Agenda item
Asesiad Risg Corfforaethol, Polisi Rheoli Risgiau Corfforaethol a Gweithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael
Cofnodion:
Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro adroddiad, a'i ddiben oedd darparu Aelodau â chanlyniad Asesiad Risg Corfforaethol 2019-20 yn Atodiad A yr adroddiad, a rhoi gwybod i'r Pwyllgor o'r newidiadau i Bolisi Rheoli Risg y Cyngor yn Atodiad B a'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael yn Atodiad C.
Roedd yr adroddiad yn amlinellu gwybodaeth gefndirol benodol, gan gadarnhau ym mharagraff 3.7 bod y Cyngor yn cytuno ar amserlen rheoli risg bob blwyddyn. Dengys hyn yn Atodiad 2 y Polisi Rheoli Risg Corfforaethol.
Aeth yn ei blaen i egluro mai ar y pryd nid oedd gan y Cyngor weithdrefn yn ei lle ar gyfer casglu gwybodaeth yngl?n â digwyddiadau a digwyddiadau cael a chael ac ymchwilio iddynt, er mwyn sicrhau y dysgir gwersi penodol.
Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro bod Gweithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael arfaethedig wedi'i hadrodd i'r Uwch Dîm Rheoli ar 10 Ebrill 2018 ac yna i'r Pwyllgor Archwilio ar 28 Mehefin 2018. Yn y cyfarfod hwnnw, gofynnodd Aelodau am adolygiad o'r mecanwaith sgorio ac ystyriaeth am rôl uwch i Aelodau. Yna gofynnodd y Bwrdd Rheoli Corfforaethol (CMB) am groesgyfeiriad rhwng y weithdrefn a phrotocolau'r Adran Iechyd a Diogelwch sy'n bodoli eisoes, i sicrhau na fu dyblygiad.
Mae'r asesiad risg yn Atodiad A wedi'i adolygu mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol a'r Uwch Dîm Rheoli. Roedd yn adnabod y prif risgiau sy'n wynebu'r Cyngor, eu cysylltiad â'r themâu blaenoriaeth, yr effaith mae'r rhain yn debygol o'i chael ar wasanaethau'r Cyngor a'r Fwrdeistref Sirol ehangach, beth sy'n cael ei wneud i reoli'r risgiau a lle mae'r cyfrifoldeb am ymatebiad y Cyngor. Mae'r asesiad risg yn gydnaws â'r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig (MTFS).
Mae'r Polisi Rheoli Risg Corfforaethol yn Atodiad B wedi'i newid i ymgorffori matrics sgorio risgiau 5 x 5 a fydd yn cael ei ddefnyddio fel arferiad ar draws y Cyngor.
Ychwanegodd bod y Polisi wedi'i ddiwygio i ddiffinio'r awydd am risg fel "cyfanswm y risg mae sefydliad yn fodlon ei dderbyn, caniatáu neu fod yn agored iddo cyn gweithredu i ddiogelu ei hun."
Mae'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol wedi ystyried y lefel y dylid gosod awydd am risg y Cyngor. Cytunwyd mai wrth ddefnyddio'r matrics sgorio risgiau 5 x 5, bod y rheiny sydd â sgor o 10 neu uwch yn mynd y tu hwnt i awydd am risg y Cyngor. Mae'r risgiau hynny sydd wedi'u dynodi fel risg uchel neu ganolig wedi'u lliwio yn goch ac oren yn y matrics sgorio risgiau.
Roedd amserlen y Polisi Rheoli Risgiau Corfforaethol yn Atodiad 2 wedi'i diwygio ar gyfer 2019-20 ac mae hon wedi'i chytuno gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol.
Roedd y Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael yn Atodiad C wedi'i newid i ymgorffori'r matrics sgorio 5 x 5.
Cynghorodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro mai unwaith y flwyddyn, cynigiwyd bod y Pwyllgor yn ystyried adroddiad sy'n crynhoi'r digwyddiadau a'r digwyddiadau cael a chael a gofnodwyd a'r hyn a wnaed i atal y rhain/eraill rhag digwydd eto. Fodd bynnag byddai rhaid cyflwyno adroddiad pellach i'r Cyngor, yn ceisio diwygiad i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor yn y Cyfansoddiad, i gynnwys y swyddogaeth hon.
Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad yngl?n â pham nad oedd materion iechyd a diogelwch hefyd wedi'u hymgorffori yn y Polisi Rheoli Risgiau, a pham nad oedd y Siart Lif Adrodd Digwyddiadau (Atodiad 3 yr adroddiad) yn cynnwys digwyddiadau cael a chael iechyd a diogelwch.
Cynghorodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro bod risgiau i'r Awdurdod yn wahanol i'r materion iechyd a diogelwch yr oedd yn ei wynebu, ac roedd yr ail yn faes a oedd fel rheol yn cael ei ystyried drwy broses Trosolwg ac Archwilio'r Cyngor (gan y Pwyllgor Trosolwg ac Archwilio Corfforaethol).
PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor:-
(1) Yn ystyried yr Asesiad Risg Corfforaethol 2019-20 (Atodiad A) a'r Polisi Rheoli Risg Corfforaethol wedi'i ddiweddaru (Atodiad B), gan gynnwys yr amserlen yn Atodiad 2.
Yn nodi'r Weithdrefn Adrodd Digwyddiadau a Digwyddiadau Cael a Chael (Atodiad C) ac y cyflwynir adroddiad i'r Cyngor yn gofyn am ddiwygiad i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor, i gynnwys y weithdrefn fel swyddogaeth o'r Pwyllgor.
Dogfennau ategol:
- Corporate Risk Assessment, eitem 110. PDF 69 KB
- Corporate Risk Assessment 2019 Appendix A, eitem 110. PDF 75 KB
- Corporate Risk Management Policy Appendix B, eitem 110. PDF 134 KB
- Corporate Risk Management Policy Appendix C Incident and Near Miss Reporting Procedure, eitem 110. PDF 125 KB