Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y gwaith a wnaed gan yr tîm Archwilio Mewnol yn gysylltiedig â chynllun Arbed, yn unol â chais y Pwyllgor hwn ar 28 Ionawr 2022.

Esboniodd fod tîm Archwilio Mewnol y Cyngor, ar gais y cyn Brif Weithredwr yn 2018, wedi cynnal adolygiad archwilio i ganfod i ba raddau y cadwyd at bolisïau a gweithdrefnau'r Cyngor, neu beidio, mewn perthynas â'r cynllun a gyllidwyd gan Arbed yng Nghaerau ar gyfer y cyfnod rhwng mis Medi 2012 hyd fis Ebrill 2013. Mynegwyd pryderon penodol gan y Prif Weithredwr ar y pryd ynghylch yr hyn a ymddangosai fel diffyg trywydd archwilio, a gofynnwyd a oedd unrhyw amgylchiadau i esbonio hyn.

Er mwyn sicrhau nad oedd unrhyw dystiolaeth fod y problemau hyn yn bodoli ar raddfa ehangach, ychwanegodd fod y tîm Archwilio Mewnol wedi cynnal adolygiad pellach o agweddau caffael a llywodraethu 10 o gynlluniau a gyllidwyd yn allanol o 2018 ymlaen. Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2021. Rhoddwyd barn archwilio o sicrwydd rhesymol, ac ni wnaed ond pedwar mân argymhelliad. Ni nodwyd unrhyw faterion o bwys. O'r sampl a ddetholwyd ac a adolygwyd, canfuwyd nad oedd y pryderon a oedd yn codi o gynllun blaenorol a gyllidwyd gan Arbed wedi'u hailadrodd. Roedd mwy o'r cefndir wedi'i gynnwys yn adran 3 yr adroddiad.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod y ddogfen a gyhoeddwyd ar wefan y Cyngor ar 26 Ionawr 2022 wedi'i chynnwys yn Atodiad A, ac yn amlinellu canfyddiadau a chasgliadau'r gwaith a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol yn gysylltiedig â chynllun Arbed. Nodai'r adroddiad amryw o bryderon o bwys yn gysylltiedig ag agweddau ar drefniadau llywodraethu, penderfynu, caffael, monitro a rheolaeth Cynllun Arbed, ac ynghylch ymddygiad a rôl Cynghorydd fel Cyfarwyddwr Green Renewable Wales Ltd. Roedd yr adroddiad felly'n cynnwys argymhellion, ac roedd y Cyngor wedi gweithredu pob un ohonynt. Ychwanegodd fod yr adroddiad wedi cael ei rannu â'r heddlu ym mis Awst 2019, ond mai'r penderfyniad oedd nad oedd angen iddynt weithredu yn ei gylch. Yn ddiweddar, roedd uwch swyddog ymchwilio o fewn yr Uned Troseddau Economaidd wedi adolygu'r adroddiad archwilio mewnol a'r dogfennau unwaith eto, ac wedi cadarnhau ei fod yn cefnogi'r asesiad a gynhaliwyd yn 2019. Nid oes unrhyw newid wedi bod i'r amgylchiadau, ac nid oes unrhyw dystiolaeth newydd wedi dod i'r amlwg a fyddai'n effeithio ar y penderfyniad hwnnw.

Amlinellodd Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y materion ehangach o ran llywodraethu, gwneud penderfyniadau, a chaffael ac roedd y rhain yn destun archwiliad pellach fel rhan o gynllun archwilio 2020/21. Cyfeiriai'r adroddiad hwn at y 10 cynllun a adolygwyd, a'r canfyddiadau a'r argymhellion a wnaed yn sgil y gwaith. O'r sampl a ddetholwyd ac a adolygwyd, canfuwyd nad oedd y pryderon a oedd yn codi o gynllun blaenorol a gyllidwyd gan Arbed wedi'u hailadrodd.

Roedd dogfennau ar gael i gefnogi cydymffurfiaeth â Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor, a'r angen i gynnwys y Gwasanaeth Caffael Corfforaethol wrth ddefnyddio contractwyr. Roedd tystiolaeth hefyd o fonitro cyflenwyr, adrodd a llywodraethu ar draws yr holl brosiectau. Rhoddwyd barn archwilio o sicrwydd rhesymol, hynny yw fod mesurau rheoli allweddol yn bodoli ond y gallai'r defnydd o'r mesurau hynny fod yn anghyson. O ganlyniad i hynny, ni chafwyd ond pedwar mân argymhelliad. Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2021.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod Atodiad B yn rhoi crynodeb o'r 11 o archwiliadau a gynhaliwyd o fewn yr un maes gwasanaeth a weinyddodd gynllun Arbed. Roedd a wnelo'r archwiliadau hynny naill ai â chynlluniau cyfalaf, cynlluniau a gyllidwyd drwy grant, rheoli prosiectau ac/neu gaffael, yn ogystal â'r cryfderau a'r gwendidau a nodwyd. Roedd yr archwiliadau hyn wedi'u cynnal yn ystod y cyfnod rhwng Tachwedd 2011 a Hydref 2021.

Cyfeiriodd hefyd at sylwadau gan Archwilio Cymru, a nodwyd yn yr adroddiad.

