Cyflwynodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ddatganiad sefyllfa yn manylu ar y cynnydd a wnaed yn erbyn y gwaith archwilio a gynhwyswyd ac a gymeradwywyd yng Nghynllun Seiliedig ar Risg Archwilio Mewnol 2021-22.

Dywedodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol wrth y Pwyllgor fod y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22 wedi’i gymeradwyo gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 18 Mehefin 2021, a oedd yn amlinellu’r aseiniadau i’w cyflawni a fydd yn darparu digon o sylw i roi barn ar ddiwedd 2021-22. Manylodd ar gynnydd a statws pob adolygiad ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill i 31 Rhagfyr 2021, lle'r oedd 14 o archwiliadau wedi'u cwblhau gyda barn yn cael ei darparu. Cwblhawyd archwiliad pellach, cyhoeddwyd yr adroddiad drafft a disgwylir adborth gan yr Adran Gwasanaeth. Roedd cyfanswm o 12 archwiliad yn mynd rhagddynt ar hyn o bryd a dyrannwyd 13 arall i archwilwyr i'w cychwyn yn fuan. Dywedodd, yn seiliedig ar asesiad o gryfderau a gwendidau'r meysydd a archwiliwyd trwy brofi effeithiolrwydd yr amgylchedd rheolaeth fewnol, bod barn archwilio o sicrwydd sylweddol wedi'i rhoi i 3 adolygiad a gwblhawyd a barn o sicrwydd rhesymol i'r 11 arall o’r adolygiadau a gwblhawyd.

Dywedodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod rhai eitemau wedi'u cynnwys yn y cynllun archwilio sydd eto i'w dyrannu. Ymdrinnir â rhai o’r meysydd hyn megis Rheoli Prosiectau a’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) o fewn cwmpas archwiliadau eraill er mwyn caniatáu rhywfaint o sicrwydd. Dywedodd fod meysydd gwasanaeth dan bwysau a bod dau archwiliad cynlluniedig, cod ymddygiad gweithwyr a rheoli perfformiad, wedi'u gohirio. Bydd unrhyw archwiliadau sydd heb eu dyrannu erbyn diwedd y flwyddyn yn cael eu cynnwys yn y broses asesu risg ar gyfer cynllun archwilio 2022-23.

Hysbysodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y Pwyllgor fod cyfanswm o 25 o argymhellion blaenoriaeth ganolig wedi'u gwneud i wella amgylchedd rheoli'r meysydd a adolygwyd a 32 o argymhellion blaenoriaeth isel. Roedd gweithrediad yr argymhellion hyn yn cael ei fonitro i sicrhau bod y gwelliannau a nodwyd ac y cytunwyd arnynt yn cael eu gwneud a bydd cynnydd yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor.

Cyfeiriodd yr aelod lleyg at statws parhaus yr adolygiadau a holodd, allan o 7 archwiliad i'w cynnal yn y Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant, pam nad oedd 3 wedi'u dyrannu eto a dim wedi'u cwblhau. Hysbysodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y Pwyllgor fod rhywfaint o le i anadlu wedi'i roi i'r Gyfarwyddiaeth oherwydd y pwysau yr oedd wedi'i wynebu yn ystod y pandemig, er bod darn o waith wedi'i ddechrau ar Daliadau Uniongyrchol. Mae trafodaethau'n cael eu cynnal gyda'r Cyfarwyddwr ar y dull o gynnal yr archwiliadau yn y cynllun. Dywedodd fod y Cyfarwyddwr yn deall yr angen i rywfaint o waith archwilio ddechrau. Dywedodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol na fydd archwiliad o WCCIS yn cychwyn eleni, ac ni fyddai archwiliadau Halo ac Awen ychwaith. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol wrth y Pwyllgor nad oedd y dull hwn o ohirio archwiliadau o fewn y Gwasanaethau Cymdeithasol yn unigryw i Ben-y-bont ar Ogwr gan fod Archwilio Mewnol yn ymwybodol o'r pwysau y mae Adrannau Gwasanaethau Cymdeithasol wedi'u hwynebu ar draws y rhanbarth yn ystod y pandemig. Y gobaith oedd dychwelyd i fusnes fel arfer yn y flwyddyn nesaf.

Gofynnodd aelod o’r Pwyllgor a oedd effaith Covid o fewn cylch gorchwyl yr archwiliad i’w ystyried, yn enwedig gyda gwasanaethau i’r henoed mewn gofal ac mewn ysgolion. Hysbysodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y Pwyllgor y cafwyd sicrwydd gan ysgolion a bod cyngor ac arweiniad yn cael eu rhoi i Gyfarwyddiaethau eraill. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol na fu unrhyw ymweliadau â chartrefi gofal nac ysgolion yn ystod y pandemig, ond bod gwaith wedi’i wneud ar newid trefniadau a llywodraethu, ond nid oedd gwaith wedi’i wneud ar effaith Covid ar y grwpiau cleientiaid hynny.

Gofynnodd aelod o’r Pwyllgor a fydd y Pwyllgor yn cael adroddiad diweddaru ar gynllun Arbed. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol ei fod yn ymwybodol bod adroddiad cryno wedi’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor ac y byddai’n edrych ar yr hyn y gellid ei ddwyn gerbron y Pwyllgor. Gofynnodd y Cadeirydd i adroddiad gael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor, cyn diwedd tymor y Cyngor hwn. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol y byddai'n cael trafodaethau gyda'r swyddogion perthnasol ynghylch yr hyn y gellir ei ddwyn gerbron y Pwyllgor nesaf.

Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad ar y cynlluniau ailstrwythuro ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol wrth y Pwyllgor fod yr ailstrwythuro wedi'i gwblhau cyn y Nadolig a bod yr holl staff wedi'u paru â swyddi. Bydd swyddi gwag yn cael eu hysbysebu wythnos nesaf. Gofynnodd aelod o’r Pwyllgor a oedd staff o fewn y gwasanaeth wedi’u hadleoli yn ystod y pandemig i gefnogi gwasanaethau eraill. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol wrth y Pwyllgor fod rhai staff o fewn Archwilio Mewnol yn cael eu hadleoli ar sail tymor byr i gefnogi gwasanaethau hanfodol megis y prosiect Profi, Olrhain a Diogelu ond eu bod bellach wedi dychwelyd i'w rolau.

PENDERFYNWYD:      Bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad a'r cynnydd a wnaed yn erbyn Cynllun Blynyddol Seiliedig ar Risg Archwilio Mewnol 2021-22.