Invitees

Andrew Jolley – Corporate Director Operational and Partnership Services

Cllr Hywel Williams – Deputy Leader

Cllr Dhanisha Patel – Cabinet Member for Wellbeing and Future Generations

Cyflwynodd y Swyddog Craffu adroddiad a roddai ddiweddariad ar gynnydd yr amrywiol ffrydiau gwaith ar yr Adolygiad Caffael Corfforaethol ac a oedd hefyd yn tynnu sylw at y modd y sicrheir cydymffurfio â deddfwriaeth drwy’r broses gaffael.

Holai’r Pwyllgor â bwy y byddid yn ymgynghori fel rhan o adolygiad y Strategaeth Gaffael. Dywedodd y Rheolwr Caffael Corfforaethol y byddid yn ymgynghori â’r Bwrdd Rheoli Corfforaethol ac y byddai hyn wedyn yn hidlo drwy’r Cyngor. 

Gofynnodd y Pwyllgor pam nad oedd terfyn amser ar gyfer eDendro. Hysbysodd y Rheolwr Caffael Corfforaethol y Pwyllgor fod eDendro wedi cael ei gyflwyno yn unol â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus ac y byddai’r Awdurdod yn cydymffurfio’n llawn erbyn mis Hydref 2018. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth fod nifer o brosiectau ar raddfa fawr wedi eu caffael drwy eDendro, gan gynnwys caffael contractau cludiant ysgolion. 

Gofynnodd y Pwyllgor pa fesurau diwydrwydd dyladwy sy’n cael eu cymhwyso pan fydd yr Awdurdod yn caffael contractau i sicrhau gonestrwydd ariannol cwmnïau a bod cwmnïau sy’n tendro am wasanaethau’r Cyngor yn ymddwyn mewn ffordd foesegol ac yn unol â gwerthoedd y Cyngor ei hun. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor y cynhelir arfarniad o onestrwydd ariannol cwmnïau bob tro gan yr Adran Gyllid er mwyn sicrhau eu bod yn ariannol ddiogel. Dywedodd y cynhelid diwydrwydd dyladwy ar gontractwyr posibl cyn i gwmnïau gael eu derbyn i’r Cytundebau Fframwaith a ddefnyddir gan yr Awdurdod. Gofynnodd y Pwyllgor pwy oedd yn gyfrifol am adolygu’r broses honno cyn i’r Awdurdod ddod i drefniant cytundebol gyda’r cwmni. Eglurodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth mai ar y Cyfarwyddwr Corfforaethol priodol a’r Arbenigwr Categori y byddai’r cyfrifoldeb hwnnw o sicrhau bod tendr yn cael ei sgorio yn gywir. Holodd y Pwyllgor pa gamau a gymerid i sicrhau gonestrwydd moesegol y cwmnïau yr oedd yr Awdurdod i ddod i drefniadau cytundebol â hwy. Dywedodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth fod yr Awdurdod yn defnyddio casgliad safonol o gwestiynau, yr oedd gofyn i ddarpar gontractwyr eu hateb, ar gyfer asesu a oeddent yn foesegol a’i fod hefyd yn defnyddio contractau safonol.               

Gofynnodd y Pwyllgor hefyd pam nad oedd yr Awdurdod wedi ymrwymo i’r cod ymarfer moesegol drwy dalu’r cyflog byw i’w staff, sy’n mynd at graidd tegwch, ac a oedd yr Awdurdod yn mynnu bod cwmnïau yr oedd yn llunio contractau â hwy yn gwneud yr un fath. Gwnaeth Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y sylw mai penderfyniad gwleidyddol, y mae’n rhaid i’r Awdurdod ei wneud, yw talu’r cyflog byw. Dywedodd y byddai talu’r cyflog byw yn cael effaith ar bob Cyfarwyddiaeth ac ar raddfeydd cyflog cenedlaethol, oedd i fod yn destun adolygiad. Byddai talu’r cyflog byw yn golygu llawer o waith a chyllid. Dywedodd hefyd na fyddai’r Awdurdod yn gofyn i’w gontractwyr wneud yr hyn nad oedd yr Awdurdod ei hun yn ei wneud. Hysbysodd

Aelod y Cabinet dros Lesiant a Chenedlaethau’r Dyfodol y Pwyllgor fod yr Awdurdod yn glynu wrth yr isafswm cyflog cenedlaethol ond cadarnhaodd nad oedd yr Awdurdod yn talu’r cyflog byw. Byddai angen i’r Awdurdod dorri costau er mwyn talu’r cyflog byw a byddai’n anodd i’r Awdurdod ofyn i gyflenwyr gytuno i wneud rhywbeth nad oedd yr Awdurdod ei hun yn ei wneud. Hysbysodd y Dirprwy Arweinydd y Pwyllgor fod yr Awdurdod yn cyflawni ei holl ddyletswyddau statudol ac mai mater i’r Awdurdod yn y pen draw oedd gwirio fod ei gyflenwyr yn meddu ar yr un gwerthoedd â’r Awdurdod a’i fod ef yn dawel ei feddwl fod yr Awdurdod yn gyflogwr egwyddorol. Dywedodd y byddai talu’r cyflog byw yn bwysau cyllidol ac yr edrychid ar dalu’r cyflog byw yng nghyd-destun proses y gyllideb. Dywedodd y Cadeirydd y byddai talu’r cyflog byw yn dasg enfawr i’r Awdurdod.