Mewn perthynas â 3.1 yn yr adroddiad, sef bod y cyn Brif Weithredwr wedi gofyn am adolygiad, gofynnodd Aelod pam bod hynny wedi digwydd. Roedd hi'n ymwybodol o ohebiaeth rhwng Chris Elmore AS y DU a'r Arweinydd am achosion o oedi yn gysylltiedig â hyn, bron 12 mis cyn i Swyddogion gynnal ymchwiliadau parhaus, yn ôl pob golwg. A ellid cadarnhau ai dyna oedd wrth wraidd hyn. Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol mai'r e-bost a gafodd ei ragflaenydd, cyn iddo ddod i'w swydd, a ysgogodd yr ymchwiliad i rai agweddau ar y cynllun yn gysylltiedig â'r trywydd archwilio a chaffael er enghraifft. Cadarnhaodd nad oedd y tîm Archwilio Mewnol wedi derbyn unrhyw ohebiaeth na chwynion cyn hynny, a'u bod felly heb fod yn ymwybodol o'r cwynion dan sylw.

Aeth Aelod yn ei flaen i holi a ellid rhoi sicrwydd rhesymol fod prosesau ar waith i atal hyn rhag digwydd yn y dyfodol, oherwydd gallai'r Cyngor wynebu risg o hawliadau am ddigollediad. Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod Archwiliad wedi cael ei gynnal ar 10 gynllun diweddar, a'u bod wedi cael sicrwydd mai eithriad oedd cynllun ARBED, ac nad oedd y problemau a gafwyd wedi'u hailadrodd na'u gweld yn unrhyw un o'r cynlluniau eraill.

Gofynnodd Aelod pam nad oedd y ddogfen gan yr heddlu, a oedd yn cadarnhau eu bod yn fodlon nad oedd angen cymryd unrhyw gamau pellach, wedi'i chynnwys yn yr adroddiad, oherwydd byddai hyn yn rhoi mwy o sicrwydd i'r cyhoedd. Esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol nad oedd y ddogfen honno ond wedi dod i law ar ôl cyhoeddi'r adroddiad.

O ran yr ohebiaeth a anfonwyd at y Prif Weithredwr a'r Swyddog Monitro, gofynnodd Aelod pam nad oedd yr ohebiaeth honno wedi cael ei hanfon at yr Arweinydd. Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod yr ohebiaeth wedi'i hanfon at swyddogion allweddol, gan mai dyna oedd yr arfer cyffredin. Ni fyddai drafftiau fel arfer yn cael eu hanfon at yr Aelodau, a chan nad oedd y gwaith ond megis dechrau, nid oedd angen gwneud hynny.

Gofynnodd Aelod a ellid cadarnhau a ganfuwyd rhif TAW annilys ai peidio ar gyfer Green Renewable Wales. Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod hyn yn wir, ond roedd GRW Ltd i bob pwrpas yn goruchwylio ac yn is-gontractio gwaith, felly ni chafodd unrhyw daliad erioed ei wneud i'r Cyngor drwy ddefnyddio'r rhif TAW annilys.

Dywedodd Aelod ei bod hi'n amlwg na ddilynwyd Rheolau'r Weithdrefn Gontractau, ac mai penderfyniad bwriadol oedd peidio dilyn y rheolau hynny. Gofynnodd a ellid cadarnhau hyn. Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ei bod hi'n glir na ddilynwyd Rheolau'r Weithdrefn Gontractau, ond nad oedd yn glir a oedd hynny wedi digwydd o fwriad. Rhannai Aelodau'r Pwyllgor yr un pryderon ynghylch y ffaith na ddilynwyd y broses briodol, ond rhoddwyd sicrwydd iddynt nad oedd y problemau hyn wedi'u gweld cyn hynny, na'u hailadrodd ar ôl hynny.

Gofynnodd yr Aelod Lleyg a oedd unrhyw syniad o'r cymhelliant a oedd wrth wraidd yr hyn a ddigwyddodd, boed hynny'n fwriado ai peidio, ac a oedd unrhyw wybodaeth ar gael am hyn. Esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y cafodd y Swyddogion fu'n ymwneud â'r cynllun eu holi ynghylch hyn, ac y gofynnwyd amrywiaeth o gwestiynau iddynt ynghylch sut a pham y bu i hyn ddigwydd. Un o'r prif ffactorau a ddaeth i'r amlwg oedd bod angen gwario'r cyllid gan Lywodraeth Cymru a oedd yn cyfrannu at y cynlluniau hyn o fewn cyfnod byr iawn o amser, ac y gallai hyn fod wedi achosi rhai o'r problemau a gafwyd o ran peidio dilyn y drefn.

Cyfeiriodd Aelod at yr oedi a gafwyd cyn derbyn yr adroddiad gerbron y Pwyllgor, a'r ffaith y bu ond y dim i'r adroddiad beidio â chael ei gyflwyno cyn y tymor swydd newydd. Awgrymodd y dylai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gael gweld adroddiadau cyn gynted ag y bo'n ymarferol, er mwyn sicrhau trefn briodol.

 Gofynnodd Aelod a fyddai modd cynnal Archwiliad o'r adran hon bob blwyddyn, neu bob dwy flynedd, ac a fyddai hynny o fewn cwmpas y gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol. Esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol mai'r cynllun ar gyfer Archwilio oedd ymdrin â phob rhan o'r Cyngor a phob adran ar draws y Cyngor. Nid oedd modd canolbwyntio ar un maes, gan y byddai hynny'n tynnu sylw ac adnoddau oddi wrth waith i archwilio gweddill y Cyngor yn effeithiol.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor:

• yn nodi'r adroddiad diweddaru hwn ar y gwaith a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol yn gysylltiedig â chynllun Arbed.

• yn nodi'r sicrwydd a roddwyd gan y tîm Archwilio Mewnol, fod y problemau a nodwyd yng nghynllun Arbed yn ystod 2012/13 heb eu canfod mewn unrhyw waith arall a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol o fewn y Cyngor o 2011 hyd heddiw.

• yn nodi sylwadau Archwilio Cymru mewn perthynas â chynllun Arbed.