Cyflwynodd y PGD adroddiad yn diweddaru’r pwyllgor ar berfformiad y gwasanaethau a ddarperir ar gyfer Aelodau Etholedig.

 

Atgyfeirio Aelodau

Yna siaradodd y Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd trwy’r data perfformiad atgyfeiriadau aelodau.  Amlinellodd ganran yr atgyfeiriadau a gwblhawyd gan gyfarwyddiaethau o fewn 10 a 20 diwrnod a dywedodd fod mwy na 50% o atgyfeiriadau ar gyfartaledd wedi'u cwblhau o fewn 10 diwrnod a bod mwy na 75% wedi’u cwblhau o fewn 20 diwrnod.  Ychwanegodd fod cynnydd o 40% wedi bo yn nifer yr atgyfeiriadau wedi’i wneud y llynedd o’u cymharu i’r nifer o atgyfeiriadau ar gyfartaledd wedi'u derbyn ar gyfer pob un o'r 4 blynedd ddiwethaf.

 

Cytunodd yr Aelodau y dylai canran cwblhau 20 diwrnod fod yn uwch a dywedon nhw y dylai’r rhan fwyaf o atgyfeiriadau gael eu cwblhau o fewn y cyfnod o 20 diwrnod.  Dylid hefyd annog cyfarwyddiaethau i gyflawni canran uwch o atgyfeiriadau sy’n cael eu cwblhau o fewn 10 diwrnod.

 

Credodd y Pwyllgor ei fod yn ddangosydd cadarnhaol fod mwy o atgyfeiriadau'n cael eu gwneud.  Dywedodd y PGD fod sawl aelod hefyd yn adrodd eu hatgyfeiriadau i sefydliadau eraill yn ogystal â’r System Atgyfeirio Aelodau a arweiniodd at rywfaint o ddyblu.

 

Rhoddwyd y PGD wybod i'r aelodau am argymhelliad y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol i godi eu pryderon ynghylch gweithredu a defnyddio'r system atgyfeirio aelodau at y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.  Mae’r argymhelliad hwn yn cyd-fynd â’r cynllun i adolygu’r system Atgyfeirio Aelodau a nodwyd yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Y bwriad oedd adolygu’r holl agweddau ar y system Atgyfeirio Aelodau a phrosesu i wella effeithlonrwydd ac effeithioldeb.

 

Lleisiodd yr aelodau eu pryderon am gyflymder ac effeithlonrwydd sawl un o’r atgyfeiriadau gan eu bod yn cael eu cylchredeg i ganolbwynt gwasanaeth cyn cael eu hanfon i’r adran berthnasol. Awgrymwyd y dylid atgyfeirio’n uniongyrchol i’r person perthnasol fel y gellir ymdrin â’r mater yn gyflym gan osgoi’r ‘canolwr’.   Roedd yr aelodau hefyd yn awyddus blaenoriaethu atgyfeiriadau i alluogi'r rheiny sy’n cael eu hystyried yn rhai brys i gael eu prosesu’n gyflym.  Rhoddodd y PGD wybod i'r aelodau y byddai eu sylwadau'n cael eu cynnwys yn rhan o'r adolygiad.

 

Dywedodd y PGD wrth yr aelodau am gyflwyniad y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) a sut y byddai’r rheoliadau newydd hyn yn effeithio ar Atgyfeiriadau Aelodau. Un o’r goblygiadau fyddai na fyddai modd cadw data personol ar ôl iddo stopio bod yn berthnasol a byddai angen ei ddileu.  Ychwanegodd mai rheolwyr data yw'r aelodau ac wrth ddelio gyda data am unrhyw unigolyn fod ganddynt gyfrifoldeb llwyr dros y data hwnnw, a bod angen iddynt weithredu’n unol â hynny. Cytunodd yr aelodau gynnal hyfforddiant ar y RhDDC ym mis Mehefin 2018 i sicrhau eu bod yn deall y rheoliadau newydd yn llwyr.

 

Datblygu Aelodau

 

Rhoddodd y PGD wybod i’r aelodau am weithgareddau datblygu aelodau oedd wedi’u cynnal ers Hydref 2017 a nifer yr aelodau a gymerodd ran yn y digwyddiadau hyn. Nodwyd, er bod llawer wedi mynychu sawl un o’r gweithgareddau, fod llawer wedi gweld canran presenoldeb o 50%. Rhoddwyd hefyd y lefel gwblhau ar gyfer modiwlau e-ddysgu. Dywedodd aelod nad yw llawer o gynghorwyr wedi cwblhau’r modiwlau e-ddysgu gan eu bod yn ei gweld yn anodd eu llywio ar y system. Dywedodd y PGD y bydd yn gweithio gyda’r tîm TGCh a’r tîm Dysgu a Datblygu i wneud gwelliannau tra hefyd yn annog cynghorwyr i gwblhau’r modiwlau nad ydynt wedi’u cwblhau eto.

 

Gwe-ddarlledu

 

Dywedodd y PGD wrth y Pwyllgor am nifer y cyfarfodydd wedi’u gwe-ddarlledu a’r ystadegau gweld wedi’u cyflawni.

 

Fforwm TGCh yr Aelodau

 

Eglurodd y PGD yr aelodau ychwanegol wedi’u henwebu i Fforwm TGCh yr Aelodau a dywedodd fod cyfarfod wedi’i drefnu ar gyfer 23 Ebrill 2018.

