Cyflwynodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau ei adroddiad a ddiweddarai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ynghylch y datblygiadau allweddol o ran cyflawni’r Rhaglen Trawsnewid Digidol. Esboniodd y cefndir, gan gynnwys defnyddio’r rhyngrwyd ym Mhen-y-bont, y sgôr 1 seren oddi wrth y Gymdeithas Rheoli Technoleg Gwybodaeth (yr SOCITM), y broses gaffael yn Ebrill 2016 a’r adolygiad yn Ebrill 2017. Amlinellodd y Strategaeth Ddigidol a gwaith Ail-lunio Prosesau Busnes, buddion posib “iTrent” yng nghyd-destun Adnoddau Dynol a phwysigrwydd ailwampio’r wefan. Rhagwelodd y byddai hyn yn barod erbyn 31 Ionawr 2018 ond rhybuddiodd mai dim ond un cyfle oedd i gael pethau’n gywir. Felly, rhagwelwyd y byddai “Fy Nghyfri” ar gael i’r cyhoedd yn y gwanwyn. 

Diolchodd yr Aelodau i’r Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau am ei gyflwyniad a holwyd a oedd y gr?p wedi edrych ar wefannau Awdurdodau eraill, yn arbennig y rhai a oedd wedi cael sgôr uchel oddi wrth yr SOCITM. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod y gr?p wedi edrych ar wefannau llwyddiannus eraill yn y ddwy iaith. Wedi i’r wefan newydd gael ei lansio, cynhelid adolygiad mynediad a phetai’r wefan yn cael ei chymhlethu fwy fyth, gallai’r Awdurdod fethu. Gallai unrhyw broblemau cynllunio ddeillio o’r porthol a chytunodd i ymchwilio i’r mater hwn.  

Awgrymodd Aelod y gellid defnyddio ffotograffau ar y wefan â dewislen ar yr ochr. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y gallai’r ddiwyg hon arwain at broblemau mynediad, yn arbennig ar ffonau clyfar.

O ran profi’r wefan, soniodd Aelod y gallai Swyddogion a defnyddwyr allanol ddarparu adborth gwerthfawr. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau eu bod mewn cyswllt parhaus â’r Bwrdd Digidol, staff S8080 a thrawstoriad o ddinasyddion. Byddai eu hadborth yn arwain yn y pen draw at newidiadau i’r wefan. Byddai datblygu “Fy Nghyfri”, a fyddai yn ei dro yn arwain at uwchsgilio staff y Ganolfan Gyswllt i Gwsmeriaid, yn golygu bod modd ateb cwestiynau syml oddi wrth breswylwyr am Dreth y Cyngor a Budd-daliadau Tai pan fyddant yn cysylltu â’r Cyngor y tro cyntaf. Byddai’r Cyngor yn darparu gwell gwasanaeth i’w bobl, wyneb yn wyneb a thros y ffôn, a hynny ar y cyd â sianeli digidol. Byddai hyn yn rhyddhau’r Uwch Swyddogion i ddelio â materion mwy cymhleth.

Pwysleisiodd Aelod bwysigrwydd parhau i gynnal y gwasanaeth wyneb yn wyneb i bobl heb sgiliau digidol. Mynegodd bryder hefyd ynghylch y toriadau sylweddol i gyrsiau hyfforddi Technoleg Gwybodaeth a oedd yn rhwystro dinasyddion rhag ymwneud â’r dechnoleg newydd. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod yn rhaid cynnal sianeli eraill oherwydd pryderon ynghylch eithrio digidol. Roedd yn bwysig cynnal cynlluniau hyfforddi yn y dyfodol ac roedd gan lyfrgelloedd yr adnoddau i wneud hynny. Roedd hwn yn fater y tu hwnt i sgôp y prosiect ond rhaid oedd mynd i’r afael ag ef. Dywedodd y Dirprwy Arweinydd fod addysg yn flaenoriaeth o’r crud i’r bedd a’i bod yn bwysig cynnig y pethau cywir a oedd yn addas i’w diben. Byddai helpu dinasyddion i ymwneud â’r byd digidol yn flaenoriaeth yn y dyfodol.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr nad diben y rhaglen hon oedd diffodd sianeli cyfathrebu. Yn hytrach, ei nod oedd bodloni anghenion pobl. Yn achos y rhan fwyaf o wasanaethau, roedd gan breswylwyr ddewis ac roedd yn bwysig peidio â’u heithrio a hwyluso cyfathrebu â’r Awdurdod.

Cyfeiriodd Aelod at fanciau a ddarparai hyfforddiant i’w cwsmeriaid er mwyn iddynt gyfathrebu â nhw’n ddigidol, e.e. cynllun ‘Eryrod Digidol’ Banc Barclays. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod peth gwaith wedi’i wneud â banciau ac undebau credyd.

