Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad, a gyflwynodd i’r Pwyllgor Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Archwilio Blynyddol y Cyngor sy’n seiliedig ar Risg am y flwyddyn o fis Ebrill 2018 i fis Mawrth 2019.

Wedi’i atodi yn Atodiad A i’r adroddiad oedd y ddogfen Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft ar gyfer 2018/19. Dangosodd hon sut y caiff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ei ddarparu a'i ddatblygu, yn unol â'r Cylch Gorchwyl perthnasol a sut mae’n cysylltu ag amcanion a blaenoriaethau’r Cyngor. Câi’r Strategaeth ei hadolygu a’i diweddaru’n flynyddol, mewn ymgynghoriad â rhanddeiliaid, sef y Pwyllgor Archwilio, y Bwrdd Rheoli Corfforaethol, Archwilwyr Allanol a’r Uwch Reolwyr.

Ychwanegodd y Prif Archwilydd Mewnol y cafodd y Cynllun gwaith Blynyddol Drafft sy'n Seiliedig ar Risg ei ffurfio i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r Safonau fel sy’n gynwysedig yn y PSIAS. Ychwanegodd ymhellach, er mwyn rhoi’r wybodaeth lawn i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio,  a sicrhau cydymffurfiaeth â’r Safonau ar gyfer Archwiliad Mewnol, cafodd y Cynllun drafft manwl ei atodi i'r adroddiad ar atodiad B.

Wedyn cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Aelodau at yr archwiliadau a gafodd eu cynnal rhwng y cyfnod uchod yng gwasanaethau gwahanol y Cyfarwyddiaethau a nodwyd felly, ac wedyn gan gyfeirio yn ôl i Atodiad A, soniodd am yr archwiliadau hynny a nododd rhywfaint o Wendidau sylweddol o ran Rheolaeth Fewnol, i'r graddau na ellid darparu unrhyw sicrwydd ar yr amgylchedd rheoli mewnol yn gyffredinol.   Roedd hyn wedi arwain at waith gyda’r Pwyllgor Elusennau yn dod i ben hyd nes i gyfarfod gael ei drefnu rhwng y Pwyllgor a Phrif Weithredwr y Cyngor yngl?n â’r ffordd ymlaen. Ychwanegodd y Prif Archwilydd Mewnol ymhellach, y prif bryder oedd trefniadau llywodraethu’r Pwyllgor Elusennau a oedd yn hynod wan.

Roedd yr ail archwiliad o’i fath a roddodd sicrwydd cyfyngedig yn unig ar waith o ran Gwireddu Grantiau SWTRA, a chyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol at dudalen 89 yr adroddiad, lle y cafodd tri mater allweddol eu hamlygu i fynd i’r afael â nhw, ac ymhelaethodd ar y rhain er budd yr Aelodau. 

Wedyn cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol at yr archwiliad ar yr Asiantaeth Ysgolion yr ymgymerwyd ag ef ym mis Ebrill 2016 gyda gwaith dilynol ym mis Mehefin 2017, â’r ddau wedi arwain at gyhoeddi adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig.    Gan fod risgiau posibl yn codi o ganlyniad yr archwiliadau hyn, ymgymerwyd ag adolygiad, er mwyn sicrhau bod yr argymhellion a gytunwyd gan y rheolwyr wedi’u gweithredu mewn ymdrech i leihau'r risgiau hyn. Cafodd y rhain eu hamlinellu yn adran hon yr adroddiad.

Aeth ymlaen drwy gadarnhau bod yr adolygiad dilynol cyfredol yn cadarnhau bod nifer o argymhellion yn weddill, gan nodi’r meysydd pryder canlynol:-

• Defnydd isel ar y darparwyr cymeradwy, sef New Directions
• Dim monitro o wariant/defnydd ar lefel ganolog
• Dim sicrwydd o gydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contract mewn perthynas â chaffael
• Dim sicrwydd o’r gwiriadau gofynnol yn cael eu cynnal gan yr asiantaethau

Wedyn, gwahoddwyd y Pennaeth Addysg a Rheolwr y Gr?p Gwella Ysgolion i’r cyfarfod er mwyn rhoi esboniad o pa gamau gweithredu oedd yn cael eu cymryd er mwyn mynd i’r afael â’r meysydd pryder uchod.

Dywedodd y Pennaeth Addysg a Chymorth i Deuluoedd, er bod Cytundeb Fframwaith ar waith, yn argymell bod y darparwr cymeradwy sef New Directions yn cael ei ddefnyddio gan ysgolion er mwyn recriwtio staff ayyb, nid oedd y cwmni yn cael ei ddefnyddio gan bob ysgol, ac ymhellach i hynny, nid oedd gallu i ofyn i ysgolion ddefnyddio'r cwmni at y diben hwn, felly yn aml byddent yn mynd ar ôl hyn trwy ddulliau eraill.

Roedd hyn yn arwain at broblemau, er enghraifft wrth fonitro gwariant ysgolion uwchradd ar hysbysebu am recriwtio staff addysgu ac asiantaeth.

Hefyd, ychwanegodd, bu problem trwy beidio â defnyddio’r darparwr cymeradwy hwn, sef bod llai o reolaeth dros wiriadau iechyd a diogelwch o staff newydd posibl pe bai unrhyw ysgol yn recriwtio trwy ddarparwr gwahanol.