 

Rhwydwaith Swyddogion Cymorth Aelodau (SCA)

Rhoddwyd y PGD wybod i’r pwyllgor am y pynciau ac ystyried yng nghyfarfod y Rhwydwaith SCA a gynhaliwyd ar 15 Mawrth 2018 oedd yn cynnwys:

·         Diweddariad gan Lywodraeth Cymru ar Fil Llywodraeth Leol (Cymru).

·         Canllawiau ar gyfer cynghorwyr wedi’u paratoi gan y CLILC ar gam-drin ar-lein a diogelwch personol.

·         Y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, gwahoddir y rhwydwaith i rannu unrhyw gynlluniau ar gyfer canllawiau i aelodau ar y ddeddfwriaeth newydd.

·         Trafodaeth gydag aelodau’r Panel Adolygiadau Annibynnol yn ystyried rôl cynghorau cymuned a thref.

·         Cymorth i Aelodau a datblygu ymgynghorwyr a hyfforddwyr

·         Diweddariad ar Amrywiaeth mewn Democratiaeth.

 

Yn dilyn dadl fer PENDERFYNODD Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd:-

 

 

1.    Fod y system Atgyfeirio Aelodau’n cael ei hadolygu yn ystod y 6 mis nesaf. 

Byddai’r adolygiad yn ystyried y materion canlynol:

·         A oes angen system Atgyfeirio Aelodau?

·         Pa bynciau ddylai gael eu cyflwyno fel Atgyfeiriad Aelod

·         Sut mae Awdurdodau Lleol eraill yn rheoli ei Hatgyfeiriadau Aelodau

·         Blaenoriaeth atgyfeiriadau Brys/Pwysig/Arferol

·         Yr amserlenni ar gyfer ymateb i atgyfeiriadau wedi’u gwneud

·         Helaethu’r broses pan na chaiff ymatebion eu derbyn o fewn yr amserlenni cytunedig

·         Anawsterau a rhwystrau ar gyfer swyddogion sy’n delio gydag Atgyfeiriadau Aelodau

·         Ife OTRS sydd y pecyn meddalwedd mwyaf addas ar gyfer Atgyferiadau Aelodau?

·         A ellir defnyddio meddalwedd gwaith achos plaid gwleidyddol?

·         Rhoi hyfforddiant i Aelodau Etholedig ar ddefnyddio Atgyfeiriadau Aelodau ac OTRS

·         Dadansoddi Atgyfeiriadau Aelodau i nodi tueddiadau neu bynciau allweddol

·         Ymateb yn addas i ymholiadau ac argymhellion craffu

·         Cyfrinachedd atgyfeiriadau aelodau

·         Creu Dangosyddion Perfformiad addas

·         Sut mae aelodau’n cefnogi eu ACau/ASau a Chynghorau Tref o ran atgyfeiriadau

 

2.    Caiff y pynciau canlynol eu trafod mewn sesiynau datblygu aelodau wedi’u hailadrodd yn y misoedd wedi’u nodi isod:

·         Adroddiadau Blynyddol                                  - Ebrill 2018

·         Adolygiadau Datblygu Personol        - Mai 2018

·         Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol - Mehefin 2018

·         Ymwybyddiaeth o Awtistiaeth/ADY/NASC  - Gorffennaf 2018

 

3.    Caiff y pynciau canlynol eu hychwanegu at y rhestr o eitemau i’w hystyried yn y dyfodol

·         App Modern.gov (fersiwn gyfyngedig)

·         Stori Jodie – On Track

·         Diweddariad ar Drais Domestig (i gynnwys gwybodaeth am Calan a thrais domestig tuag at ddynion

 

4.    Briffiau cyn cyfarfodydd y Cyngor:

Cytunodd y pwyllgor fod y briffiau cyn cyfarfodydd y Cyngor canlynol yn cael eu trefnu:

·         28 Mawrth 18 V2C – Wedi’i gadarnhau

·         25 Ebrill 2018 Consortiwm Canolbarth y De – Wedi’i gadarnhau

·         13 Mehefin 2018 Campws Bryncethin – i’w gadarnhau

·         11 Gorffennaf 2018 Gofalwyr/Gofalwyr Ifanc – i’w gadarnhau

 

5.    Hyfforddiant y Pwyllgor Rheoli Datblygu

Ystyriwyd bod y pynciau datblygu aelodau canlynol ar gyfer y Pwyllgor Rheoli Datblygu yn ddefnyddiol iawn i bob aelod a ddylai gael ei annog i fynd i:

·         24 Mai 2018 Cytundebau cyfreithiol Adran 106 – hanfodion a chyfyngiadau

·         04 Gorffennaf 2018 Cenin Renewables yn Stormy Down – ymweliad â Cenin Renewables i weld tyrbin gwynt, paneli solar, labiau sment, ffatri dreulio anaerobig, banc batris.

6.    Modiwlau Eddysgu

Roedd y Pwyllgor o blaid yr argymhelliad bod y pynciau canlynol yn cael eu cwblhau gan yr holl Aelodau erbyn 01 Mehefin 2018:

·         Deddf Diogelu Data

·         Diogelu Plant ac Oedolion

·         Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014

·         Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Bydd y PGD yn cylchredeg dolen i’r modiwlau ac o bosibl gynnwys hyn mewn digwyddiad Round Robin

 

7.    Fforwm TGCh Aelodau Etholedig

Roedd y Pwyllgor o blaid yr argymhelliad bod cyfarfod cyntaf fforwm TGCh yr Aelodau’n cael ei gynnal ym mis Ebrill a bod dyddiadau’r cyfarfod cyntaf yn cael eu cylchredeg fel eu bod yn gyfleus i’r rhan fwyaf o aelodau. Bydd y cyfarfod cyntaf yn ystyried amseroedd y cyfarfodydd dilynol.