Adroddodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar ei Farn Flynyddol ar amgylchedd rheoli'r Cyngor mewn perthynas â llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol ac i hysbysu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am waith a pherfformiad Archwilio Mewnol ar gyfer Blwyddyn Ariannol 2021 -22.

Dywedodd ei fod yn gyfrifol am ddatblygu cynllun archwilio blynyddol yn seiliedig ar risg sy'n ystyried fframwaith rheoli risg y Cyngor.  Roedd yn ofynnol i'r Pennaeth Archwilio Mewnol adolygu ac addasu'r cynllun, yn ôl yr angen, mewn ymateb i newidiadau ym musnes, risgiau, gweithrediadau, rhaglenni, systemau, rheolaethau ac adnoddau'r Cyngor.  Rhaid iddo hefyd sicrhau bod adnoddau Archwilio Mewnol yn briodol, yn ddigonol, ac yn cael eu defnyddio'n effeithiol i gyflawni'r cynllun cymeradwy.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y cynllun archwilio a gymeradwywyd yn hyblyg i ymateb i amgylchiadau newidiol a digwyddiadau a allai ddigwydd yn ystod y flwyddyn oherwydd y pandemig a ffyrdd gweithio o bell.  Roedd wedi gallu rhoi sicrwydd a gafwyd o'r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y flwyddyn wrth ddarparu barn flynyddol gyffredinol.  Dywedodd fod gwaith archwilio wedi'i wneud o bell yn ystod y flwyddyn gyda staff yn gweithio o gartref yn bennaf.  Roedd archwiliadau wedi'u cynnal gan ddefnyddio datrysiadau digidol amrywiol ac er bod hyn wedi golygu llawer o waith dysgu ar ran staff archwilio a'r rhai a archwiliwyd, roedd pob un ohonynt wedi addasu'n dda i'r ffordd hon o weithio.

Crynhodd yr adolygiadau a gynhaliwyd yn ystod 2021-22, yr argymhellion a wnaed a’r materion rheoli a nodwyd, cwblhawyd 27 adolygiad gyda barn archwilio a gwnaed 119 o argymhellion.  Dywedodd ar sail profi effeithiolrwydd yr amgylchedd rheolaeth fewnol y rhoddwyd barn archwilio o sicrwydd sylweddol i 4 adolygiad (15%) a barn o sicrwydd rhesymol i 22 adolygiad (81%).  Rhoddwyd barn archwilio lefel gyfyngedig i'r un archwiliad arall (4%), lle mai dim ond sicrwydd cyfyngedig y gellir ei roi ar y systemau rheolaeth fewnol presennol.  Dywedodd fod argymhellion wedi'u gwneud ar gyfer gwelliannau ac y byddai archwiliad dilynol yn cael ei gynnal i sicrhau bod rheolaethau wedi'u gwella i liniaru'r risgiau a nodwyd.

Dywedodd wrth y Pwyllgor fod staff wedi'u paru â swyddi o fewn y strwythur newydd y cytunwyd arno a bod recriwtio i swyddi gwag wedi dechrau ac y bydd yn parhau hyd nes y bydd yr holl swyddi wedi'u llenwi. 

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor a oedd gwersi wedi'u dysgu gan y Cyngor o ran cynllun Arbed a faint o sicrwydd y gellid ei roi na fyddai unrhyw ailadrodd ar gynlluniau eraill.  Eglurodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ei fod yn ystyried hon yn sefyllfa unwaith ac am byth ac na fu unrhyw faterion tebyg.  Dywedodd ei bod yn ddilys edrych ar ddilyniant o argymhellion yn deillio o’r archwiliad o gynllun Arbed, y gallai’r Pwyllgor edrych arnynt.      

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor am ddiweddariad ar y cynnydd ar y 119 argymhelliad a wnaed gan Archwilio Mewnol.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod pob un o'r 119 o argymhellion wedi'u derbyn gan y rheolwyr ac y byddent yn cael eu cau wrth iddynt gael eu gweithredu.  Bydd manylion ar gynnydd yr argymhellion i'w cael mewn adroddiadau yn y dyfodol. 

Gofynnodd aelod o’r Pwyllgor a oedd angen cynnal unrhyw adolygiadau pellach ar Ddata Credydwyr - Cyflenwr, lle’r oedd sicrwydd cyfyngedig wedi’i roi, lle y gellid gwneud newidiadau i fanylion credydwyr ar ôl awdurdodi.  Dywedodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol wrth y Pwyllgor fod y broblem yn un a oedd wedi'i gwreiddio yn y system a'i bod yn rhywbeth a godwyd gan weinyddwr y system.  Roedd gwaith dadansoddi data wedi'i wneud a byddai profion pellach yn cael eu cynnal ar ôl i'r Adran gael cyfle i roi gwelliannau ar waith.  Byddai Data Credydwyr - Cyflenwyr yn cael ei restru ymhlith y dilyniant a gynhwyswyd yn yr adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor nesaf.   

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor beth sy'n digwydd i argymhellion nad ydynt wedi’u gweithredu erbyn y dyddiadau priodol a mynegodd bryder mai 72% o archwiliadau oedd wedi'u cwblhau.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod y gyfradd gwblhau yn debyg i Dimau Archwilio Mewnol eraill a bod Covid wedi effeithio ar gwblhau archwiliadau.  Roedd archwiliadau yn y Gwasanaethau Cymdeithasol wedi'u gohirio oherwydd Covid i alluogi swyddogion y Gyfarwyddiaeth honno i ganolbwyntio ar ddarparu gwasanaethau rheng flaen yn y pandemig.  Mynegodd y Cadeirydd bryder nad oedd traean o'r archwiliadau wedi'u cynnal yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a gofynnodd a oedd hyn oherwydd diffyg staffio.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod hyn i'w briodoli i swyddi gwag, gwaith heb ei gynllunio a cheisiadau i ohirio archwiliadau lle'r oedd systemau'n cael eu newid.  Roedd Gwasanaethau Archwilio Mewnol SWAP wedi'u penodi i gynorthwyo, ac roedd 70% o'r archwiliadau wedi'u cwblhau yn brydlon, ac roedd yn gyfforddus â hynny, ond byddai gwelliannau i'r ffigur hwnnw'n cael eu gwneud.    

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y gyfradd ymateb o 52% i holiaduron a archwiliwyd a gofynnodd a fyddai'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol yn sicrhau bod y ffurflen yn cael ei dychwelyd i gael adborth agored, gonest a thryloyw er mwyn gwella'r gwasanaeth.  Dywedodd y Prif Swyddog, Cyllid, Perfformiad a Newid y byddai'n codi hyn ac yn ei uwchgyfeirio yn unol â hynny.  Dywedodd y Cadeirydd hefyd, lle nad yw swyddogion yn cymryd i ystyriaeth yr argymhellion neu le nad yw argymhellion wedi'u bodloni, byddai angen iddynt gael eu dwyn i gyfrif gan y Pwyllgor hwn.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol wrth y Pwyllgor mai dyma oedd yr arfer yn yr awdurdod hwn ac mewn awdurdodau eraill.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi rhoi ystyriaeth ddyledus i’r Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer y Flwyddyn Ariannol 2021-22 gan gynnwys Barn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol y Cyngor.