Invitees:

Cllr Hywel Williams, Dirprwy Arweinydd

Mark Shephard, Prif Weithredwr (Dros Dro)

Zak Shell, Pennaeth Gweithrediadau Gwasanaethau Cymunedol

Tim Washington, Pennaeth Dros Dro y Landlord Corfforaethol

Mike Butler, Rheolwr Gyfarwyddwr Peopletoo

Cyflwynodd Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol yr adroddiad i’r Pwyllgor, a phwrpas hwn oedd rhoi diweddariad i'r Aelodau ynghylch y cynnydd oedd yn cael ei wneud ar weithredu model y ‘Landlord Corfforaethol’ ar draws portffolio eiddo’r awdurdod, yr hyn a gyflawnwyd hyd yma a’r camau nesaf yn y broses.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y Cyngor yn hanesyddol wedi rheoli ei bortffolio eiddo mewn dull gwasgaredig, lle roedd y cyfrifoldeb am ystad y Cyngor wedi ei daenu dros dair cyfarwyddiaeth a nifer o feysydd gwasanaeth. Amlinellodd Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol fod y Model Corfforaethol, yn ei ystyr symlaf, yn ymwneud â chanoli’r holl swyddogaethau cysylltiedig ag eiddo o dan un tîm integredig, oedd yn rhyddhau amser i’r meysydd gwasanaeth ganolbwyntio ar eu hamcanion craidd.

Yn dilyn hyn, rhoddodd Pennaeth Dros Dro’r Landlord Corfforaethol, ynghyd â Rheolwr Gyfarwyddwr ‘Pobl Hefyd’ gyflwyniad i’r Pwyllgor, yn egluro i’r Pwyllgor fanteision y model, y cynnydd a wnaed hyd yma, y cyfleoedd arbedion yn y dyfodol a'r ffrydiau gwaith allweddol fyddai’n digwydd dros y 18 mis nesaf.

Roedd y Pwyllgor yn cefnogi manteision model y Landlord Corfforaethol o ran dileu dyblygu, symleiddio gwasanaethau a gweithio fel ‘Un Cyngor’, ond mynegent rai pryderon ynghylch blaenoriaethau gwaith trwsio a chynnal a chadw. Holai’r Aelodau sut yr oedd tîm y Landlord Corfforaethol yn blaenoriaethu anghenion y naill ysgol dros y llall, a dilynodd y Cadeirydd hyn drwy holi a fyddai ysgol - cwsmer oedd yn talu yn cael blaenoriaeth ar gyfer trwsio o flaen problem yn un o adeiladau’r Cyngor. Esboniodd Pennaeth Dros Dro’r Landlord Corfforaethol fod yr holl waith y gofynnir amdano drwy’r ddesg gymorth yn cael ei asesu drwy frysbennu ac yr ymdrinnid â’r gwaith ar dail blaenoriaethu’n unig.

Ar bwnc y berthynas waith rhwng Ysgolion a phroses y Landlord Corfforaethol, er eu bod yn nodi bod cefnogaeth dda gan ysgolion ac addysg, fe wnaeth Aelodau'r Pwyllgor dynnu sylw at yr angen i annog mwy o ddefnydd o’r model drwy gyfathrebu mwy â llywodraethwyr ysgolion yn ogystal â phenaethiaid ysgolion er mwyn pwysleisio’r manteision ariannol a strategol o wneud hynny.

Mynegodd y Pwyllgor bryder ynghylch adeiladau oedd yn eiddo i’r Cyngor nad oedd modd eu defnyddio ar y pryd oherwydd eu bod mewn cyflwr gwael neu fod asbestos i’w ganfod o fewn yr ased. Felly gofynnodd yr Aelodau am gael derbyn gwybodaeth bellach ynghylch unrhyw gynlluniau cynnal a chadw ar gyfer asedau ym mhob ward ynghyd ag unrhyw benderfyniadau tymor hir posibl y gellid bod eu hangen.