Gofynnodd Aelod am eglurhad ynghylch y modd y cafodd yr arbedion a nodwyd yn yr adroddiad eu cyfrifo. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau eu bod wedi ystyried cost gyfartalog nifer o swyddogaethau a strwythurau. Drwy hyn, llwyddwyd i gael rhyw syniad o’r mannau hynny lle gellid arbed arian drwy osgoi dyblygu.   

Gofynnodd Aelod am ba hyd y byddai aelodau’r tîm dros dro yn eu swyddi ac a oedd arbedion yn dal i gael eu gwneud. Dywedwyd wrthi y daethpwyd o hyd i arbedion eraill am fod oedi wedi bod yn y rhaglen Trawsnewid Digidol. Nid oedd tîm wedi’i neilltuo i weithio ar y prosiect ac roedd staff o lefydd eraill yn ymgymryd â’r gwaith. Yr ystyriaeth nesaf oedd sut y byddai’n cael ei staffio a sut y byddai’r prosiect yn edrych o gael strwythur i gynnal y strategaeth yn y dyfodol.

Cyfeiriodd Aelod at ddyblygu gwaith wrth gasglu data ac o ran deddfwriaeth y Gymraeg. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai dewis iaith pobl yn cael ei nodi wrth gofrestru. Nid oedd dim bwriad i “werthu” data. Roedd y modd yr oedd yr Awdurdod yn ymwneud â thrydydd partïon yn ddarn o waith i’r dyfodol.

Esboniodd y Prif Weithredwr eu bod wedi ystyried y sefyllfa mewn Cynghorau eraill a phenderfynwyd dilyn y trywydd hwn. Roedd hwn yn drawsnewid sefydliadol ac nid Technoleg Gwybodaeth oedd yr unig faes dan y chwyddwydr. Dim ond pan fyddai galw amdano y byddai cymorth ychwanegol yn cael ei ddefnyddio. Roedd hwn yn sefydliad a oedd yn datblygu ac a oedd yn cael ei gefnogi gan ddisgyblaethau newydd, megis gwefan newydd. Sefyllfa debyg oedd o ran data, wrth i’r Awdurdod dyfu’n gyfoethocach o ran ei ddata a dod i ddeall sut i ddefnyddio data er mwyn tyfu. Roedd heriau i’w cael hefyd o ran gwasanaethau cwsmeriaid a chyfathrebu, ac roedd angen disgyblaethau newydd ar staff fel y gallent ysgwyddo swyddogaethau a oedd yn prysur newid.

Gofynnodd Aelod am enghreifftiau o fethiannau uchel eu proffil. Dywedwyd wrthi y cafwyd methiannau yng Nghyngor Dinas Lerpwl, yng Nghyngor Sir Gwlad yr Haf ac yn BT am wahanol resymau. Un methiant oedd peidio â chyflwyno newidiadau yn fewnol, allanoli’r holl drafodion a chyflwyno newidiadau gwleidyddol a phersonél ar yr un pryd. Yn ogystal â hyn, nid oedd y newidiadau hynny’n cael eu cyfathrebu i’r staff yn ddigonol.

Gofynnodd Aelod a fyddai’r arbedion a amlinellwyd yn y tabl yn cael eu gwireddu petai’r targedau’n cael eu cyrraedd, e.e. talu Treth y Cyngor ar-lein. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai

e-anfonebu, yr angen am gyfeirnodau Treth y Cyngor a chyfrifon ar y cyd yn heriol. Fodd bynnag, gellid arbed arian ond byddai hyn yn dibynnu ar nifer y rhai a fyddai’n cymryd mantais o’r systemau newydd o gofio bod 70% o bobl a oedd talu Treth y Cyngor yn gwneud hynny drwy Ddebyd Uniongyrchol.  Dylid cynnig help i gwsmeriaid a oedd yn cysylltu â’r Awdurdod i gofrestru a rhoi eu cyfrifon ar waith. Byddai gallu derbyn plant i ysgolion ar-lein yn fantais fawr ond nid oedd dim integreiddio i’w gael ar hyn o bryd. Fodd bynnag, rhaid oedd cyflwyno gwasanaethau yn ofalus a’u hyrwyddo’n effeithiol.

Gofynnodd Aelod a fyddai lansiad mawr yn digwydd neu a fyddai’r rhaglen yn cael ei chyflwyno’n fwy graddol. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai’r Cyngor yn dechrau siarad â rhanddeiliaid pan fyddai popeth yn barod, a hynny er mwyn darganfod problemau cyn mynd â’r gwaith i’r lefel nesaf. Byddai’r lansiad cychwynnol yn cael ei chynnal ymhlith rhanddeiliaid mewnol a byddai’r lansiad cyffredinol yn digwydd yn y gwanwyn.

