Cyflwynodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu adroddiad a oedd yn rhoi gwybod i aelodau’r Cynghorau Tref a Chymuned am y broses statudol ar gyfer hysbysu cymdogion ag ymgynghori â Chynghorau Tref a Chymuned o fewn y broses geisiadau cynllunio.

Eglurodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu, lle’r oedd cais dilys am ganiatâd cynllunio wedi’i gyflwyno, roedd rhwymedigaeth statudol i Awdurdodau Cynllunio Lleol (ACLlau) ymgymryd â chyhoeddusrwydd ac ymgynghori. Roedd gan ADLlau ryddid i benderfynu sut i hysbysu cymunedau a phartïon eraill sydd â diddordeb am geisiadau cynllunio, er bod gofynion statudol sylfaenol. Eglurodd, yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, eu bod yn mynd y tu hwnt i’r gofynion statudol sylfaenol ar gyfer hysbysu cymdogion. O ran ceisiadau syml am estyniad i d?, tra bo’r Gorchymyn yn nodi y dylent roi’r hysbysiad gofynnol trwy arddangos yr hysbysiad mewn o leiaf un lle, ar y tir y mae’r cais yn ymwneud ag ef neu wrth ei ymyl, am gyfnod o ddim llai na 21 diwrnod; neu trwy gyflwyno’r hysbysiad i unrhyw berchennog neu feddiannydd cyfagos. Roeddynt yn dueddol o wneud y ddau, a hefyd yn dueddol o ymestyn yr hysbysiad i amrywiaeth ehangach o eiddo cyfagos. Roeddynt hefyd yn mynd y tu hwnt i’r terfyn amser 14 diwrnod ar gyfer derbyn sylwadau gan Gynghorau Tref a Chymuned, trwy ganiatáu 21 diwrnod. Os nad oedd modd i’r Cyngor Tref neu Gymuned gwrdd â’r terfyn amser hwnnw, byddant yn mynd ati’n rheolaidd i gytuno ar estyniadau o’r cyfnod amser hwnnw.

Roedd Rheolwr Gr?p yr Adran Cynllunio a Datblygu yn adrodd bod Cynghorau Cymunedol unigol a’r Fforwm Cynghorau Tref a Chymuned wedi cynnig y dylai’r ACLl anfon copïau o wrthwynebiadau cymdogion iddynt er mwyn i’r Cynghorau gael gwybod beth yw cryfder y teimladau ar lefel leol. Eglurodd, yn anffodus, nad oedd modd iddynt anfon unrhyw sylwadau gan gymdogion ymlaen i’r Cynghorau Tref (CT) a Chymuned (CC) gan y byddai hynny’n torri’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Hyd yn oed os oedd cymydog wedi cydsynio i anfon ei sylwadau ymlaen i’r CT/CC, nid oedd ganddynt yr amser na’r adnoddau i olygu unrhyw sylwadau a gyflwynwyd am wybodaeth bersonol cyn gwneud hynny. Yn ogystal, roedd y prosesau ymgynghori a hysbysu yn cydredeg, ac felly nid oedd modd iddynt ohirio’r broses oherwydd targedau statudol ar gyfer penderfynu ceisiadau. Os oeddynt yn dymuno hynny, awgrymodd y gallai Cynghorau Tref a Chymuned gysylltu â’u preswylwyr a rhoi gwybod iddynt y gallent anfon copi o’u sylwadau ar unrhyw gais cynllunio at y Cyngor Cymuned ar yr un pryd ag yr oeddent yn ymateb i’r ACLl.

Cyfeiriodd aelod at y modd yr oedd yr ACLl yn ymestyn ei hysbysiadau i amrywiaeth ehangach o eiddo cyfagos, a gofynnodd p’un a oedd unrhyw bellter penodol wedi’i benderfynu. Ymatebodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaethau Cynllunio a Datblygu nad oedd unrhyw bellter penodol a bod hyn yn ddewisol. Nid oedd ond rhaid iddynt ymgynghori â thirfeddianwyr neu gymdogion cyfagos, ond roeddynt yn ceisio ymgynghori’n ehangach, yn dibynnu ar y math o gais a oedd dan sylw. Byddant hefyd yn defnyddio hysbysebion safle mewn lleoliad yn agos i’r datblygiad. Byddai’n well ganddynt gael pethau’n iawn y tro cyntaf, a chaniatáu i bawb gael y cyfle i wneud sylwadau, yn hytrach na gorfod ailgychwyn y broses rywbryd eto yn y dyfodol.

Eglurodd aelod ei fod yn deall pam fod Cynghorau Tref a Chymuned eisiau gwybod beth oedd preswylwyr yn ei ddweud, ynghyd â’r materion o ran GDPR. Gofynnodd p’un a fyddai’n ymarferol i’r ACLl roi gwybod i’r ymgynghorai bod Cynghorau Tref a Chymuned yn ymwneud â’r broses ac y gallent hysbysu’r ACLl am eu pryderon, yn ogystal â’u Cynghorau Tref a Chymuned fel ymgynghorai statudol. Atebodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaeth Cynllunio a Datblygu bod rhaid iddynt fod yn ofalus wrth ddarparu gwybodaeth i breswylwyr, a bod geiriad yr ymgynghoriad wedi’i nodi mewn statud. Nid oedd Cynghorau Tref a Chymuned yn rhan o’r broses benderfynu, ac nid oedd yn swyddogaeth i’r ACLl roi gwybod i breswylwyr y dylent gysylltu â Chynghorau Tref a Chymuned i wrando ar eu cwynion neu i fynegi eu barnau. Byddai unrhyw sylwadau a wneir gan gyrff allanol yn cael eu hystyried, a byddai’r swyddog perthnasol yn mynd i’r afael â hwy wrth ysgrifennu ei adroddiad.

Cyfeiriodd aelod at y cyfnod ymgynghori 3 wythnos, a gofynnodd p’un a ellid ei ymestyn yng ngolau’r ffaith bod y mwyafrif o Gynghorau Tref a Chymuned yn cyfarfod bob 4 i 5 wythnos. Atebodd Rheolwr Gr?p y Gwasanaeth Cynllunio a Datblygu bod 21 diwrnod yn gyfnod rhesymol, gan ystyried nad oedd gan yr ACLl ond 8 wythnos i benderfynu’r cais. Pe baent yn methu â gwneud hynny o fewn y cyfnod hwnnw, byddai’r penderfyniad yn cael ei gymryd oddi arnynt. Roedd yn deall y problemau ac yn egluro, os oedd gwir reswm i ymestyn hyn, yna y byddid yn ei ystyried. Roedd yn amlwg fod cynlluniau mwy yn cymryd mwy nag 8 wythnos i’w penderfynu, ond roedd rhaid cytuno hyn â’r ymgeisydd.

PENDERFYNWYD            Derbyniwyd ac ystyriwyd yr adroddiad gan y Fforwm Cynghorau Tref a Chymuned.