Roedd yr adroddiad hwn yn hysbysu'r Pwyllgor am y materion oedd yn deillio o archwiliad Datganiad Cyfrifon 2021-22. Cymeradwywyd y Datganiad Cyfrifon archwiliedig gan y Pwyllgor ar 26 Ionawr 2023. Ar ôl cwblhau'r archwiliad, gwnaeth Archwilio Cymru nifer o argymhellion. Mae eu llythyr wedi ei atodi yn Atodiad A.

Roedd Atodiad 1 y Llythyr Archwilio yn cyflwyno chwe argymhelliad yn dilyn archwilio Datganiad Cyfrifon y Cyngor. Mae swyddogion wedi ystyried yr argymhellion, ac mae’r cynnydd yn erbyn yr argymhellion hynny hefyd wedi ei nodi yn yr Atodiad. Bydd Archwilio Cymru yn cynnal adolygiad o’r argymhellion hynny pan fyddant yn archwilio Datganiad Cyfrifon 2022-2023.

Tynnodd Aelod sylw at fater taliadau dyblyg. Canfu profion un taliad dyblyg ymhlith deunaw o drafodion gwariant, a chanfu profion pellach ddau daliad dyblyg arall ymysg tri ar ddeg o daliadau dyblyg ychwanegol posibl. Cyfanswm gwerth y tri thaliad dyblyg a nodwyd oedd £4,884.71.

Roedd yr Aelod yn bryderus ynghylch ymateb y rheolwyr i hyn, o ystyried faint o daliadau dyblyg posibl y gellid eu cael bob blwyddyn. Mae tri allan o dri deg un bron yn 10% a byddai 10% o'r holl daliadau yn nifer fawr. Roedd arno eisiau gwybod pa arferion oedd wedi cael eu sefydlu i ganfod taliadau dyblyg nas ystyriwyd yn y sampl, a gofynnodd beth oedd yn digwydd pan na ellid adennill taliadau dyblyg.

Dywedodd y Rheolwr Gr?p - Prif Gyfrifydd fod y Cyngor yn prosesu nifer enfawr o daliadau a thrafodion yn ystod y flwyddyn a bod ganddynt brosesau lle, cyn cyhoeddi rhediadau taliadau, roedd nifer o wiriadau'n cael eu gwneud i chwilio am gymaint o ddyblygiadau â phosibl. Roeddent yn edrych ar bethau fel rhifau anfonebau union yr un fath, dyddiadau, disgrifiadau, ac yn y blaen, ond yn anffodus roedd nifer o’r rhain, fel y nodwyd yn y sampl honno, wedi disgyn drwy’r gwiriadau hynny. Dywedodd fod angen iddynt fynd yn ôl i weld sut y gellid cryfhau gwiriadau fel nad yw'r Cyngor yn talu ddwywaith am unrhyw beth.

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod prosesau adfer ar waith, a gwnaeth ymrwymiad i'w crynhoi a'u hanfon at yr Aelodau.
 

Nododd Aelod fod yn rhaid i dderbynwyr taliadau dyblyg fod o dan rwymedigaeth i ddychwelyd yr arian a gofynnodd tybed a ellid cryfhau contractau gydag amodau sy'n gorfodi ad-dalu o dan yr amgylchiadau hynny.

Tynnodd Aelod Lleyg sylw at y drafodaeth, yn ddiweddarach yn y cyfarfod, ar y Cynllun Archwilio ac yn arbennig, adolygiad y systemau ariannol, y rhaglen dreigl o archwiliadau a fabwysiadwyd. Pwysleisiodd y byddai'n dda gwybod sut olwg sydd ar y rhaglen a lle mae taliadau'n ffitio yn y gylchred. Gallai taliadau fod yn gystadleuydd da ar gyfer adolygiad.

Tynnodd Aelod arall sylw at fater asedau dros ben a’r enghraifft a amlygwyd yn yr adroddiad.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd fod y Cyngor yn dal yr asedau a drafodwyd ac nad ydynt yn asedau a werthwyd. Dywedodd y câi’r broses briodol ei defnyddio wrth symud ymlaen ar gyfer unrhyw asedau a ystyrid uwchlaw anghenion y Cyngor.

Amlygodd cynrychiolydd o Archwilio Cymru, wrth gyfeirio at y mater o daliadau dyblyg, oherwydd ei bod yn broblem y llynedd, y byddai’n rhan o’u hasesiad risg eleni. Tynnodd sylw hefyd at waith y Fenter Twyll Genedlaethol, a ddisgrifiodd fel mecanwaith amddiffyn arall o ran arian cyhoeddus.

Roedd Aelod o’r farn ei bod yn werth nodi bod y llythyr yn glir nad oedd gan Archwilio Cymru unrhyw bryderon ynghylch yr agweddau ar arferion cyfrifyddu ac adroddiadau ariannol y Cyngor oedd yn ymwneud ag ansawdd. Ni wnaethant nodi unrhyw wendidau o bwys mewn rheolaethau mewnol, ond eu bod wedi nodi rhai meysydd posibl i'w gwella.

Gwnaeth y Cadeirydd nifer o sylwadau i gloi am y materion hynny a amlygwyd yn yr adroddiad, ac a drafodwyd gan yr Aelodau, gan gynnwys taliadau dyblyg, gweithdrefnau awdurdodi cyfnodolion, asedau dros ben, a risgiau ystafell y gweinyddwyr TG.

PENDERFYNWYD:         Yn amodol ar gryfhau’r atebion, nododd y Pwyllgor y llythyr oddi wrth Archwilio Cymru ynghylch materion yn codi ynghyd â’r argymhellion a’r atebion oedd ynghlwm yn Atodiad A.