Mynegodd y Pwyllgor bryder ynghylch y posibilrwydd y gallai’r Awdurdod ddefnyddio cyflenwyr nad ydynt yn caniatáu i’w gweithwyr fod yn aelodau o undebau llafur. Teimlent na ddylai’r Awdurdod ymgysylltu â chyflenwyr ond rhai oedd yn annog eu gweithwyr i fod yn aelodau undebau llafur cydnabyddedig. Mynegwyd pryder hefyd y gall cyflenwyr, nad ydynt yn caniatáu i’w gweithwyr fod yn aelodau o undebau llafur, gynnig prisiau is na’u cystadleuwyr er mwyn ennill contractau. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor fod yr Awdurdod yn annog ei gyflenwyr i fod yn foesegol gyfrifol; fodd bynnag, roedd angen sicrhau nad oedd cwmnïau llai yn cael eu cau allan o dendro am wasanaethau am nad oedd gweithwyr y cwmnïau hynny yn aelodau o undebau llafur. Dywedodd y câi geiriad dogfennaeth gaffael ei chryfhau er mwyn annog cyflenwyr i gydnabod undebau llafur fel rhan o safonau moesegol yr Awdurdod. 

Holodd y Pwyllgor hefyd a oedd anghyfartalwch rhwng y rhywiau o ran cyflog a chyfleoedd gyrfa. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor fod yr Awdurdod yn gofyn i’w gontractwyr gydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb. Dywedodd hefyd fod gan yr Awdurdod raddfeydd cyflog safonol a’i fod yn cyflogi mwy o ferched na dynion. Hysbysodd y Pwyllgor fod yr Awdurdod yn recriwtio ac yn dyrchafu ar sail teilyngdod ac yn sicrhau nad oedd  anghyfartalwch rhwng y rhywiau. Dywedodd y gall yr Awdurdod fynnu bod cwmnïau yn cydymffurfio’r â’r ddeddfwriaeth. 

Gwnaeth y Pwyllgor y sylw ei bod yn fwy tebygol y câi merched eu cyflogi ar gontractau dim oriau ac y dylai’r Awdurdod gyfyngu ar y defnydd o gwmnïau sy’n cyflogi staff ar gontractau o’r fath a dim ond eu defnyddio mewn amgylchiadau eithriadol. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor fod gwasanaeth y Cofrestrydd yn cyflogi staff, sy’n cynnal priodasau ar y penwythnosau, ar gontractau dim oriau. Dywedodd na fyddai’r staff hynny yn dymuno cael eu cyflogi fel arall, ond ar gontractau dim oriau, gan fod y rhan fwyaf wedi ymddeol a bod yn well ganddynt gael hyblygrwydd yngl?n â nifer yr oriau y maent yn gweithio. Hysbysodd y Pwyllgor nad yw’r Awdurdod yn hybu’r defnydd o gontractau dim oriau. Ystyriai’r Pwyllgor y dylai dogfennaeth gaffael ddatgan na ddylid defnyddio contractau dim oriau ond mewn amgylchiadau eithriadol yn unig. 

Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai’r adolygiad yn edrych ar gontractau unigol. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor y byddai’r adolygiad yn edrych ar Reolau Caffael Contract; y man cychwyn fyddai edrych ar ddeddfwriaeth a sicrhau bod yr Awdurdod yn derbyn y gwerth gorau. Dywedodd fod gan yr Awdurdod yn awr gofrestr contractau a’i fod wedi ailstrwythuro’r Tîm Caffael Corfforaethol. Yn y tîm mae Arbenigwyr Categori sy’n canolbwyntio ar ble mae Cyfarwyddiaethau yn gwario a hefyd yn cynnal goruchwyliaeth gorfforaethol. 

Holodd y Pwyllgor a oedd yr holl staff wedi derbyn hyfforddiant ar gaethwasiaeth fodern ac arferion moesegol a hyfforddiant mewn trais domestig. Dywedodd y Rheolwr Caffael Corfforaethol fod yr holl staff oedd yn ymwneud â chaffael yn derbyn hyfforddiant mewn caethwasiaeth fodern ac arferion moesegol. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor ei bod yn ofynnol i’r holl staff dderbyn hyfforddiant mewn trais domestig fel rhan o’r rhaglen hyfforddi gorfforaethol. 

