Cyflwynodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y gwaith sy'n cael ei wneud i adolygu proses Pryderon a Chwynion yr Awdurdod.

Ar ôl i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad ar yr uchod, dywedodd fod adborth y Pwyllgor yn awgrymu yr hoffai i'r Awdurdod fabwysiadu dull mwy cyfannol o edrych ar gwynion, ac archwilio a oedd opsiynau digidol ar gyfer rheoli cwynion.

Sefydlodd y Pwyllgor weithgor, a oedd yn cynnwys y Cynghorydd Lyn Walters, y Cynghorydd Cheryl Green a'r Cynghorydd Amanda Williams. Cynhaliodd y gweithgor ymchwil a siarad ag awdurdodau lleol eraill.

Dywedodd fod y gweithgor o aelodau etholedig wedi cwrdd â'r Prif Swyddog - Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio, Polisi AD a Chorfforaethol, ar 26 Ionawr 2022, i adrodd yn ôl ar eu canfyddiadau a'u safbwyntiau. Yn fuan wedyn cafodd y canfyddiadau hyn eu cyflwyno i'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol, a chytunwyd wedyn i gyfeirio'r mater er ystyriaeth bellach gan y Bwrdd Trawsnewid Digidol.

Cyn eu cyflwyno gerbron y Bwrdd Trawsnewid Digidol, mae gwaith cychwynnol wedi cael ei wneud i archwilio'r cyfleoedd yn gysylltiedig ag ymgorffori'r cam ffurfiol cyfredol ar gyfer pryderon a chwynion o fewn y system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) a ddefnyddir gan y Gwasanaethau Cwsmeriaid i gofnodi pob pryder a chwyn anffurfiol. Roedd gwaith bellach yn mynd rhagddo i ystyried datblygu'r system fel bo modd cadw a phrosesu'r holl bryderon a chwynion o fewn y system CRM, yn hytrach na'u cofnodi ar daenlen Excel ar wahân. Y nod oedd gwella'r trefniadau adrodd presennol ar draws yr holl sefydliad. Mae copi o'r adroddiad perfformiad cwynion a ddarperir bob chwarter i Awdurdod Safonau Cwynion Cymru hefyd yn cael ei adolygu i sicrhau bod modd casglu'r data cywir o fewn y system CRM i symleiddio a gwella'r broses adrodd bresennol.

Fel rhan o waith y gweithgor, soniodd Aelod ei fod am edrych ar achosion o ganmol hefyd, gan fod y rhain yn rhan allweddol o brofiad y cwsmer. Mae'n bosibl bod rhai gwasanaethau lle ceir nifer fwy o gwynion nag eraill hefyd yn cynnwys mwy o ganmoliaeth, felly byddai cofnodi hyn hefyd yn creu darlun llawnach. Cytunai'r Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod hon yn agwedd bwysig ar y broses ac y byddai'n cael ei chynnwys yn y darn hwn o waith.

Gofynnodd Aelod a oedd y system yn cynnwys cwynion a wneir i ysgolion. Dywedwyd nad oedd y cwynion hynny wedi'u cynnwys, gan fod cwynion i ysgolion yn cael eu monitro ar wahân i'r cwynion a wneir yn erbyn yr Awdurdod Lleol.

Gofynnodd Aelod Lleyg a oeddem yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ynghylch, a hefyd beth oedd Cynghorau eraill yn ei wneud o ran cofnodi cwynion yn erbyn ysgolion. Dywedodd Y Cadeirydd ei bod wedi siarad â'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Addysg a Chymorth i Deuluoedd y bore yma, a'i fod wedi cadarnhau mai cyfarwyddyd Llywodraeth Cymru oedd y dylai Ysgolion ymdrin â'r cwynion eu hunain.

Trafododd yr Aelodau y weithdrefn gwynion ar gyfer ysgolion, a gofynnwyd a ellid darparu gwybodaeth yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor ynghylch sut roedd cwynion yn erbyn ysgolion yn cael eu cofnodi, a chael sicrwydd eu bod yn cael eu cofnodi'n effeithiol.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad.