Gwahoddedigion:

Darren Mepham –Prif Weithredwr

            Martin Morgans – Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth

Phil O’Brien – Grwp Rheolwr - Trawsnewid a Gwasanaethau Cwsmer

Councillor Hywel Williams –  Dirprwy Arweinydd

Rhoddodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau gyflwyniad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar y cynnydd oedd wedi'i wneud ers cyflwyno Cam 1 o’r Rhaglen Trawsnewid Digidol ar 24 Ebrill 2018, ac ar ddatblygiad Cam 2. Amlinellodd y cyflwyniad y prif ystadegau o gam 1, y cynnydd o ran y wefan, ymrwymiadau'r Cynllun Corfforaethol, y cynlluniau Darganfod/Llywio a chynlluniau ailddylunio’r broses busnes ar gyfer cam 2 a'r heriau a'r cyfleoedd ar gyfer y rhaglen. 

Gofynnodd aelod a oedd dadansoddiad wedi'i wneud o geisiadau ar-lein y dreth gyngor er mwyn olrhain meysydd a oedd yn defnyddio'r system ac edrych ar ffyrdd o leihau'r rhwystrau mewn meysydd eraill a hybu'r defnydd o'r wefan. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn cyfyngu'r ffordd yr oedd data'n cael ei drin a'i ddefnyddio, ond roeddent yn edrych am ffyrdd o ddod o hyd i'r rhwystrau ac ymdrin ag allgáu.  O safbwynt y dreth gyngor, roedd 70% o ddeiliaid cyfrifon yn talu drwy ddebyd uniongyrchol ac yn cael ychydig iawn o gyswllt â'r awdurdod, felly nid oedd cymhelliant i ddefnyddio'r system. Roedd yr adran Budd-daliadau Tai yn gweithio gyda phartneriaid i leihau allgáu, ac roedd yn hyderus y gallent gynyddu nifer y defnyddwyr. Mae'r Pwyllgor yn argymell y dylid gwneud dadansoddiad fesul cod post o ardaloedd nad ydynt wedi cofrestru ar-lein ar gyfer y dreth Gyngor.  Gofynnodd yr aelodau am yr wybodaeth hon er mwyn cynorthwyo i ddarparu dealltwriaeth ddemograffig o ardaloedd mae angen canolbwyntio arnynt ar gyfer hysbysebu Fy Nghyfrif.

Nododd y Pwyllgor mai dim ond 49.59% o'r dinasyddion a oedd wedi cofrestru eu cyfrif treth gyngor ar-lein oedd wedi tanysgrifio ar gyfer e-filio.  Esboniodd un aelod ei bod wedi cofrestru i gael biliau di-bapur ar gyfer ei biliau cyfleustodau am fod gostyngiad wedi'i gynnig. Gallai hwn fod yn opsiwn i gynyddu'r cofrestriadau, ond cydnabuwyd y gallai hyd yn oed gostyngiad bychan fod yn heriol yn yr hinsawdd ariannol sydd ohoni. Gwnaeth yr aelodau argymell y dylai'r Cyngor ystyried cynnig gostyngiad bychan fel cymhelliant fel modd o hybu biliau di-bapur.

Cyfeiriodd aelod at y system atgyfeirio aelodau fel system "lletchwith" ac

anodd ei defnyddio. Gofynnodd a oedd modd cynnig mapiau pontio i aelodau eu defnyddio a chynnig sesiwn hyfforddi arnynt. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod gweithgor wedi'i sefydlu i edrych ar atgyfeiriadau aelodau. O ran yr ap o'r enw 'Bridgend Report It' a oedd yn caniatáu i ddinasyddion adrodd ar faterion priffyrdd fel tyllau yn y ffordd a baw c?n, argymhellodd aelodau y dylai'r ap gynnwys y gallu i adrodd ar faterion sy'n ymwneud â thorri glaswellt a biniau sbwriel gorlawn. Gwnaeth y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau hefyd gytuno i edrych ar hyfforddiant i aelodau ar fapiau pontio.

Gofynnodd aelod ai'r opsiwn Chatbot fyddai'r unig opsiwn yn lle defnyddio staff. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau nad oeddent yn ceisio lleihau sianeli, fel y nodwyd yn ei gyflwyniad. Yn hytrach, roeddent eisiau ychwanegu ymarferoldeb. Mae'n bosibl na fyddai'n addas i'r diben ym mhob maes, ond ni fyddent yn colli mynediad at aelod o staff pe bai angen hynny.