Gofynnodd y Pwyllgor beth oedd ystyr y term SQuID. Hysbysodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y Pwyllgor mai set o gwestiynau cyffredin yw SQuID (Cronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr), a ddefnyddir i asesu a gwerthuso cyflenwyr ac sy’n gwneud y broses gontractio yn symlach i’r cyflenwyr ac i’r prynwyr.

Gofynnodd y Pwyllgor a oedd gan yr Awdurdod y gallu i derfynu contractau. Dywedodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth y byddai angen i’r Awdurdod gael tystiolaeth fod cytundeb wedi cael ei dorri ac, os felly, y byddai gan yr Awdurdod y gallu i derfynu’r cytundeb.    

Holodd y Pwyllgor a oedd yr Awdurdod yn ymrwymedig i gaffael gwasanaethau gan gwmnïau lleol ac o fewn Cymru. Dywedodd Cyfarwyddwr Corfforaethol y Gwasanaethau Gweithredol a Phartneriaeth fod yr Awdurdod yn cefnogi busnesau lleol drwy gaffael yn lleol a’i fod wedi cynnwys, yn nogfennaeth contractau, yr angen i gyflenwyr recriwtio’n lleol a darparu cyfleoedd prentisiaeth. Dywedodd y Dirprwy Arweinydd fod yr ysgol newydd sy’n cael ei hadeiladu yn Ynysawdre yn gofyn i’r contractwr gynnig 3 cyfle prentisiaeth ar y safle. 

Credai’r Pwyllgor y dylai Swyddogion ystyried arfer gorau ymhlith awdurdodau lleol yn Lloegr lle mae porth caffael Due North yn cael ei ddefnyddio i gaffael contractau, yn enwedig ymhlith mentrau bychain a chanolig, gan fod GwerthwchiGymru o blaid caffael gwasanaethau gan gwmnïau mawr.            

Diolchodd y Cadeirydd i’r gwahoddedigion am eu cyfraniad.

Casgliadau:

Daeth y Pwyllgor i’r casgliadau canlynol:

1. Roedd Aelodau yn bryderus nad oedd yr Awdurdod wedi ymrwymo i’r Cod Ymarfer – Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi, ac argymhellent fod y Swyddogion yn cynnal adolygiad o’r holl oblygiadau pe bai’r Awdurdod yn mabwysiadu’r cod, gan gynnwys y gost i’r Awdurdod am dalu’r Cyflog Byw Gwirioneddol, ac adrodd yn ôl i’r Aelodau am y goblygiadau o ran costau.

2. Argymhellodd yr Aelodau fod yr Awdurdod, wrth ymgymryd ag Adolygiad Busnes Caffael, yn datgan yn y manylebau caffael ei fod yn cefnogi cyflogaeth foesegol, ac nad oedd yn cefnogi’r canlynol:

·           Cyflenwyr nad ydynt yn caniatáu i’w gweithwyr ymuno ag undeb llafur.  

·           Contractau dim oriau ac eithrio mewn achosion eithriadol.

·           Anghyfartalwch rhwng y rhywiau o ran cyflog a chyfleoedd gyrfa.

3. Mae’r Pwyllgor yn argymell bod Swyddogion yn ceisio dilyn arfer gorau gydag Awdurdodau Lleol eraill o ran pecynnau meddalwedd caffael sy’n nodi diwydrwydd dyladwy ac yn cyfeirio Swyddogion at Due North. Argymhellodd yr  Aelodau fod mecanwaith yn cael ei sefydlu, fel rhan o’r broses adolygu gorfforaethol, i gefnogi’r economi leol wrth gaffael contractau a sicrhau bod y

contract yn effeithlon ac yn addas i’r diben ac nad yw’r Awdurdod yn unig yn llofnodi contractau gyda’r cyflenwyr hynny sy’n cynnig y pris rhataf.  

Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth bellach ganlynol gan y Swyddogion:

·         Pa ganran o’r contractau a ddyfernir sy’n cael eu cynnig i fusnesau lleol a busnesau sy’n seiliedig yng Nghymru?

·         Sawl Awdurdod Lleol yng Nghymru sydd wedi ymrwymo i’r Cod Ymarfer – Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi, ac o’r rheiny sydd wedi ymrwymo faint sy’n talu’r Cyflog Byw Gwirioneddol yn wirfoddol fel yr eglurwyd gan y Sefydliad Cyflog Byw ac sydd wedi ei gyfrifo ar sail costau byw gwirioneddol?

• Pa Drosolwg Strategol sy’n cael ei chynnal ar y contractau mawr a ddyfernir er mwyn sicrhau diwydrwydd dyladwy megis materion enw da cyflenwyr, eu perfformiad yn y gorffennol ac ymgysylltu ac ymgynghori ag Awdurdodau Lleol eraill?