Adroddodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu (“Rheolwr y Gr?p”) ar newidiadau arfaethedig i'r gweithdrefnau oedd yn ymwneud â'r Pwyllgor Rheoli Datblygu, a fu'n destun trafodaeth yn y gweithdy a gynhaliwyd ar 29 Medi 2021. Hysbysodd y Pwyllgor fod y Cod Ymarfer Cynllunio cyfredol wedi'i fabwysiadu gan y Pwyllgor Rheoli Datblygu ym mis Ebrill 2017, a’i fod yn cynnwys trefniadau ar gyfer y protocol archwilio safle, siarad cyhoeddus a'r cynllun dirprwyo cyfredol. 

Adroddodd ar gynnig i gadw nifer y gwrthwynebwyr sy'n ofynnol, cyn adrodd i'r pwyllgor am ddeiliad t? / cais bychan, yn fwy na 2, sef 3 gwrthwynebydd neu fwy, ond cynyddu'r nifer ofynnol o wrthwynebwyr ar gyfer unrhyw fath arall o gais i fwy na 4, sef 5 neu fwy. Cynigiwyd hefyd trin gwrthwynebiadau a gâi eu mynegi dro ar ôl tro gan wahanol aelodau o'r un teulu fel un gwrthwynebiad cymydog. Dywedodd y câi deisebau eu hystyried ar sail cryfder/gwerth/teilyngdod y gwrthwynebiadau a godwyd a phwysau’r gwrthwynebiad i gynllun neilltuol, yn enwedig yn oes y cyfryngau cymdeithasol.

Adroddodd Rheolwr y Gr?p hefyd ar gynnig i gynyddu’r amser siarad ar gyfer siarad yn gyhoeddus o’r 3 munud presennol i 5 munud i wrthwynebwyr / Aelodau / Cynghorwyr Tref neu Gymuned / ymgeiswyr / asiantau. Amlinellodd gynnig i ganiatáu i ddau wrthwynebwr siarad am 2½ munud yr un mewn achos lle roedd ganddynt bwyntiau gwahanol i’w codi. Pe bai dau wrthwynebwr yn cytuno i rannu’r 5 munud o amser siarad rhyngddynt, byddai ymgeiswyr / asiantau yn dal i gael yr un faint o amser i gyd (5 munud) ar gyfer ymateb i sylwadau’r gwrthwynebwyr. At hynny, roedd y Gweithdy wedi ystyried y dylai fod yn bosibl gofyn cwestiynau technegol / canfod ffeithiau i'r asiant / ymgeisydd, pe bai aelod o'r Pwyllgor yn dymuno gwneud hynny. Gallai'r asiant / ymgeisydd wedyn egluro pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ond ni fyddai'r broses hon yn gyfle i gyflwyno sylwadau pellach i'r pwyllgor. Dim ond gyda chytundeb Cadeirydd y Pwyllgor (“y Cadeirydd”) y gellid gofyn unrhyw gwestiynau o'r fath i'r asiant / ymgeisydd. Yn yr un modd, gallai'r Aelodau hefyd holi gwrthwynebwyr, gyda chytundeb y Cadeirydd, ar unrhyw bwyntiau oedd yn codi o'u hanerchiad i'r pwyllgor i egluro unrhyw bwyntiau o natur dechnegol / canfod ffeithiau.

Dywedodd Rheolwr y Gr?p y cytunwyd yn y Gweithdy, pan gâi cais ei ohirio ar ôl i’r siarad cyhoeddus ddigwydd, na ddylid clywed siaradwyr cyhoeddus ar yr ail achlysur y deuai’r cais gerbron y Pwyllgor oni bai bod y gohirio wedi arwain at broses ymgynghori newydd neu ofyniad am gynllun diwygiedig. Fodd bynnag, yn ôl disgresiwn y Cadeirydd mewn ymgynghoriad â Rheolwr y Gr?p a'r Rheolwr Datblygu ac Adeiladu, gellid caniatáu i siaradwyr cyhoeddus annerch y Pwyllgor ar eitem a ohiriwyd o gyfarfod cynharach. 