Diolchodd aelod i'r swyddog am yr adroddiad a'r cyflwyniad ac am y cynnydd oedd wedi ei wneud. Mynegodd bryderon ynghylch yr effaith ar gydraddoldeb, a phwysleisiodd fod angen i'r wefan fod yn gwbl gynhwysol. Cyfeiriodd yr aelod at y goblygiadau ariannol a'r sefyllfa danwario bresennol. Gofynnodd a oedd cynllun ariannol gwydn ar droed ar gyfer y tair i bum mlynedd nesaf. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau nad oedd y cam cyntaf wedi bod yn fanwl gywir ac roedd y prif bwyslais wedi bod ar gaffael a dechrau creu cyfleoedd. Y pethau allweddol i gynnydd oedd ailddylunio’r broses fusnes a chael pobl i ddefnyddio'r system. Cytunodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau y byddai'r adroddiad cynnydd nesaf a gyflwynir ganddo'n cynnwys cynllun mwy manwl, gan gynnwys unrhyw fygythiadau i'r rhaglen. 

Cyfeiriodd un aelod at ddyblygu atgyfeiriadau, a gofynnodd sut gellid rheoli hyn yn well er mwyn osgoi gwastraffu amser ac ymdrech. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau pe bai adroddiadau lluosog ar gyfer yr un mater, byddai'n cael ei dagio a byddai aelodau eraill yn gallu gweld bod y mater wedi'i adrodd eisoes. Byddai hyn hefyd yn rhoi syniad o lle roedd y problemau ledled y fwrdeistref ac yn annog gweithgarwch swyddogion yn yr ardaloedd hynny. 

Diolchodd aelod i'r swyddog am yr adroddiad ac awgrymodd y dylid llongyfarch y tîm ar eu cyflawniadau. Gofynnodd am wybodaeth am yr hyn yr oedd awdurdodau eraill yn ei wneud a sut roeddent yn mynd ati i ymdrin â'r mater hwn. Cyfeiriodd yr aelod at y rhagolwg y byddai dros 85% o ryngweithiadau â chwsmeriaid yn cael eu trin heb fod dynol erbyn 2020, a gofynnodd pa effaith y byddai hyn yn ei chael ar lefelau staffio a swyddi wrth symud ymlaen. Eglurodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau ei fod yn cwrdd ag awdurdodau eraill yn rheolaidd i drafod cynnydd. Roedd dull gweithredu tameidiog ledled Cymru yn ôl pob golwg. Byddai staff yn gallu gwneud llawer mwy o waith gweithredol pe bai'r maes wedi'i ddigideiddio, a gallai hyn gyflwyno buddion gwirioneddol o ran sut i wneud y broses yn gyflymach o safbwynt corfforaethol. Ychwanegodd y Dirprwy Arweinydd ei fod wedi pwysleisio edrych ar eraill yn y dyddiau cynnar yn hytrach nag ailddyfeisio'r olwyn. Y gwir amdani oedd ein bod yn cyflawni'n wahanol, ac felly'n gorfod adeiladu ein gwasanaeth ein hunain a mynd â staff gyda ni. Roedd hyn yn caniatáu i'r awdurdod reoli'r twf yn y boblogaeth a'r galw yn y gweithlu cyfredol. 

Cynigiodd aelod y posibilrwydd o ehangu ysgolion di-arian oherwydd byddai'n hybu bwyta'n iach ac yn osgoi'r stigma o brydau ysgol am ddim. Byddai hefyd yn ffordd o reoli gwastraff bwyd. Gofynnodd a oedd unrhyw hyblygrwydd pe bai rhieni'n anghofio rhoi arian ar gerdyn eu plentyn. Gwnaeth y Pwyllgor argymell y dylai'r system hefyd gynnwys taliadau di-arian ar gyfer teithiau ysgol a thocynnau ar gyfer digwyddiadau ysgol er enghraifft, er mwyn lleihau costau gweinyddol a chynorthwyo rhieni i wneud taliadau pan oedd yn gyfleus iddynt.

Gofynnodd aelod a oedd unrhyw newidiadau yn mynd i gael eu cyflwyno i'r system Bathodyn Glas. Adroddodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau fod trafodaethau ar droed o ran ceisiadau Bathodyn Glas a bod cynlluniau peilot yn dechrau ym mis Hydref. Y bwriad oedd i'r system fod yn gwbl hygyrch gan ddefnyddio iaith syml.

Awgrymodd aelod y gellid cynnwys botwm ar y wefan newydd a fyddai'n caniatáu i bobl weld cyfarfodydd y cyngor. Dylai hefyd fod dolen i dwristiaeth, oherwydd roedd Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn gyfrifol am ddigwyddiadau chwaraeon fel twrnameintiau golff gorau'r byd a digwyddiadau eraill a oedd yn cynhyrchu incwm. Wrth drafod y wefan newydd, nododd aelodau fod digwyddiadau proffil uchel iawn wedi cael eu cynnal ledled y Fwrdeistref yn flaenorol nad oeddent wedi'u hysbysebu'n ddigonol i hyrwyddo'r digwyddiad yn effeithiol, felly, argymhellwyd bod Twristiaeth yn cael ei thudalen gwe ei hun gyda'i botwm ei hun ar dudalen hafan Cyngor Pen-y-bont ar Ogwr.  Yn ogystal, er mwyn annog ymgysylltiad y cyhoedd â'r Cyngor, argymhellodd aelodau y dylid ychwanegu botwm i'r dudalen hafan i ganiatáu i drigolion wylio gweddarllediad o gyfarfodydd y Cyngor.   