Cododd Aelod bryderon ynghylch problemau band eang yng ngogledd y Sir a oedd yn ei gwneud hi’n anodd i breswylwyr yno gysylltu’n ddigidol â’r Cyngor.

Cododd Aelod arall bryder hefyd ynghylch preswylwyr heb sgiliau TG a soniodd am benderfyniad un landlord cymdeithasol lleol i ddelio ag ymholiadau preswylwyr ar-lein yn unig. Nid oedd dim hyblygrwydd ac achosai hyn ddiflastod mawr i un preswylydd yn benodol. Roedd y Dirprwy Arweinydd yn gytûn ac ategodd ei bod yn bwysig cynnwys y staff yn hyn o beth a gwrando ar sylwadau’r preswylwyr. Roedd delio â gwasgfeydd o ran demograffeg yn heriol iawn gan mai Pen-y-bont oedd â’r boblogaeth a oedd yn tyfu gyflymaf yng Nghymru y tu allan i Gaerdydd. Gallai hyn barhau am y pymtheg mlynedd nesaf a rhaid oedd i’r staff ddelio â’r gwasgfeydd hyn yn y dyfodol.

Dywedodd Aelod y gallai technoleg helpu pobl sy’n agored i newid, e.e. defnyddio Skype i gynnal cyfweliadau. Ategodd ei bod yn bwysig rhoi’r grym i’r staff ystyried dulliau eraill o weithio. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod adolygiad yn cael ei gynnal a gofnodai gweithgareddau “diwrnod ym mywyd”. Roedd yr adolygiad yn rhoi sylw i’r gwasgfeydd ar breswylwyr er mwyn cyflwyno gwelliannau i’r dyfodol.

Nododd y Prif Weithredwr fod hon yn ffordd o weithio o’r gwaelod i fyny ac o’r brig i lawr a oedd yn annog her. Gellid defnyddio Skype ac iPads i fynd i’r afael ag unigrwydd a gallai Amazon a dyfeisiau Alexa helpu â gofal cymdeithasol. Roedd y posibiliadau technolegol yn enfawr.

Gofynnodd Aelod a oedd y data “Doethwaith”, a gasglwyd yn y gorffennol, wedi’i ddefnyddio. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod yn rhaid i’r data fod yn gydnaws â’r platfform digidol ond roedd gwerth iddo ac fe’i defnyddid yn sail i’r broses.

Gofynnodd Aelod pwy fyddai’n darparu e-ffurflenni i’r Awdurdod.  Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod platfform Agilisys a seiliwyd ar Goss Technologies yn cael ei ddefnyddio. Canfuwyd bod 89 o ffurflenni ar y wefan ac roedd oddeutu 40 ohonynt yn cael sylw ar hyn o bryd. Y nod oedd osgoi sefyllfa lle roedd yn rhaid i ddefnyddwyr argraffu a llenwi’r ffurflenni a’u dychwelyd drwy’r post. Roedd e-ffurflenni yn werthfawr o ran Ail-lunio Prosesau Busnes a datblygu proses ragnodol.

Yng nghyd-destun gwelliannau iTrent, gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd ystyried cydweithio er mwyn rhannu’r costau.

Gofynnodd yr Aelodau pa mor hyderus oedd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y gallai gadw at y dyddiad lansio ddiwedd y gwanwyn. Esboniodd yntau eu bod eisoes wedi cwblhau dwy rownd o brofion ar y platfform ac y dylai’r gwaith atgyweirio fod wedi’i gwblhau erbyn canol Ionawr. Byddai mis wedi hynny’n cael ei neilltuo i ddelio ag unrhyw faterion. Roedd y Swyddogion yn gweithio’n galed ac roeddent yn canolbwyntio ar gael pethau’n barod mewn pryd.

Ategodd y Prif Weithredwr nad datblygiadau digidol oedd yr unig ffocws. Roedd y Cyngor dan bwysau o gyfeiriadau eraill, e.e. goblygiadau Credyd Cynhwysol, nad oedd ganddo reolaeth drosto. Risg arall oedd y safle Cymraeg ac roedd y Cyngor yn ddibynnol ar staff technegol yn hyn o beth ac nid oedd yn barod i’w lansio. Efallai y byddai’n rhaid penderfynu oedi cyn lansio’r safle Cymraeg neu oedi cyn lansio’r ddau safle. Y ddirwy am dorri’r amodau o ran y Gymraeg oedd £5000.

