Cofnodion:
Fe wnaeth y Cadeirydd gyflwyno’r Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu i'r Aelodau, er mwyn rhoi cyflwyniad o'r enw Perfformiad Blynyddol MASH/IAA.
Esboniodd y byddai strwythur y cyflwyniad fel a ganlyn, o ran cwmpasu: -
Cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu, yn ystod Chwarter 3 y flwyddyn, fod perfformiad wedi dangos dirywiad o fewn y tîm lle roedd y sefyllfa staffio wedyn wedi dirywio. Roedd lefelau salwch uchel iawn gan gynnwys llawer yn ymwneud â Covid ac roedd nifer o staff hefyd wedi gadael y gwasanaeth.
Felly, cafodd digwyddiad tyngedfennol ei alw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol — Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles ar 1 Mawrth 2022. Rhoddwyd strwythurau gorchymyn Aur, Arian ac Efydd ar waith er mwyn sicrhau llywodraethu, tra bod y tîm mewn digwyddiad tyngedfennol.
Yn wyneb y sefyllfa hon, cynhaliwyd cyfarfodydd dyddiol i ystyried y data perfformiad a symudwyd staff o feysydd eraill yn y Gwasanaethau Plant, er mwyn cryfhau'r gwasanaeth.
Datblygwyd cynllun gweithredu IAA ac roedd hwn yn nodi'r camau gweithredu tymor byr, canolig a hir sydd eu hangen i wneud y newidiadau i alluogi'r gwasanaeth i adael y digwyddiad tyngedfennol. Mae'r cynllun gweithredu’n canolbwyntio ar fwy o ymwybyddiaeth sefyllfaol, cyfathrebu, y gweithlu, ymarfer a sicrhau ansawdd, systemau, prosesau, polisïau a gweithdrefnau ac ymarfer a gwaith sicrwydd.
Cafodd Tîm Arloesi ei gyflwyno ac fe wnaeth ddechrau ar ei waith ar 21 Mawrth 2022.
Ym mis Ionawr 2022, cynghorodd fod y gyfradd sgrinio yn is na’r lefel dderbyniol. Roedd hyn o ganlyniad i salwch staff, cyfraddau uchel o Covid 19 yn y tîm a swyddi gwag yn cynyddu, a oedd at ei gilydd yn creu ôl-groniad o waith. O ganlyniad i hyn, gwnaed rhywfaint o waith arwyddocaol, er mwyn cynyddu capasiti Gweithwyr Cymdeithasol a Rheoli Tîm.
Yna cyflwynodd y tîm nifer o Weithwyr Cymdeithasol asiantaeth. Fe wnaeth hyn alluogi'r tîm i sgrinio o fewn lefelau derbyniol ac o ganlyniad i'r ymgyrch recriwtio hon, roedd cyfraddau sgrinio bellach wedi gwella o fis i fis.
Roedd ymarfer gwell wedi digwydd, er mwyn sicrhau pan fydd cyswllt yn cael ei dderbyn bod pob brawd neu chwaer yn y cartref yn destun asesiad. Mae hyn wedi effeithio'n rhannol ar nifer yr asesiadau sy'n agored i'r gwasanaeth.
Yn Chwarter 4, llwyddodd y tîm i ddyrannu'r holl asesiadau Gofal a Chymorth oedd yn weddill. Cryfhawyd goruchwyliaeth TM hefyd ac mae staff bellach yn cael eu hamserlenni asesu yn ddyddiol sydd â chod lliw i dynnu sylw at yr hyn i'w flaenoriaethu yn gyntaf, o safbwynt gwaith. Y gobaith oedd y bydd hyn yn gwella nifer yr asesiadau a gwblhawyd o fewn yr amserlenni gofynnol ymhellach.
Fe wnaeth y cynllun gwaith â ffocws, cymorth ychwanegol a defnyddio'r tîm asiantaeth a reolir hefyd ganiatáu i'r maes gwasanaeth ddechrau troi'r gornel mewn perthynas â pherfformiad.
Roedd graff a gafodd ei arddangos fel rhan o sleidiau'r cyflwyniad yn adlewyrchu'r gwelliant mewn perfformiad a oedd wedi digwydd rhwng mis Ionawr a mis Mai eleni, esboniodd.
Cafodd hyn ei gadarnhau ar ffurf gwybodaeth ystadegol ychwanegodd y Rheolwr Gr?p IAA a Diogelu, gan yffaith bod y gwasanaeth wedi derbyn 1332 o adroddiadau yn Chwarter 4, daeth 577 o'r rhain yn asesiadau Gofal a Chymorth (43%). O'i gymharu â'r chwarter blaenorol dim ond 29% oedd wedi mynd yn asesiad Gofal a Chymorth.
Hefyd, ychwanegodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu, bod lefel y cyfarfodydd Strategaeth sy'n cael eu cynnal wedi cynyddu dros yr un cyfnod o'r Chwarter 3 blaenorol ar 118 i 184 yn Chwarter 4.
O ran y Gweithlu Gwasanaethau, dywedodd y bu cynnydd o 25% yng nghapasiti staff a bod ymrwymiad wedi'i wneud, i gadw llwyth achosion tua 25 fesul swydd cyfwerth ag amser llawn.
