddog Monitro wneud cywiriadau argraffyddol a chywiriadau eraill i'r Cyfansoddiad: -

“Bydd gan y Swyddog Monitro, mewn ymgynghoriad â Phennaeth y Gwasanaeth Taledig, yr awdurdod i wneud cywiriadau argraffyddol a chywiriadau eraill a diwygiadau er eglurder i’r Cyfansoddiad (ar yr amod nad ydynt yn gwneud newid sylweddol i ystyr y Cyfansoddiad) ac i wneud diwygiadau diweddaru i’r Cyfansoddiad lle bo angen oherwydd newidiadau mewn deddfwriaeth.”  

Yn dilyn adolygiad o Reolau’r Weithdrefn Contractau, gwnaed nifer o newidiadau i Reolau presennol y Weithdrefn Contractau i sicrhau bod y Cyngor yn moderneiddio'r ffordd y mae'n caffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith. Roedd copi o Reolau diwygiedig y Weithdrefn Contractau ynghlwm wrth yr adroddiad yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Cyflwynwyd adroddiad i'r Cabinet ar 14 Medi 2021 i gymeradwyo Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Contractau i ddod i rym ar y 1^af o Hydref 2021.

Yn awr, roedd angen ymgorffori Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Contractau yn y Cyfansoddiad.

Ym mharagraff 4.7 o'r adroddiad, amlinellwyd diwygiadau i'r Cynllun Dirprwyaethau gyda golwg ar swyddogaethau'r Cyngor. Roedd y rhain yn ymwneud â Phwerau Cyffredinol Prif Swyddogion ac â Chynllun B2 ac roeddent wedi eu rhestru yn yr adroddiad, gan gynnwys drwy newidiadau wedi eu holrhain (oedd yn adlewyrchu'r newidiadau arfaethedig).

Dywedodd y Prif Swyddog - Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio fod adroddiad tebyg wedi’i gyflwyno i’r Cabinet ddoe ar gyfer diwygiadau i’w swyddogaethau Gweithredol.

PENDERFYNWYD:       Bod y Cyngor:

(1) yn cymeradwyo'r diwygiadau i'r Cyfansoddiad fel y'u nodwyd yn yr adroddiad hwn;

(2) yn nodi Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Contractau i ddod i rym ar y 1^af o Hydref 2021; ac

(3) yn cymeradwyo'r diwygiadau i'r Cynllun Dirprwyo Swyddogaethau mewn perthynas â swyddogaethau'r Cyngor fel y nodwyd yn adran 4.7 o'r Adroddiad.