I gael cyflwyniad gan y Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth.

Bu i Bennaeth Perfformiad a Phartneriaethau gyflwyno adroddiad, yn cynghori Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal gweithgaredd gwaith maes o Fai i Fehefin 2018, i adnabod a deall y risgiau digidol allweddol sy'n wynebu Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr. Roedd y gweithgaredd at ddibenion cynllunio a chyhoeddodd Swyddfa Archwilio Cymru y canfyddiadau allweddol i Aelodau o'r Pwyllgor ar 13 Rhagfyr 2018 (gweler Atodiad 1 yr adroddiad). Roedd yr adroddiad gerbron yr aelodau yn manylu ymateb i ganfyddiadau ac argymhellion allweddol o'r fath.

Trwy wybodaeth gefndirol, cyflwynodd dogfen drafodaeth Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor 7 maes allweddol a ymdriniwyd â nhw'n flaenorol, fel a ganlyn:-

1. Strategaeth a Thrawsffurfiad Digidol
2. Datblygu Gwefan - 'bod yn fwy cysylltiedig'
3. Gwytnwch yr isadeiledd a phlatfformau TGCh
4. Sgiliau, capasiti, gallu ac adnoddau TG
5. Cynllunio Adfer wedi Trychineb (DR) TGCh
6. Diogelwch a Gwytnwch Seiber
7. Trefniadau diogelu data a GDPR

Yna, cyfeiriodd y Pennaeth Perfformiad a Phartneriaethau at sefyllfa bresennol yr adroddiad, a chadarnhau mai ym Medi 2016 y dechreuodd Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr ar brosiect â'r darparydd digidol Agilisys, i gyflwyno "Platfform Digidol" unigol (Fy Nghyfrif) i gwsmeriaid gael rhyngweithio ar-lein am wasanaethau allweddol. Eglurodd mai ochr yn ochr â datblygiad y platfform digidol, penderfynodd Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr i ddatblygu a mewnosod gwefan ymatebol newydd ym Medi 2017.

Yna aeth ymlaen i egluro bod darpariaeth y Platfform Digidol yn cael ei fewnosod dros ddau gam, gyda Cham 1 yn ymwneud â mewnosod y Platfform Digidol yn rhedeg tan Ebrill 2018. Y gwasanaethau a ddarparwyd oedd y Dreth Gyngor a Budd-daliadau Tai, yn ogystal â'r wefan ymatebol newydd.

Roedd Cam 2 yn canolbwyntio ar wneud y gwasanaethau canlynol ar gael trwy'r Platfform Digidol erbyn diwedd Mawrth 2019:-

·         Y Dreth Gyngor (Gostyngiad Unigolyn Sengl a Gostyngiad T? Gwag)

·         Derbyniadau Ysgolion

·         Cofrestryddion

·         TG adrodd materion (Tipio Anghyfreithlon, Priffyrdd, Baw C?n, Goleuadau Stryd)

Mae'r Platfform wedi rhoi'r cyfle i drawsffurfio a chynnig dewis i'r dinesydd ddefnyddio sianel ddigidol. Bellach, gellir ymgymryd â thrafodion ac ymholiadau bob awr o'r dydd, gan leihau'r angen am alwadau ffôn a chyfathrebiadau wyneb yn wyneb.

Yna rhoddodd y Pennaeth Partneriaethau a Pherfformiad grynodeb cyffelyb i'r uchod ar sail y Strategaeth a Thrawsffurfiad Digidol, Galluoedd Trafodaethol a Sifft Sianel Gwefannau, Cydymffurfiaeth â GDPR a Chynlluniau Parodrwydd, isadeiledd TG a Chefnogaeth Rhwydwaith y Cyngor, cynllunio Adfer wedi Trychinebau (DR) TGCh a diogelwch a gwytnwch Seiber (Cod Cysylltiad Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus) a Gwendidau a/neu Risgiau Diogelwch ac amserlenni perthnasol ar gyfer y rhain.

O ran goblygiadau ariannol yr adroddiad, cadarnhaodd bod cyllid gwreiddiol y Rhaglen Trawsffurfiad Digidol o £2.5m wedi'i rannu i £1m ar gyfer gwariant cyfalaf a £1.5m gwariant refeniw. Roedd yr adran hon o'r adroddiad hefyd yn cynnwys manylion y gwariant hyd yn hyn.

Yn ychwanegol at yr adroddiad, darparodd y Pennaeth Partneriaethau a Pherfformiad Gyflwyniad power point i egluro peth o'r gwaith a ymgymerwyd ag o hyd yn hyn a nodau, canlyniadau ac amcanion amrywiol sydd naill ai wedi digwydd neu mae gwaith yn cael ei wneud arnynt.

Yna ymatebodd i nifer o gwestiynau a godwyd gan Aelodau.

Gofynnodd Aelod gwestiwn yngl?n â'r adran Archwilio Mewnol ddwywaith wedi iddo/iddi fynegi'r un pryder yn flaenorol yngl?n â phwy sydd â mynediad at wybodaeth tor-cyfraith diogelwch.  Bu i ddiweddariad mewn adroddiad blaenorol a ystyriwyd gan y Pwyllgor ddangos na weithredwyd ar y pwynt hwn, gan fod y Swyddogion o'r farn fod y mynediad eisoes wedi'i gyfyngu'n briodol.  Os nad oes newidiadau wedi'u gwneud ers codi'r pryderon blaenorol hyn, yna byddai'r Archwiliad Mewnol o bosibl yn codi hwn am y trydydd tro, a all roi pob lle i achwyn bod pryder parhaus yn dal i fodoli.

Oherwydd natur eu swydd, prin fydd Swyddogion yn yr adran Archwiliad Mewnol yn torri corneli, felly roedd yr Aelod yn meddwl efallai bod methiant cyfathrebu wedi bod yn y cyfnod y cynhaliwyd y ddau archwiliad.

Rhoddodd y Pennaeth Partneriaethau a Pherfformiad sicrwydd i'r Aelod y byddai'n siarad ymhellach â hi y tu allan i'r cyfarfod gyda golwg ar ymateb i'r pryder hwn.

PENDERFYNWYD:                        Bod y Pwyllgor yn nodi'r adroddiad a'r Cyflwyniad cysylltiedig.