Ar destun y gyllideb a ddyrannwyd i fodel y Landlord Corfforaethol, cwestiynai’r Pwyllgor y ffioedd a ddyrannwyd i wasanaethau ymgynghori ‘Pobl Hefyd’ a beth oedd wedi ei gynnwys yn y ffigur. Esboniodd Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol fod y ffi yn swm nodedig ond yn llai na’r arbedion a gynhyrchwyd hyd yma a bod y ffi yn cynnwys gwasanaethau megis cyngor a staff arbenigol na ellid eu cael yn fewnol.

Nododd y Pwyllgor nad oedd cyfeiriad at Drosglwyddo Asedau Cymunedol (TAC) yn yr adroddiad ac felly holent sut yr oedd model y Landlord Corfforaethol yn cefnogi cyfleoedd TAC. Adroddodd Pennaeth Gweithrediadau – Gwasanaethau Cymunedol y byddai cyfathrebu a chymorth cychwynnol ar gyfer sefydliadau cymunedol posibl yn cael ei ddyrannu i Swyddog TAC, ond y byddai'r Landlord Corfforaethol yn hwyluso TAC pan fyddai’r trefniadau ar lefel contract.

Penderfynwyd:

Er ei bod yn amlwg bod Pennaeth dros dro’r Landlord Corfforaethol yn cyflawni ei rôl yn ganmoladwy, tynnodd y Pwyllgor sylw at y pwysigrwydd a’r angen i brosiect y Landlord Corfforaethol gael ei arwain gan swyddog uwch o fewn yr Awdurdod. Felly argymhellodd yr Aelodau bod hyn yn cael ei weithredu ar y cyfle cyntaf posibl.

Tynnodd y Pwyllgor sylw at bwysigrwydd addysgu ysgolion yngl?n â’r manteision ariannol a strategol o ymrwymo i fodel y Landlord Corfforaethol. Er mwyn cynorthwyo’r Swyddogion gyda’r datblygiad hwn, argymhellodd yr Aelodau y canlynol:

·      Bod arweinyddiaeth gref yn cael ei dyrannu i sicrhau darparu lefel briodol o hyrwyddo a chymhelliant i fod yn rhan o broses y Landlord Corfforaethol;

·      Bod manteision proses y Landlord Corfforaethol fel y’u hamlinellwyd yn cael eu cyflwyno i lywodraethwyr pob ysgol yn ogystal â’r penaethiaid;

·      Bod y Landlord Corfforaethol yn cael ei gynnwys ar yr agenda fel eitem i’w thrafod yn y digwyddiad G?yl Ddysgu nesaf neu mewn fforwm arall lle bydd llu o ysgolion yn bresennol.

Yn dilyn gweithredu Model y Landlord Corfforaethol a chanoli arfaethedig cyllidebau FM meddal argymhellodd y Pwyllgor fod arbedion pellach yn cael eu hystyried drwy ailasesu’r holl swyddogaethau a chyfrifoldebau drwy’r broses Werthuso Swyddi a fyddai’n cael ei hachosi gan y newidiadau hyn - o fewn y Cyngor ac mewn ysgolion.

Argymhellodd y Pwyllgor fod perthynas waith agosach yn cael ei datblygu rhwng tîm y Landlord Corfforaethol a’r Swyddog Trosglwyddo Asedau Cymunedol er mwyn ei gwneud yn bosibl cyfleu’r wybodaeth sydd ganddynt a gwybodaeth am asedau, fydd o gymorth i gynllunio rheoli asedau’n effeithiol.

Yn ystod eu trafodaethau ynghylch asedau’r Awdurdod Lleol, argymhellodd y Pwyllgor fod yr holl Aelodau yn cael eu hysbysu am ganlyniadau’r arolygon cyflwr a drefnwyd ynghyd â chynlluniau cynnal a chadw ar gyfer pob ased o fewn pob ward.

Gwybodaeth ychwanegol

Holai’r Pwyllgor a oedd model y Landlord Corfforaethol yn cwblhau ac yn cofnodi arolygon bodlonrwydd ar gyfer pob gwaith a gyflawnwyd. Er mwyn bod o gymorth i fonitro effeithiolrwydd y model, gofynnodd yr Aelodau am gael derbyn adborth a ddaeth i law hyd yma er mwyn gwerthuso ochr yn ochr ag unrhyw adborth a dderbynnid ar ôl i’r cyswllt ‘Pobl Hefyd’ ddod i ben.