Gwahoddedigion:

Kelly Watson -Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol

Gregory Lane - Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

Gwnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor ar adroddiad terfynol Swyddfa Archwilio Cymru o ran yr arolwg Trosolwg a Chraffu – Addas i'r dyfodol. Eglurodd fod yr adolygiad yn archwilio pa mor addas i'r dyfodol oedd swyddogaethau craffu o fewn yr Awdurdod.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio fod yr adolygiad wedi dod i'r casgliad fod swyddogaeth drosolwg a chraffu Pen-y-bont ar Ogwr yn cael ei rheoli'n dda, ond bod angen iddo addasu i wynebu heriau'r dyfodol a dylid ystyried cyfleoedd i weithio'n wahanol. Gwnaeth yr adolygiad gynnig pum maes i'w gwella, fel y nodwyd yn yr adroddiad. Ychwanegodd fod yr adroddiad, gan gynnwys y cynigion ar gyfer gwella a sut y gellid mynd i'r afael â nhw, wedi cael eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio ar 6 Medi 2018. 

Mynegodd aelod bryder fod gan bob un o'r cynigion ar gyfer gwella a'r dulliau o wella gweithgareddau craffu oblygiadau ariannol. Gofynnodd a fyddai arian gan Lywodraeth Cymru i gefnogi'r gweithgareddau, a holodd a oedd Llywodraeth Cymru'n ymwybodol o'r gostyngiadau yn nifer y staff Craffu. Nododd y dirprwy arweinydd ei fod yn pwysleisio'r pwynt hwnnw'n rheolaidd, a byddai unrhyw gyllid ychwanegol yn cael ei groesawu. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio mai hon oedd y sefyllfa, felly roedd yn rhaid i'r awdurdod fod yn fwy arloesol ac effeithiol gyda'r adnoddau oedd ganddo. Derbyniodd yr aelod yr esboniad, ond pe bai'r staff craffu'n cynnal eu cyfarfodydd y tu allan i'r Swyddfeydd Dinesig, byddai'n costio arian i logi lleoliad, cyfieithwyr ac ati. Eglurodd Rheolwr Archwilio Perfformiad Llywodraeth Lleol Swyddfa Archwilio Cymru eu bod wedi bod yn realistig o ran yr adnoddau o fewn yr awdurdod a bod y ffordd draddodiadol o graffu trwy bwyllgor eisoes yn defnyddio llawer o adnoddau. Roeddent wedi canfod bod effaith gwaith craffu traddodiadol yn gyfyngedig ar draws y mwyafrif o awdurdodau. Pe bai'r awdurdod yn meddwl am yr adnoddau oedd ar gael a'r gallu ar draws y sefydliad, gallai ailystyried y ffordd yr oedd yn cyflawni gwaith craffu.

Gwnaeth aelod godi'r mater o graffu at Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a nodi nad oedd hyn wedi cael ei ystyried. Gofynnodd beth oedd y rhesymeg os nad oedd wedi'i gyflawni ers mis Hydref 2017 a sut allai fod yn effeithiol. Gwnaeth y Pwyllgor leisio'u pryderon eu hunain o ran cyn lleied o gyfarfodydd yr oedd Panel Trosolwg a Chraffu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wedi'u cynnal yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, ac argymhellodd y dylid archwilio'r rhesymeg ar gyfer y Panel, a gofynnwyd pam nad oedd y Panel wedi gwneud fawr o gynnydd.

Pwysleisiodd aelod y diffyg synergedd rhwng y Cabinet, y swyddogion a'r aelodau, ac argymhellodd fod y cyfarfodydd chwarterol rhwng y Cabinet, y Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Cadeiryddion Craffu'n cael eu datblygu ymhellach.  Gwnaeth y Pwyllgor hefyd ofyn i ganlyniadau'r cyfarfodydd hyn gael eu rhannu â'r holl aelodau eraill. Ychwanegodd Rheolwr Archwilio Perfformiad Llywodraeth Leol Swyddfa Archwilio Cymru, nad oedd synergedd wedi bod yno yn y gorffennol, ond roedd cyfarfodydd ar waith nawr i hwyluso hyn. Esboniodd y dirprwy arweinydd fod cyfarfodydd chwarterol yn cael eu cynnal gyda'r Cadeiryddion Craffu, lle roeddent yn edrych ar y flaenraglen waith, ac roeddent yn awyddus i ymgysylltu cymaint â phosibl ag aelodau'r meinciau cefn.

Cyfeiriodd aelod at y cynnig y dylai'r amserlenni ar gyfer darparu gwybodaeth i bwyllgorau craffu gael eu gwella er mwyn eu galluogi i wneud eu gwaith yn fwy effeithiola dywedodd fod cymorth craffu wedi lleihau ac nad oedd yn bosibl craffu yn yr un modd ag yr oeddent wedi gwneud yn flaenorol. Os oedd yn rhaid ymgysylltu'n well â'r cyhoedd, yna roedd angen darparu adnoddau priodol ar gyfer hyn. Ychwanegodd fod y broses wedi newid ers yr etholiad diwethaf a byddai'n cael ei hadolygu ym mis Ebrill 2018. Nododd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio y byddai'n ddefnyddiol pe bai ceisiadau am wybodaeth/adroddiadau wedi'u teilwra'n well, e.e. roedd y cais presennol ar gyfer adroddiad Caffael a Chontract yn cynnwys rhwng 12 a 15 pwynt bwled, a allai gynhyrchu dogfen 50 tudalen. Pe bai'r cais yn cael ei deilwra i adlewyrchu'r materion a godwyd gan y pwyllgor, gellid darparu'r wybodaeth mewn modd amserol.