Gofynnodd Aelod a fyddai preswylwyr yn dal i gael gwybodaeth yn y ddwy iaith neu yn eu dewis iaith yn unig, pe gwyddai’r Awdurdod beth oedd eu dewis iaith. Cadarnhaodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai’r mater hwn yn cael ei liniaru yn rhan o’r broses.             

Holodd Aelod a fyddai’r safle’n cael ei gofrestru i gael y gydnabyddiaeth ‘Crystal Mark’. Dywedwyd wrthi y gallai hyn ychwanegu at yr eiconau ar y wefan a chreu dryswch. Byddai’r Awdurdod felly’n ceisio bodloni amcanion y ‘Crystal Mark’ heb gofrestru.

Gofynnodd yr Aelodau a fyddai’r Awdurdod yn gofyn i breswylwyr am eu hadborth am y wefan. Dywedwyd y byddai cwymplen ar gael a fyddai’n gofyn iddynt am eu hadborth.  

Gofynnodd Aelod a fyddai modd talu am brydau ysgol drwy ddefnyddio’r system hon yn y dyfodol. Esboniodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai dull mwy holistig yn cael ei fabwysiadu wrth osod gwaith ar dendr er mwyn dod o hyd i ddatrysiadau newydd i’r rhyngwyneb “Fy Nghyfri”.

Cafwyd canmoliaeth i’r cyflwyniad a mynegwyd hyder yn y Swyddogion a oedd yn bwrw ‘mlaen â’r prosiect Trawsnewid Digidol ar hyn o bryd.

Argymhellion

1. Argymhellodd y Pwyllgor y dylai gwaith hyrwyddo neu gyfathrebu â’r cyhoedd ynghylch newidiadau digidol gynnwys sicrwydd i bobl heb fynediad i Dechnoleg Gwybodaeth y byddai opsiynau eraill, heb fod yn ddigidol, ar gael o hyd, yn ogystal â chymorth.
2. Argymhellodd y Pwyllgor y gellid ymchwilio i gynnal gwasanaethau ar y cyd ag Awdurdodau Lleol eraill yn rhan o’r Trawsnewid Digidol, megis prynu i mewn a rhannu gwybodaeth ar y cyd drwy feddalwedd ar y we, megis iTrent.
3. Argymhellodd y Pwyllgor y dylid ymdrechu yn y dyfodol agos i gynnwys ysgolion yn rhan o’r Trawsnewid Digidol, gan ystyried meysydd megis derbyn plant i ysgolion ar-lein ac ehangu’r system arlwyo nad oedd yn defnyddio arian parod. Y nod fyddai defnyddio nodweddion y system honno yn y ffordd orau bosib fel ei bod yn addas ar gyfer pob math o daliadau mewn ysgolion, e.e. teithiau ysgol.
4. Rhoddodd y Pwyllgor sêl bendith i gynnwys sefydliadau sy’n bartneriaid yn y Trawsnewid Digidol. Fodd bynnag, argymhellodd hefyd y dylid mynd i’r afael â hyn fesul cam ac y dylai’r Awdurdod ganolbwyntio i gychwyn ar lansio’r system cyn ceisio cynnwys partneriaid.
5. Argymhellodd y Pwyllgor y dylai’r Awdurdod sicrhau bod addysgu pobl ynghylch y gwasanaethau ar-lein newydd yn flaenoriaeth ac y dylid canolbwyntio ar ddarparu cefnogaeth mewn cymunedau.
6. Gofynnodd y Pwyllgor am ryw fath o gynllun wrth gefn i ddelio â phroblemau adnoddau yn y dyfodol, gan roi pwyslais arbennig ar Brif Swyddogion Arweiniol, a hynny er mwyn sicrhau bod dyddiadau cyflawni prosiectau yn cael eu gwireddu a bod y prosiectau hynny’n llwyddo.
7. Os oedd y prosiect i lwyddo, cydnabu’r Pwyllgor fod yn rhaid sicrhau newid sefydliadol ar draws yr Awdurdod Lleol. Felly, argymhellodd yr Aelodau y dylid ystyried y Trawsnewid Digidol yn flaenoriaeth i bob Cyfarwyddwr Corfforaethol ac Aelod Cabinet er mwyn i’r gefnogaeth iddo dreiddio i bob Cyfarwyddiaeth, adran a gwasanaeth.

Gofynnodd y Pwyllgor am gael ystyried y Trawsnewid Digidol unwaith yn rhagor yn rhan o’r Flaenraglen Waith oddeutu 3 mis wedi ei lansio er mwyn cael peth tystiolaeth ynghylch nifer y rhai sydd wedi cymryd mantais ohono ac unrhyw adborth.