Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth gefndir a diweddariad i'r Aelodau ar weithrediad y llwyfan digidol a phorth yr Aelodau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog am yr adroddiad ac am y gwaith rhagorol a wnaed i ddatblygu'r llwyfan a'r porth.

Nododd ymhellach mai un o fanteision y pwyllgor yw ei fod yn cynnwys aelodau a etholwyd cyn 2022 ynghyd â rhai newydd a etholwyd yn 2022 ac felly fod modd dadansoddi datblygiad gwasanaethau digidol CBSP dros gyfnod hir o amser ac o safbwyntiau gwahanol.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn delio â llawer o atgyfeiriadau a bod nifer sylweddol ohonynt yn ymwneud â thai. Fel y cyfryw, roedd yn dyfalu tybed a ystyriwyd ymestyn y porth atgyfeiriadau i bartneriaid allanol megis darparwyr tai cymdeithasol.

Atebodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth drwy nodi bod hynny'n gysyniad diddorol ond nad oes gennym gysylltiad uniongyrchol â sefydliadau o'r fath o ran gweithdrefnau cwyno. Fel y cyfryw, nid oeddem yn gallu rheoli’r broses.

Dywedodd, fodd bynnag, mai'r hyn yr oeddent wedi'i wneud o ran integreiddio’r porth oedd creu rhyngwyneb â’r gwasanaethau rheoleiddio a rennir. Os canfyddir problem fel yr angen i reoli plâu (llygod), mae gennym y gallu i hwyluso'r pwynt cyswllt cyntaf drwy'r ffurflen atgyfeirio.

Roedd angen mynd i'r afael â materion ehangach yngl?n â pherthynas CBSP â sefydliadau allanol fel darparwyr tai cymdeithasol ar lefel strategol. Roedd yn bwysig nodi bod CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn chwilio am gyd-destun agored a thryloyw ond nad oedd yn bosibl rheoli materion yn benodol oherwydd nad oes gan swyddogion yr ymreolaeth.

Soniodd y Cadeirydd am broblem ynghylch anawsterau wrth chwilio am atgyfeiriadau hanesyddol. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth ei bod yn bosibl ymchwilio i bob agwedd ar atgyfeiriad drwy Chwiliad Manwl a nododd y byddai angen datblygu rhywfaint o hyfforddiant efallai a/neu ganllaw i gynorthwyo aelodau gyda'r broses.

Nodwyd y bu dwy fil o atgyfeiriadau yn ymwneud â'r Cynghorwyr na chafodd eu hail-ethol ym mis Mai 2022. Roedd angen dileu rhai o'r atgyfeiriadau hynny o'r system gan na ellid eu trosglwyddo i aelodau oedd newydd gael eu hethol oherwydd materion GDPR. Os oedd yr atgyfeiriadau'n rhai brys, megis ar gyfer gwasanaethau cymdeithasol er enghraifft, roeddent yn cael eu cadw ar agor a'u trosglwyddo i Swyddogion ac yn cael eu trin yn raddol nes y gellid eu cau.

Nododd yr Aelodau fod llawer o bethau cadarnhaol gyda'r system atgyfeirio ac roeddent yn canmol ansawdd y gwasanaeth a'r cymorth y mae'r Aelodau wedi ei gael a gwnaethant y sylw ei bod wedi bod yn braf gweld y datblygiad a'r gwelliant graddol o fis i fis. Dywedodd yr aelodau fod unrhyw ymholiadau neu broblemau wedi cael eu datrys yn gyflym bob tro gan y tîm Profiad a Gwelliant.

Dywedodd yr aelodau ymhellach mai’r adborth gan drigolion oedd eu bod yn hoffi defnyddio’r system ‘Report It’, gan deimlo eu bod wedi eu grymuso drwy allu mynd ar y system i adrodd am eu problem golau stryd neu broblemau eraill o’r fath. Holai’r aelodau oni ellid gwneud mwy i hyrwyddo'r system megis amgáu taflen i mewn gyda bil treth y Cyngor pan fydd yn cael ei anfon.

