Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad a ofynnai i'r Cyngor gymeradwyo a mabwysiadu'r Cynllun Deisebau a oedd ynghlwm yn Atodiad 1. 

Derbyniodd Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 Gydsyniad Brenhinol ar 20 Ionawr 2021. Mae'r Ddeddf honno'n gosod dyletswyddau penodol ar awdurdodau lleol gan gynnwys, o dan Adran 42, y ddyletswydd i greu Cynllun Deisebau gan gynnwys darparu cyfleuster ar gyfer deisebau electronig (e-ddeisebau). . Daw’r ddarpariaeth hon i rym ym mis Mai 2022. 

O dan Ddeddf 2021, eglurodd fod yn rhaid i’r Cyngor gyhoeddi Cynllun i esbonio sut mae’n bwriadu ymdrin â deisebau ac ymateb iddynt.

Eglurodd y Swyddog Monitro fod deisebu yn un ffordd y gall unigolion, grwpiau cymunedol a sefydliadau ei defnyddio i gymryd rhan yn y broses ddemocrataidd, drwy dynnu sylw'r Cyngor at faterion sy'n destun pryder i'r cyhoedd a rhoi cyfle i Aelodau Etholedig ystyried yr angen am newid o fewn y Fwrdeistref Sirol. Cydnabyddir y gall deisebau esgor ar ganlyniadau cadarnhaol sy'n arwain at newid neu'n goleuo trafodaethau.

Roedd y Cynllun a oedd wedi’i gynnwys yn Atodiad 1 (i’r adroddiad), yn dangos hyn drwy nodi y byddai deisebau a fyddai'n cael eu derbyn gan unrhyw un a oedd yn byw, yn gweithio neu'n astudio yn y Fwrdeistref, waeth beth fo nifer y llofnodion, yn derbyn ymateb ar yr amod y cedwir at y canllawiau a nodir yn y Cynllun. Pwrpas y Cynllun hwn yw sefydlu proses glir ar gyfer ymdrin â deisebau a gyflwynir i’r Cyngor yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol. 

Mae'r Cynllun yn cynnwys darpariaeth i sicrhau, os ceir mwy na 750 o lofnodion ar ddeiseb, y bydd y ddeiseb yn cael ei hystyried mewn cyfarfod o'r Cyngor llawn. Bydd trefnydd y ddeiseb yn cael gwybod mewn ysgrifen pryd y cynhelir y drafodaeth, gan roi digon o rybudd iddo allu bod yn bresennol.

Bydd y Cyngor yn cynnal cyfleuster e-ddeiseb ar ei wefan, a ddarperir gan Mod.gov, sef y system rheoli pwyllgorau awdurdodau lleol a ddefnyddir fwyaf. Mae'r Cynllun yn nodi bod yn rhaid i e-ddeisebau ddilyn yr un canllawiau â deisebau papur. Rhaid i drefnydd e-ddeiseb roi ei enw, cyfeiriad, cod post dilys a chyfeiriad e-bost. Ychwanegodd y Swyddog Monitro fod angen i unrhyw un sy'n cefnogi'r ddeiseb gyflwyno'r un wybodaeth.

I gloi ei hadroddiad, dywedodd y Swyddog Monitro y byddai'n rhaid i'r Cyngor adolygu'r Cynllun o dro i dro, yn unol â Deddf 2021, ac os oedd ystyried hynny'n briodol, ei ddiwygio. Os bydd y Cyngor yn diwygio'r Cynllun neu'n cyflwyno Cynllun newydd yn ei le, bydd y Cynllun newydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor.

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 145 yr adroddiad a gofynnodd pam bod angen cyfeiriad y deisebydd ar e-ddeisebau yn y dyfodol.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod rhai agweddau ar gynnwys e-ddeisebau'n ddarostyngedig i ofynion deddfwriaethol, ond y gellid adolygu cynnwys e-ddeisebau yn y dyfodol a'i addasu fel bo'n briodol pe bai'r Aelodau'n teimlo bod angen gwneud hynny.

Roedd yr Aelod yn ymwybodol y gallai e-ddeisebau gael eu cyflwyno drwy system a elwir yn Change.Org, a gofynnodd a allai'r Cyngor dderbyn y dull hwn hefyd yn hytrach na system  cronfa ddata Modern.Gov y Cyngor ei hun.

Nid oedd y Swyddog Monitro yn meddwl bod modd integreiddio'r ddwy system, ond dywedodd y byddai'n holi adrannau TGCh a Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor, er mwyn canfod a fyddai hyn yn bosibl, ac yn rhoi'r ateb i'r Aelod y tu allan i'r cyfarfod.

Gofynnodd Aelod, os oedd fersiwn bapur a fersiwn electronig o'r un ddeiseb, a ellid cyflwyno'r rhain gyda'i gilydd ar ffurf un ddeiseb.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y gellid darparu ar gyfer hynny.

Pe na bai deisebydd yn nodi ei gyfeiriad am resymau'n gysylltiedig â phreifatrwydd, gofynnodd Aelod a fyddai'n gallu llofnodi e-ddeiseb.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod rhywfaint o ddisgresiwn o ran Polisi yn hyn o beth, ond mai'r prif reswm dros fynnu bod llofnodwr yn darparu cyfeiriad oedd sicrhau ei fod yn llofnodwr dilys yn hytrach na llofnodwr ffug 'wedi'i ychwanegu'. 

PENDERFYNWYD:                              Bod y Cyngor yn cymeradwyo ac yn mabwysiadu'r Cynllun Deisebau a oedd ynghlwm yn Atodiad 1 yr adroddiad.