Y rheswm yr oedd ysgolion yn ei roi dros beidio New Directions oedd nad oedd y darparwr hwn bob amser darparu staff o fewn rhai meysydd arbenigol penodol. Felly dosbarthwyd profforma i bob ysgol, yn gofyn iddynt roi rhesymau manwl dros beidio â defnyddio’r sefydliad cymeradwy hwn at ddibenion recriwtio.

Cyfarwyddwyd yn llawlyfr a Rhaglen Sefydlu y Penaethiaid, y dylid defnyddio New Directions a’u bod yn cael eu herio i ddilyn y gyfarwyddeb hon.

Gofynnodd y Cadeirydd pa ganran o staff asiantaeth oedd yn cael eu darparu gan y darparwr o ddewis hwn, gan ychwanegu ei phryderon nad oedd unrhyw beth wedi cael ei roi ar waith er mwyn mynd i’r afael â’r pryderon a godwyd fel rhan o’r archwiliad cyntaf a gynhaliwyd ym mis Ebrill 2016.

Dywedodd Pennaeth Addysg a Chymorth i Deuluoedd fod mater oedd yn ymddangos yn broblematig, sef y dylai pob un o’r 22 o awdurdodau lleol ddefnyddio New Directions o dan drefniant caffael y cytunwyd arno.  Nid oedd nifer sylweddol o ysgolion, fodd bynnag, yn cydymffurfio â’r trefniant hwn.

Ychwanegodd bo dim ond 10% o’r holl staff ysgolion a oedd yn cael eu cyflogi a oedd yn cael eu recriwtio trwy’r darparwr y cytunwyd arno, ac mae ysgolion yn dewis defnyddio darparwr lleol gwell neu recriwtio trwy ddulliau llafar gwlad.

Dywedodd y Cadeirydd eto os na fyddai’r sefyllfa yn newid yn y dyfodol, yn anochel byddai hyn arwain at ddosbarthu rhagor o adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig yn y dyfodol a oedd yn ymddangos i fod braidd yn ffôl.

Gofynnodd Aelod a oedd unrhyw fuddion sylweddol o ganlyniad i ysgolion yn defnyddio’r darparwr hwn.

Cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Chymorth i’r Teulu mai’r prif fudd oedd bod New Directions, fel mater o arfer, yn ymgymryd â’r holl wiriadau diogelwch sy’n ofynnol ar gyflogwyr posibl, a ni ellid gwarantu y câi hyn ei wneud gan asiantaethau recriwtio llai eraill. Ychwanegodd fod ysgolion a oedd yn defnyddio’r asiantaeth hon wedi’u hindemnio’r llwyr. Ychwanegodd fod dim anfantais ariannol fodd bynnag, pe bai ysgolion yn defnyddio darparwr gwahanol i New Directions at ddibenion recriwtio.

Roedd Aelod yn ymwybodol bod New Directions hefyd wedi’i leoli yng Nghaerdydd ac felly yn aml byddai ysgolion yn dymuno defnyddio darparwyr mwy lleol er mwyn recriwtio staff.  

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 ei  fod yn anodd newid i ddarparwyr gwahanol yn hytrach na New Directions, oherwydd y ffaith y cafodd yr asiantaeth ei sicrhau trwy Gytundeb Caffael Cenedlaethol, a chafodd pob un o’r 22 awdurdod lleol eu contractio i ddefnyddio’r asiantaeth er mwyn sicrhau effeithlonrwydd ac arbedion posibl. Roedd yn teimlo bod angen adolygu telerau’r Contract sydd ar waith ar hyn o bryd.

Wedyn amlinellodd y Prif Archwilydd Mewnol rai o bwyntiau allweddol Gwasanaeth Archwilio Mewnol Pen-y-bont ar Ogwr a’r Fro: Adroddiad ar Alldro a Barn Flynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol – mis Ebrill 2017 tan fis Mawrth 2018 (Atodiad A i’r adroddiad).

Ychwanegodd fod prosesu’r holl waith a gynlluniwyd yn mynd yn fwyfwy anodd ei gyflawni, o ystyried y problemau cyfredol a brofwyd am gyfnod sylweddol yn yr Adran Archwilio Mewnol gyda recriwtio a chadw staff wedyn, ac roedd yr un cyntaf yn arbennig o anodd ei gyflawni. Yn y bôn felly, roedd yr Adran yn gweithredu gyda chyflenwad staff wedi’i leihau’n sylweddol a oedd yn dangos ychydig iawn o arwyddion o wella.

Pe bai’r ymarfer recriwtio diweddar ar gyfer staff yn aflwyddiannus, byddai hi’n disgwyl i gymorth parhaus i’w roi i Ben-y-bont ar Ogwr o’r bartneriaeth ar y cyd yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg.

PENDERFYNWYD:                  Bod Aelodau’n ystyried Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol sy’n ymwneud â’r flwyddyn a ddaeth i ben fis Mawrth 2018, gan gynnwys Pennaeth Barn Flynyddol y Pennaeth Archwilio, er mwyn sicrhau bod pob agwedda ar ei swyddogaethau craidd yn cael ei hadrodd yn ddigonol.