Roedd y Pennaeth Partneriaethau yn croesawu’r adborth a nododd ei bod wedi bod yn bwysig iawn darparu’r system hunanwasanaeth gan ei fod wedi gwneud gwasanaethau ar gael yn haws, gan gynnwys difa pla, adrodd am dipio anghyfreithlon, ceisiadau i ysgolion ac yn y blaen.

Eglurodd fod yr astudiaeth achos a ddisgrifiwyd yn yr adroddiad yn ymwneud â'r tîm difa gwastraff yn dangos yr hyn y gellid ei gyflawni. Cawsant dechnoleg oedd yn caniatáu iddynt symud o system bapur i un oedd yn defnyddio technoleg llaw. Gallai dinesydd neu Gynghorydd lenwi ffurflen oedd yn anfon trafodiad i ddyfais waith y gweithredwr. Yna câi’r gwaith ei amserlennu, câi ei wneud, a cheid adroddiad ei fod wedi'i gwblhau. Roedd hyn yn cynrychioli taith gyfannol o adolygu proses fusnes. Mae'r system yn gweithio i'r Cynghorwyr ac mae hefyd yn cynnwys proses o wneud y swyddfa gefn yn fwy effeithlon.

Dywedodd y Pennaeth Partneriaethau ei bod yn amlwg bod awydd ar ran dinasyddion i drafod gyda'r Cyngor o safbwynt digidol er y dylid nodi nad yw CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn dymuno eithrio unrhyw un. Oherwydd hynny, mae sianeli eraill yn cael eu cynnal o hyd i alluogi dinasyddion eraill i ymgysylltu â ni hefyd. Nid oes dim allgau digidol.

Nodwyd bod amseroedd ymateb mewn perthynas â rhai atgyfeiriadau wedi cael eu hymestyn ac y dylai hyn nodi’r amser hiraf i ymateb ac nid gosod y safon.

Cododd yr Aelodau faterion ynghylch y defnydd o ffonau lle nad yw galwadau'n cael eu hateb, neu pan fyddant yn cael eu torri i ffwrdd ar ganol trafodaeth.

Dywedodd y Pennaeth Partneriaethau mai ein dymuniad fel sefydliad oedd peidio â bod yn switsfwrdd ffôn. Dywedodd fod arnynt eisiau datrys unrhyw fater ar y pwynt cyswllt cyntaf ac awgrymodd y dylid cymryd rhai o'r ymholiadau oedd yn deillio o brofiadau aelodau all-lein fel y gellid eu trafod yn fanylach a’u datrys.

Gan adeiladu ar esiampl y gweithgor a gynhaliwyd i ystyried Model newydd y Cyfansoddiad, cynigiwyd sefydlu gweithgor newydd i symud ymlaen gyda’r gwaith ar Borth yr Aelodau. Croesawyd hyn gan yr Aelodau a gwirfoddolodd nifer i eistedd ar y gr?p hwn.

PENDERFYNWYD:

1. Argymell cynnwys taflen gyda Bil y Dreth Gyngor fyddai’n hyrwyddo’r llwyfan digidol (Fy Nghyfrif), yn enwedig y swyddogaeth ‘Report It’.

2. Bod Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd a'r Pennaeth Partneriaethau yn sefydlu gweithgor i symud ymlaen gyda datblygu Porth yr Aelodau. Argymhellwyd bod aelodaeth y gweithgor yn cynnwys gwirfoddolwyr o Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd yn ogystal ag Arweinwyr Grwpiau. Cynigiodd yr Aelodau canlynol eu hunain i eistedd ar y gweithgor hwn: Y Cyng Tim Thomas, y Cyng Martin Hughes, y Cyng Graham Walter, a'r Cyng Ian Spiller.

3. Gofynnodd y Pwyllgor am gael gweld y ddau argymhelliad ar bymtheg a ddeilliodd o'r adolygiad o system atgyfeirio flaenorol yr aelodau a gynhaliwyd yn 2019.

4. Gofynnodd y Pwyllgor ymhellach i Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ofyn i'r holl Aelodau e-bostio ynghylch unrhyw anghenion hyfforddi yn ymwneud â’r porth fel y gellir trefnu'r rhain.