Ochr yn ochr â darparu goruchwyliaeth wythnosol i ddechrau ac wedyn bob pythefnos, roedd achosion wedi'u datblygu'n fwy effeithlon nag achosion blaenorol, gan gynnwys trosglwyddo'r rhain i'r Timau Diogelu.
Roedd y capasiti Rheoli Tîm hefyd wedi cael effaith gadarnhaol gan fod y staff bellach yn teimlo eu bod nhw’n cael eu cefnogi’n well, eu bod nhw’n fwy hyderus i reoli eu llwyth gwaith, ac yn ei dro, roedd hyn wedi lleihau problemau symud.
Roedd y gostyngiad mewn llwythi achosion hefyd wedi galluogi staff i fynychu hyfforddiant pellach, ymgysylltu gyda goruchwyliaeth cyfoedion a chymryd rhan mewn sesiynau lles, fel Ymwybyddiaeth Ofalgar ac yn fuan byddai gweithdai Meithrin Gwydnwch yn cael eu cyflwyno.
Hefyd yn cael ei chyflwyno roedd rhaglen Hyfforddiant Nôl i'r Hanfodion a fyddai’n orfodol ar gyfer yr holl Weithwyr Cymdeithasol (gan gynnwys gweithwyr asiantaeth) fel canlyniad i Adolygiad Cyflym a gynhaliwyd ar ddiwedd 2021. Byddai'r hyfforddiant hwn yn canolbwyntio'n benodol ar chwilfrydedd proffesiynol a chydnabod ymddygiad rheolaeth drwy orfodaeth.
Roedd y dulliau Sicrhau Ansawdd a gyflwynwyd hefyd wedi canolbwyntio ar benawdau pwysig megis, Samplu Dip, Archwiliadau ISW, atgyfnerthu goruchwyliaeth reoli, TM yn cadeirio cyfarfodydd Strategaeth ac archwiliadau WCCIS misol gan Reolwyr Tîm.
O ran cyllid, esboniodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro - IAA a Diogelu y byddai costau'r Tîm Arloesi a'r 11 Gweithiwr Cymdeithasol asiantaeth oedd wedi’u cyflogi ar gyfer y gwasanaeth Mash/IAA, tua £1.2m erbyn diwedd y flwyddyn. Byddai hyn yn cynnwys materion recriwtio a chadw a materion cysylltiedig eraill, megis costau Recriwtio Gwaith Cymdeithasol Rhyngwladol, Mwy o Leoedd Tyfu eich Gweithiwr eich hun, yn ogystal â chwmpasu Atodiadau Marchnad
Yna eglurodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu sut roedd y tîm wedi gwella o ran ymateb i gwynion yn gyflymach ac roedd hyn wedi'i gydnabod ar ffurf derbyn canmoliaeth gan bartneriaid a rhanddeiliaid allweddol.
O ran y gwelliannau a wnaed yn gyffredinol, eglurodd y gallai’r rhain gael eu crynhoi fel a ganlyn:-
• Gan y Tîm Arloesi;
• Trwy Bortread Pen o staff;
• Llwybrau cydsynio;
• Yr Adnodd Sgrinio am Gamfanteisio;
• Mwy o gymorth busnes yn ei le;
• Goruchwyliaeth Cyfoedion yn cael ei chyflwyno;
• Mentora yn cael ei roi ar waith;
• Amserlenni RAG Signal Traffig Dyddiol;
• Ymrwymiad i lwythi achosion fod tua 25 ar y mwyaf;
• Cronolegau a genogramau;
• Ers mis Chwefror bu cynnydd sylweddol mewn perfformiad o'i gymharu â chyn hynny
Yn ei chrynodeb o’r cyflwyniad, cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu fod y Gwasanaeth Mash/IAA wedi gwneud gwelliannau sylweddol yn y chwarter presennol. Fodd bynnag, cydnabuwyd bod gwaith i'w wneud o hyd. Y blaenoriaethau yma oedd
• Cwblhau'r Cynllun Gweithredu
• Pob aelod o staff i fynychu Hyfforddiant Nôl i'r Hanfodion
• Gwella recriwtio a chadw staff
• Parhau i gynnig mentrau lles
• Llwythi achosion staff yn ddiogel ac ymarferol
Gofynnodd Aelod a oedd galwadau i ysgolion am gyngor neu wybodaeth ynghylch plant ifanc a disgyblion bellach yn cael eu cofnodi a'u dogfennu am resymau casglu data ac unrhyw gamau dilynol gofynnol ac ati.
Cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p Dros Dro — IAA a Diogelu fod hyn yn cael ei ystyried fel rhan o ddyluniadau’r dyfodol ar gyfer y Gwasanaethau Plant.
Fe wnaeth yr Arweinydd ganmol y gwaith a oedd wedi digwydd hyd yma mewn perthynas â Hybiau Diogelu Amlasiantaeth, yr oedd partneriaid allweddol megis Heddlu De Cymru wedi ymgysylltu â nhw, ynghyd â grwpiau gweithredol a rhanddeiliaid eraill.
PENDERFYNWYD: Nodi’r cyflwyniad a'r cynnydd cadarnhaol a wnaed o ran Gwasanaeth Gwybodaeth, Cyngor a Chymorth Pen-y-bont ar Ogwr.