Pwrpas yr adroddiad oedd cyflwyno Siarter y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar gyfer 2023-24 i Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei chymeradwyo.

Nododd Pennaeth newydd RIAS fod hon yn ddogfen bwysig gan ei bod yn egluro'r trefniadau llywodraethu sydd yn eu lle.

Mae Siarter RIAS yn gosod sefyllfa gweithgarwch archwilio mewnol o fewn pob Cyngor ynghyd â’r llinellau adrodd. Mae'n ddogfen ffurfiol sy'n diffinio pwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb gweithgareddau archwilio mewnol.

Mae’r Siarter yn diffinio pwrpas, awdurdod, a chyfrifoldebau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar draws Cynghorau Pen-y-bont ar Ogwr, Merthyr Tudful, Rhondda Cynon Taf a Bro Morgannwg. Cafodd y Siarter ei hadolygu’n llawn a’i diwygio ar gyfer 2020-21 i ddatblygu siarter gyson ar gyfer y pedwar Cyngor ac i fod yn gyson ag amcanion y Cydwasanaeth, hynny yw, dileu dyblygu a chymhwyso arfer gorau.

Mae'r Siarter yn sefydlu safle gweithgaredd archwilio mewnol o fewn pob Cyngor, ynghyd â’r llinellau adrodd, gan awdurdodi mynediad at gofnodion, personél, ac eiddo ffisegol sy'n berthnasol i gyflawni’r gwaith archwilio ac yn diffinio cwmpas y gweithgareddau archwilio mewnol.

Mae Pennaeth Archwilio Mewnol yn gyfrifol am adolygu’r Siarter a’i chyflwyno i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pob Cyngor yn flynyddol i’w hadolygu a’i chymeradwyo yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Mae’r RIAS yn ymrwymedig i fodloni'r safonau a nodwyd yn Fframwaith Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac adroddir am unrhyw wyriadau sylweddol oddi wrth y Safonau wrth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diweddarwyd y Siarter i gynnwys yn Adran 2.17, “yn ogystal â'r Cod Moeseg, rhaid i staff gydymffurfio â Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus a Chod Llywodraethu Corfforaethol Cyngor Bro Morgannwg, y cyfeirir atynt yn Atodiad 3 – Gofynion Ychwanegol.”

Hefyd, diweddarwyd paragraff 4.11 o’r Siarter, sy’n ymwneud ag Asesiadau Allanol, i adlewyrchu bod hunanasesiad cynhwysfawr a manwl wedi cael ei gynnal yn ystod 2022 ac wedi cael ei rannu â’r aseswyr allanol ym mis Tachwedd 2022. Mae asesiad allanol RIAS yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ac i gael ei gwblhau ym mis Ebrill 2023.

Mewn ymateb i’r cyflwyniad, gofynnodd Aelod, gan gyfeirio at adran 2.12, “Bydd Pennaeth Archwilio Mewnol yn anelu at gael perthnasoedd gwaith cadarn a sianeli cyfathrebu ag Aelodau Etholedig ac yn neilltuol, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Cabinet a Phwyllgorau Craffu,” sut y byddai hyn yn gweithio'n ymarferol, ac a oedd yna awgrymiadau o ran arfer gorau.

Dywedodd Pennaeth y RIAS fod hyn yn dangos ei annibyniaeth ef ac annibyniaeth ei dîm. Os oes gan unrhyw Aelod etholedig bryderon ynghylch sut mae busnes y Cyngor yn gweithredu, yna gall ddod ato i drafod y pryderon. Gwnaeth yn glir ei fod yn rhan o’r weithdrefn chwythu’r chwiban ac felly, os oedd gan Aelod etholedig bryder difrifol ynghylch afreoleidd-dra neu aneffeithlonrwydd, gallai ddod yn uniongyrchol ato ef.

Fel dilyniant, gofynnodd yr Aelod sut y gellid cyfleu hyn i bob Aelod etholedig. Dywedodd Pennaeth RIAS y byddent yn ystyried sut i gyfleu hyn fel rhan o’u gwaith yn 2023-24. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd hwn yn fater i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gadawodd y mater gyda’r Swyddogion i'w ystyried.

Gofynnodd Aelod arall, gan fod Pennaeth y RIAS wedi mynychu un neu ddau o Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio eraill ers iddo ddechrau yn ei swydd, a oedd unrhyw bwyntiau wedi cael eu codi yn y cyfarfodydd hynny a allai fod o ddiddordeb i'r Aelodau.

Mewn ymateb, nododd Pennaeth y RIAS y bu sylwadau ac awgrymodd y gallai baratoi crynodeb o'r holl bwyntiau a godwyd ar draws y pedwar pwyllgor ac yna eu cyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Roedd un o’r Aelodau Lleyg yn meddwl tybed, yn hytrach na dim ond cyflwyno newidiadau i’r Siarter yn yr adroddiad eglurhaol, y gellid tynnu sylw atynt yn nhestun y ddogfen. Awgrymodd Pennaeth RIAS y byddent yn ystyried hynny ac yn gweithredu arno ar gyfer 2023-24.

Ychwanegodd y Cadeirydd un pwynt pellach am y berthynas rhwng y RIAS ac Aelodau etholedig, gan nodi bod angen ystyried yr Aelodau Lleyg hefyd. Gwnaeth Pennaeth y RIAS yn glir y byddai’n ystyried hynny ar gyfer yr adolygiad o Siarter Archwilio Mewnol 2023-24 ac yn adrodd yn ôl yn unol â hynny.

PENDERFYNWYD:

Bod Aelodau'r Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Siarter Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar gyfer 2023-24 fel y'i hatodwyd yn Atodiad A i'r adroddiad.