Nododd aelod fod angen gwaith craffu effeithiol er mwyn cael cefnogaeth y cyhoedd. Credai y dylai cyfarfodydd craffu gael eu cynnal mewn adeiladau eraill ar wahanol adegau o'r diwrnod. Roedd wedi edrych ar yr archif o gyfarfodydd gweddarllediad, a chyn dau gyfarfod ym mis Awst a mis Medi, roedd y cyfarfod gweddarllediad diwethaf wedi'i gynnal ym mis Mawrth 2018. Roedd wedi cael gwybod bod problemau caffael, ond nid oedd yn credu bod hyn yn dderbyniol. Gwnaeth yr aelod hefyd nodi nad oedd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol na Phwyllgor Craffu 1 wedi'u gweddarlledu erioed. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio fod contract ar waith a byddai oriau'n cael eu dyrannu i bwyllgorau.  Ychwanegodd fod y ffigurau gwylio'n eithaf isel, hyd yn oed pan oedd eitem o ddiddordeb. Roedd y contract wedi'i adnewyddu bellach, a byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd cyn bo hir i bennu pa gyfarfodydd fyddai'n cael eu gweddarlledu. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio fod y staff personél wedi newid ac oedi wedi bod wrth adnewyddu'r contract. Yr un fyddai nifer yr oriau a lefel y sylw a roddir, ond byddai’r cyfleuster ar gael i'w ddefnyddio dros gyfnod byrrach. Nododd yr aelodau fod rhaglen o gyfarfodydd craffu ar gyfer eu gweddarlledu'n cael ei pharatoi, ac argymhellwyd bod swyddogion yn sicrhau bod y gweddarllediadau arfaethedig yn cynnwys amrediad eang o bynciau ac yn cael eu dyrannu ar draws yr holl bwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

Cyfeiriodd un aelod at Grwpiau Gorchwyl a Gorffen a oedd wedi bod yn effeithiol ym Mwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn y gorffennol. Cydnabu fod tîm craffu a chyllideb lai o faint, ond gofynnodd a oedd hyn yn rhywbeth realistig y gallent ystyried ei wneud eto. Nododd Swyddog Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru fod rhai awdurdodau wedi rhoi grwpiau gorchwyl a gorffen ar waith, ac roeddent yn aml yn creu rhagor o effaith a buddion gwirioneddol.  Gwnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio groesawu sylwadau Swyddfa Archwilio Cymru ar yr hyn a oedd yn gweithio'n dda mewn mannau eraill. Nododd aelod y gallai'r grwpiau hyn hefyd ddarparu cyfle i awdurdodau weithio gyda'i gilydd, gan edrych ar bynciau unigol a rhannu’r arferion gorau. Argymhellodd y Pwyllgor y dylid edrych ar gyflwyno Gr?p Ymchwil i Gadeiryddion Craffu, er mwyn manteisio ar gyfleoedd i ymchwilio i’r arferion gorau ar bwnc cyn i'r eitem ddod gerbron y Pwyllgor i'w chraffu.  Gofynnodd yr aelodau i'r Gr?p Ymchwil gael ei ychwanegu at gyfarfod nesaf y Cadeiryddion Craffu i'w drafod ymhellach, ac i Gadeirydd y Panel Ymchwilio a Gwerthuso'r Gyllideb, yr arweinwyr gr?p a'r Arweinydd gael eu gwahodd ar gyfer yr eitem honno

 Swyddfa Archwilio Cymru – Trosolwg a Chraffu – Addas i'r Dyfodol?

Argymhellion

1          Wrth drafod y cynigion ar gyfer gwella a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, amlygodd y Pwyllgor y diffyg synergedd rhwng y Cabinet, y swyddogion a'r aelodau, ac argymhellodd fod cyfarfodydd chwarterol rhwng y Cabinet, y Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Cadeiryddion Craffu'n cael eu datblygu ymhellach er mwyn rhoi mwy o ystyriaeth i brydlondeb.  Gwnaeth y Pwyllgor hefyd ofyn i ganlyniadau'r cyfarfodydd hyn gael eu rhannu ymhlith yr holl aelodau eraill.

2          Nododd yr aelodau fod datblygu rhaglen o gyfarfodydd craffu i'w gweddarlledu eisoes wedi'i gynnig fel gweithgaredd i'w adolygu yn y dyfodol, ac argymhellwyd bod swyddogion yn sicrhau bod y gweddarllediadau arfaethedig yn cynnwys amrediad eang o bynciau a'u bod yn cael eu dyrannu ar draws yr holl bwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

3          O ran Adroddiad Archwilio Cymru'n holi sut mae'r Cyngor yn craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, mynegodd y Pwyllgor ei bryderon ei hun gan fod Panel Trosolwg a Chraffu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wedi cynnal cyn lleied o gyfarfodydd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, ac argymhellwyd bod y rhesymeg dros y Panel yn cael ei harchwilio, a chwestiynwyd pam roedd y Panel wedi gwneud cyn lleied o gynnydd.

4          Mae'r Pwyllgor yn argymell y dylid edrych ar gyflwyno Gr?p Ymchwil i Gadeiryddion Craffu, er mwyn manteisio ar gyfleoedd i ymchwilio i'r arferion gorau ar bwnc cyn i'r eitem gael ei dwyn gerbron y Pwyllgor i'w chraffu.  Mae'r aelodau'n gofyn a all y Gr?p Ymchwil gael ei ychwanegu at gyfarfod nesaf y Cadeiryddion Craffu i'w drafod ymhellach, a bod Cadeirydd y Panel Ymchwilio a Gwerthuso'r Gyllideb, yr arweinwyr gr?p a'r Arweinydd yn cael eu gwahodd ar gyfer yr eitem hon.