Nododd aelod ansawdd sain gwael cyfarfodydd dros gweddarllediad. Cytunodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaeth i gyfeirio'r mater at y maes gwasanaeth. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am fod yn bresennol.

Rhaglen Trawsnewid Digidol

Gwnaeth y Pwyllgor longyfarch Pennaeth y Gwasanaeth Perfformiad a Phartneriaeth ar yr hyn yr oedd wedi'i gyflawni'n ddigidol, a chlodforodd aelodau'r newid cadarnhaol yn niwylliant yr awdurdodau lleol.

Argymhellion

1          Mae'r Pwyllgor yn argymell y dylid gwneud dadansoddiad fesul cod post o ardaloedd nad ydynt wedi cofrestru ar-lein ar gyfer y dreth gyngor.  Mae'r aelodau wedi gofyn i gael yr wybodaeth hon pan fydd wedi'i chasglu er mwyn cynorthwyo i ddarparu dealltwriaeth ddemograffig o lle y mae angen canolbwyntio hysbysebion ar gyfer Fy Nghyfrif yn y Fwrdeistref.

2          Noda'r Pwyllgor mai dim ond 49.59% o'r dinasyddion sydd wedi cofrestru eu cyfrif treth gyngor ar-lein sydd wedi tanysgrifio i e-filio.  Felly, mae'r aelodau'n argymell bod y Cyngor yn cynnig gostyngiad bychan fel cymhelliant fel modd o hybu biliau di-bapur.

3          O ran yr ap o'r enw 'Bridgend Report It', sy'n caniatáu i ddinasyddion adrodd ar faterion priffyrdd fel tyllau yn y ffordd a baw c?n, mae'r aelodau yn argymell bod yr ap yn cynnwys y gallu i adrodd ar yr angen i dorri glaswellt a gwacáu biniau sbwriel gorlawn.

4          Yn dilyn trafodaethau ynghylch arlwyo di-arian, mae'r Pwyllgor yn argymell y dylai'r system hefyd gynnwys taliadau di-arian ar gyfer teithiau ysgol a thocynnau ar gyfer digwyddiadau ysgol er enghraifft, er mwyn lleihau costau gweinyddol a chynorthwyo rhieni i wneud taliadau pan fydd hi'n gyfleus iddyn nhw. 

5          Wrth drafod y wefan newydd, nododd aelodau fod digwyddiadau proffil uchel iawn wedi cael eu cynnal ledled y Fwrdeistref yn flaenorol nad oeddent wedi'u hysbysebu'n ddigonol i hyrwyddo'r digwyddiad yn effeithiol, felly, argymhellir bod Twristiaeth yn cael ei thudalen we ei hun gyda'i botwm ei hun ar dudalen hafan Cyngor Pen-y-bont ar Ogwr.  Yn ogystal â hyn, er mwyn cynyddu ymgysylltiad y cyhoedd â'r Cyngor, mae'r aelodau yn argymell y dylid datblygu botwm ar y dudalen hafan i ganiatáu i drigolion wylio gweddarllediad o gyfarfodydd y Cyngor yn ddiffwdan.   

Gwybodaeth ychwanegol

• Mae aelodau wedi gofyn i gynllun ariannol gael ei  gyflwyno iddynt mewn cyfarfod sydd i ddod, sy'n nodi'r gwariant cyfredol hyd yma, unrhyw danwariant/gorwariant a gwariant rhagamcanol ar gyfer hyd y rhaglen.  Yn ogystal â hyn, mae'r aelodau wedi gofyn i gynllun busnes gael ei gynnig sy'n nodi targedau ar gyfer terfynau amser a chofrestriadau ar gyfer Fy Nghyfrif.
• Mae'r Pwyllgor yn gofyn i'r cwestiwn canlynol gael ei gyfeirio at y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Addysg a Chymorth i'r Teulu:

O ran arlwyo di-arian, gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw hyblygrwydd pe bai balans negyddol ar gyfrif plentyn, a chwestiynwyd ymhellach a oedd gan bob ysgol yr un goddefgarwch (os o gwbl).

Mae'r aelodau yn gofyn am sesiwn hyfforddi ar fapiau pontio.