Adroddodd Rheolwr y Gr?p ar y broses gyfredol ar gyfer sylwadau hwyr, lle mae sylwadau a dderbynnir erbyn 4p.m. y diwrnod cyn y Pwyllgor yn cael eu hadrodd ar y Daflen Ddiwygiadau a gylchredwyd i'r Pwyllgor cyn dechrau'r cyfarfod. Dywedodd na ddylai Aelodau, o dan y Cod Ymarfer, geisio cyflwyno dogfennaeth yng nghyfarfod y Pwyllgor lle nad yw'r Swyddog Cynllunio wedi cael cyfle i ystyried y cynnwys, er mwyn sicrhau bod yr Aelodau'n derbyn cyngor cywir a ystyriwyd yn briodol. Hysbysodd y Pwyllgor na fyddai sylwadau hwyr yn cael eu derbyn ar ôl diwedd oriau gwaith ar y dydd Mawrth cyn cyfarfod y pwyllgor. Cydnabyddid y gallai sylwadau diweddarach gynnwys pwyntiau cynllunio dilys o bwys, y dylid eu hystyried a'u cynnwys yn y daflen ddiwygiadau ac, er mwyn osgoi oedi diangen drwy ohirio, lle gallai’r swyddog cynllunio roi cyngor ystyriol i'r Aelodau ar y sylwadau hynny, y gellid eu cyflwyno i’r Aelodau yn ôl disgresiwn Rheolwr y Gr?p. Ni ddylai aelodau roi unrhyw bwys arbennig ar gyflwyniadau hwyr a roddir yn uniongyrchol iddynt yn lle'r Awdurdod Cynllunio Lleol, lle nad ydynt yn cynnwys unrhyw beth newydd neu'n gwneud pwynt heb unrhyw dystiolaeth glir. Dywedodd y dylid trosglwyddo unrhyw sylwadau, a anfonid yn uniongyrchol at aelodau'r Pwyllgor gyda'r nos neu'r bore cyn y cyfarfod a drefnwyd, i’r Swyddogion i'w hychwanegu at y ffeil.   

Adroddodd Rheolwr y Gr?p ar y sail dros alw am ymweliadau safle, sy'n ymarferion canfod ffeithiau ac yn cael eu galw pan fo gwrthwynebiad cynllunio pwysig. Dywedodd fod yn rhaid i gais am ymweliad safle gael ei wneud gan aelod y ward leol ar ôl iddo ymgynghori ar y datblygiad arfaethedig, yn ysgrifenedig neu'n electronig, cyn pen 21 diwrnod i gael gwybod am y cais, gan nodi'n glir y rhesymau cynllunio pwysig dros yr ymweliad. Y Cadeirydd fydd y canolwr lle na fydd yn bosibl trefnu ymweliad safle oherwydd rheidrwydd, diogelwch a hwylustod. Hysbysodd y Pwyllgor y byddai swyddogion yn parhau i ymweld â safleoedd lle bo'n ddiogel i wneud hynny. Dywedodd mai'r farn yn y gweithdy diweddar oedd nad oedd angen ymweliadau safle gan y Panel mwyach. Byddai ymweliadau safle yn digwydd o 9.30a.m. y diwrnod cyn y Pwyllgor. O ystyried y cyfyngiadau cyfredol, byddai'n anodd iawn cynnal ymweliadau safle llawn ac y byddai’r swyddogion mewn gwell sefyllfa i gynghori ynghylch y posibilrwydd i’r pwyllgor llawn ailddechrau ymweld â safleoedd ac unrhyw asesiadau risg unigol. Dywedodd fod yn rhaid i unrhyw un fyddai'n cymryd rhan mewn ymweliad safle llawn gynnal asesiad risg unigol ac, os byddai’n sgorio'n uchel, y cam lliniaru fyddai ei fod yn aros gartref. Atgoffodd y Pwyllgor o'r penderfyniad a wnaeth ar 17 Medi 2020 i atal ymweliadau safle llawn dros dro a chynnal ymweliadau rhithwir â safleoedd, neu gael Paneli estynedig, yr oedd y Cadeirydd yn eu hystyried yn hanfodol. Dylid cynnal ymweliadau safle o dan y protocol diwygiedig, y dylid ei ymestyn nes y caniateir ailddechrau ymweld â safleoedd yn gorfforol.

PENDERFYNWYD:            

1. Cytuno ar y newidiadau arfaethedig i'r Cod Ymarfer, y Cynllun Dirprwyo, y Protocol Arolygu Safle a Threfniadau Siarad Cyhoeddus yn y Pwyllgor.

2. Bod y newidiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud i'r cynllun dirprwyo. 

3. Bod y protocol a'r newidiadau yn cael eu hadolygu o bryd i'w gilydd.

4. Bod y newidiadau dros dro ar gyfer ymweliadau safle yn aros yn eu lle am gyfnod heb fod yn hwy na 12 mis o ddyddiad y penderfyniad neu pan fyddai cyfyngiadau Covid 19 wedi cael eu codi'n llwyr, p’un bynnag fyddai’r cynharaf.