Pwrpas yr adroddiad hwn oedd rhoi diweddariad i'r Pwyllgor ar y broses bresennol, a chyflwyno cynnig ynghylch y ffordd y caiff yr holl gwynion corfforaethol eu monitro, eu cofnodi, a'u hadrodd yn y dyfodol.

Er na fydd yn ymarferol cynnwys holl gwynion Cam 1 a Cham 2 mewn system ganolog, mae yna ffyrdd i wella’r modd yr adroddir am gwynion wrth y Pwyllgor yn flynyddol, er mwyn sicrhau eu bod yn gwbl weladwy ar draws y sefydliad. Cynigir y bydd pob Cyfarwyddiaeth yn rhoi ei data Cam 1 a Cham 2 i’r tîm canolog er mwyn ei gwneud yn bosibl coladu hyn gyda’r data sydd eisoes yn cael ei gadw’n ganolog a’i gynnwys yn yr adroddiad diweddaru blynyddol i’r Pwyllgor.

Gan nodi faint o waith a wnaed i ystyried y pwnc hwn, tynnodd Aelod sylw at dri mater:

1. Sut mae'r Cyngor yn ystyried achosion sy'n mynd ymlaen at yr Ombwdsmon;
2. Sut mae'r Cyngor yn delio â chwynion camdriniol, cyson neu flinderus; ac
3. Y byddai’n ddefnyddiol cael rhagor o wybodaeth am y lleoedd y daw problemau ohonynt, o ran wardiau etholiadol.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid fod angen cynnwys cwynion sy'n mynd ymlaen at yr Ombwdsmon yn y data. Roedd yn hanfodol bod y Cyngor yn deg ac wedi gwneud pob ymdrech i fynd i'r afael â chwyn cyn cymryd camau i'w dosbarthu fel un flinderus. Cydnabu y gallai fod yn ddefnyddiol cael mwy o wybodaeth am leoliad yr achwynydd er enghraifft, i gyfoethogi'r set ddata.

Nododd Aelod y gallai fod llawer i’w ddysgu am ymdrin â chwynion oddi wrth awdurdodau lleol eraill neu’r sector preifat.

Tynnodd Aelod arall sylw at y ffaith fod cymdeithas yn edrych ar g?yn fel rhywbeth negyddol, ond y gellid ei hystyried mewn ffordd gadarnhaol hefyd. Roedd yn meddwl tybed a oedd gan y Cyngor ffordd o dynnu pethau cadarnhaol a gwelliannau gwasanaeth o g?yn.

Roedd y Prif Swyddog – Cyllid, Perfformiad a Newid yn meddwl bod hwn yn bwynt allweddol. Cydnabu mai holl ddiben delio â chwynion yw gwneud yn si?r bod pobl yn fodlon ar y canlyniad, ond hefyd bod y sefydliad yn dysgu o ganlyniad iddo. Os oes rhywbeth sydd heb ei wneud yn dda, neu os oes syniad yn dod ymlaen a allai wella pethau, yna mae angen i'r Cyngor ddysgu oddi wrth hynny.

Gwnaeth y Cadeirydd rai sylwadau i gloi'r eitem hon ar yr agenda: yn gyntaf, bod cwyn yn gyfle i wella'r modd y darperir gwasanaethau; ac yn ail, y gallai fod problem o dan-adrodd cwynion, yn enwedig mewn perthynas â'r rhai a dderbynnir gan Gynghorwyr. Credai fod hwn yn fater yr oedd angen edrych arno, er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu bwydo i mewn i'r broses gorfforaethol.

Nododd y byddai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiad ddwywaith y flwyddyn ar gwynion a'i fod yn gobeithio y byddent yn trafod canlyniadau arfer da.

Mewn ymateb i'r broblem o dan-adrodd, a chwynion a wnaed i Gynghorwyr yn benodol, nododd Aelod y gellid dadansoddi mewnbynnau yn y system gyfeirio a'u cynnwys yn yr adroddiad.

Nododd y Cadeirydd nad oes ar y Cyngor eisiau teimlad ffug o sicrwydd ynghylch darparu gwasanaethau.

PENDERFYNWYD:            Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a chytunwyd ar y broses arfaethedig ar gyfer casglu'r holl ddata cwynion yn ganolog i'w cyflwyno i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn, heb fod angen datblygu un system gyfrifiadurol ar gyfer cwynion corfforaethol.